In de bijna cashloze economie van Zweden zijn gereserveerde bedragen een normaal onderdeel van hoe betalingen tussen bankrekeningen worden overgemaakt. Klanten zien een gereserveerd bedrag (“reserverat belopp” in het Zweeds) in hun bankapps en ondernemingen beheren het verschil tussen autorisatie en vereffening. Dat verschil heeft invloed op de cashflow, reconciliatie, rapportage en het vertrouwen van klanten, vooral voor bedrijven die afhankelijk zijn van kaartbetalingen.

Hieronder lees je wanneer een gereserveerd bedrag wordt geactiveerd, hoe dit in Zweden wordt gereguleerd en hoe ondernemingen de impact ervan met vertrouwen kunnen beheren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een gereserveerd bedrag in betalingstransacties?
  
• Hoe werken gereserveerde bedragen in Zweedse betalingssystemen?
  
• In welke situaties worden gereserveerde bedragen geactiveerd voor bedrijven in Zweden?
  
• Hoe beïnvloeden gereserveerde bedragen de boekhouding en financiën?
  
• Welke regels gelden voor gereserveerde bedragen in Zweden?
  
• Hoe kunnen Zweedse ondernemingen de impact van gereserveerde bedragen beoordelen?
  
• Hoe Stripe Terminal kan helpen
  

Wat is een gereserveerd bedrag bij betalingstransacties?

Een gereserveerd bedrag is een tijdelijke blokkering van het geld van een klant terwijl een betaling wordt verwerkt. Het is eigenlijk hetzelfde als een pre-autorisatie. In Zweden kunnen klanten een gereserveerd bedrag zien in hun bankapps. Het geld wordt geblokkeerd, ook al is de transactie nog niet geboekt.

Hoe werken gereserveerde bedragen in Zweedse betalingssystemen?

Gereserveerde bedragen zijn gebruikelijk in Zweden. Een transactie kan voor een klant als ‘voltooid’ aanvoelen, ook al is de betaling nog niet afgewikkeld.

Zo werken gereserveerde bedragen in Zweedse betalingen:

• Het betalingssysteem van de onderneming vraagt de bank van de klant om een bepaald bedrag te reserveren. Deze middelen zijn dan niet meer beschikbaar voor de klant.

• De bank stuurt een betalingsverzoek naar de onderneming, die de betaling moet accepteren om het gereserveerde bedrag vrij te geven.

• Het gereserveerde bedrag wordt omgezet in een geboekte afschrijving en het geld wordt vrijgegeven.

In welke situaties worden gereserveerde bedragen geactiveerd voor ondernemingen in Zweden?

Gereserveerde bedragen kunnen verschijnen wanneer de uiteindelijke prijs nog niet bekend is of wanneer het bedrijf zekerheid nodig heeft voordat het iets van waarde levert.

Hieronder volgen enkele voorbeelden waarin gereserveerde bedragen gebruikelijk zijn:

• Tankstations: Automatische brandstofpompen kunnen een bepaald bedrag reserveren voordat het tanken begint, om ervoor te zorgen dat er voldoende geld beschikbaar is.

• Autoverhuur: Autoverhuurbedrijven kunnen vooraf een hoger bedrag reserveren. In Zweden rekent Hertz bijvoorbeeld de totale huurkosten plus 2.000 Zweedse kronen (SEK) voor de meeste automodellen.

• E-commercebestellingen met vertraagde fulfilment: Voor e-commerce kunnen online ondernemingen de betaling bij het afrekenen autoriseren, maar deze pas innen wanneer de artikelen worden verzonden, vooral wanneer de beschikbaarheid van de voorraad of de uiteindelijke totalen kunnen veranderen.

• Diensten met variabele prijzen: Ondernemingen zoals boodschappenbezorgers, cateraars en maatwerkfabrikanten kunnen een geschat bedrag reserveren dat rekening houdt met op gewicht gebaseerde prijzen, vervangingen of wijzigingen in de omvang.

• Restaurants en bars: Bars en restaurants kunnen een klein bedrag reserveren om een rekening te openen of aanpassingen na autorisatie mogelijk te maken, en vervolgens het totaalbedrag definitief vaststellen wanneer de rekening wordt gesloten.

• Proefabonnementen: Digitale diensten vragen soms om een autorisatie om te controleren of een kaart geldig is voordat ze een proefperiode of terugkerende facturatie starten.

Hoe beïnvloeden gereserveerde bedragen de boekhouding en financiën?

Gereserveerde bedragen voelen aan als lopende verkopen, maar het is geen geld dat je nog kunt gebruiken. Dit is hoe ze de boekhouding en financiën beïnvloeden:

• Cashflowtiming: Een reservering verhoogt je kassaldo pas als de betaling is geregistreerd en afgewikkeld, ook al is het geld van de klant geblokkeerd.

