Het aannemen van personeel is een van de dingen die de grootste impact hebben op je bedrijf, in elke fase, maar vooral in de beginfase. Het aantrekken van nieuwe mensen versnelt je werkoutput, breidt de mogelijkheden van je bedrijf uit en voegt nieuwe vaardigheden, expertise, ervaringen en perspectieven toe aan het werk dat je bedrijf doet. Je eerste team legt de basis voor de cultuur van je bedrijf.

De eerste plek waar oprichters naar nieuwe teamleden moeten zoeken, is hun directe netwerk: mensen met wie ze al vertrouwd zijn en van wie ze weten dat ze met hen kunnen samenwerken tijdens de ups en downs van de beginfase van het bedrijf. Deze mensen zijn eerder geneigd om op je en je idee te wedden.

Die groep mensen is echter waarschijnlijk erg klein en ze beschikken misschien niet over alle competenties die nodig zijn om een onderneming te runnen. Deze gids helpt je om geweldige nieuwe teamleden te vinden buiten die eerste groep mensen.

Stap 1: Bepaal voor welke functies je mensen wilt aannemen en wat hun belangrijkste taken zijn

Het eerste waar je over na moet denken, is welke kwaliteiten het team zullen verbeteren. Wanneer een bedrijf net begint, is de verleiding groot om te kopiëren wat goed werkt. Maar je wilt je team aanvullen, niet dupliceren.

Een goede manier om te beginnen is door een lijst te maken, in hele concrete termen, van waar het team moeite mee heeft en welke vaardigheden en expertise de onderneming nu mist. Deze lijst moet zowel harde vaardigheden (bijv. infrastructuurengineering, operations, frontend-ontwerp, verkoop, marketing) als zachte vaardigheden (bijv. communicatie, organisatie, relaties opbouwen, beïnvloeden) bevatten.

Kies vervolgens welke vaardigheden op die lijst waarschijnlijk binnen de verantwoordelijkheden van één persoon in je bedrijf passen (het is bijvoorbeeld waarschijnlijk dat vaardigheden op het gebied van verkoop, bedrijfsvoering en relatieopbouw onder één functie vallen). Noteer daarbij welke achtergrond en ervaring iemand tot een aantrekkelijke kandidaat voor deze functie in je bedrijf maken. Wil je iemand met B2B-verkoopervaring bij een bedrijf van vergelijkbare omvang? Wil je iemand die eerder een beveiligingsprogramma vanaf nul heeft opgezet? Bij het opstellen van deze lijst is het belangrijk dat je voor elk punt dat je toevoegt een reden hebt: alles moet direct van toepassing zijn op het werk dat de persoon bij je bedrijf gaat doen.

Dit is het begin van een functieomschrijving. Om te testen of je een redelijke functie ontwerpt, schrijf je op hoe een typische dag of kwartaal eruit zou zien voor iemand in deze functie. Als iemand perfect zou presteren in deze door jou ontworpen dag of kwartaal, zou dat dan een betekenisvolle en betrouwbare impact hebben op het bedrijf en de bedrijfsvoering? Is het haalbaar en bevredigend voor één persoon om op dat niveau te presteren?

Als het antwoord op beide vragen 'ja' is, dan is het tijd om een formele functieomschrijving op te stellen en te publiceren.

Stap 2: Plaats een vacature met een duidelijke, motiverende functieomschrijving op je website

Door precies op te schrijven wat je zoekt, maak je kandidaten duidelijk wat er van hen verwacht wordt om succesvol te zijn. Dit zorgt ervoor dat jij en je kandidaten een goede ervaring hebben bij het bepalen of jullie bij elkaar passen. Het helpt je ook om de vacature makkelijker te verspreiden.

De beste functieomschrijvingen volgen een simpel patroon: (a) een beschrijving van het bedrijf, (b) een uitleg van de functie en (c) de criteria die je zoekt in een kandidaat. Gelukkig heb je deel (b) en (c) al in stap 1 opgeschreven.

Zorg ervoor dat je duidelijke, inspirerende en inclusieve taal gebruikt wanneer je je functieomschrijving publiceert. (Het kan lastig zijn om te bepalen of je onbedoeld uitsluitende taal gebruikt. Textio heeft een paar goede tips voor het schrijven van inclusieve vacatureteksten.) Een potentiële kandidaat moet een goed beeld krijgen van het bedrijf, het team en de functie door het lezen van de vacaturetekst. Het opnemen van overbodige of overdreven informatie kan ervoor zorgen dat gekwalificeerde kandidaten niet solliciteren en kan verkeerde verwachtingen wekken bij mensen die wel solliciteren.

