Wenn Ihr Unternehmen Geschäfte mit Privatpersonen oder Unternehmen tätigt, die außerhalb der Eurozone ansässig sind oder zwar in Italien ansässig sind, aber zu einem multinationalen Konzern gehören, ist es üblich, auf Rechnungsbeträge in Fremdwährung auszuweisen. Da die elektronische Rechnungsstellung jetzt in Italien für die meisten umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen obligatorisch ist, sollten Sie wissen, wie Sie elektronische Rechnungen in Fremdwährung ausstellen. In diesem Artikel werden die entsprechenden Vorschriften und vieles mehr erläutert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Fremdwährung
  
• Ausfüllen einer elektronischen Rechnung in Fremdwährung
  
• Empfängercode für elektronische Rechnungen an ausländische Kunden
  
• Währungsumrechnung für elektronische Rechnungen
  

Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Fremdwährung

Auf gesetzlicher Ebene gibt es keine spezifischen Vorschriften für die Ausstellung elektronischer Rechnungen in Fremdwährung. In Artikel 230 der Richtlinie 2010/45/EU heißt es nämlich:

„Die auf der Rechnung ausgewiesenen Beträge können in jeder Währung angegeben sein, sofern die zu zahlende oder zu berichtigende Mehrwertsteuer nach Anwendung der Umrechnungsmethode nach Artikel 91 in der Währung des Mitgliedstaats angegeben ist.“

Dies bedeutet, dass es möglich ist, eine Rechnung in einer Fremdwährung auszustellen, solange sowohl der Steuerbetrag als auch der zu besteuernde Betrag in der italienischen Landeswährung, dem Euro, angegeben sind. Außerdem muss der Wechselkurs für die Fremdwährung der letzte von der Europäischen Zentralbank am Fälligkeitstag veröffentlichte Kurs sein.

Allerdings hat Italien die Richtlinie Nr. 2010/45/EU nicht vollständig in nationales Recht umgesetzt. Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe l des Präsidialdekrets Nr. 633/72 legt fest, dass Unternehmen in Italien die erforderlichen Rechnungsinformationen (Steuersatz, Steuerbetrag und zu besteuernder Betrag) „auf den nächsten Euro-Cent“ runden müssen. Basierend auf diesem Artikel könnte man davon ausgehen, dass Unternehmen in Italien elektronische Rechnungen in Euro ausstellen müssen, aber das ist nicht der Fall – elektronische Rechnungen können tatsächlich in jeder Währung ausgestellt werden.

Ausfüllen einer elektronischen Rechnung in Fremdwährung

Auf der Website der Agenzia delle Entrate finden Sie detaillierte Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Rechnungsstellung an ausländische Unternehmen. Dazu gehören Informationen zum Ausfüllen von E-Rechnungen in Fremdwährung.

Basierend auf diesen Informationen hat ein Unternehmen zwei Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung auszustellen:

• Tragen Sie im Feld „Währung“ „Euro“ ein.
  
• Tragen Sie im Feld „Währung“ eine Fremdwährung ein (d. h. die Landeswährung des Kunden).
  

Schauen wir uns diese Optionen genauer an.

Euro eintragen

Sie können eine elektronische Rechnung ausstellen, indem Sie im Feld „Währung“ „Euro“ eintragen. Wenn Sie diese Option wählen, müssen die Werte in Abschnitt 2.2.2.5., „Zu besteuernder Betrag“, und 2.2.2.6., „Steuer“, ebenfalls in Euro angegeben werden. Für die Buchhaltung können Sie dann den Rechnungsbetrag in Fremdwährung eingeben, indem Sie:

• die optionalen Felder in Abschnitt 2.2.1.3 – „Artikelcode“ und „Typencode“ – zur Angabe der Währung gemäß der ISO-Norm 4217 alpha-3:201 verwenden Das bedeutet, dass die Währung in einem weltweit akzeptierten Drei-Buchstaben-Format angegeben wird, wie z. B. GBP für das britische Pfund oder JPY für den japanischen Yen. Verwenden Sie dann das Feld „Wertcode“, um den Rechnungsbetrag in der angegebenen Währung zu melden. Oder Sie:
  
• verwenden die optionalen Felder in Abschnitt 2.2.1.16., „Sonstige Verwaltungsdaten“, um sowohl die Fremdwährung als auch den Rechnungsbetrag anzugeben.
  

