Met een buitenlandse handelsomzet van € 251,8 miljard was China in 2025 de belangrijkste handelspartner van Duitsland. Duitse ondernemingen exporteerden dit jaar voor € 81,3 miljard aan goederen naar China. Werken met Chinese klanten brengt echter veel factureringsvereisten met zich mee.

In dit artikel lees je welke verplichte informatie op facturen naar China moet staan, hoe de belasting toegevoegde waarde (btw) wordt verwerkt, en wat de verschillen zijn tussen facturen voor zakelijke klanten en particulieren, evenals voor goederen en diensten. We leggen ook uit waar Duitse ondernemingen rekening mee moeten houden bij het exporteren van goederen naar China, het opstellen van facturen in vreemde valuta en het omgaan met betaalmethoden en voorwaarden voor Chinese klanten.

Kernpunten

• Voor zover de Duitse factureringsregels van toepassing zijn, moeten facturen naar China de relevante verplichte informatie bevatten zoals gespecificeerd in artikel 14 lid 4 van de Duitse btw-wet (UStG).
  
• Of er Duitse btw op een factuur naar China staat, hangt voornamelijk af van het type transactie en de plaats van levering.
  
• Er gelden verschillende btw-regels voor facturen aan Chinese ondernemingen en particulieren.
  
• Bij het exporteren van goederen naar China moeten ondernemingen niet alleen voldoen aan de factureringsvereisten, maar ook aan douanevoorschriften, uitvoeraangiften en eventuele benodigde vergunningen.
  
• Duitse ondernemingen kunnen ook facturen naar China sturen in Chinese yuan (CNY), waarbij zij rekening houden met wisselkoersen, betalingsvoorwaarden en internationale betaalmethoden.
  

Welke informatie is vereist op een factuur naar China?

Wanneer een Duits bedrijf een factuur naar China stuurt, moet deze voldoen aan de algemene vereisten voor een geldige factuur. De belangrijkste verplichte gegevens worden beschreven in artikel 14, lid 4 van de UStG:

• volledige naam en adres van de onderneming die de goederen of dienst levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van het product of de dienst
  
• Datum van uitgifte van de factuur
  
• datum van levering of andere verstrekking, of de prestatieperiode
  
• de belasting-ID die door het belastingkantoor aan de verkoper is afgegeven of het btw-identificatienummer (btw-ID) dat is afgegeven door de federale centrale belastingdienst
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Hoeveelheid en soort geleverde producten of de omvang en soort van de geleverde dienst
  
• kosten voor de levering of dienst
  
• het toepasselijke btw-tarief en het bijbehorende belastingbedrag, of een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  

Praktische tips voor facturen naar China

Wanneer ze facturen naar Chinese zakenpartners sturen, moeten Duitse ondernemingen er ook voor zorgen dat de documenten duidelijk en internationaal begrijpelijk zijn. Dit betekent onder andere dat ze de volledige bedrijfsnamen in hun officiële spelling moeten gebruiken. Een duidelijke beschrijving van de geleverde goederen of diensten maakt het eenvoudiger om de zakelijke transactie te classificeren. Daarnaast moeten alle facturatiegegevens overeenkomen met de onderliggende contractdocumenten. Deze informatie helpt Chinese zakenpartners bij het verwerken van de factuur.

Welk btw-tarief is van toepassing op facturen naar China?

Voor Duitse bedrijven die facturen opstellen voor zakenpartners in China, is de btw-behandeling afhankelijk van de vraag of de transactie in Duitsland belastbaar is volgens de Duitse btw-wetgeving. China maakt geen deel uit van het grondgebied van de Gemeenschap en is voor btw-doeleinden geclassificeerd als een derde land. Daarom gelden er speciale regels voor transacties met Chinese klanten.

