Kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) vormen de overgrote meerderheid van de bedrijven in Duitsland: 99 %. Met het oog op de toekomst moeten kmo's zich richten op het digitaliseren van hun processen en diensten. Digitalisering biedt bedrijven tal van mogelijkheden om kosten te besparen, bedrijfsprocessen te optimaliseren en nieuwe markten te betreden.

Hier leggen we uit wat de voordelen van digitalisering voor kmo's zijn, waarom en hoe bedrijven een digitaliseringsstrategie moeten ontwikkelen en welke bedrijfsprocessen het meest geschikt zijn voor digitale transformatie.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn kleine en middelgrote ondernemingen?
  
• Waarom is digitalisering belangrijk voor kleine en middelgrote ondernemingen?
  
• Welke bedrijfsprocessen zijn echt geschikt om te digitaliseren?
  
• Waarom en hoe moeten kleine en middelgrote bedrijven een digitaliseringsstrategie ontwikkelen?
  
• Welke financieringsprogramma's voor digitalisering zijn er voor kleine en middelgrote ondernemingen?
  

Wat zijn kleine en middelgrote ondernemingen?

MKB staat voor "kleine en middelgrote ondernemingen". In Duitsland worden MKB-bedrijven gedefinieerd op basis van hun omzet en aantal werknemers, volgens de aanbeveling 2003/361 van de Europese Commissie. Een bedrijf wordt als een kleine en middelgrote onderneming beschouwd als het minder dan 250 mensen in dienst heeft en een jaarlijkse omzet heeft van maximaal 50 miljoen euro en/of een jaarlijks balanstotaal van maximaal 43 miljoen euro. Er zijn verschillende drempels voor micro-, kleine en middelgrote ondernemingen.

EU-drempels voor kmo's

Bron: Duits federaal bureau voor de statistiek

De genoemde drempels gelden voor individuele bedrijven. Voor bedrijven die deel uitmaken van een grotere groep, moeten de omzet, totale activa en het aantal werknemers worden berekend op basis van de omvang van het aandelenbezit.

In 2021 telde het Federaal Bureau voor de Statistiek ongeveer 3,1 miljoen kleine en middelgrote ondernemingen in Duitsland, die goed waren voor 29 % van de totale omzet. Ongeveer 55 % van de werknemers in bedrijven werkt in kleine en middelgrote ondernemingen.

Wat is het verschil tussen kleine en middelgrote ondernemingen en start-ups?

Kleine en middelgrote ondernemingen zijn de ruggengraat van de Duitse economie en zijn vaak actief in traditionele sectoren, terwijl startups vaak experimenteren met nieuwe bedrijfsmodellen. Kleine en middelgrote ondernemingen kunnen zowel nieuwe bedrijven zijn als gevestigde bedrijven die al jaren of decennia bestaan. Startups zijn daarentegen meestal jonge ondernemingen, meestal niet ouder dan vijf jaar. De indeling van kleine en middelgrote ondernemingen op basis van de drempels in de bovenstaande tabel regelt duidelijk het aantal werknemers en de jaarlijkse omzet. Startups zijn in dit opzicht niet onderworpen aan specifieke vereisten.

Waarom is digitalisering belangrijk voor kmo's?

Het Federale Ministerie van Economische Zaken en Klimaatbescherming zegt dat digitalisering "het gebruik van data en algoritmische systemen is om nieuwe processen, producten en bedrijfsmodellen te maken of bestaande te verbeteren". Er zijn vier dingen: digitale producten, processen, netwerken en bedrijfsmodellen. Digitale producten zijn datadiensten die je apart kunt gebruiken of in fysieke goederen kunt stoppen. Denk aan software en webapps.

Digitale processen zijn op data gebaseerde weergaven van de werkelijkheid die worden gebruikt om processen te organiseren en te controleren. Wanneer bedrijven hele processen in kaart brengen als geïntegreerde datamodellen, kunnen ze bijvoorbeeld online winkels exploiteren of hun productie automatiseren. Digitale netwerken beschrijven hoe individuele processen binnen algemene digitale systemen met elkaar zijn verbonden, zowel binnen het bedrijf als met derden, zoals klanten. Er is sprake van digitale bedrijfsmodellen wanneer bedrijven tegen betaling digitale producten of diensten aanbieden.

