Japanse bedrijven stappen steeds vaker over van eenmalige verkoopmodellen, waarbij de relatie met de klant na één transactie eindigt, op abonnementsgebaseerde bedrijfsmodellen. Hierbij worden inkomsten gegenereerd door doorlopende diensten.

Bij abonnementen is het belangrijk voor ondernemingen om abonnementskosten te berekenen aan klanten via regelmatige facturen. Dit wordt 'terugkerende facturatie' genoemd. Terugkerende facturatie wordt ook gebruikt in verschillende situaties buiten abonnementen, zoals huurkosten voor kantoren.

In dit artikel presenteren we enkele voorbeelden en voordelen van terugkerende facturatie, evenals de uitdagingen en mogelijke oplossingen.

Belangrijkste punten

• Terugkerende facturatie is een systeem om regelmatig te factureren of kosten te berekenen voor producten of diensten die een onderneming op doorlopende basis levert.
  
• Voorbeelden van typische terugkerende facturatieservices zijn abonnementen, huurkosten voor kantoor en winkel, en lidmaatschapskosten voor clubs.
  
• De implementatie van terugkerende facturatie kan leiden tot meerdere factureringsscenario's en de werklast verhogen.
  
• Om verschillende factureringsuitdagingen op te lossen, kunnen ondernemingen geautomatiseerde systemen implementeren die gegevens centraliseren. Er zijn verschillende belangrijke factoren om te overwegen bij het kiezen van het juiste systeem.
  
• Met Stripe Billing kun je eenvoudig terugkerende facturatie beheren door maandelijkse betalingen in te stellen en meerdere tariefplannen te maken. Dit zijn belangrijke onderdelen bij het runnen van een abonnementsgebaseerde onderneming.
  

Wat is terugkerende facturatie?

Dankzij terugkerende facturatie kunnen ondernemingen regelmatig kosten in rekening brengen voor goederen of diensten die op doorlopende basis worden geleverd, zoals abonnementen of huur. Deze kosten worden in rekening gebracht volgens een vooraf bepaalde factureringscyclus.

Factureringscycli zijn gebaseerd op contracten met klanten en kunnen maandelijks, driemaandelijks of halfjaarlijks zijn. Ook facturen die over een lange periode met regelmatige tussenpozen worden verzonden, vallen onder terugkerende facturatie.

Om terugkerende facturatie beter te begrijpen, is het belangrijk om de twee belangrijkste factureringsmethoden te kennen: forfaitaire facturatie en termijnfacturatie.

Forfaitaire facturatie

Zoals de naam al aangeeft, houdt forfaitaire facturatie in dat meerdere afschrijvingen worden gecombineerd op één factuur. Bijvoorbeeld voor diensten die gedurende een vaste termijn van bijvoorbeeld een jaar of zes maanden worden geleverd. In plaats van maandelijks te factureren, factureren ondernemingen in 12 termijnen voor jaarcontracten of in zes termijnen voor contracten van een half jaar, zonder automatische verlenging.

Diensten die over een vooraf bepaalde periode continu worden geleverd, kunnen resulteren in onverdiende inkomsten. Dit is het deel van de ontvangen vooruitbetaling onder het contract dat overeenkomt met het deel van de nog niet geleverde dienst.

Houd er rekening mee dat bij forfaitaire facturatie voor de verkoop van goederen de standaardpraktijk is om na levering één factuur uit te geven.

Termijnfacturatie

Termijnfacturatie houdt in dat een klant voor goederen of diensten betaalt in meerdere termijnen. Het vooraf innen van een storting en het factureren van het restbedrag na levering is ook te classificeren als termijnfacturatie.

Hoewel termijnfacturatie qua aard vergelijkbaar is met terugkerende facturatie, gaat het er simpelweg om dat het totale verschuldigde bedrag wordt opgedeeld in termijnen. Dit wordt gebruikt voor eenmalige aankopen en niet voor goederen of diensten die doorlopend worden geleverd.

Diensten die voor onbepaalde tijd doorlopen tot ze worden geannuleerd, zoals abonnementen, vallen onder terugkerende facturatie. Anderzijds worden projecten met een vaste einddatum en eenmalige projecten als termijnfacturatie geclassificeerd.

Voorbeelden van terugkerende facturatie

Terugkerende facturatie wordt gebruikt voor diverse diensten:

• Hostingkosten voor websites
  
• Onderhoudskosten voor apparatuur
  
• Huur voor woningen, kantoren en detailhandel
  
• Beheerkosten voor programma's en systemen
  
• Onderhoudskosten voor gebouwen
  
• Abonnementskosten voor videostreaming, games, e-books enz.
  
• Lidmaatschapskosten voor fanclubs, online salons, sportscholen enz.
  