In de regel vermeldt een Duits bedrijf Duitse btw op een factuur naar China wanneer de transactie in Duitsland belastbaar is. Voor veel grensoverschrijdende verkopen aan China is er ofwel geen Duitse btw verschuldigd, ofwel er is een vrijstelling van belasting van toepassing. De toepasselijke classificatie hangt af van het soort inkomsten, de plaats van levering of dienst en de relevante wettelijke vereisten.

Wanneer is de Duitse btw van toepassing?

De doorslaggevende factoren zijn het type transactie, de status en vestigingsplaats van de ontvangers van de goederen of diensten, en de locatie waar de levering van goederen of diensten voor btw-doeleinden wordt geacht te hebben plaatsgevonden. De artikelen 3 en 3a van de UStG regelen de plaats van levering en de locatie van andere diensten.

Voor grensoverschrijdende verkopen bepalen Duitse ondernemingen eerst de plaats van levering voor btw-doeleinden. Ze kunnen vervolgens vaststellen of ze Duitse btw in rekening moeten brengen, of er een belastingvrijstelling van toepassing is, of dat de transactie in Duitsland niet aan belasting is onderworpen.

De specifieke regels variëren, afhankelijk van de vraag of de ontvanger in een zakelijke of persoonlijke hoedanigheid handelt en of er goederen of diensten worden gefactureerd.

Wat is het verschil tussen facturen aan particulieren in China en facturen aan ondernemingen?

Bepaal bij het opstellen van facturen naar China of de ontvanger een onderneming of een particulier is. Dit onderscheid is van invloed op de btw-verwerking en bepaalt welke factureringsvereisten van toepassing zijn. Voor facturen naar China wordt de btw door meer bepaald dan alleen de vestigingsplaats van de ontvanger; de status van de ontvanger en de plaats waar de dienst wordt uitgevoerd, zijn de belangrijkste factoren.

Facturen aan Chinese ondernemingen

Als een Duits bedrijf een dienst levert aan een Chinees bedrijf, bepaalt artikel 3a lid 2 van de UStG de plaats van levering. Dienovereenkomstig worden andere diensten die aan ondernemers voor hun onderneming worden verleend, over het algemeen uitgevoerd op de plaats waar de ontvangers hun activiteiten ontplooien. Als de dienst wordt verleend aan een vaste inrichting, is de locatie van die inrichting de relevante plaats van levering.

Als onder deze regels de plaats van levering in China ligt en dus buiten het Duitse btw-gebied valt, is de dienst in Duitsland niet belastbaar. In dit geval brengt de Duitse onderneming geen Duitse btw in rekening. Deze moet kunnen aantonen dat de ontvangers ondernemers zijn en dat aan de vereisten voor het bepalen van de plaats van levering in China is voldaan. Als de plaats van levering daarentegen in Duitsland ligt en de inkomsten daar belastbaar zijn, gelden de relevante factureringsvereisten van de UStG.

Voor de levering van goederen gelden andere regels dan voor diensten. Artikel 3 van de UStG is de primaire basis voor het bepalen van de plaats van levering. Als goederen van Duitsland naar China worden verzonden, kan artikel 4 nr. 1(a) een vrijstelling van invoerbelasting bieden, in combinatie met artikel 6 van de UStG. In dit geval wordt er geen Duitse btw op de factuur vermeld. Om in aanmerking te komen voor de vrijstelling, moet aan de juridische vereisten voor een exportzending zijn voldaan en moet dit correct zijn gedocumenteerd.

Facturen aan particulieren in China

Als een Duits bedrijf een dienst levert aan een particulier in China, bepaalt artikel 3a lid 1 van de UStG de plaats van levering. Dienovereenkomstig wordt een dienst aan een persoon die geen zakelijke activiteiten uitoefent, over het algemeen geacht te zijn verricht op de locatie van waaruit het leverende bedrijf opereert. Als de plaats van levering in Duitsland ligt, kunnen de inkomsten aan de Duitse btw zijn onderworpen. In dit geval zijn de relevante factureringsbepalingen van de UStG van toepassing. Ligt de plaats van levering daarentegen buiten Duitsland, dan zijn de inkomsten daar over het algemeen niet belastbaar.