Digitale transformatie verwijst naar het proces waarbij analoge informatie wordt omgezet in digitale formaten en digitale technologieën worden geïntegreerd in verschillende sectoren van de economie en de samenleving. Zowel kleine en middelgrote ondernemingen als grote bedrijven moeten profiteren van de vele kansen die digitalisering biedt. Bedrijven die de kansen van digitalisering onderkennen, zijn beter toegerust om toekomstige uitdagingen aan te gaan en duurzame groei te realiseren. Aan de andere kant is digitalisering geen voorbijgaande trend, maar een noodzaak voor kleine en middelgrote ondernemingen om op lange termijn succes te boeken.

Enkele voordelen van digitalisering voor kleine en middelgrote ondernemingen zijn:

• Meer efficiëntie en lagere kosten: Door digitale technologieën te gebruiken, kunnen kleine en middelgrote bedrijven hun interne processen automatiseren en stroomlijnen. Dit zorgt ervoor dat ze hun middelen efficiënter gebruiken en dat hun bedrijfskosten flink omlaag gaan. Door bijvoorbeeld gegevens te digitaliseren en geen grote archiefkasten meer nodig te hebben, kunnen bedrijven geld besparen op papier en huur. Geautomatiseerde processen kunnen ook veel tijd besparen.
  
• Concurrentievoordelen: Bedrijven die vroeg investeren in digitalisering kunnen aanzienlijke voordelen behalen ten opzichte van concurrenten die dat niet doen. Gedigitaliseerde bedrijfsprocessen, innovatieve producten of een sterke online aanwezigheid kunnen een grote bijdrage leveren aan het opbouwen van een sterke marktpositie.
  
• Nieuwe markten aanboren: Door te digitaliseren kunnen kleine en middelgrote bedrijven internationale markten betreden. Zo kunnen ze bijvoorbeeld e-commerceplatforms gebruiken om hun producten en diensten wereldwijd aan te bieden. Dit biedt grote groeikansen die voor de digitalisering alleen voor grote bedrijven waren weggelegd.
  
• Bevordering van innovatie: Digitale technologieën zoals AI, big data, virtual reality, robotica en het internet der dingen maken het voor kleine en middelgrote ondernemingen mogelijk om te innoveren en nieuwe producten en diensten te ontwikkelen. Deze innovaties kunnen kleine en middelgrote ondernemingen helpen om nieuwe bedrijfsgebieden te verkennen en te betreden.
  
• Flexibiliteit en wendbaarheid: Door digitalisering kunnen kleine en middelgrote bedrijven sneller reageren op veranderingen in de markt en op wat klanten willen. Daarnaast maken bijvoorbeeld cloudoplossingen en mobiele technologieën flexibele werkmodellen mogelijk en kunnen werknemers efficiënt samenwerken, waar ze ook zijn.
  
• Verbeterde zichtbaarheid: Naast traditionele advertentievormen zoals gedrukte advertenties, sponsoring of radiospotjes hebben bedrijven nu veel nieuwe manieren om op te vallen. Denk hierbij aan online en mobiele advertenties, e-mailmarketing, socialemediacampagnes en influencermarketing. Kleine en middelgrote ondernemingen kunnen zichzelf ook effectief en goedkoop promoten op hun eigen website.
  
• Verbeterde klantloyaliteit en bereik: Een aantrekkelijke online winkel of een gebruiksvriendelijke website kan de klantenservice verbeteren en de verkoop verhogen. Het is belangrijk om niet te onderschatten hoe digitaal de verwachtingen van klanten heeft veranderd. Klanten verwachten nu standaard snelle reacties op vragen, gepersonaliseerde oplossingen, efficiënte service en verschillende betalingsopties.
  
• Duurzaamheid: Digitalisering in kleine en middelgrote bedrijven kan ook bijdragen aan duurzamere bedrijfsvoering. Door toeleveringsketens te verbeteren, energiezuinige technologieën te gebruiken en minder papier te gebruiken, kunnen kleine en middelgrote bedrijven hun CO2-voetafdruk verkleinen en hun impact op het milieu verminderen.
  

Welke bedrijfsprocessen zijn echt geschikt om te digitaliseren?

