Los propietarios únicos pueden dirigir legalmente una empresa mediante una cuenta bancaria personal. Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y las sociedades anónimas deben mantener el dinero de la empresa separado del dinero personal porque su protección de responsabilidad depende de esa separación.

La ley no exige separar las finanzas personales y las de la empresa. El 64 % de las empresas sin empleados en EE. UU. informan que usan los fondos personales del titular para abordar los desafíos financieros. Sin embargo, usar la misma cuenta para las transacciones personales y las de la empresa ralentiza la contabilidad y la preparación de impuestos, por lo que es probable que tu contador, prestamista o auditor te pida que separes las cuentas.

A continuación, analizaremos las diferentes características y la protección legal de una cuenta personal frente a una cuenta de empresa, qué sucede cuando usas una cuenta personal para una empresa y las señales de que es momento de abrir una cuenta de empresa exclusiva.

Conclusiones principales

• Los propietarios únicos pueden usar una cuenta personal para la empresa, pero las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y las sociedades anónimas necesitan una cuenta separada para preservar su protección de responsabilidad.

• Mezclar el dinero personal y el de la empresa puede debilitar la protección de responsabilidad y hacer que la declaración fiscal, la contabilidad y las auditorías sean más difíciles de gestionar.

• Formar una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), contratar a un empleado o solicitar un préstamo son señales de que es momento de abrir una cuenta de empresa exclusiva.

¿Cuál es la diferencia entre una cuenta bancaria de empresa y una cuenta bancaria personal?

Una cuenta personal está vinculada a ti como particular, se abre con tu SSN y se basa en los gastos cotidianos. Una cuenta de empresa está vinculada a una empresa, y su estructura determinará los documentos que un banco podría solicitar al abrir una cuenta de empresa exclusiva.

Los propietarios únicos pueden abrir una cuenta bancaria de empresa con un número de identificación del empleador (EIN) o con un SSN, además de la presentación del «nombre comercial». Las LLC y las sociedades anónimas normalmente necesitan los documentos de constitución, una carta de confirmación del EIN y sus estatutos corporativos o acuerdo operativo. Una cuenta abierta a nombre de una LLC o de una sociedad anónima crea una separación documentada entre el dinero de la entidad y el tuyo, lo cual puede ser importante si la empresa recibe una demanda o no puede pagar sus deudas.

A continuación, presentamos algunas diferencias funcionales entre las cuentas de empresa y las personales:

• Límites de transacciones: Las cuentas de empresa suelen permitir mayores volúmenes de depósitos y más transacciones mensuales.

• Nombre del beneficiario: Es probable que un cheque emitido a favor del nombre de la empresa no se pueda depositar en una cuenta personal.

• Varios usuarios: Las cuentas de empresa te permiten agregar empleados, socios o un contador como usuarios autorizados.

• Informes: Los extractos de la empresa están diseñados para importarse sin problemas en el software de contabilidad, lo que puede reducir la entrada manual cuando se necesita conciliar.

¿Puedes usar legalmente una cuenta bancaria personal para una empresa?

Si eres propietario único, puedes usar una cuenta personal para la empresa. Legalmente, no hay distinción entre ti y tu empresa, por lo que administrar los ingresos y los gastos a través de tu cuenta corriente personal no infringe ninguna regla. Muchos trabajadores independientes y titulares de trabajos secundarios operan de esta manera durante años sin problemas.

La situación cambia cuando formas una LLC o sociedad anónima. Esa entidad existe específicamente para separar tus activos personales de los pasivos de la empresa, y esa separación depende de tratar a la empresa como genuinamente distinta, incluso en el lugar donde se encuentra su dinero. Si enrutas los ingresos de la empresa a través de tu cuenta personal, puedes debilitar el argumento de que la entidad es verdaderamente independiente. Si la empresa alguna vez enfrenta una demanda o no puede cubrir sus deudas, un tribunal puede decidir «levantar el velo corporativo» y hacerte responsable de forma personal.

Más allá de las implicaciones legales, usar una cuenta personal para una empresa crea los siguientes problemas prácticos:

• Exposición fiscal: Si te auditan, es probable que debas demostrar qué transacciones fueron gastos de la empresa. Hacerlo desde una cuenta con la que también pagas los alimentos y una hipoteca es lento y puede ser difícil de defender.

• Retrasos en la financiación: Los prestamistas suelen revisar los extractos bancarios de la empresa para evaluar el flujo de caja. Las transacciones mixtas hacen que ese panorama sea difícil de interpretar.

• Informes poco confiables: Las cifras de ganancias y de gastos son más precisas cuando no se mezclan con transacciones personales.

¿Cómo simplifica la contabilidad y los impuestos el separar las cuentas bancarias personales y de empresa?

