Un informe con información sobre transacciones es un registro estructurado de los pagos que ha procesado una empresa en un período determinado. Cada línea representa una única transacción y refleja su ciclo de vida más amplio: el importe cobrado, el método de pago utilizado, las comisiones deducidas, la fecha de cobro y el estatus final. A diferencia de un extracto bancario, que solo muestra lo que ha llegado a tu cuenta, un informe con información sobre transacciones te muestra cómo ha llegado hasta allí.

A continuación, explicamos qué contienen estos informes, cómo pueden obtenerlos las empresas y cómo los utilizan en su día a día los equipos de finanzas, de soporte al cliente y de operaciones.

De un vistazo

• Un informe con información sobre transacciones refleja el ciclo de vida general de cada pago, desde la autorización hasta el cobro, e incluye las comisiones, los reembolsos y la actividad en materia de disputas.

• Los equipos de finanzas utilizan estos informes para la conciliación, mientras que los equipos de soporte y de operaciones pueden utilizarlos para investigar los problemas de los pagos individuales.

• Las empresas pueden acceder a los datos de las transacciones mediante exportaciones desde el Dashboard, informes programados, llamadas directas a la interfaz de programación de aplicaciones (API) o integraciones con un software de contabilidad.

¿Qué es un informe con información sobre transacciones?

Un informe con información sobre transacciones es un registro exhaustivo de cada pago que tu empresa ha procesado en un período determinado. Cada línea representa una única transacción y captura su ciclo de vida, para que puedas verlo todo, desde el método de pago utilizado hasta la fecha en que se cobró realmente la transacción. Suelen utilizarse para la conciliación y el control de los estatus de las transacciones (es decir, completadas, rechazadas, pendientes) con el fin de evaluar el rendimiento de las ventas diarias.

¿Qué incluye un informe con información sobre transacciones?

Un informe con información sobre transacciones es tan útil como los campos que contiene. Aunque el formato varía, esto es lo que normalmente puedes esperar encontrar:

• ID de transacción: un identificador único para cada pago que se utiliza para buscar y comparar el registro en todos los sistemas.

• Fecha y hora: se registra tanto en la autorización como en el cobro, que a menudo se producen en días distintos.

• Importe y divisas: el importe bruto cobrado al cliente, más las divisas si operas en varios mercados.

• Método de pago: el método que utiliza el cliente (p. ej., tarjeta de crédito, monedero digital, transferencia bancaria).

• Datos de la tarjeta: la marca de la tarjeta (p. ej., Visa, Mastercard), los últimos cuatro dígitos y el tipo de fondos (crédito o débito), si están disponibles.

• Estatus: la fase en la que se encuentra el pago en su ciclo de vida (es decir, autorizado, capturado, cobrado, reembolsado o disputado).

• Desglose de comisiones: la comisión de procesamiento deducida por transacción, a veces dividida en componentes de intercambio y de recargo.

• Importe neto: lo que llega realmente a tu cuenta una vez deducidas las comisiones.

• Código de autorización: el código que emite la red de pagos y que confirma que se ha aprobado la transacción.

• Información del cliente: nombre, correo electrónico, dirección de facturación o los tres, según lo que se haya recopilado en el proceso de compra.

• Indicadores de disputa y reembolso: si se ha presentado un contracargo o se ha emitido un reembolso para la transacción.

• Metadatos: campos personalizados que has adjuntado (ID de pedido, segmentos de clientes, códigos de ubicación) que vinculan los registros de los pagos con tus sistemas internos.

¿Por qué las empresas confían en los informes con información sobre transacciones?

Los equipos de finanzas, soporte y operaciones utilizan los informes con información sobre transacciones de diferentes maneras.

Los equipos de finanzas los utilizan para conciliar los depósitos bancarios con los importes previstos de los cobros, verificar que las comisiones se calcularon correctamente y elaborar registros precisos de los ingresos para el cierre mensual.

Los equipos de soporte al cliente los utilizan para investigar pagos individuales sin tener que recurrir al departamento de finanzas. Cuando un cliente se pone en contacto contigo por un cargo que no reconoce o un reembolso que no ha recibido, el registro de la transacción suele tener la respuesta.

Los equipos de operaciones y fraude trabajan con los datos de las transacciones de forma agregada. Pueden filtrar para ver el aumento de rechazos de un tipo de tarjeta específico o un repunte de disputas procedentes de un canal de ventas concreto. Esos datos pueden revelar un problema de procesamiento o tendencias de fraude antes de que se agrave, y solo se hace visible cuando se examina a nivel de la transacción.

¿De qué manera un informe con información sobre transacciones facilita la conciliación?

La conciliación es el proceso por el cual se confirma que tus registros internos coinciden con lo que se ha movido realmente entre las cuentas. Los informes con información sobre transacciones son una de las principales fuentes de ese trabajo.