Fremdwährung eintragen

Sie können eine elektronische Rechnung auch in einer Fremdwährung ausstellen, indem Sie das Feld „Währung“ der Rechnung mit einer anderen Währung als Euro ausfüllen. Sie müssen jedoch die Werte in den Feldern „Zu besteuernder Betrag“ und „Steuer“ gemäß Artikel 21 des Präsidialdekrets 633/1972 in Euro umrechnen. Die Agenzia delle Entrate betrachtet die Beträge in diesen Feldern automatisch als in Euro angegeben, daher ist es wichtig, die Umrechnung durchzuführen.

Darüber hinaus müssen Sie in einem der beschreibenden Abschnitte der XML-Datei (dem erforderlichen Rechnungsformat) vermerken, dass nur der Rechnungsbetrag – ein Wert, der vom Exchange System (SdI) der Agenzia delle Entrate nicht überprüft werden kann – in einer Fremdwährung angezeigt wird, während die Felder „Zu besteuernder Betrag“ und „Steuer“ in Euro angegeben sind.

Denken Sie daran, dass der Versand von elektronischen Rechnungen über das SdI obligatorisch ist, auch an Kunden im Ausland. Kunden im Ausland erhalten die Rechnungen jedoch nicht automatisch. Sie müssen ihnen ihre Rechnungen in einem herkömmlichen Format, wie z. B. PDF, senden.

Zusammenfassung: Ausstellung einer elektronischen Rechnung in remdwährung

Option 1

• Füllen Sie das Feld „Währung“ aus, indem Sie „Euro“ eingeben.
  
• Geben Sie die Werte in Euro in die Felder " „Zu besteuernder Betrag“ und „Steuer“ ein.
  
• Geben Sie die Fremdwährung und den Rechnungsbetrag in die optionalen Felder „Typencode“ bzw. „Wertcode“ ein oder geben Sie beide Informationen im Abschnitt „Sonstige Verwaltungsdaten“ ein.
  

Option 2

• Füllen Sie das Feld „Währung“ aus, indem Sie die Fremdwährung auswählen.
  
• Geben Sie in den Feldern „Zu besteuernder Betrag“ und „Steuer“ die in Euro umgerechneten Werte ein.
  
• Geben Sie in einem der beschreibenden Abschnitte an, dass nur die Rechnungssumme in der Fremdwährung angegeben wird, während die Felder " „Zu besteuernder Betrag“ und „Steuer“ die Beträge in Euro zeigen.
  

Mit der Expansion Ihres Unternehmens wird auch die Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses immer komplexer. Tools wie Stripe Invoicing, eine umfassende und skalierbare Rechnungsplattform, können helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Mit dieser Plattform können Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Mit Stripe Invoicing sparen Sie Zeit und erhalten schnellere Zahlungen, da Stripe-Nutzer 87 % der Rechnungen innerhalb von 24 Stunden einziehen können. Durch die Zusammenarbeit mit Drittanbietern können Sie Stripe Invoicing außerdem für die elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Empfängercode für elektronische Rechnungen an ausländische Kunden

Der Empfängercode ist ein siebenstelliger alphanumerischer Code, der die ordnungsgemäße Zustellung einer elektronischen Rechnung an Unternehmen oder Freiberufler über das SdI-System der Agenzia delle Entrate gewährleistet. Der Empfängercode identifiziert die Software des Empfängers, sodass dieser die Rechnungen direkt im eigenen elektronischen Rechnungsmanagementsystem empfangen kann.

Für ausländische Unternehmens- und Privatkunden ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in und außerhalb der EU lautet der Empfängercode: XXXXXXX (7 Mal ein X).

Währungsumrechnung für elektronische Rechnungen

Für die Umrechnung von Fremdwährungen müssen Sie den Währungsrechner der Banca d‘Italia verwenden. Der Wechselkurs muss jener vom Transaktionstag sein, sofern auf der Rechnung angegeben, oder, falls nicht angegeben, vom Ausstellungstag. Das Feld „Beschreibung“ der XML-Datei muss den Wechselkurs und die in die Fremdwährung umgerechneten Beträge enthalten.

Sie können dann die Rechnung im PDF-Format, ausgedrückt in der Fremdwährung, an die elektronische Rechnungsdatei anhängen. Diese PDF-Datei wird von der Agenzia delle Entrate nicht als offizielles Rechtsdokument betrachtet. Vielmehr handelt es sich um eine Gefälligkeit gegenüber dem Rechnungsempfänger, die Klarheit schaffen soll.