Hier zijn drie voorbeelden van goede vacatureteksten: Full Stack Engineer; Copy Editor; en Softwaredeveloper, Content Safety.

Zodra je functieomschrijving klaar is, plaats je deze.

Stap 3: Vul je pijplijn met topkandidaten

Zodra je je vacature hebt geplaatst, zijn er verschillende manieren om kandidaten te vinden. Vier manieren die bijzonder goed werken zijn sourcingsessies, LinkedIn, persoonlijke evenementen en vacaturesites van derden.

Organiseer sourcingsessies

Een 'sourcingsessie' is een moment dat je speciaal vrijmaakt om mensen in je netwerk en aan de rand van je netwerk op te schrijven die misschien wel geschikt zijn voor een functie bij je bedrijf. Sourcing is iets wat je makkelijk naar de achtergrond schuift, maar het is echt belangrijk om een flinke en diverse pijplijn op te bouwen. Bij Stripe duren onze sourcingsessies een uur en vragen we iedereen van relevante teams om een spreadsheet in te vullen met mensen die we graag zouden willen aannemen.

Tips voor een effectieve sourcingsessie:

• Begin met de context en motivatie voor het aannemen van iemand voor de functie. Zo is iedereen op dezelfde golflengte over de functie en hopelijk worden mensen gemotiveerd om te helpen.
  
• Stel een duidelijk individueel of teamdoel vast. Bijvoorbeeld: iedereen zoekt 10 kandidaten, of de groep zoekt in totaal 50 kandidaten.
  
• Zorg voor een centrale bron (bijvoorbeeld een spreadsheet) om kandidaten bij te houden. Dit helpt je niet alleen om later je benaderingen georganiseerd te houden, maar kan ook een bron van motivatie zijn voor mensen die de sourcingsessie bijwonen.
  
• Zorg dat er iemand aanwezig is die vragen kan beantwoorden over de functie en de vereiste kwalificaties.
  
• Neem muziek en snacks mee. Wie houdt er nou niet van muziek en snacks?
  
• Neem het hele uur de tijd, wat er ook gebeurt. Mensen herinneren zich altijd 'de perfecte kandidaat' 10 minuten nadat ze hun hele netwerk hebben doorlopen.
  
• Moedig deelnemers aan om elkaar de kandidaten te laten zien waar ze aan denken.
  
• Moedig mensen aan om te vertellen waar ze succesvol zijn geweest met het vinden van mensen. Bijvoorbeeld GitHub, LinkedIn of AngelList.
  
• Zet potentiële kandidaten op de lijst, ook al weet je dat ze niet op zoek zijn naar een nieuwe baan. Zelfs als een potentiële kandidaat nu niet wil solliciteren, kan ze dat in de toekomst wel willen, of kent ze misschien mensen die nu op zoek zijn.
  
• Herinner de groep eraan om extra tijd en energie te steken in het zoeken naar kandidaten met een mogelijk atypische of ondervertegenwoordigde achtergrond.
  

Gebruik LinkedIn

Als je maar één tool gebruikt voor recruitment en sourcing, gebruik dan LinkedIn. LinkedIn is de beste plek om te beginnen met sourcing.

De sleutel tot effectief gebruik van LinkedIn is het vertalen van je functiecriteria naar je LinkedIn-zoekopdracht. Enkele specifieke tips:

• Gebruik trefwoorden om kandidaten te vinden met relevante functietitels en beschrijvingen van waar ze mee bezig zijn. Over het algemeen geldt: hoe specifieker, hoe beter.
  
• Zoek extra trefwoorden door jezelf af te vragen waarom je in bepaalde bronnen zoekt. "Ik zoek iemand van Facebook." "Waarom?" "Ze zijn bekend met het werken met grote gebruikersgroepen." "Oh, ik moet denken aan grote gebruikersgroepen in het algemeen, niet alleen Facebook."
  
• Gebruik "jaren ervaring", "jaren in huidige functie" of "jaren sinds afstuderen" om de anciënniteit te bepalen.
  
• Zoek naar specifieke programma's, bedrijven, organisaties en scholen die goed aansluiten bij je bedrijf en functie.
  
• Als je een profiel vindt dat past, lees het dan goed door om te zien welke trefwoorden erin staan. Zoek vervolgens op die trefwoorden. Misschien vind je zo kandidaten die je anders niet had gevonden.
  
• Richt je op bedrijven, groepen en scholen met demografische gegevens die je wilt evenaren. Wanneer je mensen uit een bepaalde bron aanneemt, leg je de basis om hun successen en uitdagingen op het gebied van diversiteit over te nemen.
  