Terugkerende facturatie is een praktische methode voor deze doorlopende diensten.

Hoewel kosten voor een server vaak jaarlijks in rekening worden gebracht voor een periode van 12 maanden, is dit geen forfaitaire facturatie. Het wordt geclassificeerd als terugkerende facturatie, omdat het contract automatisch wordt verlengd.

Voordelen van terugkerende facturatie

Terugkerende facturatie biedt verschillende voordelen voor ondernemingen. Hieronder lichten we deze toe.

Stabiele omzet en eenvoudigere prognoses

Bij een businessmodel met eenmalige aankopen fluctueren de inkomsten afhankelijk van seizoensgebonden evenementen en andere factoren. Daarom wordt het over het algemeen als lastiger beschouwd om met dit model stabiele inkomsten te realiseren in vergelijking met een op abonnementen gebaseerd model.

Aan de andere kant is bij ondernemingen die abonnementen aanbieden het doel om klanten hun services te laten blijven gebruiken. Zodra er een contract is, zorgt terugkerende facturatie voor een stabiele en continue inkomstenstroom. Een ander groot voordeel is dat het makkelijker is om de omzet op lange termijn te voorspellen.

Eenvoudigere facturatie en lagere kosten

In plaats van elke keer handmatig te factureren, kunnen ondernemingen gemiste facturen voorkomen door betaalprocessen in te stellen die automatische afschrijvingen mogelijk maken, zoals creditcardbetalingen. Dit verlicht de backoffice-activiteiten aanzienlijk en helpt de kosten te verlagen.

Datagestuurde marketingstrategieën

Door klantgegevens te analyseren die zijn verzameld via terugkerende facturatie, kunnen ondernemingen campagnes uitvoeren die zijn geoptimaliseerd voor specifieke seizoenen en doelgroepen. Als een onderneming bijvoorbeeld data gebruikt om te bepalen wat het optimale moment is om een tijdelijke gratis proefperiode aan te bieden aan nieuwe klanten, kan dit de onderneming helpen nieuwe klanten te werven en de verkoopgroei te stimuleren.

Door data te gebruiken om gedetailleerde inzichten te krijgen in zoek- en aankoopgedrag, kunnen ondernemingen ook hun producten en diensten verbeteren, wat kan leiden tot een hogere lifetime value (CLV) van de klant.

Uitdagingen van terugkerende facturatie en de oplossingen daarvoor

Hoewel veel ondernemingen terugkerende facturatie gebruiken, brengt het ook uitdagingen met zich mee. Hieronder presenteren we die uitdagingen en bespreken we de oplossingen, die kunnen worden bereikt door een facturatiesysteem te gebruiken.

Factuurgegevens kunnen verschillen

Bij terugkerende facturatie kunnen de factuurgegevens variëren afhankelijk van de gekozen optionele functies, wat extra kosten met zich mee kan brengen. Met andere woorden, diensten die handig zijn voor klanten, zoals gratis proefperiodes en add-on-opties, kunnen soms leiden tot meer administratieve complexiteit bij de facturatie.

Oplossing

Het is belangrijk om een facturatiesysteem te implementeren dat in staat is om factuurgegevens automatisch te finaliseren. Dit versnelt het afrondingsproces en kan menselijke fouten verminderen. Daardoor kunnen medewerkers die vroeger verantwoordelijk waren voor het finaliseren van facturen, zich nu richten op andere belangrijke taken.

Het regelmatig uitgeven van facturen kost tijd

Ondernemingen die facturen uitschrijven, moeten de contractvoorwaarden en factuurvereisten begrijpen. Ook moeten ze gedetailleerde informatie nauwkeurig en duidelijk op de facturen vermelden, inclusief transactiebedragen en de Japanse verbruiksbelasting (JCT).

Bij terugkerende facturatie hangt de factureringscyclus (bijv. eenmaal per maand, elke drie maanden) af van het contract met de klant. Daardoor vergt het handmatig opstellen en verstrekken van nauwkeurige facturen aan alle klanten op de juiste momenten veel inspanning en neemt de kans op fouten toe.

Oplossing

Systemen voor terugkerende facturatie genereren automatisch facturen. Met de automatische aanmaak en online levering van facturen kunnen ondernemingen het risico op fouten in zowel de factuurgegevens als de factureringscycli beperken.

Voor ondernemingen die wereldwijd actief zijn, zoals ondernemingen die zich bezighouden met grensoverschrijdende e-commerce, kan het voorkomen dat facturen in het Engels moeten worden uitgeschreven in plaats van in het Japans. Daarom is het belangrijk dat ondernemingen hun facturatieprocessen vereenvoudigen en overwegen een facturatiesysteem te implementeren dat Engels ondersteunt.

