Las pequeñas y medianas empresas (pymes) constituyen la gran mayoría de las empresas en Alemania: 99 %. De cara al futuro, las pymes deben centrarse en la digitalización de sus procesos y servicios. La digitalización ofrece una amplia gama de oportunidades a las empresas al momento de reducir costos, optimizar los procesos empresariales y entrar en nuevos mercados.

Aquí explicaremos las ventajas de la digitalización para las pymes, por qué y cómo las empresas deben desarrollar una estrategia de digitalización y qué procesos empresariales son los más adecuados para la transformación digital.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las pymes?
  
• ¿Por qué es importante la digitalización para las pymes?
  
• ¿Qué procesos empresariales son especialmente adecuados para la digitalización?
  
• ¿Por qué y cómo deben desarrollar las pymes una estrategia de digitalización?
  
• ¿Qué programas de financiación de la digitalización existen para las pymes?
  

¿Qué son las pymes?

Pyme significa “pequeña y mediana empresa”. En Alemania, las pymes se definen en función del volumen de negocios y del número de empleados, a partir de la recomendación de la Comisión Europea 2003/361. Una empresa se clasifica como pymes si emplea a menos de 250 personas y tiene un volumen de negocios anual no superior a €50 millones y/o un balance general anual no superior a €43 millones. Existen diferentes umbrales que corresponden a las microempresas, las pequeñas empresas y las medianas empresas.

Umbrales de las pymes de la UE

Fuente: Oficina Federal de Estadística de Alemania

Los umbrales especificados se aplican a empresas particulares. En el caso de las empresas que forman parte de un grupo mayor, el volumen de negocios, los activos totales y el número de empleados deben calcularse en consecuencia en función del tamaño de la participación accionaria.

En 2021, la Oficina Federal de Estadística contabilizó alrededor de 3.1 millones de pymes en Alemania, que representaban el 29 % del volumen de negocios total generado. Alrededor del 55 % de los empleados de las empresas trabajan en pymes.

¿Cuál es la diferencia entre pyme y Startup?

Las pymes constituyen la columna vertebral de la economía alemana y suelen operar en sectores tradicionales, mientras que las Startup suelen experimentar con nuevos modelos de negocio. Las pymes pueden incluir tanto empresas nuevas como empresas consolidadas que llevan muchos años o décadas en el mercado. Las startups, por su parte, son típicamente empresas jóvenes, que no suelen tener más de cinco años. La clasificación de las pymes establecida en los umbrales indicados en el cuadro anterior regula con claridad el número de empleados y el volumen de negocios anual. Las Startups no están sujetas a ningún requisito específico en cuanto a esto.

¿Por qué es importante la digitalización para las pymes?

El Ministerio Federal de Economía y Protección del Clima define la digitalización como “el uso de datos y sistemas algorítmicos para desarrollar procesos, productos y modelos de negocio nuevos o mejorar los existentes”. Se distinguen cuatro aspectos: productos digitales, procesos, redes y modelos de negocio. Los productos digitales son servicios basados en datos que pueden utilizarse de forma independiente o integrarse en bienes físicos. Incluyen el software y las aplicaciones web.

Los procesos digitales son representaciones de la realidad basadas en datos que se utilizan para organizar y controlar los procesos. Cuando las empresas asignan procesos enteros como modelos de datos integrados, pueden, por ejemplo, gestionar tiendas en línea o automatizar su producción. La interconexión digital describe cómo se conectan los procesos particulares dentro de los sistemas digitales globales, ya sea dentro de la empresa o con terceros, como los clientes. Existen modelos de negocio digitales cuando las empresas ofrecen productos o servicios digitales a cambio de una comisión.