Er kunnen echter regels voor de plaats van levering gelden voor bepaalde diensten. Voorbeelden hiervan zijn advies-, reclame- en vertaaldiensten, evenals elektronisch geleverde diensten. De aard van de dienst is hierbij doorslaggevend.

Voor goederenleveringen aan Chinese particulieren bepaalt artikel 3 van de UStG de plaats van levering. Als goederen van Duitsland naar China worden verzonden, kan er een belastingvrijstelling voor exportzendingen gelden. Dit is afhankelijk van het voldoen aan de juridische vereisten en het leveren van een passend exportbewijs.

Of een factuur vereist is en welke informatie deze bevat, hangt daarom af van de specifieke aard van de transactie en de classificatie ervan voor btw-doeleinden. Contractuele vereisten en Chinese belasting-, import- of documentatieregels kunnen hierop ook van invloed zijn.

Waar moeten ondernemingen op letten bij de export van goederen naar China?

Iedereen die goederen van Duitsland naar China verzendt, moet voldoen aan de douane-eisen voor export en een factuur verstrekken. Omdat China buiten het douanegebied van de Europese Unie valt, is deze zending een export naar een derde land. Daarom moeten de gegevens voor de factuur, douane en export consistent zijn.

Exportaangifte en EORI-nummer

Douaneaangiften zijn verplicht voor de export van goederen. Duitse bedrijven moeten de toepasselijke exportprocedures en meldingsplichten volgen. Ze dienen de exportaangifte doorgaans elektronisch in via het douanesysteem.

Voor de douaneafhandeling hebben bedrijven in voorkomende gevallen een EORI-nummer (Economic Operators' Registration and Identification) nodig. Dit identificeert marktdeelnemers in douaneprocedures en moet in de aangewezen gegevensvelden staan bij het indienen van een elektronische exportaangifte.

Nadat de goederen zijn vrijgegeven voor export, worden ze naar het douanekantoor van verzending getransporteerd. De elektronische procedure documenteert de bevestigde verzending uit het douanegebied. Je kunt het verzendbewijs gebruiken als bewijs van export voor btw-doeleinden.

Welke informatie is vereist voor douaneafhandeling?

De informatie op de handelsfactuur moet overeenkomen met die op de douaneaangifte en andere exportdocumenten. Een nauwkeurige, standaard handelsbeschrijving van de goederen vergemakkelijkt de douaneclassificatie en verdere verwerking.

Afhankelijk van de goederen en het exportproces kan onder andere de volgende informatie relevant zijn:

• exacte naam en beschrijving van de goederen
  
• hoeveelheid en, indien van toepassing, gewicht
  
• waarde van goederen en valuta
  
• land van herkomst
  
• douanetariefnummer of productcode
  
• informatie over de verkoper en koper
  
• leveringsvoorwaarden
  
• aanvullende vereiste vergunningen of documentatie, indien van toepassing
  

De informatie en documenten die in een specifiek geval nodig zijn, zijn afhankelijk van factoren zoals het soort goederen, de waarde ervan en de toepasselijke douanevoorschriften en voorschriften voor buitenlandse handel.

Exportcontroles en vergunningsvereisten

Voordat bedrijven gevestigd in Duitsland exporteren, moeten ze ook controleren of er specifieke beperkingen of vergunningen van toepassing zijn op de goederen. Dergelijke regels kunnen betrekking hebben op bepaalde technische producten, machines, goederen voor tweeërlei gebruik of andere gecontroleerde artikelen.

Een exportaangifte alleen betekent niet dat goederen zonder verdere inspectie naar China kunnen worden geëxporteerd. Voorafgaand aan de verzending moeten ondernemingen bepalen of het product goedkeuring vereist of onder andere exportvoorschriften valt.

Kunnen facturen naar China in CNY worden opgesteld?