A menudo, el flujo de trabajo de la conciliación funciona así:

1. Extrae el informe con información sobre transacciones del período, filtrado por fecha de cobro.

2. Suma los importes netos (bruto menos comisiones) de todas las transacciones de ese período.

3. Compara ese total con el depósito real en el extracto bancario.

4. Investiga cualquier diferencia. Las causas más comunes son transacciones que se cobraron en un período distinto, reembolsos que compensaron el depósito o disputas que retuvieron los fondos.

5. Marca y resuelve las discrepancias antes de cerrar los libros.

Los reembolsos pueden complicar este proceso. Un reembolso emitido en el período actual para una transacción de un período anterior aparece como una partida con saldo negativo en tu informe actual. Si el proceso de conciliación no lo tiene en cuenta, se mostrará un déficit con respecto a la transacción original y un abono inexplicable en el período actual. Los informes que vinculan los reembolsos al ID de transacción original mediante un campo de referencia facilitan el seguimiento directo.

¿Cómo muestra un informe de detalles de transacciones las disputas, los reembolsos y los pagos fallidos?

Las disputas, los reembolsos y los pagos rechazados son modos de fallo distintos, y aparecen de forma diferente en los informes de detalles de transacciones.

Disputas

Las disputas aparecen como un cambio de estatus en una transacción liquidada previamente. El cargo original se muestra como disputado y, normalmente, habrá una partida individual separada para la comisión de la disputa y cualquier retención de fondos asociada. Filtrar por el estatus de disputado te da una visión general de la exposición a contracargos abiertos, incluido el importe total en dólares, el número de transacciones afectadas y el tiempo que lleva abierta cada una.

Reembolsos

Los reembolsos pueden aparecer como transacciones negativas vinculadas al cargo original a través del ID de la transacción. Una tasa de reembolsos que aumenta en un producto, canal o período de tiempo específico suele ser visible en los datos antes de que aparezca en cualquier otro lugar. Si el 4 % de las transacciones en una semana determinada se reembolsan en comparación con una tasa del 1,5 % de una semana anterior, vale la pena investigarlo a nivel de la transacción: qué productos, qué clientes y qué métodos de pago.

Pagos rechazados

Los pagos rechazados son transacciones que no se completaron. No representan una pérdida de ingresos directa, pero sí representan una pérdida de conversión. Los datos de los pagos rechazados deben incluir el código de motivo, que te indica si la transacción se rechazó por fondos insuficientes, sospecha de fraude o una tarjeta caducada. Segmentar los pagos rechazados por código de motivo te ayuda a distinguir los problemas a nivel del cliente (como un cliente que introduce los datos de pago incorrectos) de los sistémicos (como un tipo de tarjeta con una tasa de rechazo de pagos sistemáticamente alta en tu cuenta).

¿Cómo generan y exportan las empresas los informes con información sobre transacciones?

Muchos proveedores de pagos ofrecen informes sobre transacciones a través de la interfaz de usuario (UI) del Dashboard, de una API o de ambas. El método adecuado depende del volumen que tengas y de lo que vayas a hacer con los datos.

• Exportaciones del Dashboard: es una opción accesible porque puedes establecer un intervalo de fechas, aplicar filtros según el estatus del pago, el método o las divisas, y exportar a CSV o PDF. Funciona bien para investigaciones puntuales y conciliaciones manuales, pero es un proceso manual que resulta poco práctico con grandes volúmenes.

• Informes programados: muchos proveedores permiten configurar exportaciones automatizadas diarias, semanales o mensuales que se entregan a una dirección de correo electrónico designada o se depositan en un paquete de almacenamiento en la nube. Los equipos de finanzas que cierran los libros cada mes suelen configurar un informe de cobros programado que se ejecuta automáticamente el primer día de cada mes.

• Acceso a la API: se trata de una opción flexible porque permite extraer los datos de las transacciones mediante programación, filtrar por cualquier parámetro disponible y enviarlos directamente al software de contabilidad, al almacén de datos o a las herramientas de elaboración de informes internas. Este es el método habitual de las empresas que procesan un gran volumen de transacciones cada día, en cuyo caso las exportaciones manuales no resultan viables.

• Integraciones de contabilidad: muchas de las principales plataformas cuentan con conectores nativos o integraciones de terceros que extraen automáticamente los datos de las transacciones del proveedor de pagos. Las comisiones, los importes netos y los reembolsos se clasifican en las cuentas correspondientes sin necesidad de introducir los datos manualmente.

Stripe facilita a las empresas la generación, el análisis y la exportación de informes detallados sobre transacciones a través del Dashboard de Stripe. La API de informes permite recuperar automáticamente los datos de las transacciones y generar informes personalizados para acceder a ellos mediante programación. Obtendrás informes intuitivos y en tiempo real con una visibilidad detallada de los pagos en diferentes métodos de pago, divisas y zonas geográficas.

Las empresas que necesiten un sistema de análisis avanzado pueden utilizar Stripe Sigma para ejecutar consultas personalizadas en lenguaje de consulta estructurado (SQL) directamente en los datos de Stripe. Podrás obtener información más detallada e informes personalizados sobre pagos, clientes, transferencias y operaciones globales.

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