Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bilden mit 99 Prozent die am häufigsten vertretene Unternehmensform in Deutschland. KMU sollten sich mit den Aspekten und Möglichkeiten der Digitalisierung beschäftigen, damit sie zukunfts- und wettbewerbsfähig bleiben, denn die Digitalisierung bietet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, um Kosten zu senken, Geschäftsprozesse zu optimieren und neue Märkte zu erschließen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile die Digitalisierung in KMU mit sich bringt, warum und wie Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie entwickeln sollten und welche Geschäftsprozesse sich besonders für eine digitale Transformation eignen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind KMU?
  
• Warum ist die Digitalisierung für KMU wichtig?
  
• Bei welchen Geschäftsprozessen können KMU besonders von der Digitalisierung profitieren?
  
• Warum und wie sollten KMU eine Digitalisierungsstrategie entwickeln?
  
• Welche Förderprogramme zur Digitalisierung können KMU in Anspruch nehmen?
  

Was sind KMU?

Die Abkürzung KMU steht für „kleine und mittlere Unternehmen“. In Anlehnung an die Empfehlung 2003/361 der Europäischen Kommission werden in Deutschland KMU anhand ihres Umsatzes sowie der Anzahl ihrer Beschäftigten definiert. Wenn ein Unternehmen einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen € oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Millionen € aufweist sowie weniger als 250 Menschen beschäftigt, zählt es zu den KMU. Unterschieden werden hierbei Schwellenwerte für Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen.

KMU-Schwellenwerte der EU

Quelle: Statistisches Bundesamt

Die angegebenen Schwellenwerte gelten für Einzelunternehmen. Bei Unternehmen, die Teil einer größeren Gruppe sind, müssen in Abhängigkeit der Beteiligungshöhe entsprechend die Umsätze, Bilanzsummen sowie die Anzahl der Beschäftigten bestimmt werden.

Das Statistische Bundesamt zählte 2021 rund 3,1 Millionen KMU in Deutschland, die für 29 % des erwirtschafteten Umsatzes verantwortlich waren. Rund 55 % der in Unternehmen Beschäftigten arbeiten in KMU.

Wie unterscheiden sich KMU von Start-ups?

KMU bilden das Rückgrat der deutschen Wirtschaft und sind häufig in traditionellen Branchen tätig, während Start-ups oft mit neuen Geschäftsmodellen experimentieren. KMU können sowohl neue als auch etablierte Unternehmen umfassen, die bereits seit vielen Jahren oder Jahrzehnten bestehen. Als Start-ups werden hingegen typischerweise junge Unternehmen bezeichnet, die nicht älter als fünf Jahre sind. Die Anzahl der Beschäftigten und der Jahresumsatz sind für eine Klassifizierung als KMU anhand der oben genannten Schwellenwerte klar geregelt. Start-ups unterliegen in diesen Punkten keinen konkreten Vorgaben.

Warum ist die Digitalisierung für KMU wichtig?

Das Bundeswirtschaftsministerium definiert Digitalisierung als „die Verwendung von Daten und algorithmischen Systemen für neue oder verbesserte Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle“. Unterschieden werden vier Dimensionen: digitale Produkte, Prozesse, Vernetzung und Geschäftsmodelle. Digitale Produkte sind datenbasierte Dienste, die allein oder eingebunden in physische Güter genutzt werden. Dies meint unter anderem Software oder Web-Anwendungen. Bei digitalen Prozessen geht es um die datenbasierte Darstellung der Realität zur Organisation und Steuerung von Prozessen. Wenn Unternehmen komplette Prozesse als integrierte Datenmodelle abbilden, können sie beispielsweise Online-Shops betreiben oder ihre Produktion automatisieren. Digitale Vernetzung beschreibt das Ausmaß der Verbindung einzelner Prozesse in digitalen Gesamtsystemen – unternehmensintern oder mit Dritten wie Kundinnen und Kunden. Digitale Geschäftsmodelle liegen vor, wenn Unternehmen digitale Produkte gegen Entgelt bereitstellen.

Digitale Transformation bezeichnet demnach den Prozess der Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate sowie die Integration digitaler Technologien in verschiedene Bereiche von Wirtschaft und Gesellschaft. Nicht nur große Unternehmen, sondern auch KMU sollten die vielfältigen Möglichkeiten nutzen, die sich durch die Digitalisierung ergeben. Unternehmen, die die Chancen der Digitalisierung erkennen, sind besser gerüstet, um die Herausforderungen der Zukunft zu meistern und nachhaltig zu wachsen. Im Umkehrschluss kann auch festgehalten werden: Digitalisierung ist kein vorübergehender Trend, sondern eine Notwendigkeit für KMU, um langfristig erfolgreich zu sein.