• Als je vaak mensen aanneemt, denk er dan eens over na om LinkedIn Recruiter te gebruiken. Hiermee kun je gerichter zoeken en meer kandidaten bereiken dan anders mogelijk zou zijn.
  

Ga naar evenementen

Evenementen zijn een van de beste manieren om kandidaten te vinden. Misschien heb je al een lijst met branche-evenementen en conferenties die je regelmatig bezoekt. Als dat zo is, blijf die dan bezoeken als je ze waardevol vindt. Eventbrite en Meetup zijn geweldige platforms om je te helpen unieke evenementen te vinden die je misschien nog niet op je radar hebt staan. Moet je iemand werven voor het hardwareteam? Ga dan naar een Makerspaces-bijeenkomst. Heb je een redacteur nodig? Misschien zijn er National Novel Writing Month-bijeenkomsten in jouw omgeving.

Het belangrijkste is om naar evenementen te gaan waar je echt zin in hebt. Je komt dan met oprechte enthousiasme en het is makkelijker om kandidaten te vinden met dezelfde interesses.

Als je een paar evenementen hebt uitgekozen, zijn hier wat tips voor het bijwonen ervan:

• Stel een doel. Bepaal voordat je naar het evenement gaat met hoeveel mensen je wilt praten. Als er van tevoren een gastenlijst beschikbaar is, doe dan je onderzoek en zoek naar veelbelovende kandidaten.
  
• Wees jezelf. Eerlijkheid is superbelangrijk bij alle contacten met potentiële kandidaten, vooral als je ze persoonlijk ontmoet. Je hoeft niet de hele tijd over je bedrijf of vacatures te praten. Echt, oprecht netwerken hoort bij rekruteren.
  
• Bereid je pitch over je bedrijf en de functie voor. Zorg ervoor dat je een beknopte en memorabele uitleg over je bedrijf en de functies waarvoor je mensen zoekt, paraat hebt. Wees voorbereid op vragen als "Wat doe je?" of "Wat doet je bedrijf?" Zelfs als je met iemand praat die niet geïnteresseerd is om bij je bedrijf te komen werken, moet je pitch duidelijk genoeg zijn zodat ze hun vrienden kunnen vertellen over openstaande functies in je bedrijf.
  
• Pas je pitch aan je publiek aan. Als ik op non-profit evenementen over Stripe praat, vertel ik over Stripe Atlas en het creëren van kansen voor ondernemers over de hele wereld. Maar als ik op een evenement voor durfkapitalisten ben, praat ik over het potentieel van Stripe's producten om meer tools te bieden dan andere bedrijven die ook in de fintech-sector actief zijn.
  

Plaats op vacaturesites van derden

Sommige mensen hebben de vacaturepagina van je bedrijf nog niet bezocht omdat ze nog nooit van je bedrijf hebben gehoord. Daarom kunnen vacaturesites van derden, zoals Craigslist, AngelList of Handshake, zo effectief zijn.

Om te bepalen wat voor jou het beste werkt, kun je anderen in je branche vragen waar zij succes mee hebben. Vraag kandidaten ook waar zij naar vacatures zoeken.

Als je sites van derden bekijkt, stel dan gerust vragen aan het bedrijf dat de vacaturebank beheert. Wat is hun slagingspercentage? Wat voor soort mensen bezoeken hun site?

Houd er ook rekening mee dat sommige vacaturebanken geld vragen. Je moet bepalen of hun bezoekersaantallen en publiek de kosten waard zijn. Als het kan, gebruik dan voor elke vacaturesite een unieke trackinglink, zodat je meer te weten komt over je wervingsactiviteiten en deze kunt verbeteren.

Er zijn genoeg vacaturesites, dus je kunt heel selectief en gericht te werk gaan. Platforms als Hacker News en Hired zijn erg effectief voor het vinden van engineers. Er zijn ook een aantal vacaturesites die zich richten op het onder de aandacht brengen van kandidaten met een ondervertegenwoordigde achtergrond, zoals Tech Ladies en Jopwell.

Stap 4: Praat met kandidaten op een manier die hen enthousiast maakt

Zodra je lijst met kandidaten klaar is, zijn er twee manieren om contact op te nemen:

• Warme benadering: Dit is contact leggen met mensen die je kent. De warme benadering moet persoonlijk en informeel zijn om de drempel om te reageren laag te houden. Praat over je ervaringen bij het bedrijf en hoe die aansluiten bij iets waar zij goed in is of gepassioneerd over is.
  
• Koude benadering: Dit is contact leggen met mensen die je niet kent. De koude benadering moet kort, vriendelijk en persoonlijk genoeg zijn om je enthousiasme over het gesprek met deze specifieke kandidaat over te brengen. Bedenk wat jouw aandacht zou trekken en schrijf dat op om je kans op een reactie te maximaliseren.
  

