Als een van de meest gerenommeerde verticale SaaS-platforms voor de fitness-, wellness- en schoonheidsbranche biedt Mindbody toonaangevende tools voor planning, marketing, analyse en klantbetrokkenheid. Met Mindbody Payments, een geïntegreerde betaaloplossing op basis van Stripe, biedt het platform sportscholen, studio’s en andere verkopers de betaalmogelijkheden die zij nodig hebben om kosten te verlagen, hun omzet te verhogen en hun bedrijf efficiënter te runnen.

Aangezien veel Mindbody-gebruikers een aanzienlijk deel van hun transacties persoonlijk afhandelen, was het verbeteren van die betaalervaring een topprioriteit om klanten te helpen efficiënter te werken en hun omzet te vergroten. Eerdere versies van Mindbody Payments maakten gebruik van een magnetische kaartlezer van een derde partij, die door verkopers als duur en moeilijk te gebruiken werd ervaren. Sommige Mindbody-klanten voerden hun persoonlijke transacties bovendien uit via een ander POS-systeem, waardoor het voor hen lastig was om de persoonlijke betalingen af te stemmen met de online- en abonnementsinkomsten.

Mindbody heeft Mindbody Payments ontwikkeld op basis van Stripe Connect, de oplossing van Stripe voor betalingen via platforms. Dankzij Connect kan Mindbody nu eenvoudig nieuwe betaaloplossingen integreren in het bredere Mindbody-platform. In 2022 implementeerde Mindbody Stripe Terminalom betalingen via online en fysieke kanalen te stroomlijnen. Mindbody ondersteunde een reeks fysieke betalingsopties, waaronder speciale terminals en Tap to Pay, waarmee bedrijven contactloze fysieke betalingen kunnen accepteren met alleen een mobiel apparaat – zonder dat er extra hardware nodig is. Dankzij de developertools en uitgebreide documentatie van Stripe konden de engineers van Mindbody de integratie eenvoudig uitvoeren.

Nadat Mindbody met Terminal de fysieke betalingservaring had verbeterd, wilde het bedrijf zich vervolgens richten op het proces achter de schermen: het uitrusten van klanten met kaartlezers waarmee zij alle vormen van betaling – contactloos, met de chip of door te swipen – kunnen accepteren via hoogwaardige kaartlezers. Voor deze taak schakelde het bedrijf Happy Cog in, een in New York gevestigd digitaal bureau dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling van websites en mobiele apps voor middelgrote en grote ondernemingen.

Het automatiseren van de bestelervaring voor de Terminal-kaartlezer

Aanvankelijk maakte Mindbody gebruik van een handmatig aankoop- en bestelproces voor kaartlezers, waarbij medewerkers elke bestelling moesten afhandelen en de verzending naar de klant moesten regelen. Hoewel dit proces functioneerde, kostte het per bestelling van een kaartlezer twee uur of meer aan personeelstijd, waardoor bedrijven vertraging opliepen bij het accepteren van fysieke betalingen.

Daar kwam Happy Cog in beeld. Als gespecialiseerde partner van Stripe met expertise op het gebied van Terminal was het bedrijf de ideale partner om de visie van Mindbody te ondersteunen. “Mindbody maakte gebruik van een zeer handmatig proces waarvan men zich niet realiseerde dat het geautomatiseerd kon worden. Ze lieten dit terloops vallen bij Stripe, en Stripe schakelde ons in om te kijken of wij konden helpen,” aldus Matt Weinberg, medeoprichter en president of technology bij Happy Cog.

Na een verkenningsfase heeft Happy Cog een nieuwe workflow binnen het Mindbody-platform ontwikkeld waarmee verkopers bestellingen voor kaartlezers kunnen plaatsen en beheren. De workflow wordt aangestuurd door Stripe’s Terminal Hardware Orders-API, die het proces voor het bestellen en leveren van apparaten automatiseert. Met behulp van de API wordt elke lezer gekoppeld aan de Stripe- en Mindbody-accounts van de betreffende sportschool, waarna deze automatisch door een externe partner wordt verzonden. Hierdoor kunnen de lezers direct worden aangesloten en gebruikt zonder dat de ondernemer extra instellingen hoeft te verrichten, terwijl het Mindbody-personeel niet langer zelf apparaten hoeft te configureren en te verzenden.

“We hebben de Hardware Orders-API van Stripe voor veel klanten geïmplementeerd, en elke keer weer heeft dit ons in staat gesteld een naadloze oplossing te bouwen binnen een complexe Connect- en Terminal-configuratie,” aldus Weinberg.

De nieuwe workflow integreren in het platform van Mindbody

Om de workflow voor het beheer van Mindbody-hardware veilig in het Mindbody-platform te integreren, werkte Happy Cog nauw samen met de technici van Mindbody om de nieuwe code in hun uitgebreide bestaande codebase op te nemen. Happy Cog maakte bovendien gebruik van de frontend-componentbibliotheek van het Mindbody-ontwerpteam, zodat de workflow naadloos aansluit bij de rest van het platform.

Aan de backend heeft Happy Cog extra API-aanroepen ontwikkeld om het serienummer van elke lezer aan het juiste Connect-account te koppelen. Wanneer een kaartlezer wordt geleverd, hoeft een sportschool deze alleen maar met wifi te verbinden en een korte, gestuurde authenticatieprocedure te doorlopen. Dankzij Happy Cog heeft Mindbody zijn nieuwe workflow voor hardwarebeheer in minder dan vier maanden gelanceerd.

“Alles is al gekoppeld aan hun Mindbody- en Stripe-account, dus ze kunnen vrijwel direct betalingen accepteren zodra ze het uit de doos halen,” aldus Weinberg.