Eine Digitalisierung in KMU kann unter anderem die folgenden Vorteile bieten:

• Effizienzsteigerung und Kostensenkung: Durch die Einführung digitaler Technologien können KMU ihre internen Prozesse automatisieren und optimieren. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen und einer signifikanten Reduzierung von Betriebskosten. Ganz konkret können beispielsweise Kosten für Papier oder Mieten gespart werden – wenn Daten digital vorliegen und nicht mehr in raumgreifenden Aktenschränken abgelegt werden müssen. Zudem können automatisierte Prozesse viel Zeit sparen.
  
• Wettbewerbsvorteile: Unternehmen, die frühzeitig in die Digitalisierung investieren, können sich gegenüber Wettbewerbern, die dies nicht tun, entscheidende Vorteile verschaffen. Digitalisierte Geschäftsprozesse, innovative Produkte oder eine starke Online-Präsenz können maßgeblich dazu beitragen, sich im Markt zu behaupten.
  
• Erschließung neuer Märkte: Die Digitalisierung eröffnet KMU den Zugang zu internationalen Märkten. Beispielsweise können durch E-Commerce-Plattformen weltweit Produkte und Dienstleistungen angeboten werden. Dies bietet enorme Wachstumschancen, die vor der Digitalisierung ausschließlich großen Unternehmen vorbehalten waren.
  
• Innovationsförderung: Digitale Technologien wie KI, Big Data, virtuelle Realität, Robotik oder das Internet der Dinge ermöglichen es KMU, innovative Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln. Diese Innovationen können dazu beitragen, sich neue Geschäftsfelder zu erschließen.
  
• Flexibilität und Agilität: Digitalisierung ermöglicht es KMU, schneller auf Marktveränderungen und Kundenbedürfnisse zu reagieren. Zudem unterstützen beispielsweise Cloud-basierte Lösungen und mobile Technologien flexible Arbeitsmodelle und ermöglichen es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ortsunabhängig und effizient zusammenzuarbeiten.
  
• Höhere Sichtbarkeit: Eine KMU-Digitalisierung kann die öffentliche Sichtbarkeit erhöhen. Neben den traditionellen Werbeformaten wie Print-Anzeigen, Sponsoring oder Rundfunkwerbung stehen Unternehmen nun zahlreiche neue Möglichkeiten zur Verfügung, um auf sich aufmerksam zu machen. Hierzu zählen unter anderem Online- und Mobile-Werbung, E-Mail-, Social-Media- oder Influencer-Marketing. Darüber hinaus können sich KMU kostengünstig auf einer eigenen Website präsentieren.
  
• Bessere Kundenbindung und -erreichbarkeit: Ein ansprechend gestalteter Online-Shop oder eine benutzerfreundliche Website kann den Kundenservice verbessern und den Umsatz steigern. Es sollte dabei nicht unterschätzt werden, dass sich im Rahmen der Digitalisierung die Ansprüche der Kundinnen und Kunden verändert haben. Eine schnelle Reaktion auf Anfragen, individuelle Lösungen, ein effektiver Service oder die Auswahl verschiedener Zahlungsoptionen werden mittlerweile als Standard vorausgesetzt.
  
• Nachhaltigkeit: Digitalisierung im KMU kann auch zu einer nachhaltigeren Unternehmensführung beitragen. Durch die Optimierung von Lieferketten, den Einsatz energieeffizienter Technologien und die Reduzierung des Papierverbrauchs können KMU ihren ökologischen Fußabdruck verringern und die Umwelt entlasten.
  

Bei welchen Geschäftsprozessen können KMU besonders von der Digitalisierung profitieren?