Het potentieel van digitalisering voor kleine en middelgrote ondernemingen is bijna eindeloos, omdat bijna elk bedrijfsgebied en -proces kan worden verbeterd met digitale ideeën. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Betalingsverwerking: Met de juiste systemen kunnen bedrijven hun betalingsprocessen automatiseren en digitaliseren. Dit kan eenvoudig worden gedaan met Stripe Payments. Met Payments kan je betalingen snel en eenvoudig accepteren en beheren. Je kunt je klanten ook toegang bieden tot meer dan 100 betaalmethoden. Als je cashloze betalingen wilt implementeren op het verkooppunt met behulp van kaartlezers of mobiele apparaten en deze direct in je boekhouding wilt integreren, overweeg dan Stripe Terminal.
  
• Online verkoopplatforms: Het opzetten en optimaliseren van een online winkel kan bedrijven helpen hun bereik te vergroten en daarmee hun verkoopkansen te vergroten.
  
• Marketing en verkoop: Zoekmachineoptimalisatie en marketing maken je online beter zichtbaar en helpen je om potentiële klanten beter te bereiken. Hetzelfde geldt voor e-mail- en socialemediamarketing. En CRM-systemen maken gepersonaliseerde marketingcampagnes makkelijker en stroomlijnen het beheer van klantinteracties.
  
• Geautomatiseerde boekhouding en facturatie: Digitalisering voor kleine en middelgrote ondernemingen gaat niet alleen over het verbeteren van klantgerichte processen, maar ook over het verbeteren van interne processen. Digitale boekhoudsoftware vermindert handmatig werk, bespaart veel tijd en minimaliseert fouten. Met Stripe Invoicing kun je bijvoorbeeld snel en eenvoudig facturen genereren en versturen die voldoen aan de wettelijke vereisten. Dit geldt ook voor e-facturatie, dat vanaf 2025 verplicht wordt voor business-to-business (B2B) transacties in Duitsland. Stripe Billing kan je helpen met terugkerende facturatie en je ondersteunen bij het beheren van je rekeningen en het rechtstreeks vanuit het dashboard inzien van gedetailleerde financiële en omzetrapporten. Door gebruik te maken van dit soort tools besparen bedrijven middelen en krijgen ze ook een duidelijker beeld van hun financiële situatie, waardoor ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.
  
• Personeelsbeheer: HR-beheersoftware maakt het makkelijker om werknemersgegevens, prestatiebeoordelingen en opleidingsinitiatieven te beheren. Digitale platforms zorgen ook voor efficiëntere wervings-, sollicitantenbeheer- en onboardingprocessen.
  
• Communicatie en samenwerking: Interne en externe communicatie kan worden verbeterd door middel van videoconferenties en digitale vergaderingen, waardoor reiskosten kunnen worden bespaard. Cloudgebaseerde tools kunnen worden gebruikt om samenwerking te bevorderen en realtime documentverwerking mogelijk te maken, ongeacht de locatie. Bedrijven kunnen werknemers ook in staat stellen om thuis te werken.
  
• Productieprocessen en kwaliteitsbeheer: Door het gebruik van het internet der dingen en robotica kunnen productieprocessen worden geautomatiseerd, waardoor de productie van goederen aanzienlijk wordt versneld en fouten worden verminderd. Kwaliteitscontrole en -borging kunnen worden beheerd door digitale systemen die de productkwaliteit continu bewaken.
  
• Logistiek: Digitale oplossingen kunnen de traceerbaarheid van leveringen verbeteren en de communicatie met leveranciers makkelijker maken. Ook voorraad- en magazijnbeheer kunnen worden geoptimaliseerd.
  

Waarom en hoe moeten kleine en middelgrote ondernemingen een digitaliseringsstrategie ontwikkelen?

Digitalisering in kleine en middelgrote ondernemingen kan geleidelijk gebeuren, met de focus op specifieke oplossingen. Het is wel belangrijk om eerst een digitaliseringsplan te maken, zodat alle individuele inspanningen goed samenwerken en samen voordelen opleveren. Bij het ontwikkelen van een goed geplande digitaliseringsstrategie moet je deze stappen volgen:

• Analyseer de huidige situatie: De eerste stap is het analyseren en beoordelen van de huidige situatie. Welke bedrijfsprocessen zijn al gedigitaliseerd? Op welke gebieden is verbetering mogelijk? Welke nieuwe bedrijfsmodellen en gebieden kunnen worden aangepakt?
  
• De doelen bepalen: De tweede stap is om duidelijke doelen te stellen voor de digitaliseringsstrategie. Bepaal eerst welke gebieden en processen gedigitaliseerd moeten worden. Bepaal vervolgens de verwachte resultaten, zoals kostenbesparingen, hogere inkomsten of verbeterde klanttevredenheid.
  
