Um relatório de dados de transações é um registro estruturado de pagamentos que uma empresa processou ao longo de um determinado período. Cada linha representa uma transação e captura o seu ciclo de vida mais abrangente: o valor cobrado, a forma de pagamento usada, as tarifas deduzidas, a data de liquidação de fundos e o status final. Diferente dos extratos bancários, que mostram apenas os fundos depositados na conta, um relatório de dados de transações mostra como eles chegaram lá.
Abaixo, vamos analisar o conteúdo desses relatórios, mostrar como as empresas podem obtê-los e como as equipes de finanças, suporte e operações os usam no dia a dia.
Principais conclusões
Um relatório de dados de transações captura o ciclo de vida mais abrangente de cada pagamento, da autorização à liquidação de fundos (incluindo as tarifas, os reembolsos e atividades de contestação).
As equipes de finanças usam esses relatórios para reconciliação e as equipes de suporte e de operações podem usá-los para investigar problemas de pagamentos individuais.
As empresas podem acessar dados da transação por meio de exportações pelo Dashboard, relatórios agendados, chamadas de API (Interface de Programação de Aplicação) diretas ou integrações com o software de contabilidade.
O que é um relatório de dados de transações?
Um relatório de dados de transações é um registro abrangente de todos os pagamentos que sua empresa processou ao longo de um determinado período. Cada linha representa uma transação e captura seu ciclo de vida. Assim, você pode ver tudo desde a forma de pagamento usada até a data em que a liquidação de fundos da transação ocorreu. Geralmente, esses relatórios são usados para reconciliação e monitoramento de status da transação (ou seja, concluída, recusada, pendente) para avaliar o desempenho diário das vendas.
O que um relatório de detalhes de transação inclui?
Um relatório de detalhes de transação é tão útil quanto os campos que contém. Embora o formato varie, aqui estão algumas informações que você geralmente pode esperar ver:
ID da transação: Um identificador exclusivo para cada pagamento, usado para pesquisar e fazer referência cruzada do registro em todos os sistemas.
Data e hora: Registradas tanto na autorização quanto na liquidação de fundos, que costumam ocorrer em dias diferentes.
Valor e moeda: O valor bruto cobrado do cliente, além da moeda, se você estiver operando em vários mercados.
Forma de pagamento: O método que o cliente usa (por exemplo, cartão de crédito, carteira digital ou transferência bancária).
Dados do cartão: A bandeira do cartão (por exemplo, Visa, Mastercard), os quatro últimos dígitos e o tipo de financiamento (crédito ou débito), quando disponíveis.
Status: A etapa em que o pagamento se encontra em seu ciclo de vida (ou seja, autorizado, capturado, liquidado, reembolsado ou contestado).
Detalhamento da tarifa: A tarifa de processamento deduzida por transação, às vezes dividida em componentes de intercâmbio e margem.
Valor líquido: O que realmente cai na sua conta após a dedução das tarifas.
Código de autorização: O código que a rede de pagamentos emite, confirmando que a transação foi aprovada.
Informações do cliente: Nome, e-mail, endereço de faturamento ou todos os três, dependendo do que foi coletado no checkout.
Sinalizadores de contestação e reembolso: Se um estorno foi registrado ou se um reembolso foi emitido em relação à transação.
Metadados: Campos personalizados que você anexou (IDs do pedido, segmentos de clientes, códigos de localização) que vinculam registros de pagamento aos seus sistemas internos.
Por que as empresas usam os relatórios de dados de transações?
Equipes de finanças, suporte e operações usam os relatórios de dados de transações de maneiras diferentes.
As equipes de finanças usam os relatórios para reconciliar depósitos bancários com os valores de liquidação de fundos esperados, verificar se as tarifas foram calculadas corretamente e produzir registros precisos da receita para o fechamento do mês.
As equipes de atendimento ao cliente os utilizam para investigar pagamentos individuais sem precisar escalar o problema para a equipe de finanças. Quando um cliente entra em contato sobre uma cobrança que não reconhece ou um reembolso que não recebeu, o registro da transação geralmente contém a resposta.
As equipes de operações e fraudes trabalham com dados de transações em conjunto. Elas podem aplicar filtros para identificar um aumento no número de recusas em um tipo de cartão específico ou um aumento de contestações em um determinado canal de vendas. Esses dados podem revelar um problema de processamento ou um padrão de fraudes antes que a situação se agrave. Isso só fica visível quando você analisa as informações em nível de transação.
Como um relatório de dados de transações dá suporte à reconciliação?
A reconciliação é o processo de confirmar que os registros internos correspondem ao que realmente foi movimentado entre as contas. Os relatórios de dados de transações são as principais fontes usadas nesse trabalho.
Geralmente, o fluxo de trabalho da reconciliação funciona assim:
Você obtém o relatório de dados de transações do período filtrado pela data de liquidação de fundos.
Em seguida, soma os valores líquidos (bruto menos tarifas) de todas as transações nesse período.
