Om ditt företag gör affärer med personer eller företag utanför euroområdet, eller med företag som är belägna i Italien men som ingår i multinationella företag, är det brukligt att ange belopp i utländsk valuta på företagets fakturor. Och eftersom elektronisk fakturering nu är obligatorisk i Italien för de flesta momsskyldiga kan det vara bra att veta hur man utfärdar en elektronisk faktura i utländsk valuta för att säkerställa full efterlevnad. I den här artikeln beskrivs regler om elektronisk fakturering, hur elektroniska fakturor i utländsk valuta ska fyllas i med mera.

Vad innehåller den här artikeln?

• Bestämmelser om elektronisk fakturering i utländsk valuta
  
• Ifyllning av elektronisk faktura i utländsk valuta
  
• Mottagarkod för elektroniska fakturor till utländska kunder
  
• Valutaomräkning av elektroniska fakturor i utländsk valuta
  

Bestämmelser om elektronisk fakturering i utländsk valuta

På lagstiftningsnivå finns det ingen särskild vägledning om utfärdande av elektroniska fakturor i utländsk valuta. Faktum är att i artikel 230 i direktiv 2010/45/EU föreskrivs följande:

"De belopp som anges på fakturan får uttryckas i vilken valuta som helst, under förutsättning att det momsbelopp som skall betalas eller justeras uttrycks i medlemsstatens nationella valuta med tillämpning av den omräkningsmekanism som anges i artikel 91."

Detta innebär i praktiken att det är möjligt att utfärda en faktura i en utländsk valuta, så länge både momsbeloppet och det momsgrundande beloppet är i Italiens nationella valuta, euro. Valutakursen för den utländska valutan ska också vara den senaste kurs som Europeiska centralbanken har publicerat på förfallodagen.

Italien har dock inte införlivat direktiv 2010/45/EU fullt ut i sin nationella lagstiftning. Faktum är att artikel 21.2 l i presidentdekret nr 633/72 anger att företag i Italien måste avrunda de obligatoriska fakturauppgifterna (momssats, momsbelopp och momsgrundande belopp) "till närmaste eurocent". Baserat på den artikeln är det rimligt att tro att företag i Italien behöver utfärda elektroniska fakturor i euro, men så är inte fallet – elektroniska fakturor kan faktiskt utfärdas i vilken valuta som helst.

Ifyllning av elektronisk faktura i utländsk valuta

På webbplatsen Agenzia delle Entrate finns detaljerade svar på vanliga frågor om hur man fakturerar utländska enheter. Detta inkluderar information om hur man fyller i elektroniska fakturor i utländsk valuta.

Baserat på denna information har ett företag två alternativ när det utfärdar en elektronisk faktura:

• Fyll i fältet "Valuta" med "euro".
  
• Fyll i fältet "Valuta" med en utländsk valuta (dvs. den valuta som används i kundens land).
  

Låt oss titta närmare på dessa alternativ.

Fyll i fältet "Valuta" med "euro"

Du kan utfärda en elektronisk faktura genom att fylla i fältet "Valuta" med "euro". Om du väljer det här alternativet måste också värdena i punkt 2.2.2.5 "Momsgrundande belopp" och 2.2.2.6 "Moms" anges i euro. I bokföringssyfte kan du sedan ange fakturabeloppet i den utländska valutan genom att:

• Använda de valfria fälten i avsnitt 2.2.1.3 – "Artikelkod" och "Typkod" – för att ange valutan enligt Internationella standardiseringsorganisationens (ISO) 4217 alpha-3:201-standard. Detta innebär att valutan ska anges i ett globalt accepterat format med tre bokstäver, till exempel GBP för det brittiska pundet eller JPY för japanska yen. Använd sedan fältet "Värdekod" för att rapportera fakturabeloppet i den angivna valutan; eller
  
• Använda de valfria fälten i avsnitt 2.2.1.16, "Övriga förvaltningsuppgifter", för att ange både den utländska valutan och fakturabeloppet.
  