• Risico's bij prognoses: Als je veel gebruikmaakt van voorafgaande autorisaties, kun je de kasinstroom op korte termijn makkelijk overschatten.

• Verschillen in vereffening: Je bankstortingen laten alleen geregistreerde transacties zien, wat verklaart waarom dagelijkse verkooprapporten niet overeenkomen met de totale uitbetalingen, tenzij autorisaties en registraties apart worden bijgehouden.

Ondernemingen die snel registreren, kunnen zowel de onzekerheid over de cashflow als de rompslomp rond de boekhouding verminderen. Hoe korter de tijd tussen autorisatie en vastlegging, hoe duidelijker het financiële plaatje wordt.

Welke regels gelden voor gereserveerde bedragen in Zweden?

Gereserveerde bedragen worden geregeld door een combinatie van het beleid van de Zweedse centrale bank, EU-regelgeving en regels van kaartnetwerken die verwachtingen voor blokkeringen vaststellen.

Dit zijn de regels met betrekking tot gereserveerde bedragen:

• Toestemming van de klant is vereist: Volgens de Zweedse implementatie van de herziene betaaldienstenrichtlijn (PSD2) van de EU kan alleen een reservering worden gemaakt voor het exacte bedrag waarmee de klant heeft ingestemd.

• Tijdige vrijgave van geld: Zodra een transactie is voltooid, wordt van de bank verwacht dat zij het gereserveerde geld zonder onnodige vertraging vrijgeeft.

• Bedragdiscipline: Ondernemingen mogen zonder aanvullende goedkeuring niet meer dan het toegestane bedrag innen.

• Sancties bij misbruik: Kaartverwerkers houden toezicht op ongebruikte of herhaaldelijk verlopen autorisaties. Het openlaten van blokkeringen zonder deze af te wikkelen of terug te draaien, kan leiden tot kosten en complianceproblemen.

Hoe kunnen Zweedse ondernemingen de impact van gereserveerde bedragen beoordelen?

Gereserveerde bedragen werken het beste als ze actief worden beheerd. Deze gewoonten kunnen je onderneming daarbij enorm helpen:

• Houd autorisaties apart bij: Zorg ervoor dat je betaaltools duidelijk onderscheid maken tussen geautoriseerde en vastgelegde transacties, zodat lopende reserveringen niet worden verward met voltooide verkopen.

• Registreer zodra de transactie is voltooid: Door de tijd tussen autorisatie en registratie te verkorten, verbeter je de cashflow, verminder je het risico op verlopen en beperk je verwarring bij klanten.

• Gebruik de dashboards en waarschuwingen van de aanbieder: Betaaldienstverleners kunnen niet-geregistreerde betalingen en hun vervaldata weergeven. Zorg ervoor dat financiële teams inkomsten pas erkennen als betalingen zijn geregistreerd.

• Stel verwachtingen bij klanten: Leg de blokkades duidelijk uit, zodat klanten minder snel contact opnemen met de klantenservice om te vragen waarom geld tijdelijk niet beschikbaar is.

• Beperk de omvang en duur van blokkades: Reserveer alleen het bedrag dat echt nodig is en geef overtollig geld meteen vrij. Kleinere, kortere blokkades beschermen de klanttevredenheid zonder het risico te vergroten.

Hoe Stripe Terminal kan helpen

Stripe Terminal helpt bedrijven hun omzet te verhogen met uniforme betalingen via fysieke en online kanalen. Het ondersteunt nieuwe betaalmethoden, eenvoudige hardwarelogistiek, wereldwijde dekking en honderden point-of-sale (POS) en commerce-integraties om je ideale betalingsstack te ontwerpen.

Stripe maakt unified commerce mogelijk voor merken als Hertz, URBN, Lands' End, Shopify, Lightspeed en Mindbody.

Stripe Terminal kan je helpen met:

• Handel te bundelen: beheer online en fysieke betalingen op een wereldwijd platform met uniforme betalingsgegevens.

• Wereldwijd uit te breiden: schaal naar 24 landen met één set integraties en populaire betaalmethoden.

• Te integreren op jouw manier: ontwikkel je eigen aangepaste POS-app of maak verbinding met je bestaande techstack met behulp van POS- en commerce-integraties van derden.

• Hardwarelogistiek te vereenvoudigen: bestel, beheer en monitor eenvoudig door Stripe ondersteunde lezers, waar ze zich ook bevinden.

Meer info over Stripe Terminal, of ga vandaag nog aan de slag.