La transformación digital se refiere al proceso de convertir la información analógica en formatos digitales y de integrar las tecnologías digitales en diversos sectores de la economía y la sociedad. Tanto las pymes como las grandes empresas deben aprovechar las numerosas oportunidades que ofrece la digitalización. Las empresas que reconocen las oportunidades de la digitalización están mejor equipadas para afrontar los desafíos a futuro y lograr un crecimiento sostenible. Por otra parte, la digitalización no es una tendencia pasajera, sino una necesidad para que las pymes alcancen el éxito a largo plazo.

Entre algunos de los beneficios que la digitalización puede ofrecer a las pymes, se encuentran los siguientes:

• Aumento de la eficacia y reducción de los costos: a partir de la adopción de las tecnologías digitales, las pymes pueden automatizar y racionalizar los procesos internos. El resultado es un uso más eficiente de los recursos y una reducción significativa de los costos operativos. Por ejemplo, a partir de la digitalización de los datos y de la eliminación de la necesidad de almacenarlos en voluminosos archivadores, las empresas pueden ahorrar dinero en papel y alquiler. Los procesos automatizados también pueden ahorrar mucho tiempo.
  
• Ventajas competitivas: las empresas que invierten pronto en digitalización pueden obtener ventajas significativas frente a los competidores que no lo hacen. Los procesos empresariales digitalizados, los productos innovadores o una sólida presencia en línea pueden contribuir en gran medida a establecer una fuerte presencia en el mercado.
  
• Apertura de nuevos mercados: la digitalización permite a las pymes acceder a los mercados internacionales. Por ejemplo, las plataformas de comercio electrónico pueden utilizarse para ofrecer productos y servicios a escala mundial. Esto ofrece importantes oportunidades de crecimiento que antes de la digitalización solo estaban al alcance de las grandes empresas.
  
• Promoción de la innovación: las tecnologías digitales como la IA, los macrodatos, la realidad virtual, la robótica y la Internet de las cosas permiten a las pymes innovar y desarrollar nuevos productos y servicios. Estas innovaciones pueden ayudar a las pymes a explorar y entrar en nuevas áreas de negocios.
  
• Flexibilidad y agilidad: la digitalización permite a las pymes responder con mayor rapidez a los cambios del mercado y a las necesidades de los clientes. Además, las soluciones basadas en la nube y las tecnologías móviles, por ejemplo, facilitan modelos de trabajo flexibles y permiten a los empleados colaborar de forma eficaz desde cualquier lugar.
  
• Mayor visibilidad:además de los formatos publicitarios tradicionales como los anuncios impresos, los patrocinios o las publicidades de radio, las empresas disponen ahora de muchas formas nuevas de hacerse notar. Entre ellas se incluyen la publicidad en línea y móvil, el marketing por correo electrónico, las campañas en redes sociales y el marketing de personas influyentes. Las pymes también pueden promocionarse de forma eficaz y económica en su propio sitio web.
  
• Mayor lealtad del cliente y alcance:una tienda en línea atractiva o una página web fácil de usar pueden mejorar el servicio al cliente y aumentar las ventas. Es importante no subestimar cómo lo digital cambió las expectativas de los clientes. Ahora estos esperan respuestas rápidas a sus solicitudes de información, soluciones personalizadas, un servicio eficiente y una variedad de opciones de pago como norma.
  
• Sostenibilidad: la digitalización en las pymes también puede contribuir a prácticas empresariales más sostenibles. A partir de la optimización de las cadenas de suministro, de la adopción de tecnologías eficientes desde el punto de vista energético y de la reducción del consumo de papel, las pymes pueden reducir la huella de carbono y disminuir el impacto medioambiental.
  

¿Qué procesos empresariales son especialmente adecuados para la digitalización?

