Los empresarios individuales pueden gestionar legalmente una empresa a través de una cuenta bancaria personal. Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y sociedades anónimas deben mantener el dinero de la empresa separado del dinero personal porque su protección de responsabilidad depende de esa separación.

La ley no exige que separes las finanzas personales de las de la empresa. El 64 % de las empresas sin empleados de EE. UU. declaran utilizar los fondos personales del propietario para hacer frente a dificultades financieras. Sin embargo, utilizar la misma cuenta para las transacciones personales y las de la empresa ralentiza la contabilidad y la preparación de los impuestos, por lo que es probable que tu contable, prestamista o auditor te pida que separes las cuentas.

A continuación, analizaremos las diferentes características y la protección legal de una cuenta personal frente a una cuenta de empresa, qué ocurre cuando utilizas una cuenta personal para la empresa y las señales de que ha llegado el momento de abrir una cuenta de empresa específica.

De un vistazo:

• Los empresarios individuales pueden utilizar una cuenta personal para la empresa, pero las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y las sociedades anónimas necesitan una cuenta separada para preservar su protección de responsabilidad.

• Mezclar el dinero personal y el de la empresa puede debilitar la protección de responsabilidad y dificultar la gestión de la presentación de impuestos, la contabilidad y las auditorías.

• Constituir una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), contratar a un empleado o pedir un préstamo son señales de que ha llegado el momento de abrir una cuenta de empresa específica.

¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de empresa y una cuenta bancaria personal?

Una cuenta personal está vinculada a ti como particular, se abre con tu número de la Seguridad Social (SSN) y se basa en los gastos diarios. Una cuenta de empresa está vinculada a una empresa y su estructura determinará los documentos que un banco podría pedirte al abrir una cuenta de empresa específica.

Los empresarios individuales pueden abrir una cuenta de empresa con un número de identificación de la empresa (EIN) o con un SSN, además de la presentación del nombre comercial. Las LLC y las sociedades anónimas suelen necesitar documentos de constitución, una carta de confirmación del EIN y sus estatutos sociales o acuerdo de funcionamiento. Una cuenta abierta a nombre de una LLC o sociedad anónima crea una separación documentada entre el dinero de la entidad y el tuyo, lo que puede ser importante si la empresa recibe una demanda o no puede pagar sus deudas.

Estas son algunas diferencias funcionales entre las cuentas de empresa y las personales:

• Límites de transacciones: las cuentas de empresa suelen permitir mayores volúmenes de depósitos y más transacciones mensuales.

• Nombre del beneficiario: un cheque extendido a nombre de tu empresa probablemente no se pueda depositar en una cuenta personal.

• Varios usuarios: las cuentas de empresa te permiten añadir empleados, socios o un contable como usuarios autorizados.

• Informes: los extractos bancarios de la empresa están diseñados para importarse sin problemas en el software de contabilidad, lo que puede reducir la introducción manual de datos a la hora de conciliar.

¿Es legal utilizar una cuenta bancaria personal para la empresa?

Si eres un empresario individual, puedes utilizar una cuenta personal para la empresa. A nivel legal, no existe distinción entre ti y tu empresa, por lo que gestionar los ingresos y los gastos a través de tu cuenta corriente personal no incumple ninguna norma. Muchos trabajadores autónomos y titulares de negocios secundarios operan de esta forma durante años sin ningún problema.

El cálculo cambia al constituir una LLC o sociedad anónima. Esa entidad existe específicamente para separar tus activos personales de los pasivos de la empresa, y esa separación depende de que se trate a la empresa como algo realmente distinto, incluido el lugar donde se encuentra su dinero. Si diriges los ingresos de la empresa a través de tu cuenta personal, puedes debilitar el argumento de que la entidad está verdaderamente separada. Si la empresa se enfrenta a una demanda o no puede cubrir sus deudas, un tribunal puede decidir «levantar el velo corporativo» y hacerte responsable a nivel personal.

Aparte de las implicaciones legales, utilizar una cuenta personal para la empresa crea los siguientes problemas prácticos:

• Exposición fiscal: si te hacen una auditoría, probablemente tendrás que demostrar qué transacciones eran gastos de la empresa. Hacerlo desde una cuenta que también paga la compra del supermercado y la hipoteca es un proceso lento y puede ser difícil de defender.

• Retrasos en la financiación: los prestamistas suelen revisar los extractos bancarios de la empresa para evaluar el flujo de caja. Las transacciones mixtas dificultan la interpretación de esa situación.

• Informes poco fiables: las cifras de ganancias y gastos son más precisas cuando no se mezclan con las transacciones personales.

¿Cómo simplifica la contabilidad y los impuestos la separación de las cuentas bancarias de la empresa y las personales?

