Wanneer je over de grens verkoopt, zit er achter elke internationale transactie een splitsing: de valuta waarin je klant betaalt en de valuta waarin jij ontvangt. Die kloof bepaalt hoe klanten je merk ervaren, hoe netjes je betalingen kunt reconciliëren en hoeveel van de verkoop je houdt na aftrek van kosten. Met een wereldwijde markt voor grensoverschrijdende betalingen gewaardeerd op $ 194,6 biljoen in 2024, onderschatten ondernemingen vaak hoezeer presentatie- en afwikkelingsvaluta hun activiteiten beïnvloeden totdat de kosten en uitdagingen zich beginnen op te stapelen.

Hieronder leggen we uit hoe transactie- en afwikkelingsvaluta werken, waarom ze uiteenlopen en wat ondernemingen kunnen doen om ze beter te beheren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen transactievaluta en afwikkelingsvaluta?
  
• Waarom verschillen de transactievaluta vaak bij wereldwijde transacties?
  
• Welke invloed hebben valutamismatches op reconciliatie en rapportage?
  
• Wat zijn de financiële gevolgen van kosten voor het omwisselen van valuta?
  

Wat is het verschil tussen transactievaluta en afwikkelingsvaluta?

Wanneer je een wereldwijde betaling verwerkt, zijn er meestal twee verschillende valuta: de valuta waarmee je klant betaalt en de valuta die jij ontvangt. Ze dienen verschillende doelen:

• Transactievaluta is de valuta die de klant ziet. Dit is wat er bij het afrekenen in rekening wordt gebracht.

• De valuta van de vereffening is de valuta die jij als onderneming op je bankrekening ontvangt.

Deze twee valuta zijn niet altijd hetzelfde, en voor een internationaal bedrijf is dat vaak een goede zaak. Door klanten in hun lokale valuta (hun huidige valuta) te factureren, worden obstakels bij het afrekenen weggenomen. Dit kan helpen het vertrouwen op te bouwen en het aantal verlaten winkelwagentjes te verminderen. Door geld over te maken in de valuta van je voorkeur (vereffeningsvaluta), kun je de financiën en boekhouding eenvoudiger beheren. De kloof tussen presentatie en afwikkeling is een belangrijk instrument om aan beide kanten van de transactie een betere ervaring te bieden.

Waarom verschillen de valuta van transacties vaak bij internationale transacties?

Wanneer bedrijven internationaal verkopen, is het gebruikelijk (en slim) dat de valuta waarin een klant betaalt verschilt van de valuta waarin de onderneming zich uiteindelijk vestigt. Dit is waarom dit logisch is.

Verwachtingen van klanten

Presenteren in een lokale valuta is een conversietool:

• Klanten stellen het doorgaans op prijs om prijzen te zien in een valuta die ze herkennen, vooral een lokale, zonder dat ze in hun hoofd hoeven te rekenen om ze om te zetten.

• Shoppers kunnen aarzelen om te kopen als ze een vreemde valuta zien. Het duidt op extra bankkosten en onzekerheid over de wisselkoersen.

• Uitgevers van betaalkaarten brengen vaak kosten voor buitenlandse transacties in rekening wanneer aankopen niet in de valuta van de kaarthouder plaatsvinden.

• Als je prijzen in lokale valuta aanbiedt, kun je de autorisatiepercentages verbeteren doordat aankopen gemakkelijker te verifiëren zijn voor de uitgever.

Interne overwegingen

Aan de zakelijke kant vereenvoudigt dit je workflow. Het afzonderlijk beheren van tientallen inkomende valuta zou leiden tot ernstige complexiteit op het gebied van financiën, rapportage en belastingcompliance. Bedrijven willen uitbetalingen meestal vereffenen in één of enkele basisvaluta, vaak de valuta die ze al gebruiken voor salarisadministratie, onkosten en boekhouding. Als je geld in een bekende valuta ontvangt, zijn er geen bankrekeningen meer, vreemde valuta en een ingewikkelde cashflowplanning nodig.

Door geld te consolideren in een vereffeningsvaluta waarmee je al werkt, vereenvoudig je je activiteiten achter de schermen, zelfs nu je frontendverkoop internationaler wordt.

Praktische beperkingen

Soms is het geen keuze om met twee verschillende valuta te werken; het is een noodzaak. Beschikbaarheid van bankrekeningen, wettelijke beperkingen of platformbeperkingen kunnen in een bepaald stadium valutaomzetting vereisen.

Als je een klant bijvoorbeeld in Singaporese dollars (SGD) in rekening brengt, maar geen SEPA-bankrekening hebt, moet je die betaling omzetten in een valuta die door de bank kan worden geaccepteerd. Betaaldienstverleners zoals Stripe kunnen deze conversies automatisch afhandelen, wat flexibiliteit biedt, maar ook valutaoverwegingen met zich meebrengt die je moet beheren.