Beide soorten contact kunnen om hun eigen redenen intimiderend zijn, maar ze zijn allebei essentieel om bekend te maken dat je mensen zoekt. Probeer het contact altijd zo aangenaam en persoonlijk mogelijk te maken en neem daarbij belangrijke informatie over de functie op.

Warme benadering

Bij 'warme benadering' werkt het het beste om ofwel (1) de persoon met de beste band als eerste contact te laten leggen, ofwel (2) een senior teamlid contact te laten leggen en de goede band te noemen ('AnnE zei dat je de beste engineer bent met wie ze ooit heeft gewerkt!').

Hier zijn een paar voorbeelden van warme benadering die je kunt aanpassen en gebruiken.

Als iemand je terugschrijft maar niet geïnteresseerd is, vraag dan of ze iemand kennen die dat wel is.

Koude benadering

Wees kort en vriendelijk als je de koude benadering gebruikt. Praat over iets wat de potentiële kandidaat belangrijk vindt en laat ze weten waarom je juist hen benadert. Probeer niet meteen een sollicitatiegesprek in te plannen of ze naar kantoor te vragen, maar maak het makkelijk om te reageren door meer info te geven of even te bellen.

Hier zijn een paar voorbeelden van de koude benadering die je kunt aanpassen en gebruiken:

Nog twee tips voor de koude benadering:

1. Blijf in contact. Blijf altijd in contact. Mensen die niet op je eerste bericht reageren, kunnen best wel reageren op je tweede of derde bericht. Het laat zien dat je geïnteresseerd en volhardend bent. Ik weet uit ervaring dat dit kan voelen alsof je ongeïnteresseerde potentiële kandidaten lastigvalt (of afschrikt), maar je kunt op een respectvolle en oprechte manier schrijven door korte en authentieke berichten te maken. ("Hoi, Jaden, ik hoop dat het goed met je gaat! Ik neem contact met je op om mijn bericht nog eens onder je aandacht te brengen. Ik zou heel graag met je praten over de functie van productmanager bij Stripe. Ben je geïnteresseerd? Of ken je misschien iemand die dat is? Als dat niet het geval is, is dat helemaal geen probleem!")
   
2. Blijf georganiseerd. Doe je best om je contacten en communicatie met kandidaten bij te houden met behulp van een centraal volgsysteem voor je bedrijf (met een spreadsheet of, naarmate je bedrijf groeit, een volgsysteem voor sollicitanten). Dit helpt je niet alleen om elke kandidaat bij te houden, maar minimaliseert ook de kans dat meerdere mensen binnen je bedrijf contact opnemen met dezelfde kandidaat.
   

Stap 5: Geef niet op

Om een constante stroom van kandidaten te houden, moet je je wervingsinspanningen altijd als een prioriteit zien. Als je hier vroeg mee begint, zorg je er ook voor dat je de beste werkwijzen opzet terwijl je groeit.

Hoeveel tijd je aan recruitment besteedt, is helemaal aan jou. Bij Stripe moedigen we onze rekruteringsmanagers aan om elke dag wat tijd aan recruitment te besteden. Sommige rekruteringsmanagers besteden tot twee uur per dag aan het opbouwen van hun pijplijn, vooral wanneer ze actief aan het werven zijn. Maar zelfs als je niet actief aan het werven bent, raad ik je aan om elke dag 20 tot 30 minuten te besteden aan het benaderen van kandidaten en het opbouwen van je netwerk. Zet dit als een afspraak in je agenda en behandel het als elke andere prioriteit, zodat het een gewoonte wordt.

Je ziet misschien niet meteen het resultaat van al je werk. Dat is normaal. Het kost tijd om een netwerk op te bouwen. Blijf contact zoeken, ook als er geen vacatures zijn of kandidaten niet meteen geïnteresseerd zijn.

Soms kan dit aanvoelen als tijdverspilling. Dat is het niet. Over een paar jaar, wanneer je terugkijkt op de prestaties van je bedrijf, zul je geen spijt hebben van de tijd die je hebt besteed aan het vinden van de mensen die dit mogelijk hebben gemaakt.

Conclusie

Als je begint met werven, is het logisch om eerst in je eigen netwerk te kijken, maar je moet je niet beperken tot die groep. Het is nooit te vroeg om buiten je netwerk te gaan zoeken en een meer diverse groep kandidaten op te bouwen. Het is niet altijd makkelijk – we zijn nog steeds aan het leren hoe we dit het beste kunnen doen – maar het is de moeite waard. Ik wens je veel succes.