Una cuenta específica simplifica la contabilidad: cada línea del extracto bancario se corresponde con una transacción de la empresa en tus libros. Todo lo contrario ocurre cuando se trabaja con una cuenta que mezcla transacciones personales y de la empresa. Los contables que trabajan con una cuenta mixta pueden pedirte que expliques transacciones individuales o reconstruir ellos mismos la división. El software de contabilidad también tendrá dificultades para clasificar las transacciones automáticamente, y será más difícil mostrar un rastro documental de las transacciones de la empresa en caso de auditoría. En el momento de la presentación de impuestos, es más difícil demostrar que cada deducción en el Anexo C o en la declaración de impuestos de la empresa se remonta a un gasto de la empresa si no trabajas con una cuenta específica.

Cuando sea necesario destinar dinero a gastos personales, es mucho mejor transferir ese dinero de la cuenta de empresa a una cuenta personal a modo de retiro o distribución. Los gastos personales nunca deben provenir directamente de una cuenta de empresa.

¿Cuándo debes cambiar de una cuenta bancaria personal a una cuenta de empresa?

Debes cambiar de una cuenta bancaria personal a una cuenta de empresa en cuanto notes alguna de estas señales. Cada una de ellas puede ser motivo suficiente para hacer el cambio:

• Has constituido una LLC o una sociedad anónima: la separación legal puede ser más fácil de defender cuando tus operaciones bancarias coinciden con ella, incluso si los ingresos aún son bajos.

• Los ingresos han aumentado: una vez que los depósitos de la empresa sean lo bastante regulares como para desordenar tu extracto bancario personal, ha llegado el momento de trasladarlos a otra parte.

• Vas a contratar a tu primer empleado: necesitarás un EIN y las nóminas precisan de fondos fiables. Una cuenta específica mantiene los salarios y los impuestos retenidos separados de los gastos personales.

• Has pedido un préstamo o una línea de crédito: los prestamistas podrían pedirte extractos bancarios de la empresa y muchos quieren pruebas de que existe una cuenta corriente de empresa.

• Vas a incorporar a un socio o inversor: necesitan ver la posición de efectivo real de la empresa, no una versión filtrada de tu extracto bancario personal.

• Aceptas pagos por Internet: los Payouts de un proveedor de servicios de pago como Stripe van a una cuenta bancaria que debes conectar. Una cuenta específica facilita la conciliación de esos depósitos.

Stripe Treasury permite a las plataformas integrar cuentas financieras directamente en sus productos para que los vendedores y contratistas de las plataformas o los marketplaces puedan guardar y mover fondos sin salir de la plataforma. Este tipo de opciones de cuenta integradas pueden facilitar la transición de la banca personal a la banca de empresa, ya que eliminan algunas de las barreras administrativas tradicionales.

Cómo puede ayudarte Stripe Treasury

Stripe Treasury unifica los pagos y las finanzas en Stripe, para que las empresas puedan recibir, almacenar, enviar y gastar fondos en un solo lugar. Está diseñado para startups y empresas en crecimiento que quieren mover dinero más rápido y dedicar menos tiempo a gestionar las operaciones financieras. Las plataformas, marketplaces y empresas tecnofinancieras también pueden ofrecer servicios financieros a sus usuarios con Treasury para plataformas.

Esto es lo que puedes conseguir con Stripe Treasury:

• Simplifica tus operaciones financieras: gestiona el dinero, los pagos, los gastos con tarjeta, los Payouts y mucho más desde el Dashboard de Stripe.

• Mueve dinero más rápido: accede inmediatamente a las ganancias liquidadas en Stripe y envía transferencias instantáneas a otras empresas en Stripe sin coste alguno.

• Sácale más partido a tu dinero: obtén reembolsos por los gastos con tarjeta y créditos para las comisiones de Stripe en los saldos que cumplan los requisitos.

• Opera a nivel mundial con facilidad: mantén saldos en varias divisas, conviértelas solo cuando sea necesario y envía Payouts a destinatarios en más de 160 países.

• Automatiza las operaciones financieras: utiliza agentes para analizar el flujo de caja y automatizar tareas como el pago de facturas, el movimiento de dinero y la conversión de divisas dentro de los límites que establezcas.

Más información sobre cómo Stripe Treasury puede ayudarte a gestionar tus finanzas y pagos en un solo lugar, o empieza hoy mismo.

Stripe Treasury incluye varios productos de Stripe distintos. Consulta las condiciones del producto aplicables. Stripe no es un banco. Las cuentas corrientes las proporciona exclusivamente Fifth Third Bank, National Association, miembro de la FDIC. Los depósitos están asegurados a través de Fifth Third Bank.

Preguntas frecuentes sobre una cuenta de empresa frente a una cuenta bancaria personal