Depois disso, você compara o valor total com os depósitos reais no extrato bancário.
Você deve investigar quaisquer diferenças encontradas. As causas comuns de inconsistências incluem transações liquidadas em outro período, reembolsos deduzidos dos depósitos ou contestações que causaram o bloqueio dos fundos.
O último passo é sinalizar e resolver eventuais discrepâncias antes de fazer o fechamento contábil.
Os reembolsos podem complicar esse processo. Um reembolso emitido no período atual em relação a uma transação de um período anterior vai aparecer como um item de linha negativo no relatório atual. Se o seu processo de reconciliação não levar isso em consideração, você verá uma diferença no cálculo da transação original e um crédito não explicado no período atual. Os relatórios que vinculam os reembolsos ao ID da transação original por meio de um campo de referência facilitam o rastreamento desse processo.
Como um relatório de detalhes de transação exibe contestações, reembolsos e pagamentos com falha?
Contestações, reembolsos e pagamentos recusados são modos de falha distintos e aparecem de maneira diferente nos relatórios de detalhes de transação.
Contestações
As contestações aparecem como uma mudança de status em uma transação previamente liquidada. A cobrança original é mostrada como contestada e, normalmente, haverá um item de linha separado para a tarifa de contestação e qualquer retenção de fundos associada. Filtrar pelo status contestado fornece um panorama da exposição a estornos em aberto, incluindo o valor total, o número de transações afetadas e há quanto tempo cada uma está aberta.
Reembolsos
Os reembolsos podem aparecer como transações negativas vinculadas à cobrança original por meio do ID da transação. Uma taxa de reembolso que aumenta em um produto, canal ou período de tempo específico costuma ser visível nos dados antes de aparecer em qualquer outro lugar. Se 4% das transações em uma determinada semana estiverem sendo reembolsadas em comparação com uma taxa de 1,5% de uma semana anterior, vale a pena investigar no nível da transação: quais produtos, quais clientes e quais formas de pagamento.
Pagamentos recusados
Pagamentos recusados são transações não concluídas. Eles não representam diretamente a perda de receita, mas representam a perda de conversão. Os dados de pagamentos recusados devem incluir o código de motivo, que informa se a transação foi rejeitada por fundos insuficientes, suspeita de fraude ou cartão vencido. A segmentação de pagamentos recusados por código de motivo ajuda a distinguir problemas no nível do cliente (como um cliente que insere as informações de pagamento erradas) de problemas sistêmicos (como um tipo de cartão com uma taxa de transações negadas consistentemente alta na sua conta).
Como as empresas geram e exportam os relatórios de dados de transações?
Muitos provedores de pagamentos disponibilizam os relatórios de dados de transações por meio da interface de usuário (IU) do Dashboard, da API ou de ambas as formas. O melhor método vai depender do seu volume e do que você quer fazer com os dados.
Exportações no Dashboard: é uma opção acessível. Com ela, você pode definir um período, aplicar filtros para status, forma ou moeda do pagamento e exportar os dados em formato CSV ou PDF. Essa opção é muito útil em investigações pontuais e reconciliação manual. Como é um processo manual, ele não é muito prático para grandes volumes de dados.
Relatórios agendados: muitos provedores permitem configurar exportações automáticas com periodicidade diária, semanal ou mensal, que são entregues em um endereço de e-mail especificado ou disponibilizadas em um bucket de armazenamento em nuvem. É comum as equipes de finanças que fazem o fechamento do mês configurarem a execução de um relatório da liquidação de fundos agendado para o primeiro dia de cada mês.
Acesso pela API: esta é uma opção flexível, pois você pode usar os dados da transação automaticamente, filtrá-los usando os parâmetros disponíveis e enviar as informações diretamente para um software de contabilidade, data warehouse ou ferramentas de relatórios internas. Essa é a abordagem padrão para as empresas que processam um grande volume de transações por dia (em que não faz sentido fazer as exportações de forma manual).
Integrações de contabilidade: muitas plataformas têm conectores nativos ou integrações de terceiros que obtêm os dados de transação diretamente no seu provedor de pagamentos. Tarifas, valores líquidos e reembolsos são categorizados nas respectivas contas sem a necessidade de entrada de dados manual.
A Stripe simplifica a geração, a análise e a exportação de relatórios de dados de transações pelo Dashboard. Com a API Reports, é possível usar recursos para obter dados de transações e gerar relatórios personalizados para acesso programático. O sistema oferece relatórios intuitivos e em tempo real com excelente visibilidade de pagamentos em várias formas de pagamento, moedas e regiões geográficas.
As empresas que têm necessidades de análises mais avançadas podem usar o Stripe Sigma para executar consultas SQL (Structured Query Language) diretamente nos dados da Stripe. Com esse recurso, você obtém insights mais detalhados e um conjunto de ferramentas de relatórios personalizadas sobre pagamentos, clientes, repasses e operações globais.
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O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.