Una cuenta exclusiva facilita la contabilidad: cada línea del extracto bancario corresponde a una transacción de la empresa en tus libros. Todo lo contrario ocurre cuando trabajas desde una cuenta que mezcla las transacciones personales y las de la empresa. Los contadores que trabajan desde una cuenta mixta podrían pedirte que expliques cada transacción individual o reconstruir ellos mismos la división. El software de contabilidad también tendrá dificultades para clasificar las transacciones de forma automática, y será más difícil mostrar un registro impreso de las transacciones de la empresa en caso de una auditoría. Al momento de presentar los impuestos, es más difícil demostrar que cada deducción en un Anexo C o declaración de impuestos de la empresa se remonta a un gasto de la empresa si no trabajas con una cuenta exclusiva.

Cuando el dinero deba destinarse a gastos personales, es mucho mejor transferir ese dinero desde la cuenta de empresa a una cuenta personal como retiro o distribución. Los gastos personales nunca deben provenir de forma directa de una cuenta de empresa.

¿Cuándo debes pasar de una cuenta bancaria personal a una cuenta bancaria de empresa?

Debes pasar de una cuenta bancaria personal a una cuenta bancaria de empresa tan pronto como notes cualquiera de estas señales. Cada una de ellas puede ser un motivo suficiente para hacer el cambio:

• Formaste una LLC o sociedad anónima: La separación legal puede ser más fácil de defender cuando tus operaciones bancarias coinciden con ella, incluso si los ingresos aún son pequeños.

• Los ingresos aumentaron: Una vez que los depósitos de la empresa sean lo suficientemente regulares como para desordenar tu extracto personal, es momento de moverlos a otro lugar.

• Vas a contratar a tu primer empleado: Necesitarás un EIN y la nómina requiere de fondos confiables. Una cuenta exclusiva mantiene los salarios y los impuestos retenidos separados de los gastos personales.

• Solicitaste un préstamo o una línea de crédito: Los prestamistas podrían solicitar extractos bancarios de la empresa y muchos piden un comprobante de una cuenta corriente de la empresa.

• Vas a incorporar a un socio o inversor: Estos necesitan ver la posición de efectivo real de la empresa y no una versión filtrada de tu extracto personal.

• Aceptas pagos por internet: Los Payouts de un proveedor de servicios de pago como Stripe van a una cuenta bancaria que conectes. Una cuenta exclusiva permite que esos depósitos sean fáciles de conciliar.

Stripe Treasury permite a las plataformas integrar cuentas financieras de forma directa en sus productos, para que los vendedores y los contratistas en plataformas o marketplaces puedan mantener y mover los fondos sin tener que salir de la plataforma. Estos tipos de opciones de cuenta integrada pueden facilitar la transición de la banca personal a la de la empresa al eliminar algunas de las barreras administrativas tradicionales.

Cómo puede ayudar Stripe Treasury

Stripe Treasury reúne los pagos y las finanzas en Stripe, para que las empresas puedan recibir, guardar, enviar y gastar fondos en un solo lugar. Está diseñado para startups y empresas en crecimiento que desean mover el dinero más rápido y dedicar menos tiempo a gestionar las operaciones financieras. Las plataformas, los marketplaces y las empresas tecnofinancieras (fintech) también pueden ofrecer servicios financieros a sus usuarios con Treasury para plataformas.

Treasury puede ayudarte a lograr lo siguiente:

• Simplifica tus operaciones financieras: Gestiona el dinero, los pagos, los gastos de tarjetas, los Payouts y mucho más desde el Dashboard de Stripe.

• Mueve el dinero más rápido: Accede de inmediato a las ganancias de Stripe liquidadas y envía transferencias instantáneas a otras empresas en Stripe sin costo.

• Aprovecha tu dinero al máximo: Obtén reintegros en los gastos con tarjeta y créditos para comisiones de Stripe en saldos elegibles.

• Opera a nivel mundial con facilidad: Mantén saldos en varias monedas, conviértelos solo cuando sea necesario y envía pagos a destinatarios en más de 160 países.

• Automatiza las operaciones financieras: Usa agentes para analizar el flujo de caja y automatizar tareas como el pago de facturas, el movimiento de dinero y la conversión de monedas dentro de los límites que establezcas.

Obtén más información sobre cómo Stripe Treasury puede ayudarte a gestionar tus finanzas y pagos en un solo lugar, o bien, empieza hoy.

Stripe Treasury incluye varios productos diferentes de Stripe. Consulta las Condiciones del producto que correspondan. Stripe no es un banco. Las cuentas corrientes se ofrecen exclusivamente a través de Fifth Third Bank, Asociación Nacional, miembro de la FDIC. Los depósitos están asegurados por el Fifth Third Bank.

Preguntas frecuentes sobre una cuenta bancaria de empresa frente a una cuenta bancaria personal