Duitse ondernemingen kunnen doorgaans facturen aan Chinese zakenpartners in een vreemde valuta opstellen, zoals de Chinese yuan. Dit kan nuttig zijn als van Chinese zakenpartners wordt verwacht dat ze de factuur in hun lokale valuta betalen. Als bedragen moeten worden omgerekend voor Duitse btw-doeleinden, is artikel 16, lid 6 van de UStG van toepassing.

Facturen in vreemde valuta

De Duitse btw-wetgeving specificeert geen factuurvaluta. Ondernemingen kunnen andere valuta's dan de euro gebruiken. Voor facturen in vreemde valuta's moet op de factuur duidelijk worden aangegeven welke valuta wordt gebruikt, bijvoorbeeld 'CNY'.

Om de belasting en aftrekbare bedragen voor voorbelasting te berekenen, reken je waarden in vreemde valuta's om naar euro's. Op grond van artikel 16, lid 6 van de UStG zijn doorgaans de maandelijkse gemiddelde wisselkoersen van toepassing die door het federale ministerie van Financiën worden gepubliceerd. Doorslaggevend is de maand waarin de dienst wordt verricht of waarin de betaling (of een deel van de betaling) is ontvangen voordat de dienst is verricht. Onder bepaalde voorwaarden kan het belastingkantoor ook een omrekening op basis van de dagelijkse wisselkoers toestaan. Je moet bewijs van deze wisselkoers overleggen in de vorm van een afschrift of een koerslijst.

Ondernemingen moeten de voor de btw gebruikte wisselkoers en de basis voor de omrekening transparant documenteren. Dit maakt het gemakkelijker om transacties correct in de boekhouding te registreren en voor de belastingdienst om deze te controleren.

Praktische informatie

Om de traceerbaarheid te verbeteren en de boekhouding en reconciliatie van inkomende betalingen te vereenvoudigen, kan het helpen om naast het factuurbedrag in CNY ook het overeenkomstige bedrag in euro's weer te geven. Het extra bedrag moet duidelijk herkenbaar zijn als een omrekening of informatieve waarde, zodat de overeengekomen betalingsvaluta onderscheiden blijft.

Ondernemingen moeten er ook rekening mee houden dat schommelingen in de wisselkoers tussen facturatie, betaling en boeking kunnen leiden tot verschillen. De wisselkoers die in artikel 16, lid 6 van de UStG is gespecificeerd, regelt de btw-berekening.

Welke betaalmethoden en voorwaarden zijn het handigst bij het factureren van Chinese klanten?

Als het gaat om betaalmethoden en voorwaarden, moeten Duitse ondernemingen rekening houden met een aantal belangrijke punten bij het zakendoen met Chinese klanten. Dit betreft onder meer de betalingsvaluta, de betalingstermijn en eventuele toepasselijke kosten.

Duidelijke betalingsvoorwaarden

Op de factuur moet duidelijk staan wanneer en hoe het factuurbedrag moet worden voldaan. Belangrijke details zijn de betalingsvoorwaarden, de overeengekomen valuta en, indien van toepassing, wie de transactiekosten dekt.

Voor internationale betalingen moeten ondernemingen ook bevestigen welke kosten van toepassing zijn op overschrijvingen of valutaconversies en wie deze betaalt. Een duidelijke overeenkomst kan vervolgvragen en afwijkingen bij ontvangst van de betalingen voorkomen. In het ideale geval specificeert het voorstel van de onderaannemer de valuta, voorwaarden en kostenstructuur en staan deze consistent op de factuur vermeld.

Geschikte betaalmethoden

Internationale overschrijvingen of digitale betaaldiensten zijn bijzonder geschikt voor betalingen vanuit China. Voor Duitse ondernemingen hangt de voorkeursoptie af van het factuurbedrag, de kosten en de gewenste verwerkingssnelheid.

Overweeg voor lopende zakelijke relaties een betaalmethode die het zo eenvoudig mogelijk maakt om valutaconversies en internationale betalingen te integreren in het bestaande boekhoudsysteem.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.

Veelgestelde vragen over btw op facturen naar China