BACS-betalingen zijn een soort bank-naar-bank-overschrijving die in het Verenigd Koninkrijk wordt gebruikt voor automatische incasso en automatische kredieten Deze transacties worden beheerd door Bacs Payment Schemes Limited en verwerkt via het BACS-systeem, meestal binnen drie werkdagen. Dit type betaling is betrouwbaar en kosteneffectief, en vooral handig voor bedrijven die regelmatige betalingen verwerken. BACS-betalingen worden veel gebruikt voor terugkerende transacties en bulkbetalingen, zoals energierekeningen en salarissen. In 2023 registreerde BACS bijna 6,8 miljard transacties via directe kredieten en automatische incasso's in het VK.

Hieronder leggen we uit wat er gebeurt met BACS-betalingen die op vrijdag worden gedaan en geven we suggesties voor tactieken die bedrijven kunnen gebruiken om potentiële verstoringen door vertragingen in de weekendverwerking te voorkomen.

Wat staat er in dit artikel?

• Als je op vrijdag een BACS-betaling verstuurt, wanneer wordt deze dan vrijgegeven?
  
• Waarom duurt het langer voordat BACS-betalingen in het weekend worden uitgevoerd?
  
• Welke invloed hebben BACS-betalingen op vrijdag op bedrijven en werknemers?
  
• Hoe om te gaan met mislukte BACS-betalingen die op vrijdag zijn gestart
  
• Hoe je BACS-betalingen plant om vertragingen op vrijdag te voorkomen
  
• Wat zijn de alternatieven voor BACS-betalingen op vrijdag?
  

Als je op vrijdag een BACS-betaling verstuurt, wanneer wordt deze dan vrijgegeven?

BACS-betalingen werken volgens een cyclus van drie werkdagen:

• Dag 1 (indiening): Er wordt een betaling geïnitieerd en ingevoerd in het systeem.

• Dag 2 (verwerking): De betaling wordt verwerkt.

• Dag 3 (afrekening): Het geld wordt vereffend en bijgeschreven op de rekening van de ontvanger.

Als je een BACS-betaling verstuurt op een vrijdag vóór de afsluittijd van de bank, wordt deze meestal op de volgende dinsdag vrijgegeven. Alle betalingen die later worden gedaan, worden waarschijnlijk op woensdag vrijgegeven.

Waarom duurt het weekend langer voordat BACS-betalingen worden uitgevoerd?

In het weekend duurt het langer voordat BACS-betalingen worden uitgevoerd, omdat het BACS-systeem alleen transacties verwerkt op werkdagen (maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van feestdagen).

• Als een BACS-betaling op vrijdag vroeg op de dag wordt gestart, wordt deze op maandag verwerkt en op dinsdag op de rekening van de ontvanger gestort.

• Als een BACS-betaling wordt gestart na sluitingstijden van de bank op vrijdag, wordt deze op maandag ingediend, op dinsdag verwerkt en op woensdag op de rekening van de ontvanger gestort.

Omdat het BACS-systeem niet op weekenddagen werkt, kunnen BACS-betalingen die op vrijdag worden geïnitieerd, vertragingen oplopen waardoor het gebruikelijke proces van drie dagen wordt verlengd tot vier of vijf kalenderdagen.

Welke gevolgen hebben BACS-betalingen op vrijdag voor bedrijven en werknemers?

De vertraging van BACS-betalingen op vrijdag kan het volgende veroorzaken voor afzenders en ontvangers:

• Verstoringen van de cashflow: BACS-betalingen op vrijdag kunnen de normale cashflowcyclus van een bedrijf verstoren. Dit kan het lastig maken om de bedrijfskosten te beheersen, vooral voor kleine bedrijven met strengere eisen aan cashmanagement. Deze bedrijven moeten mogelijk hun financiële strategieën aanpassen of kortetermijnfinancieringsoplossingen regelen om de kosten te dekken totdat er geld beschikbaar is.

• Vertragingen in de salarisadministratie: Als een BACS-betaling op vrijdag wordt gedaan, kan dit betekenen dat werknemers hun salaris pas de volgende woensdag ontvangen. Dit kan extra problemen opleveren als werknemers al automatische afschrijvingen of financiële verplichtingen hebben gepland rond hun verwachte betaaldag. Uitgestelde betalingen kunnen leiden tot financiële stress, rekening-courantkredieten, verminderd vertrouwen en een lager moreel.

• Achterstallige betalingen van leveranciers: Vrijdag BACS-betalingen kunnen leiden tot achterstallige betalingen aan leveranciers. Die kunnen relaties onder druk zetten en leiden tot late vergoedingen of verstoorde service, vooral als leveranciers voor hun cashflow afhankelijk zijn van tijdige betalingen.

• Boekhoudkundige uitdagingen: BACS-betalingen op vrijdag kunnen de financiële verslaglegging en boekhouding bemoeilijken. Het nauwkeurig voorspellen van de cashflow wordt een grotere uitdaging als betalingen vertraging oplopen, wat gevolgen heeft voor de budgettering en financiële besluitvorming. Boekhoudteams moeten deze vertragingen begrijpen en er rekening mee houden om te voorkomen dat rekeningen op het verkeerde moment worden gereconcilieerd.

