Als je onderneming zakendoet met personen of ondernemingen die buiten de eurozone zijn gevestigd, of die in Italië zijn gevestigd, maar die deel uitmaken van multinationale ondernemingen (MNC's), is het gebruikelijk om bedragen in buitenlandse valuta's op je facturen te vermelden. En aangezien elektronische facturatie nu verplicht is in Italië voor de meeste btw-betalers, kan het nuttig zijn om te begrijpen hoe je een elektronische factuur in een buitenlandse valuta uitgeeft om volledige compliance te garanderen. In dit artikel wordt ingegaan op de regelgeving rond elektronische facturatie, het invullen van elektronische facturen in buitenlandse valuta's en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Regelgeving inzake elektronische facturatie in een buitenlandse valuta
  
• Het invullen van een elektronische factuur met een buitenlandse valuta
  
• De ontvangerscode voor elektronische facturen aan buitenlandse klanten
  
• Valutaomzetting voor elektronische facturen in buitenlandse valuta's
  

Regelgeving inzake elektronische facturatie in een buitenlandse valuta

Op regelgevend niveau zijn er geen specifieke richtlijnen voor de uitgifte van elektronische facturen in buitenlandse valuta's. Artikel 230 van richtlijn 2010/45/EU luidt namelijk:

"De op de factuur vermelde bedragen kunnen in om het even welke valuta worden uitgedrukt, op voorwaarde dat het te betalen of te herziene bedrag van de btw wordt uitgedrukt in de nationale valuta van de lidstaat, met gebruikmaking van het in artikel 91 bedoelde mechanisme van de omrekeningskoers."

Dit betekent in feite dat het mogelijk is om een factuur in een buitenlandse valuta uit te geven, zolang zowel het belastingbedrag als het belastbare bedrag in de nationale valuta van Italië (de euro) zijn. Ook moet de wisselkoers voor de buitenlandse valuta de meest recente koers zijn die door de Europese Centrale Bank op de vervaldatum van de belasting is gepubliceerd.

Dat gezegd hebbende, heeft Italië de richtlijn 2010/45/EU niet volledig in nationaal recht omgezet. Artikel 21, lid 2, sub l, van presidentieel decreet 633/72 geeft aan dat ondernemingen in Italië de vereiste factuurgegevens (het belastingtarief, het belastingbedrag en het belastbare bedrag) moeten afronden 'op de dichtstbijzijnde eurocent'. Op basis van dit artikel is het logisch om te denken dat ondernemingen in Italië elektronische facturen in euro's moeten uitgeven, maar dat is niet het geval: elektronische facturen kunnen inderdaad in elke valuta worden uitgegeven.

Het invullen van een elektronische factuur met een buitenlandse valuta

Op de website van Agenzia delle Entrate vind je gedetailleerde antwoorden op veelgestelde vragen over de facturatie van buitenlandse entiteiten. Dit omvat informatie over het invullen van elektronische facturen in buitenlandse valuta's.

Op basis van deze informatie heeft een onderneming twee opties bij het uitgeven van een elektronische factuur:

• Vul het veld 'Valuta' in met 'euro's'.
  
• Vul het veld 'Valuta' in met een buitenlandse valuta (de valuta die wordt gebruikt in het land van de klant).
  

Laten we deze opties in meer detail bekijken.

Het veld 'Valuta' invullen met 'euro's'

Je kunt een elektronische factuur uitgeven door in het veld 'Valuta' 'euro's' in te vullen. Als je voor deze optie kiest, moeten de waarden in paragraaf 2.2.2.5 (Belastbaar bedrag) en 2.2.2.6 (Belasting) ook in euro's zijn. Voor boekhoudkundige doeleinden kun je dan het factuurbedrag in de buitenlandse valuta invoeren door:

• De optionele velden van sectie 2.2.1.3 (Itemcode) en (Typecode) gebruiken om de valuta te specificeren volgens de International Organization for Standardization (ISO) 4217 alpha-3:201-standaard. Dit betekent dat de valuta in een wereldwijd geaccepteerde indeling van drie letters moet worden genoteerd, zoals GBP voor het Britse pond of JPY voor Japanse yen. Gebruik vervolgens het veld 'Waardecode' om het factuurbedrag in de aangegeven valuta te vermelden; of
  
• Gebruik de optionele velden in paragraaf 2.2.1.16 (Overige beheergegevens) om zowel de buitenlandse valuta als het factuurbedrag aan te geven.
  

