Små och medelstora företag (SME) utgör majoriteten av företagen i Tyskland: 99 %. Inför framtiden bör små och medelstora företag fokusera på att digitalisera sina processer och tjänster. Digitalisering erbjuder ett brett spektrum av möjligheter för företag att minska kostnaderna, optimera business-to-business-processer och komma in på nya marknader.

Här förklarar vi fördelarna med digitalisering för små och medelstora företag, varför och hur företag bör utveckla en digitaliseringsstrategi och vilka processer som lämpar sig bäst för digital omvandling.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är små och medelstora företag?
  
• Varför är digitalisering viktigt för små och medelstora företag?
  
• Vilka processer är särskilt lämpade för digitalisering?
  
• Varför och hur ska små och medelstora företag utveckla en digitaliseringsstrategi?
  
• Vilka finansieringsprogram för digitalisering finns det för små och medelstora företag?
  

Vad är små och medelstora företag?

SME står för ”small and medium-sized enterprise”, dvs. små och medelstora företag. I Tyskland definieras små och medelstora företag baserat på omsättning och antal anställda, i enlighet med Europeiska kommissionens rekommendation 2003/361. Ett företag klassificeras som SME om det sysselsätter färre än 250 personer och har en årlig omsättning på högst 50 miljoner EUR och/eller en årlig balansräkning på högst 43 miljoner EUR. Det finns olika tröskelvärden för mikroföretag, små och medelstora företag.

EU:s tröskelvärden för små och medelstora företag

Källa: Tysklands statistiska centralbyrå

De angivna tröskelvärdena gäller för enskilda företag. För företag som ingår i en större koncern måste omsättningen, de totala tillgångarna och antalet anställda beräknas på motsvarande sätt, baserat på storleken på aktieinnehavet.

År 2021 räknade den statistiska centralbyrån till cirka 3,1 miljoner små och medelstora företag i Tyskland, vilka stod för 29 % av den totala omsättningen. Cirka 55 % av företagsanställda arbetar i små och medelstora företag.

Vad är skillnaden mellan små och medelstora företag och startups?

Små och medelstora företag utgör ryggraden i den tyska ekonomin och är ofta verksamma inom traditionella sektorer, medan startups ofta experimenterar med nya affärsmodeller. Små och medelstora företag kan omfatta både nya företag och etablerade företag som har funnits i många år eller årtionden. Startups är å andra sidan typiskt sett unga företag, vanligtvis inte mer än fem år gamla. Klassificeringen av små och medelstora företag baserad på de tröskelvärden som anges i tabellen ovan reglerar tydligt antalet anställda och årsomsättningen. Startups omfattas inte av några specifika krav i detta avseende.

Varför är digitalisering viktigt för små och medelstora företag?

Det federala ministeriet för konomi och klimatskydd definierar digitalisering som ”användningen av data och algoritmiska system för att utveckla nya eller förbättra befintliga processer, produkter och affärsmodeller”. Fyra aspekter urskiljs: digitala produkter, processer, nätverk och affärsmodeller. Digitala produkter är databaserade tjänster som kan användas självständigt eller integreras i fysiska varor. De inkluderar programvara och webbapplikationer.

Digitala processer är databaserade representationer av verkligheten som används för att organisera och styra processer. När företag kartlägger hela processer som integrerade datamodeller kan de t.ex. driva webbutiker eller automatisera sin produktion. Digitala nätverk beskriver hur enskilda processer ansluts till övergripande digitala system, antingen inom företaget eller med tredje part, som t.ex. kunder. Digitala affärsmodeller finns när företag erbjuder digitala produkter eller tjänster mot en avgift.

Med digital omvandling avses processen att omvandla analog information till digitala format och integrera digital teknik i olika sektorer av ekonomin och samhället. Både små och medelstora företag och stora företag bör dra nytta av de många möjligheter som digitaliseringen erbjuder. Företag som inser digitaliseringens möjligheter är bättre rustade för att möta framtida utmaningar och uppnå hållbar tillväxt. Å andra sidan är digitaliseringen inte en övergående trend, utan en nödvändighet för att små och medelstora företag ska nå långsiktig framgång.

Några av de fördelar som digitaliseringen kan innebära för små och medelstora företag är

• Ökad effektivitet och minskade kostnader: Genom att använda digital teknik kan små och medelstora företag automatisera och effektivisera sina interna processer. Detta leder till en effektivare användning av resurser och en betydande minskning av driftskostnaderna. Genom att t.ex. digitalisera data och eliminera behovet av förvaring i klumpiga arkivskåp kan företagen spara pengar på papper och hyra. Automatiserade processer kan också spara mycket tid.
  
• Konkurrensfördelar: Företag som investerar tidigt i digitalisering kan få betydande fördelar jämfört med konkurrenter som inte gör det. Digitaliserade business-to-business-processer, innovativa produkter eller en robust onlinenärvaro kan räcka långt för att etablera en stark marknadsnärvaro.
  