Die Möglichkeiten der Digitalisierung für KMU sind nahezu grenzenlos, da sich fast jeder
Geschäftsbereich und -prozess mithilfe digitaler Konzepte optimieren lässt. Nachfolgend sind einige Beispiele genannt:

• Zahlungsabwicklung: Mithilfe entsprechender Systeme können Unternehmen ihre Zahlungsvorgänge digitalisieren. Ganz einfach geht das mit Stripe Payments. Mit Payments können Sie Zahlungen schnell und unkompliziert akzeptieren und verwalten. Darüber hinaus ermöglichen Sie Ihrer Kundschaft so Zugang zu über 100 Zahlungsmethoden. Wenn Sie bargeldlose Zahlungen am Point-of-Sale mit Kartenlesegeräten oder auf mobilen Endgeräten anbieten und diese direkt in Ihre Buchhaltung implementieren möchten, entdecken Sie Stripe Terminal.
  
• Online-Verkaufsplattformen: Der Aufbau und die Optimierung eines Online-Shops kann Unternehmen helfen, ihre Reichweite und damit ihre Verkaufschancen zu erhöhen.
  
• Marketing und Vertrieb: Suchmaschinenoptimierung und -marketing verbessern die Online-Sichtbarkeit und ermöglichen Unternehmen eine gezielte Ansprache potenzieller Kundinnen und Kunden. Dies gilt auch für E-Mail- oder Social-Media-Marketing. CRM-Systeme können helfen, personalisierte Marketingkampagnen durchzuführen und die Kundeninteraktionen effizienter zu verwalten.
  
• Automatisierte Buchhaltung und Rechnungsstellung: Die Digitalisierung in KMU dient jedoch nicht nur der Prozessoptimierung auf Kundenseite – auch interne Prozesse können optimiert werden. Eine digitale Buchhaltungssoftware reduziert den manuellen Aufwand, spart viel Zeit und minimiert Fehler. Mit Stripe Invoicing können Sie beispielsweise schnell und einfach rechtskonforme Rechnungen erstellen und versenden. Dies gilt auch für E-Rechnungen, die ab 2025 im B2B-Geschäftsverkehr verpflichtend sind. Stripe Billing unterstützt Sie bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung und ermöglicht es Ihnen, Ihre Konten zu verwalten sowie ausführliche Finanz- und Umsatzberichte direkt im Dashboard abzurufen. Mit Tools wie diesen sparen Unternehmen nicht nur Ressourcen, sondern sie erhalten auch einen besseren Überblick über ihre finanzielle Situation und können fundierte Entscheidungen treffen.
  
• Personalmanagement: Eine Software für das Personalmanagement erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Leistungsbewertungen oder Weiterbildungsmaßnahmen. Zudem ermöglichen digitale Plattformen eine effizientere Rekrutierung, Bewerberverwaltung und Onboarding-Prozesse.
  
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Die interne und externe Kommunikation kann durch Videokonferenzen und digitale Meetings erleichtert werden und gleichzeitig Reisekosten senken. Mit Cloud-basierten Tools können Unternehmen die Zusammenarbeit fördern und beispielsweise eine standortunabhängige Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit ermöglichen. Auf diese Weise können Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch die Möglichkeit geben, im Home-Office zu arbeiten.
  
• Produktionsprozesse und Qualitätsmanagement: Der Einsatz von IoT und Robotik kann die Produktion von Gütern automatisieren, wesentlich beschleunigen und Fehler reduzieren. Die Qualitätskontrolle und -sicherung kann von digitalen Systemen übernommen werden, die kontinuierlich die Produktqualität überwachen.
  
• Logistik: Digitale Lösungen können die Nachverfolgbarkeit von Lieferungen sowie die Kommunikation mit Lieferantinnen und Lieferanten verbessern. Darüber hinaus ist es möglich, die Bestands- und Lagerverwaltung zu optimieren.
  

Warum und wie sollten KMU eine Digitalisierungsstrategie entwickeln?

Die Digitalisierung in KMU kann schrittweise erfolgen und auf punktuelle Lösungen ausgerichtet sein. Es ist jedoch wichtig, zunächst eine Digitalisierungsstrategie festzulegen, damit die Einzelmaßnahmen schließlich zusammenwirken und Synergieeffekte erzielen können. Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie sollte anhand der folgenden sieben Schritte entwickelt werden.

• Analyse der Ausgangssituation: Zunächst sollte der Status Quo analysiert und bewertet werden. Welche Prozesse sind im Unternehmen bereits digitalisiert? Welche Bereiche bieten Verbesserungspotenzial? Welche neuen Geschäftsmodelle und -felder sind möglich?
  
