In Schwedens nahezu bargeldloser Wirtschaft sind reservierte Beträge ein routinemäßiger Bestandteil der Zahlungsbewegungen zwischen Bankkonten. Kundinnen und Kunden sehen in ihren Banking-Apps einen reservierten Betrag („Reserverate Belopp“ auf Schwedisch), der im deutschen Sprachraum oft als „vorgemerkte Umsätze“ angezeigt wird. Unternehmen verwalten die Lücke zwischen Autorisierung und Zahlungsabwicklung. Diese Lücke wirkt sich auf Cashflow, Abgleich, Berichterstattung und das Vertrauen von Kundinnen und Kunden aus, insbesondere bei Unternehmen, die auf Kartenzahlungen angewiesen sind.

Im Folgenden erfahren Sie, wann die Reservierung von Geldbeträgen ausgelöst wird, wie sie in Schweden reguliert wird und wie Unternehmen souverän mit ihren Auswirkungen umgehen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was versteht man unter einem reservierten Betrag im Zahlungsverkehr?
  
• Wie läuft die Reservierung von Beträgen in schwedischen Zahlungssystemen ab?
  
• In welchen Situationen wird die Reservierung von Beträgen für Unternehmen in Schweden ausgelöst?
  
• Wie wirken sich reservierte Beträge auf Buchhaltung und Finanzen aus?
  
• Welche Regeln gelten für die Reservierung von Beträgen in Schweden?
  
• Wie können schwedische Unternehmen die Auswirkungen von reservierten Beträgen beurteilen?
  
• So kann Stripe Terminal Sie unterstützen
  

Was versteht man unter einem reservierten Betrag im Zahlungsverkehr?

Bei einem reservierten Betrag handelt es sich um eine vorübergehende Sperrung der Geldmittel einer Kundin/eines Kunden während einer laufenden Zahlung. Er entspricht im Grunde einer Zahlung vor der Autorisierung. In Schweden sehen Kundinnen und Kunden möglicherweise einen reservierten Betrag in ihren Banking-Apps. Im deutschen Sprachraum wieder dieser Betrag oft unter „vorgemerkte Umsätze“ angezeigt. Die Geldmittel werden gesperrt, obwohl die Transaktion noch nicht gebucht wurde.

Wie läuft die Reservierung von Beträgen in schwedischen Zahlungssystemen ab?

Die Reservierung von Beträgen ist in Schweden gängige Praxis. Kundinnen und Kunden können eine Transaktion als „erledigt“ empfinden, obwohl die Zahlung noch nicht abgewickelt wurde.

So funktioniert die Reservierung von Beträgen im schwedischen Zahlungsverkehr:

• Das Zahlungssystem des Unternehmens fordert die Bank der Kundin oder des Kunden zur Reservierung eines bestimmten Betrags auf. Diese Geldbeträge sind für die Kundin/den Kunden nicht mehr verfügbar. Im deutschen Sprachraum werden sie als „vorgemerkte Umsätze“ angezeigt.

• Die Bank sendet eine Zahlungsanfrage an das Unternehmen, das die Zahlung akzeptieren muss, um die reservierten Geldbeträge freizugeben.

• Der reservierte Betrag wird in eine gebuchte Zahlung umgewandelt und die Geldbeträge werden freigegeben.

In welchen Situationen wird die Reservierung von Beträgen für Unternehmen in Schweden ausgelöst?

Geldbeträge können reserviert werden, wenn der endgültige Preis noch nicht bekannt ist oder wenn das Unternehmen eine Sicherheit benötigt, bevor es etwas Wertvolles liefert.

Hier sehen Sie einige Beispiele, in denen es gang und gäbe ist, Beträge zu reservieren:

• Tankstellen: An automatisierten Zapfsäulen kann vor Beginn der Betankung ein bestimmter Betrag reserviert werden. Damit soll gewährleistet werden, dass die Kundin oder der Kunde genug Geld hat, um den Kraftstoff zu bezahlen.

• Fahrzeugvermietung: Autovermietungen reservieren unter Umständen im Voraus einen höheren Geldbetrag. In Schweden reserviert Hertz beispielsweise die Gesamtmietkosten zuzüglich von 2.000 schwedischen Kronen (SEK) für die meisten Automodelle.

• E-Commerce-Bestellungen mit verzögerter Ausführung: Im E-Commerce autorisieren Online-Unternehmen Zahlungen zuweilen beim Bezahlvorgang, erfassen sie aber erst, wenn die Artikel versendet werden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich die Lagerverfügbarkeit oder die endgültigen Gesamtsummen ändern könnten.

• Dienstleistungen zu variablen Preisen: Unternehmen wie Lebensmittellieferdienste, Catering und Auftragsfertigung reservieren möglicherweise einen geschätzten Betrag, um Spielraum für gewichtsabhängige Preise, Ersatzprodukte oder Änderungen am Umfang zu lassen.

• Restaurants und Bars: Bars und Restaurants können einen kleinen Geldbetrag sperren, um eine Rechnung zu eröffnen oder Änderungen nach der Autorisierung zu ermöglichen. Der endgültige Gesamtbetrag wird dann ermittelt, nachdem die Rechnung („der Deckel“) geschlossen wird.