• Öppna upp nya marknader: Digitaliseringen gör det möjligt för små och medelstora företag att få tillgång till internationella marknader. Plattformar för e-handel kan till exempel användas för att erbjuda produkter och tjänster globalt. Detta ger betydande tillväxtmöjligheter som före digitaliseringen endast var tillgängliga för stora företag.
  
• Främjande av innovation: Digital teknik som AI, big data, virtual reality, robotteknik och Internet of Things gör det möjligt för små och medelstora företag att vara innovativa och utveckla nya produkter och tjänster. Dessa innovationer kan hjälpa små och medelstora företag att utforska och gå in på nya affärsområden.
  
• Flexibilitet och smidighet: Digitaliseringen gör det möjligt för små och medelstora företag att reagera snabbare på förändringar på marknaden och på kundernas behov. Dessutom underlättar exempelvis molnbaserade lösningar och mobil teknik flexibla arbetsmodeller och gör det möjligt för anställda att samarbeta effektivt från vilken plats som helst.
  
• Förbättrad synlighet: Förutom traditionella annonsformat som tryckta annonser, sponsring eller radioreklam har företag nu många nya sätt att synas. Det handlar bland annat om reklam på nätet och i mobilen, marknadsföring via e-post, kampanjer i sociala medier och influencer-marknadsföring. Små och medelstora företag kan också marknadsföra sig effektivt och billigt på sin egen webbplats.
  
• Förbättrad kundlojalitet och uppsökande verksamhet: En attraktiv webbutik eller en användarvänlig webbplats kan förbättra kundservicen och öka försäljningen. Det är viktigt att inte underskatta hur digitaliseringen har förändrat kundernas förväntningar. Kunderna förväntar sig nu snabba svar på förfrågningar, personliga lösningar, effektiv service och en mängd olika betalningsalternativ som standard.
  
• Hållbarhet: Digitaliseringen i små och medelstora företag kan också bidra till mer hållbara affärsmetoder. Genom att optimera leveranskedjorna, använda energieffektiv teknik och minska pappersförbrukningen kan små och medelstora företag minska sitt koldioxidavtryck och sin miljöpåverkan.
  

Vilka processer är särskilt lämpade för digitalisering?

Digitaliseringens potential för små och medelstora företag är praktiskt taget obegränsad, eftersom nästan alla affärsområden och processer kan optimeras med hjälp av digitala koncept. Här är några exempel:

• Betalningsbehandling: Med hjälp av lämpliga system kan företag automatisera och digitalisera sina processer för betalningar. Detta kan göras enkelt med Stripe Payments. Med Payments kan du ta emot betalningar och hantera dem snabbt och enkelt. Du kan också erbjuda dina kunder tillgång till över 100 betalningsmetoder. Om du vill implementera kontantfria betalningar vid POS-system med hjälp av kortterminal eller mobila enheter och integrera dem direkt i din bokföring, kan du utforska Stripe Terminal.
  
• Onlineförsäljningsplattformar: Att skapa och optimera en onlinebutik kan hjälpa företag att utöka sin räckvidd och därmed öka sina försäljningsmöjligheter.
  
• Marknadsföring och försäljning: Sökmotoroptimering och marknadsföring förbättrar synligheten på nätet och gör det möjligt för företag att nå potentiella kunder mer effektivt. Detsamma gäller för marknadsföring via e-post och sociala medier. System för hantering av kundrelationer (CRM) underlättar personliga marknadsföringskampanjer och effektiviserar hanteringen av kundinteraktioner.
  
• Automatiserad bokföring och fakturering: Digitalisering för små och medelstora företag handlar inte bara om att optimera processer som vänder sig till kunder, utan även om att optimera interna processer. Digitala program för konton minskar det manuella arbetet, sparar mycket tid och minimerar antalet fel. Med Stripe Invoicing kan du till exempel snabbt och enkelt generera och skicka fakturor som uppfyller juridiska krav. Detta gäller även e-fakturering, som kommer att vara obligatoriskt i business-to-business-transaktioner (B2B) i Tyskland från och med 2025. Stripe Billing kan stötta dig med återkommande fakturering och hjälpa dig att hantera dina konton och få tillgång till detaljerade ekonomi- och intäktsrapporter direkt från Dashboard. Genom att använda verktyg som dessa sparar företag resurser och får också en tydligare bild av sin finansiella status – vilket gör att de kan fatta mer välgrundade beslut.
  
• Personalhantering: Programvara för personalhantering förenklar hanteringen av medarbetardata, granskningar av prestationer och utbildningsinitiativ. Digitala plattformar möjliggör också effektivare processer för rekrytering, hantering av sökande och onboarding.
  
• Kommunikation och samarbete: Intern och extern kommunikation kan förbättras genom videokonferenser och digitala möten, vilket bidrar till att minska resekostnaderna. Molnbaserade verktyg kan användas för att främja samarbete och möjliggöra behandling av dokument i realtid, oavsett var man befinner sig. Företag kan också göra det möjligt för anställda att distansarbeta hemifrån.
  