• Festlegung der Ziele: Im zweiten Schritt werden klare Ziele definiert, die mit der Digitalisierungsstrategie erreicht werden sollen. Es muss einerseits festgelegt werden, welche Bereiche und Prozesse digitalisiert werden, andererseits sollten auch die dadurch zu erwartenden Effekte bestimmt werden – beispielsweise im Hinblick auf die Kostenersparnis, eine Umsatzsteigerung oder eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
  
• Identifikation relevanter Technologien: Wenn klar ist, was passieren soll, müssen die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen werden. Das Unternehmen sollte sich informieren, welche digitalen Technologien und Tools für die konkreten Vorhaben geeignet sind.
  
• Priorisierung und Budgetierung: Im nächsten Schritt sollten die gewünschten Maßnahmen priorisiert werden. Welche Maßnahmen werden als erstes umgesetzt und welche sind weniger dringend? Fragen wie diese sollten vor dem Hintergrund der gesteckten Ziele sowie des zur Verfügung stehenden Budgets beantwortet werden. Die Implementierung neuer Tools verursacht Kosten, die exakt kalkuliert werden sollten.
  Schulungen: Die Mitarbeiter/innen müssen mit neuen Abläufen und Technologien vertraut gemacht werden. Daher sollten KMU alle involvierten Personen ausreichend schulen.
  
• Monitoring und Anpassung: Im letzten Schritt sollten KMU-Mechanismen zur Überwachung der Fortschritte und Erfolge ihrer Digitalisierungsstrategie implementieren. Bei Bedarf kann die Strategie an neue Erkenntnisse, Entwicklungen und Marktanforderungen angepasst werden.
  

Grafik: Roadmap Entwicklung Digitalisierungsstrategie für KMU

Welche Förderprogramme zur Digitalisierung können KMU in Anspruch nehmen?

Die Förderung der Digitalisierung in KMU wird in Deutschland von vielen Stellen angeboten. Unternehmen, die Beratung oder finanzielle Unterstützung für ihre Digitalisierungsprojekte benötigen, sollten sich umfassend über die vorhandenen Programme informieren. Die folgende Auflistung ist lediglich eine Auswahl:

• go-digital: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) unterstützt mit einem Zuschuss für Beratungsleistungen, wenn KMU ihre IT-Systeme auf- oder ausbauen möchten. Dabei stehen vor allem die Themen Digitalisierungsstrategie, IT-Sicherheit, Geschäftsprozesse, Datenkompetenz und Markterschließung im Vordergrund. go-digital bezuschusst die entsprechenden Beratungsleistungen mit bis zu 50 %.
  
• Förderprogramme der Bundesländer: Die KMU-Förderung zur Digitalisierung wird auch auf Landesebene durch spezifische Programme und Initiativen unterstützt. In Baden-Württemberg können Unternehmen die Digitalisierungsprämie Plus beantragen. Sie erhalten zwischen 5.000 und 100.000 € für Einführung neuer digitaler Systeme sowie Schulungen der Mitarbeiter/innen. Fördergelder zwischen 4.000 und 10.000 € bekommen KMU in Hessen mit dem Digi-Zuschuss und bis zu 40.000 € gehen an Unternehmen in Nordrhein-Westfalen in Form der Digitalisierungsgutscheine. Darüber hinaus gibt es in vielen anderen Bundesländern vergleichbare Förderprogramme.
  
• KfW Bank: Mit dem ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit vergibt die KfW-Bank Förderkredite zwischen 25.000 und 25 Millionen € an deutsche Unternehmen. Gefördert werden Ausgaben in konkrete Investitionen und Betriebsmittel sowie in den „gesamten Finanzierungsbedarf eines innovativen Unternehmens“.
  
• Weitere Programme: Eine Förderung der Digitalisierung bei KMU ist nicht nur durch Programme möglich, die sich explizit an kleine und mittlere Unternehmen richten. Es gibt zahlreiche Förderprogramme mit anderen Schwerpunkten, die ebenfalls für KMU in Frage kommen – vorausgesetzt sie erfüllen die jeweiligen Voraussetzungen. Ein Beispiel ist das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM), ein branchenoffenes Förderprogramm zur Innovationsförderung. Gefördert werden anspruchsvolle Forschungs- und Entwicklungsprojekte, die zu neuen Produkten, technischen Dienstleistungen oder besseren Produktionsverfahren führen. Aus diesem Grund richtet sich das Programm nicht nur an mittelständische Unternehmen, sondern auch Forschungseinrichtungen.