• Testzeiträume für Abonnements: Digitale Dienste autorisieren manchmal einen Betrag (d. h. sie reservieren eine Zahlungsfreigabe), um die Gültigkeit einer Karte zu bestätigen, bevor sie einen Testzeitraum oder eine Geschäftsbeziehung mit wiederkehrender Abrechnung starten.

Wie wirken sich reservierte Beträge auf Buchhaltung und Finanzen aus?

Reservierte Beträge mögen Ihnen vorkommen wie laufende Verkäufe, aber es sind noch keine Geldbeträge, die Sie verwenden können. So wirken sie sich auf die Buchhaltung und das Finanzwesen aus:

• Cashflow-Zeitpunkt: Eine Reservierung von Geldbeträgen erhöht Ihr Kassensaldo erst, wenn die Zahlung erfasst und abgewickelt wurde, auch wenn der entsprechende Betrag für die Kundin/denn Kunden gesperrt ist.

• Risikoprognose: Wenn Sie sich stark auf Vorautorisierungen verlassen, können Sie kurzfristige Geldzuflüsse leicht überschätzen.

• Diskrepanzen bei der Zahlungsabwicklung: Ihre Bankeinzahlungen spiegeln nur erfasste Transaktionen wider, was erklärt, warum die täglichen Verkaufsberichte nicht mit den Gesamtbeträgen der Auszahlungen übereinstimmen (es sei denn, Autorisierungen und Erfassungen werden separat nachverfolgt).

Unternehmen, die zeitnah erfassen, können sowohl die Cashflow-Unsicherheit als auch den „Accounting Noise“ (verzerrtes Bild der tatsächlichen wirtschaftlichen Leistung eines Unternehmens) reduzieren. Je enger das Zeitfenster zwischen Autorisierung und Erfassung ist, desto „sauberer“, also präziser, wird der Finanzbericht.

Welche Regeln gelten für die Reservierung von Beträgen in Schweden?

Reservierte Beträge unterliegen den Bestimmungen der schwedischen Zentralbankpolitik, den EU-Vorschriften sowie den Regeln von Kartennetzwerken, die Regeln zur Sperrung von Geldmitteln vorgeben.

Hier sehen Sie die Regeln für die Reservierung von Geldbeträgen:

• Zustimmung der Kundin/des Kunden ist erforderlich: Im Rahmen der Umsetzung der überarbeiteten EU-Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2), auch zweite EU-Zahlungsdiensterichtlinie genannt, in Schweden kann nur der genaue Betrag reserviert werden, dem die Kundin/der Kunde zugestimmt hat.

• Rechtzeitige Freigabe von Geldmitteln: Sobald eine Transaktion abgeschlossen ist, wird erwartet, dass die Bank die reservierten Geldbeträge ohne unnötige Verzögerung freigibt.

• Betragsdisziplin: Unternehmen können ohne zusätzliche Genehmigung nicht mehr als den autorisierten Betrag erfassen.

• Missbrauchsstrafen: Karten-Verarbeiter überwachen ungenutzte oder wiederholt abgelaufene (verfallene) Autorisierungen. Das Aufrechterhalten von Sperren, ohne die Zahlung abzuwickeln oder die Reservierung aufzuheben, kann zu Gebühren und Compliance-Problemen führen.

Wie können schwedische Unternehmen die Auswirkungen von reservierten Beträgen beurteilen?

Die Reservierung von Beträgen kann am effektivsten angewandt werden, wenn Die Beträge aktiv verwaltet werden. Die folgenden Geschäftsgewohnheiten können Ihr Unternehmen dabei enorm unterstützen:

• Autorisierungen separat nachverfolgen: Achten Sie darauf, dass Ihre Zahlungstools klar zwischen autorisierten und erfassten Transaktionen unterscheiden, damit reservierte Beträge nicht mit abgeschlossenen Verkäufen verwechselt werden.

• Erfassen, sobald die Transaktion abgeschlossen ist: Die Verkleinerung der Lücke zwischen Autorisierung und Erfassung verbessert den Cashflow, verringert das Ablaufrisiko und beugt der Verwirrung der Kundschaft vor.

• Dashboards und Warnhinweise des Anbieters verwenden: Zahlungsdienstleister können nicht erfasste Zahlungen und deren Ablaufzeitrahmen anzeigen. Achten Sie darauf, dass Finanzteams Umsätze erst dann realisieren, wenn die Zahlungen erfasst wurden.

• Der Kundschaft genau erläutern, was vor sich geht: Erklären Sie die Sperren deutlich, damit weniger Kundinnen und Kunden den Support kontaktieren, um sich zu erkundigen, warum Geldbeträge vorübergehend nicht verfügbar sind.

• Höhe der reservierten Beträge und Dauer der Reservierung begrenzen: Reservieren Sie nur den Betrag, der wirklich benötigt wird, und geben Sie etwaige Überschüsse sofort frei. Kleinere, kürzere Reservierungen sorgen für zufriedene Kundinnen und Kunden, ohne das Risiko zu erhöhen.

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