Het veld 'Valuta' invullen met een buitenlandse valuta

Je kunt ook een elektronische factuur in een buitenlandse valuta uitgeven door in het veld 'Valuta' van de factuur een andere valuta dan de euro in te vullen. Je moet echter de waarden in de velden 'Belastbaar bedrag' en 'Belasting' omzetten in euro's, in overeenstemming met artikel 21 van presidentieel decreet 633/1972. De Agenzia delle Entrate beschouwt de bedragen in deze velden automatisch als euro's, dus het is belangrijk om de omrekening uit te voeren.

Bovendien moet je in een van de beschrijvende secties van het XML-bestand (de vereiste facturatie-indeling) vermelden dat alleen het totale bedrag van de factuur (een waarde die niet kan worden geverifieerd door het Agenzia delle Entrate's Exchange System (SdI)) wordt weergegeven in een buitenlandse valuta, terwijl de velden 'Belastbaar bedrag' en 'Belasting' in euro's worden weergegeven.

Vergeet niet dat het verzenden van elektronische facturen via de SdI verplicht is, ook naar klanten in het buitenland. Klanten in het buitenland ontvangen de facturen echter niet automatisch. Je moet ze hun facturen in een traditionele indeling sturen, zoals PDF.

Een overzicht van hoe je een elektronische factuur in een buitenlandse valuta uitgeeft

Optie 1

• Vul het veld 'Valuta' in met 'euro's'.
  
• Voer waarden in euro's in de velden 'Belastbaar bedrag' en 'Belasting' in.
  
• Voer de buitenlandse valuta's en het factuurbedrag in de optionele velden 'Typecode' en 'Waardecode' in, of voer beide gegevens in het gedeelte 'Overige beheergegevens' in.
  

Optie 2

• Vul het veld 'Valuta' in met de buitenlandse valuta.
  
• Voer in de velden 'Belastbaar bedrag' en 'Belasting' de waarden in die zijn omgezet in euro's.
  
• Geef in een van de beschrijvende secties aan dat alleen voor het factuurbedrag de buitenlandse valuta wordt gebruikt, terwijl de velden 'Belastbaar bedrag' en 'Belasting' de bedragen in euro's weergeven.
  

Naarmate je onderneming groeit, kan het beheer van het facturatieproces steeds complexer worden. Tools zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en schaalbaar facturatieplatform, kunnen helpen dit proces te automatiseren. Met dit platform kun je facturen maken en versturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen zonder ook maar één regel code te schrijven. Met Stripe Invoicing bespaar je tijd en ontvang je sneller betalingen: Stripe-gebruikers kunnen 87% van de facturen binnen 24 uur innen. Daarnaast kun je door samenwerking met externe partners Stripe Invoicing gebruiken voor elektronische facturatie.

De ontvangerscode voor elektronische facturen aan buitenlandse klanten

De ontvangerscode is een alfanumerieke code van zeven cijfers die wordt gebruikt om de correcte levering van een elektronische factuur aan een onderneming of professional via het uitwisselingssysteem van de Agenzia delle Entrate te garanderen. De ontvangerscode identificeert de software van de ontvanger, waardoor deze facturen rechtstreeks in zijn eigen beheersysteem voor elektronische facturen kan ontvangen.

Voor buitenlandse klanten die zowel binnen als buiten de Europese Unie (EU) zijn gevestigd, en waaronder zowel ondernemingen als particulieren zonder btw-nummer vallen, is de ontvangerscode: XXXXXXX (zeven X-en).

Valutaomzetting voor elektronische facturen in buitenlandse valuta's

Voor het omwisselen van buitenlandse valuta's moet je gebruikmaken van de dienst historische valuta-omzet van de Bank van Italië. De wisselkoers die je gebruikt moet de wisselkoers zijn op de dag van de transactie, indien opgegeven op de factuur, of, indien dit niet wordt vermeld, van de dag waarop je de factuur hebt uitgegeven. Het veld 'Beschrijving' van het XML-bestand moet de wisselkoers en de bedragen bevatten die in de buitenlandse valuta zijn omgezet.

Vervolgens kun je de factuur in PDF-indeling in buitenlandse valuta toevoegen aan het elektronische factuurbestand. Deze PDF wordt door de Agenzia delle Entrate niet beschouwd als een officieel juridisch document. Het is eerder een service aan de ontvanger van de factuur die bedoeld is om duidelijkheid te verschaffen.