• Zoek de juiste technologieën: Als de doelen eenmaal zijn bepaald, moet je kijken wat er allemaal nodig is. De organisatie moet kijken welke digitale technologieën en tools het beste passen bij de specifieke projecten die er zijn.
  
• Prioriteiten stellen en budgetteren: De volgende stap is het stellen van prioriteiten voor de gewenste acties of initiatieven. Welke initiatieven moeten als eerste worden uitgevoerd en welke zijn minder urgent? Deze vragen moeten worden beantwoord op basis van de vastgestelde doelen en het beschikbare budget. Het implementeren van nieuwe tools brengt kosten met zich mee die nauwkeurig moeten worden berekend.
  
• Train medewerkers: Medewerkers moeten worden getraind om vertrouwd te raken met nieuwe processen en technologieën. Daarom moeten kleine en middelgrote ondernemingen ervoor zorgen dat alle betrokkenen voldoende worden getraind.
  
• Monitoren en bijsturen: Tot slot moeten kleine en middelgrote ondernemingen manieren bedenken om te kijken hoe hun digitaliseringsstrategie gaat en of die werkt. Als het nodig is, kan de strategie worden aangepast op basis van nieuwe inzichten, ontwikkelingen en wat er op de markt gebeurt.
  

Afbeelding: Stappenplan voor het ontwikkelen van een digitaliseringsstrategie voor kleine en middelgrote ondernemingen

Welke financieringsprogramma's voor digitalisering zijn er voor kleine en middelgrote ondernemingen?

Veel organisaties in Duitsland bieden financieringsprogramma's voor digitalisering in het mkb. Bedrijven die advies of financiële steun zoeken voor hun digitaliseringsprojecten, moeten uitgebreide informatie verzamelen over de beschikbare programma's. De volgende lijst is slechts een selectie:

• go-digital: Het Duitse ministerie van Economische Zaken en Klimaatbescherming (BMWK) biedt go-digital subsidies voor adviesdiensten om kleine en middelgrote bedrijven te helpen bij het opzetten of uitbreiden van hun IT-systemen. De belangrijkste gebieden die onder go-digital vallen, zijn digitaliseringsstrategie, IT-beveiliging, bedrijfsprocessen, datageletterdheid en marktontwikkeling. Het subsidieert adviesdiensten tot 50%.
  
• Financieringsprogramma's van de deelstaten: Ook initiatieven en programma's op deelstaatniveau ondersteunen de financiering van digitaliseringsinspanningen van kleine en middelgrote ondernemingen. In Baden-Württemberg kunnen bedrijven Digitalisierungsprämie Plus aanvragen. Ze kunnen tussen € 5.000 en € 100.000 ontvangen voor de implementatie van nieuwe digitale systemen en de opleiding van werknemers. Kleine en middelgrote ondernemingen in Hessen kunnen via het DIGI-Zuschuss-programma financiering krijgen van € 4.000 tot € 10.000, terwijl bedrijven in Noordrijn-Westfalen tot € 40.000 aan Digitalisierungsgutscheine kunnen krijgen voor digitaliseringsdoeleinden. Soortgelijke financieringsprogramma's zijn beschikbaar in veel andere deelstaten.
  
• KfW Bank: Via de ERP-digitaliserings- en innovatielening, biedt KfW Bank stimuleringsleningen van € 25.000 tot € 25 miljoen aan Duitse bedrijven. Er wordt financiering verstrekt voor specifieke investeringen en werkkapitaal, en deze kan de volledige financieringsbehoefte van een innovatief bedrijf dekken.
  
• Andere programma's: Financiering voor digitalisering van kleine en middelgrote ondernemingen is niet alleen beschikbaar via programma's die speciaal voor kleine en middelgrote ondernemingen zijn ontworpen. Er zijn verschillende financieringsprogramma's met verschillende aandachtspunten die ook geschikt zijn voor kleine en middelgrote ondernemingen, mits zij aan de relevante vereisten voldoen. Het Centraal Innovatieprogramma voor het MKB (ZIM) is bijvoorbeeld een innovatiefinancieringsprogramma dat openstaat voor alle sectoren. Het ondersteunt innovatieve onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten (R&D) die leiden tot nieuwe producten, technische diensten of verbeterde productieprocessen. Dit programma is dus niet alleen gericht op het MKB, maar ook op onderzoeksinstellingen.