Welke invloed hebben valutamismatches op reconciliatie en rapportage?

Valutaomzetting betekent dat het oorspronkelijke transactiebedrag en het uitbetalingsbedrag niet overeenkomen met papier. Als er niets aan wordt gedaan, kunnen deze mismatches de reconciliatie bemoeilijken, de rapportage verstoren en zelfs je belastingberekeningen beïnvloeden. Stel dat een klant 970 Deense kronen betaalt bij het afrekenen en dat je na conversie ongeveer € 130 op je rekening ontvangt. Als je beide kanten niet zorgvuldig bijhoudt, worden in je boeken cijfers weergegeven die niet overeenkomen.

Om nauwkeurig te blijven, registreren bedrijven doorgaans:

• Het oorspronkelijke transactiebedrag in de transactievaluta

• Het omgezette bedrag dat is ontvangen in de vereffeningsvaluta

• De wisselkoers die wordt gebruikt op het moment van de conversie

Boekhoudteams volgen vervolgens elk verschil dat wordt veroorzaakt door fluctuerende koersen als wisselkoerswinsten of -verliezen. Op die manier worden de cijfers bij elkaar opgeteld wanneer je de verkopen en uitbetalingen reconcilieert en wordt de impact van wisselkoersen duidelijk gedocumenteerd in plaats van verborgen in algemene omzetcijfers.

Als er een verschil is tussen de transactiedatum en de afwikkelingsdatum, kunnen de wisselkoersen veranderen. Zelfs kleine fluctuaties leiden tot wisselkoerswinsten of -verliezen die je afzonderlijk moet bijhouden voor een schone financiële rapportage. Zonder een systeem hiervoor lopen bedrijven het volgende risico:

• Omzet verkeerd opgeven

• Verkeerde aangifte van winst

• Worstelen met fiscale compliance wanneer ze in meerdere valuta rapporteren

Werken met een betaaldienstverlener maakt dit makkelijker. Zo biedt Stripe reconciliatierapporten voor uitbetalingen die uitbetalingen groeperen op valuta en elke storting direct koppelen aan de oorspronkelijke transacties en gebruikte wisselkoersen. In plaats van handmatige verwijzingen naar betalingen en bankafschriften te vergelijken, krijg je transparante, geconsolideerde rapportage die het volgende laat zien:

• Welke transacties zijn opgenomen in elke uitbetaling

• Wat de oorspronkelijke valuta waren

• Hoeveel is er omgezet en tegen welk tarief?

Wat zijn de financiële gevolgen van de kosten voor het omwisselen van valuta?

Valutaomzetting vindt meestal plaats op het niveau van de betalingsverwerker of later bij je bank, wanneer deze geld ontvangt in een valuta die je rekening niet kan aanhouden. Hoe dan ook, het proces brengt meestal twee kosten met zich mee:

• Het wisselkoersverschil: Dit is een kleine toeslag die wordt toegevoegd aan de marktwisselkoers.

• De conversiekosten: Dit zijn expliciete kosten, meestal een klein percentage van het transactiebedrag.

De kosten voor een enkele transactie kunnen klein zijn. Maar bij duizenden of zelfs miljoenen grensoverschrijdende betalingen kunnen ze aanzienlijke bedrijfskosten worden.

Stel dat je voor € 1 miljoen aan producten verkoopt aan Europese klanten, maar die betalingen in Amerikaanse dollars betaalt. Als je 1% aan conversiekosten in rekening brengt, betaal je € 10.000 om je inkomsten naar je operationele valuta over te schrijven. Als je die conversie zou kunnen vermijden (bijvoorbeeld door een bankrekening in euro te openen), zou je die € 10.000 behouden.

Na verloop van tijd betekent een besparing van die 1% sterkere marges, vooral voor bedrijven met grote volumes op buitenlandse markten. Sommige bedrijven passen de internationale prijzen zelfs iets hoger aan om de verborgen kosten van valutaomwisseling te dekken.

Als je uitbetalingen kunt accepteren in dezelfde valuta als waarin de klant heeft betaald, voorkom je helemaal conversiekosten. Maar dat is alleen mogelijk als je betalingsprovider vereffening in die valuta ondersteunt of als je een lokale bankrekening heeft waarop je deze valuta kunt ontvangen. Stripe Payments biedt bijvoorbeeld dekking voor lokaal accepteren in 46 markten.

Anders vindt de conversie automatisch plaats en zijn de bijbehorende kosten onvermijdelijk. Dit betekent dat een slimme bankopstelling, waarbij je kiest waar en hoe je rekeningen in vreemde valuta opent, op de lange termijn een belangrijke hefboom is voor bedrijven die internationaal groeien.