En la economía sueca, prácticamente libre de efectivo, los importes reservados son una parte habitual de los movimientos de pagos entre cuentas bancarias. Los clientes ven un importe reservado («reserverat belopp» en sueco) en sus aplicaciones bancarias, y las empresas gestionan la diferencia entre la autorización y la acreditación de fondos. Esa diferencia afecta al flujo de caja, la conciliación, la presentación de informes y la confianza de los clientes, especialmente en el caso de las empresas que dependen de los pagos con tarjeta.

A continuación, aprenderás cuándo se activa un importe reservado, cómo se regula en Suecia y cómo las empresas pueden gestionar su impacto con confianza.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un importe reservado en transacciones de pago?
  
• ¿Cómo funcionan los importes reservados en los sistemas de pago suecos?
  
• ¿Qué situaciones activan los importes reservados para empresas en Suecia?
  
• ¿Cómo afectan los importes reservados a la contabilidad y las finanzas?
  
• ¿Qué normas rigen los importes reservados en Suecia?
  
• ¿Cómo pueden las empresas suecas evaluar el impacto de los importes reservados?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Terminal
  

¿Qué es un importe reservado en transacciones de pago?

Un importe reservado es una retención temporal de los fondos del cliente mientras se realiza un pago. En realidad, es lo mismo que aceptar pagos con autorización previa. En Suecia, los clientes pueden ver un importe reservado en sus aplicaciones bancarias. Los fondos se bloquean, aunque la transacción no se haya contabilizado.

¿Cómo funcionan los importes reservados en los sistemas de pago suecos?

Los importes reservados son comunes en Suecia. Una transacción puede parecer «efectuada» por un cliente aunque el pago aún no se haya acreditado.

Los importes reservados en los pagos suecos funcionan de la siguiente manera:

• El sistema de pago de la empresa solicita al banco del cliente una reserva específica. Estos fondos dejan de estar disponibles para el cliente.

• El banco envía una solicitud de pago a la empresa, que debe aceptar el pago para liberar los fondos reservados.

• El importe reservado se convierte en un cargo contabilizado y los fondos se liberan.

¿Qué situaciones activan los importes reservados para las empresas en Suecia?

Los importes reservados pueden aparecer cuando aún no se conoce el precio final o cuando la empresa necesita seguridad antes de ofrecer algo de valor.

Los importes reservados son comunes en los siguientes casos:

• Estaciones de servicio: los surtidores de combustible automatizados pueden reserva una cantidad específica antes de que comience la recarga de combustible para garantizar fondos suficientes.

• Alquiler de vehículos: las empresas de alquiler de automóviles pueden reserva un importe más alto por adelantado. Por ejemplo, en Suecia, Hertz cobra el costo total del alquiler más 2000 coronas suecas (SEK) en la mayoría de los modelos de automóviles.

• Pedidos de comercio electrónico con gestión logística diferida: en el caso del comercio electrónico, las empresas en línea pueden autorizar pagos en la confirmación de compra pero capturarlos solo cuando se envían los artículos, especialmente cuando la disponibilidad de inventario o los totales finales pueden cambiar.

• Servicios de precio variable: empresas como las de entrega de comestibles, catering y fabricación personalizada pueden reservar un monto estimado que tenga en cuenta los precios establecidos en el peso, las sustituciones o los cambios de alcance.

• Restaurantes y bares: los bares y restaurantes pueden realizar una pequeña retención para abrir una cuenta o permitir ajustes posteriores a la autorización y, luego, finalizar el total cuando se cierre la cuenta.

• Pruebas de suscripción: los servicios digitales suelen solicitar una autorización para confirmar la validez de la tarjeta antes de iniciar un período de prueba o una relación de facturación recurrente.

¿Cómo afectan los importes reservados a la contabilidad y las finanzas?

Los importes reservados parecen ventas en curso, pero aún no son dinero que puedas usar. Afectan la contabilidad y las finanzas de la siguiente manera:

• Plazos del flujo de caja: una reserva no aumenta tu saldo de caja hasta que se capture y liquide el pago, aunque los fondos del cliente estén bloqueados.

• Previsión de riesgos: si dependes en gran medida de las autorizaciones previas, es fácil sobreestimar las entradas de efectivo a corto plazo.

• Inconsistencias en la acreditación de fondos: tus depósitos bancarios solo reflejarán las transacciones capturadas, lo que explica por qué los informes diarios de ventas no coinciden con los totales de transferencias, a menos que se realice un seguimiento de las autorizaciones y capturas por separado.

Las empresas que realizan capturas de forma inmediata pueden reducir tanto la incertidumbre del flujo de caja como las irregularidades contables. Cuanto más breve sea el intervalo entre la autorización y la captura, más clara será la situación financiera.

¿Qué normas rigen los importes reservados en Suecia?

Los importes reservados se rigen por una combinación de normas de la política del banco central sueco, la reglamentación de la Unión Europea y las normas de las redes de tarjetas que establecen expectativas para las retenciones.

A continuación, se detallan las reglas relativas a los importes reservados:

• Se requiere el consentimiento del cliente: en virtud de la aplicación por parte de Suecia de la Directiva revisada sobre servicios de pago (PSD2) de la UE, solo se puede realizar una reserva por el importe exacto que el cliente haya autorizado.

• Liberación oportuna de fondos: una vez que se complete una transacción, se espera que el banco libere los fondos reservados sin demoras innecesarias.

• Disciplina sobre el importe: las empresas no pueden realizar capturas superiores al importe autorizado sin aprobación adicional.

• Sanciones por uso indebido: los encargado de tratamiento de las tarjetas supervisan las autorizaciones no utilizadas o vencidas de manera reiterada. Dejar retenciones abiertas sin acreditarlas o revertirlas puede dar lugar a comisiones y problemas de cumplimiento de la normativa.

¿Cómo pueden las empresas suecas evaluar el impacto de los importes reservados?

Los importes reservados funcionan mejor cuando se gestionan de manera activa. Los siguientes hábitos pueden ayudar drásticamente a tu empresa a lograrlo:

• Haz un seguimiento de las autorizaciones por separado: asegúrate de que tus herramientas de pago distingan claramente entre transacciones autorizadas y capturadas, para que las retenciones pendientes no se confundan con las ventas completadas.

• Capturar los fondos en cuanto se complete la transacción: reducir los plazos entre la autorización y el cobro mejora el flujo de caja, reduce el riesgo de vencimiento y disminuye la confusión de los clientes.

• Utiliza los dashboards y alertas del proveedor: los proveedores de servicios de pago pueden mostrar los pagos no capturados y sus plazos de vencimiento. Asegúrate de que los equipos financieros reconozcan los ingresos solo una vez que los pagos se hayan capturado.

• Establece las expectativas de los clientes: explica claramente las retenciones para que sea menos probable que los clientes se pongan en contacto con soporte para preguntar por qué los fondos no están disponibles temporalmente.

• Limita el tamaño y la duración de la retención: reserva solo el importe que realmente se necesita y libera cualquier exceso de inmediato. Las retenciones más pequeñas y breves protegen la satisfacción del cliente sin aumentar el riesgo.

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