El potencial de la digitalización en las pymes es prácticamente ilimitado, ya que casi todas las áreas y procesos de la empresa pueden optimizarse utilizando conceptos digitales. A continuación, se brindan algunos ejemplos:

• Procesamiento de pagos: con la ayuda de los sistemas adecuados, las empresas pueden automatizar y digitalizar sus procesos de pago. Esto puede simplificarse con Stripe Payments. Con Payments, puedes aceptar y gestionar pagos de forma rápida y sencilla. También puedes ofrecer a los clientes la posibilidad de utilizar más de 100 métodos de pago. Si tu objetivo es implementar pagos sin dinero en efectivo en el punto de venta mediante lectores de tarjetas o dispositivos móviles e integrarlos directamente en la contabilidad, considera la posibilidad de explorar Stripe Terminal.
  
• Plataformas de venta en línea: la creación y optimización de una tienda en línea puede ayudar a las empresas a ampliar su alcance y aumentar así sus oportunidades de venta.
  
• Marketing y ventas: la optimización de los motores de búsqueda y el marketing mejoran la visibilidad en línea y permiten a las empresas dirigirse a sus clientes potenciales con mayor eficacia. Lo mismo ocurre con el marketing por correo electrónico y redes sociales. Y los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) facilitan las campañas de marketing personalizadas y agilizan la gestión de la interacción con los clientes.
  
• Contabilidad y facturación automatizadas: la digitalización en las pymes no consiste solo en optimizar los procesos de cara al cliente; también se trata de optimizar los procesos internos. El software de contabilidad digital reduce el esfuerzo manual, ahorra mucho tiempo y minimiza los errores. Con Stripe Invoicing, por ejemplo, puede generar y enviar facturas conformes con la normativa legal de forma rápida y sencilla. Esto también se aplica a la facturación electrónica, que será obligatoria en las transacciones Business to business (B2B) en Alemania a partir de 2025. Stripe Billing puede admitir la facturación recurrente y ayudar a gestionar las cuentas y a acceder a informes detallados financieros y de ingresos directamente desde el Dashboard. Con herramientas como éstas, las empresas ahorran recursos y también obtienen una visión más clara de su estado financiero, lo que les permite tomar decisiones más fundamentadas.
  
• Gestión de personal: el software de gestión de RR. HH. simplifica la gestión de los datos de los empleados, las revisiones del rendimiento y las iniciativas de formación. Las plataformas digitales también permiten acceder a procesos más eficientes de contratación, de gestión de solicitudes y de onboarding.
  
• Comunicación y colaboración: las comunicaciones internas y externas pueden mejorarse mediante videoconferencias y reuniones digitales, lo que ayuda a reducir los gastos de desplazamiento. Las herramientas basadas en la nube pueden utilizarse para fomentar la colaboración y permitir el procesamiento de documentos en tiempo real independientemente del lugar en el que se encuentren. Las empresas también pueden permitir a sus empleados trabajar a distancia desde casa.
  
• Procesos de producción y gestión de la calidad: el uso de la Internet de las cosas y la robótica pueden automatizar los procesos de producción, lo que acelera de forma significativa la fabricación de bienes y reduce los errores. El control y la garantía de calidad pueden gestionarse mediante sistemas digitales que supervisen continuamente la calidad de los productos.
  
• Logística:las soluciones digitales pueden mejorar la trazabilidad de las entregas y facilitar la comunicación con los proveedores. También se puede optimizar la gestión de inventarios y almacenes.
  

¿Por qué y cómo deben desarrollar las pymes una estrategia de digitalización?

La digitalización en las pymes puede ocurrir de forma gradual y centrarse en soluciones selectivas. Sin embargo, es importante crear primero un plan de digitalización para garantizar que todos los esfuerzos particulares funcionen bien juntos y produzcan beneficios combinados. El desarrollo de una estrategia de digitalización bien planificada debe seguir estos pasos:

• Analizar la situación actual: el primer paso consiste en analizar y evaluar la situación actual. ¿Qué procesos empresariales están ya digitalizados? ¿Qué áreas ofrecen potencial de mejora? ¿Qué nuevos modelos de negocio y áreas pueden abordarse?
  