Er kunnen fouten optreden bij de reconciliatie van betalingen

Hoe meer terugkerende facturatie een onderneming verwerkt, hoe complexer de boekhoudprocessen worden.

Vooral als betalingen handmatig worden gereconcilieerd, bestaat het risico dat een boeking over het hoofd wordt gezien of dat er vertraging ontstaat bij het opsporen van betalingsfouten. Denk hierbij aan ontbrekende betalingen of te lage bedragen.

Oplossing

Sommige systemen voor terugkerende facturatie maken handmatige reconciliatie overbodig. Ze maken gegevensbeheer mogelijk in samenwerking met financiële instellingen. Hierdoor kunnen ondernemingen de betalingsdata en de betalingsgeschiedenis van elke factuur nauwkeurig bijhouden.

Facturatiesystemen kunnen ook de reconciliatie in verband met inkomende betalingsgegevens automatiseren. Dit elimineert problemen zoals gemiste reconciliaties door verschillen in de naam of het bedrag van de accounthouder, wat de werklast voor reconciliatie kan verlagen.

Punten om te overwegen bij het kiezen van een systeem voor terugkerende facturatie

Bij het kiezen van een systeem voor terugkerende facturatie vind je het misschien moeilijk om te bepalen hoe je ze moet vergelijken. Hier zijn een paar tips om je te helpen het systeem te kiezen dat het beste past bij de behoeften van jouw onderneming.

Ondersteunt het meerdere inkomstenmodellen?

Inkomstenmodellen die vaste inkomstenstromen genereren, zijn niet beperkt tot abonnementen met vaste tarieven. Daarom is het belangrijk om te controleren of het systeem verschillende inkomstenmodellen ondersteunt, zoals vaste abonnementen, facturatie naar gebruik en gestaffelde tarieven die van toepassing zijn wanneer klanten optionele diensten toevoegen.

Bevat het functies voor mislukte betalingen en incassoactiviteiten?

Betalingen kunnen om vele redenen mislukken, bijvoorbeeld door geannuleerde of verlopen betaalkaarten. Daarom is het aan te raden om een systeem te implementeren dat is uitgerust met automatische meldingsfuncties voor mislukte betalingen en een slimme functie voor opnieuw proberen. Dit kan helpen misgelopen inkomsten te voorkomen en gemiste kansen tot een minimum te beperken.

Kan het integreren met bestaande externe systemen?

Het is ook belangrijk om van tevoren te controleren of het systeem voor terugkerende facturatie gemakkelijk kan integreren met je huidige boekhoudsoftware en customer relationship management (CRM)-systeem.

Als het bijvoorbeeld kan integreren met het CRM-systeem, kun je facturen genereren en verkopen registreren op basis van de details van elke transactie met elke klant. Door systemen te integreren om gegevens centraal te beheren, kun je de operationele efficiëntie vereenvoudigen en verbeteren.

Kan het internationale expansie en meerdere betaalmethoden ondersteunen?

Als je onderneming zich richt op expansie naar het buitenland en zich niet wil beperken tot binnenlandse activiteiten in Japan, is het belangrijk om een meertalige e-commercesite te bouwen. Naast de ondersteuning van meerdere talen en valuta's, moet je controleren of het systeem geschikt is voor een groot aantal betaalmethoden die voldoen aan de behoeften van klanten in verschillende landen en regio's.

De optimale betaalmethoden voor grensoverschrijdende e-commerce variëren afhankelijk van het land of de regio. Daarom is het belangrijk om een systeem te kiezen dat de belangrijkste betaalmethoden ondersteunt die daar vaak worden gebruikt en dat uitgebreide ondersteuning biedt voor het uitbreiden van je e-commerceactiviteiten naar het buitenland.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt, van eenvoudige terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die tijdens de verkoop zijn onderhandeld. Begin binnen enkele minuten met het ontvangen van terugkerende betalingen wereldwijd, zonder dat je daarvoor code nodig hebt, of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.

Stripe Billing kan je helpen met het volgende:

• Flexibele prijzen aanbieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, zoals op basis van gebruik, gelaagd, vast bedrag plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, pro rata berekeningen en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uitbreiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Verhoog inkomsten en verlaag het opzeggingspercentage: verbeter de ontvangst van inkomsten en verlaag onvrijwillige opzeggingen met Smart Retries en automatiseringen van de herstelworkflow. In 2025\ hebben gebruikers met de hersteltools van Stripe meer dan $ 8,2 miljard aan inkomsten teruggevorderd.

• Je efficiëntie verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen

Hier zijn enkele veelgestelde vragen over terugkerende facturatie in Japan. Gebruik dit als naslagwerk om je facturatie te vereenvoudigen en problemen op te lossen.