• Wettelijke sancties: In het Verenigd Koninkrijk moeten werkgevers hun loon betalen op de overeengekomen datum volgens de Employment Rights Act 1996. Als BACS-betalingen op vrijdag de salarisadministratie vertragen, kunnen bedrijven worden onderworpen aan financiële sancties voor niet-naleving en reputatieschade.

Omgaan met mislukte BACS-betalingen die op vrijdag zijn gestart

Als een BACS-betaling die op vrijdag wordt gestart mislukt, zal het bedrijf nog meer vertraging oplopen. Mislukte BACS-betalingen gaan als volgt:

• Controleer op fouten: De meeste BACS-systemen waarschuwen je als een transactie niet is doorgegaan. Zoek naar meldingen of rapporten waarin wordt uitgelegd waarom de betaling is mislukt. Het probleem kan worden veroorzaakt door onjuiste bank- of betalingsgegevens, onvoldoende saldo of een technische storing.

  • Als het probleem te wijten is aan een gebrek aan geld, controleer dan of er voldoende geld op de rekening staat voordat je de betaling opnieuw uitvoert.
    
  • Als er een fout is gemaakt in de betaalgegevens (bijv. rekeningnummers, bankcodes), corrigeer dit dan in je systeem.
    
  • Als het probleem bij de bank ligt, neem dan contact met hen op om te begrijpen wat er is gebeurd en wanneer het zal worden opgelost.
    

• Informeer het financiële team: Neem zo snel mogelijk contact op met je financiële team zodat zij kunnen nagaan hoe dit van invloed is op de cashflow en andere geplande betalingen.

• Communiceer met betrokken partijen: Als de storing gevolgen heeft voor salarissen of betalingen aan leveranciers, stel de getroffenen dan op de hoogte.

• Verstuur de betaling opnieuw: Als het een belangrijke betaling is, overweeg dan een alternatieve betaalmethode te gebruiken die sneller wordt verwerkt. Als je besluit BACS te gebruiken, plan de betaling dan opnieuw en vermijd weekends en feestdagen om verdere vertragingen te voorkomen.

Met deze methoden kun je schade direct na een mislukte betaling beperken. Het is goed om de volgende aanbevolen werkwijzen toe te passen:

• Controleer je betalingsproces regelmatig om terugkerende problemen op te sporen. Dit kan inhouden dat bepaalde delen van het proces worden geautomatiseerd of dat er meer controles worden toegevoegd voordat ze worden ingediend.

• Zorg ervoor dat elk teamlid dat betrokken is bij betalingsverwerking weet waar hij op moet letten en hoe hij veelgemaakte fouten kan voorkomen.

• Houd back-upbetaalmethoden zoals Faster Payments bij de hand voor het geval je geld snel moet verzenden na een mislukte betaling.

• Houd rekening met mislukte betalingen, zodat iedereen in je team weet wat hij of zij moet doen.

BACS-betalingen plannen om vertragingen op vrijdag te voorkomen

Om de vertragingen van BACS-betalingen op vrijdag te voorkomen, moet je vooruit plannen met alternatieve betalingstermijnen. Gebruik de volgende best practices:

• Verstuur geen BACS-betalingen op vrijdag. Omdat het drie werkdagen duurt voordat BACS-betalingen zijn verwerkt, worden betalingen op vrijdag mogelijk pas de volgende woensdag vrijgegeven.

• Plan betalingen om op maandag, dinsdag of woensdag uit te gaan om vertraging in het weekend te voorkomen.

• Controleer de kalender voor aankomende feestdagen, wat de verwerkingstijd nog langer kan maken, en vermijd het plannen van betalingen op die dagen.

• Overweeg je betaalschema te automatiseren om terugkerende betalingen vooraf te implementeren.

Wat zijn de alternatieven voor BACS-betalingen op vrijdag?

Als je de mogelijke vertragingen van BACS-betalingen op vrijdag wilt vermijden, zijn er verschillende alternatieve betaalmethoden die je kunt overwegen, elk met zijn eigen voordelen en kosten. De juiste keuze voor jou hangt af van specifieke factoren, zoals de urgentie van de betaling en het bedrag dat ermee gemoeid is. Hier gaan we er wat dieper op in:

• Faster Payments System (FPS): FPS is een dienst in het Verenigd Koninkrijk die vrijwel onmiddellijke overschrijvingen tussen bankrekeningen mogelijk maakt, meestal binnen enkele uren of zelfs minuten. In tegenstelling tot BACS is FPS 24/7 actief, ook in het weekend en op feestdagen. Dit maakt het ideaal voor dringende of last-minute betalingen. Het kan iets hogere transactiekosten voor bedrijven hebben in vergelijking met BACS.

• Clearing House Automated Payment System (CHAPS): CHAPS is een andere Britse betaalmethode die overschrijvingen op dezelfde dag garandeert, zolang de instructies vóór de sluitingstijd worden verzonden (meestal rond 4 uur op een werkdag). Het is vooral handig voor grote, tijdgevoelige transacties, hoewel het hogere transactiekosten met zich meebrengt in vergelijking met Bacs.

• Automated Clearing House (ACH): ACH betalingen zijn gebruikelijk in de Verenigde Staten. Sommige Britse banken accepteren internationale ACH overschrijvingen van Amerikaanse bankrekeningen. Dit kan handig zijn voor internationale bedrijven, maar er kunnen kosten voor valutaomzetting in rekening worden gebracht.