• Definir los objetivos: el segundo paso consiste en fijar objetivos claros en relación con la estrategia de digitalización. En primer lugar, identifica las áreas y los procesos que deben digitalizarse. A continuación, determina los resultados esperados, como el ahorro de costos, el aumento de los ingresos o la mejora de la satisfacción del cliente.
  
• Identificar las tecnologías pertinentes: una vez definidos los objetivos, deben establecerse los requisitos necesarios. La organización debe evaluar qué tecnologías y herramientas digitales son apropiadas para los proyectos específicos en cuestión.
  
• Priorizar y presupuestar: el siguiente paso es otorgar prioridad a las acciones o iniciativas deseadas. ¿Qué iniciativas deben ponerse en marcha primero y cuáles son menos urgentes? Estas preguntas deben responderse en función de los objetivos establecidos y del presupuesto disponible. La implementación de nuevas herramientas conlleva un costo que debe calcularse con precisión.
  
• Formar a los empleados: hay que formar a los empleados para que se familiaricen con los nuevos procesos y tecnologías. Por lo tanto, las pymes deben asegurarse de que todas las personas implicadas reciban la formación adecuada.
  
• Monitorear y ajustar: por último, las pymes deben establecer mecanismos para monitorear el progreso y el éxito de la estrategia de digitalización. Si es necesario, la estrategia puede ajustarse en función de los nuevos conocimientos, desarrollos y requisitos del mercado.
  

Gráfico: hoja de ruta para desarrollar la estrategia de digitalización de las pymes

¿Qué programas de financiación de la digitalización existen para las pymes?

Muchas organizaciones en Alemania ofrecen programas de financiación de la digitalización en las pymes. Las empresas que busquen asesoramiento o apoyo financiero para sus proyectos de digitalización deben recabar información exhaustiva sobre los programas disponibles. La siguiente lista es solo una selección:

• go-digital: El Ministerio Federal de Economía y Protección del Clima (BMWK) ofrece becas de go-digitalpara servicios de consultoría que ayuden a las pymes a crear o ampliar sus sistemas informáticos. Entre las principales áreas que abarca go-digital, se incluyen la estrategia de digitalización, la seguridad informática, los procesos empresariales, la alfabetización informática y el desarrollo del mercado. Se subvencionan los servicios de consultoría hasta en un 50 %.
  
• Programas de financiación estatales: las iniciativas y programas estatales también admiten la financiación de los esfuerzos de digitalización de las pymes. En Baden-Württemberg, las empresas pueden solicitar Digitalisierungsprämie Plus. Pueden recibir entre €5000 y €100,000 para implantar nuevos sistemas digitales y formar a los empleados. Las pymes de Hesse pueden recibir fondos de entre €4000 y €10000 a través del programa DIGI-Zuschuss, mientras que las empresas de Renania Norte-Westfalia pueden recibir hasta €40,000 en Digitalisierungsgutscheine para fines de digitalización. Existen programas de fondos similares en muchos otros estados federales.
  
• KfW Bank: a través del préstamo para la digitalización e innovación de ERP , el Banco KfW ofrece préstamos promocionales de entre €25,000 y €25 millones de euros a empresas alemanas. Los fondos se conceden para inversiones específicas y capital circulante y pueden cubrir la totalidad de las necesidades de financiación de una empresa innovadora.
  
• Otros programas: la financiación de la digitalización para las pymes no solo está disponible a través de programas diseñados específicamente para pequeñas y medianas empresas. Existen varios programas de financiación con diferentes enfoques que también son adecuados para las pymes, siempre que cumplan los requisitos pertinentes. Por ejemplo, el Programa Central de Innovación para las pymes (ZIM) es un programa de financiación de la innovación abierto a todos los sectores. Este programa admite proyectos innovadores de investigación y desarrollo (I+D) que den lugar a nuevos productos, servicios técnicos o procesos de producción mejorados. Por consiguiente, este programa no solo está dirigido a las pymes, sino también a las instituciones de investigación.