Fyll i fältet "Valuta" med en utländsk valuta

Du kan också utfärda en elektronisk faktura i utländsk valuta genom att fylla i fältet "Valuta" på fakturan med en annan valuta än euro. Du måste dock räkna om värdena i fälten "Momsgrundande belopp" och "Moms" till euro i enlighet med artikel 21 i presidentdekret 633/1972. Agenzia delle Entrate betraktar automatiskt beloppen i dessa fält som euro, så det är viktigt att du gör omräkningen.

Dessutom måste du notera i ett av upplysningsfälten i XML-filen (det obligatoriska faktureringsformatet) att endast fakturabeloppet – vilket är ett värde som inte kan verifieras av Agenzia delle Entrates överföringssystem (SdI) – visas i en utländsk valuta, medan fälten "Momsgrundande belopp" och "Moms" är i euro.

Kom ihåg att det är obligatoriskt att skicka elektroniska fakturor via SDI, även till kunder i utlandet. Kunder i utlandet kommer dock inte automatiskt att få fakturorna utan du måste skicka deras fakturor i ett traditionellt format, till exempel PDF.

Sammanfattning av hur man utfärdar elektroniska fakturor i utländsk valuta

Alternativ 1

• Fyll i fältet "Valuta" genom att skriva "euro".
  
• Ange värden i euro i fälten "Momsgrundande belopp" och "Moms".
  
• Ange den utländska valutan och fakturabeloppet i de valfria fälten "Typkod" respektive "Värdekod" eller ange båda uppgifterna i avsnittet "Övriga förvaltningsuppgifter".
  

Alternativ 2

• Fyll i fältet "Valuta" genom att välja den utländska valutan.
  
• Ange värdena omräknade till euro i fälten "Momsgrundande belopp" och "Moms".
  
• I ett av upplysningsfälten anger du att endast fakturabeloppet uttrycks i den utländska valutan, medan beloppen i euro visas i fälten "Momsgrundande belopp" och "Moms".
  

I takt med att ditt företag expanderar kan det bli allt mer komplicerat att hantera faktureringsprocessen. Verktyg som Stripe Invoicing, en omfattande och skalbar faktureringsplattform, kan hjälpa till att automatisera denna process. Med den här plattformen kan du skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar utan att skriva en enda rad kod. Stripe Invoicing kan hjälpa dig att spara tid och få snabbare betalningar eftersom Stripes användare kan ta emot 87 % av fakturorna inom 24 timmar. Dessutom kan du genom samarbete med externa partner använda Stripe Invoicing för elektronisk fakturering.

Mottagarkod för elektroniska fakturor till utländska kunder

Mottagarkoden är en sjusiffrig alfanumerisk kod som används för att säkerställa att en elektronisk faktura levereras korrekt till ett företag eller en näringsidkare via Agenzia delle Entrates överföringssystem. Mottagarkoden identifierar mottagarens programvara och gör det möjligt för mottagaren att ta emot fakturor direkt i sitt eget system för elektronisk fakturering.

För utländska kunder som befinner sig både i och utanför Europeiska unionen (EU), och som inkluderar både företag och privatpersoner utan momsregistreringsnummer, är mottagarkoden: XXXXXXX (sju X).

Valutaomräkning av elektroniska fakturor i utländsk valuta

För omräkning av utländsk valuta måste du använda tjänsten historisk valutaomräknare som tillhandahålls av Italiens centralbank. Växelkursen du använder måste vara den som gäller på transaktionsdagen, om den anges på fakturan, eller, om inget annat anges, den dag du utfärdade fakturan. Fältet "Beskrivning" i XML-filen ska innehålla växelkursen och beloppen som omräknats till den utländska valutan.

Du kan sedan bifoga fakturan i PDF-format, uttryckt i utländsk valuta, till den elektroniska fakturafilen. Denna PDF betraktas inte som ett officiellt juridiskt dokument av Agenzia delle Entrate utan är snarare en service till fakturamottagaren som är avsedd att ge förtydligande.