• Produktionsprocesser och kvalitetsstyrning: Med hjälp av Internet of Things och robotteknik kan produktionsprocesser automatiseras, vilket avsevärt påskyndar tillverkningen av varor och minskar antalet fel. Kvalitetskontroll och kvalitetssäkring kan skötas med hjälp av digitala system som kontinuerligt övervakar produktkvaliteten.
  
• Logistik: Digitala lösningar kan förbättra spårbarheten av leveranser och underlätta kommunikationen med leverantörer. Även inventering och lagerhantering kan optimeras.
  

Varför och hur ska små och medelstora företag utveckla en digitaliseringsstrategi?

Digitaliseringen i små och medelstora företag kan ske gradvis, med fokus på selektiva lösningar. Det är dock viktigt att först skapa en digitaliseringsplan för att säkerställa att alla individer arbetar bra tillsammans och ger kombinerade fördelar. Att utveckla en välplanerad digitaliseringsstrategi bör följa dessa steg:

• Analysera nuläget: Det första steget är att analysera och bedöma nuläget. Vilka processer är redan digitaliserade? Vilka områden har förbättringspotential? Vilka nya affärsmodeller och områden kan bemötas?
  
• Definiera målen: Det andra steget är att sätta upp tydliga mål för digitaliseringsstrategin. Identifiera först de områden och processer som behöver digitaliseras. Bestäm sedan de förväntade resultaten, t.ex. kostnadsbesparingar, ökade intäkter eller nöjdare kunder.
  
• Identifiera relevant teknik: När målen har definierats måste de nödvändiga kraven fastställas. Organisationen bör utvärdera vilka digitala tekniker och verktyg som är lämpliga för de projekt som genomförs.
  
• Prioritera och budgetera: Nästa steg är att prioritera de önskade åtgärderna eller initiativen. Vilka initiativ bör genomföras först och vilka är mindre angelägna? Dessa frågor bör besvaras baserat på fastställda mål och tillgänglig budget. Att implementera nya verktyg medför en kostnad som måste beräknas noggrant.
  
• Utbilda medarbetare: Medarbetarna måste utbildas för att bli bekanta med nya processer och ny teknik. Därför bör små och medelstora företag se till att alla inblandade får tillräcklig utbildning.
  
• Övervaka och justera: Slutligen bör små och medelstora företag inrätta mekanismer för att övervaka framstegen och framgången med sin digitaliseringsstrategi. Vid behov kan strategin justeras baserat på nya insikter, utvecklare och marknadskrav.
  

Grafik: Färdplan för att utveckla en digitaliseringsstrategi för små och medelstora företag

Vilka finansieringsprogram för digitalisering finns det för små och medelstora företag?

Många organisationer i Tyskland erbjuder finansieringsprogram för digitalisering till små och medelstora företag. Företag som söker råd eller ekonomiskt stöd för sina digitaliseringsprojekt bör samla in omfattande information om de tillgängliga programmen. Följande lista är bara ett urval:

• go-digital: Förbundsministeriet för ekonomi och klimatskydd (BMWK) erbjuder stipendier i go-digital till konsulttjänster för att hjälpa små och medelstora företag att inrätta eller utöka sina IT-system. De viktigaste områdena som omfattas av go-digital inkluderar digitaliseringsstrategi, IT-säkerhet, affärsprocesser, datakunskap och marknadsutveckling. Konsulttjänster subventioneras med upp till 50 %.
  
• Statliga finansieringsprogram: Initiativ och program på delstatsnivå stöder också finansiering av digitaliseringsinsatser för små och medelstora företag. I Baden-Württemberg kan företag ansöka om Digitalisierungsprämie Plus. De kan få mellan 5 000 och 100 000 EUR för att implementera nya digitala system och utbilda anställda. Små och medelstora företag i Hessen kan få mellan 4 000 och 10 000 EUR genom programmet DIGI-Zuschuss, medan företag i Nordrhein-Westfalen kan få upp till 40 000 EUR i Digitalisierungsgutscheine för digitaliseringsändamål. Liknande program för pengar finns i många andra delstater.
  
• KfW Bank: Genom ERP-digitaliserings- och innovationslån erbjuder KfW Bank främjande lån på mellan 25 000 euro och 25 miljoner EUR till tyska företag. Pengarna ges till specifika investeringar och rörelsekapital och kan täcka hela finansieringsbehovet för ett innovativt företag.
  
• Övriga program: Digitaliseringsfinansiering för små och medelstora företag är inte bara tillgängliga genom program som är särskilt utformade för små och medelstora företag. Det finns flera finansieringsprogram med olika fokus som också är lämpliga för små och medelstora företag, förutsatt att de uppfyller de relevanta kraven. Det centrala innovationsprogrammet för små och medelstora företag (ZIM) är till exempel ett program för innovationsfinansiering som är öppet för alla sektorer. Det ger stöd för innovativa projekt inom forskning och utveckling (FoU) som leder till nya produkter, tekniska tjänster eller förbättrade processer. Detta program riktar sig därför inte bara till små och medelstora företag utan även till forskningsinstitut.