Die Regelung des Vereinigten Königreichs zur Steuergutschrift für Forschung und Entwicklung (F&E) ist ein Innovationsanreiz, durch den Unternehmen eine Steuererleichterung von bis zu 230 % auf qualifizierende F&E-Kosten erhalten können. FinTech-Unternehmen sind gut aufgestellt, um von dieser Regelung zur Steuergutschrift zu profitieren, da ein Großteil ihrer Arbeit (z. B. Softwareentwicklung) für diese Erleichterung infrage kommt. Gründerinnen und Gründer gehen jedoch möglicherweise davon aus, dass ihre Unternehmen die Kriterien nicht erfüllen, oder sie erkennen den Wert nicht, den Steuergutschriften bieten können.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, wer sich für F&E-Steuergutschriften qualifiziert, worauf His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) bei der Prüfung eines Anspruchs achtet und welche Aufzeichnungen Unternehmen aufbewahren müssen, um saubere Einreichungen zu unterstützen.

Haupterkenntnisse

• FinTechs, die stark in Technik und Produktentwicklung investieren, sind gute Kandidaten für F&E-Steuererleichterungen, einschließlich Unternehmen, die noch keinen Umsatz erzielen oder Verluste machen.

• Das System umfasst je nach Größe Ihres Unternehmens und der F&E-Intensität zwei Hauptbereiche, und das erweiterte System bietet einen höheren Nutzen für qualifizierende, verlustmachende kleinere Unternehmen.

• Saubere, zeitnahe Aufzeichnungen sind ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Anspruchs.

Was sind F&E-Steuergutschriften im Vereinigten Königreich?

F&E-Steuergutschriften im Vereinigten Königreich sind eine Art staatliche Steuererleichterung, die Unternehmen für Investitionen in Innovationen belohnt, und es gibt zwei verschiedene Systeme. Welche spezifische Steuererleichterung verfügbar ist, hängt davon ab, welches System ein Unternehmen nutzt.

Das britische System „Research and Development Expenditure Credit“ (RDEC) ist ein Anreiz für Innovationen, der großen Unternehmen und profitablen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zur Verfügung steht. Der Steueranreiz funktioniert als „Above-the-line“-Steuergutschrift, was bedeutet, dass sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Einkommen und nicht als Abzug auf Ihrer Körperschaftssteuerrechnung verbucht wird.

Es gibt auch das System „Enhanced R&D Intensive Support“ (ERIS), das verlustmachende KMU unterstützt. Ein KMU gilt als verlustmachend, wenn seine Geschäftsausgaben für Steuerzwecke höher sind als sein Einkommen, bevor der zusätzliche Abzug vorgenommen wird.

Wer qualifiziert sich für F&E-Steuergutschriften im Vereinigten Königreich?

Die Regelung des Vereinigten Königreichs zur F&E-Steuererleichterung steht einer Vielzahl von Unternehmen offen. Es gibt jedoch Zulassungsvoraussetzungen, die bestimmen, ob Sie einen Anspruch geltend machen können.

Wissenswertes:

• Ihre Unternehmensstruktur: Sie müssen der Körperschaftsteuer (Corporation Tax) unterliegen.

• Die technische Ambition Ihres Projekts: Die Arbeit muss einen Fortschritt in Wissenschaft oder Technologie anstreben, den eine Fachperson auf dem entsprechenden Gebiet als eine spürbare Verbesserung anerkennen würde, was bedeutet, dass Eigenschaften so geändert oder angepasst werden müssen, dass etwas als besser als das Original angesehen wird. Der Fortschritt muss über Ihr Unternehmen hinausgehen und das Feld als Ganzes voranbringen.

• Ihre Absicht, Unsicherheit zu beheben: Sie müssen zeigen, wie Ihr Team aktiv daran gearbeitet hat, ein technisches Problem zu überwinden, für das es keine Lösung gab.

• Ihre Beschäftigungs- und Kostenstruktur: Es zählen nur bestimmte Kostenkategorien, und diese müssen im Allgemeinen direkt mit der qualifizierenden F&E-Aktivität verbunden sein. Einige indirekte Aktivitäten qualifizieren sich, wenn sie angrenzend sind.

Was ist der Unterschied zwischen den RDEC- und ERIS-Systemen?

Bis April 2024 wurde die F&E-Steuererleichterung im Vereinigten Königreich über zwei weitgehend getrennte Systeme mit unterschiedlichen Sätzen und Mechanismen abgewickelt. Seitdem hat die britische Steuerbehörde HMRC sie zusammengeführt, aber die Struktur variiert immer noch je nach Größe und F&E-Intensität Ihres Unternehmens.

Sehen wir uns das näher an:

• Standard-RDEC: Im Rahmen des neuen zusammengeführten RDEC-Systems beträgt der Satz der Ausgabengutschrift 20 %. Die Ausgabengutschrift ist steuerpflichtig und die RDEC wird als Einkommen deklariert.

• ERIS-System: Dieses System richtet sich an verlustmachende KMU mit hohen F&E-Ausgaben. Es ermöglicht berechtigten Unternehmen, bei der Berechnung ihres bereinigten Handelsverlusts zusätzliche 86 % ihrer förderfähigen Kosten abzuziehen, zusätzlich zu dem in den Konten bereits ausgewiesenen Abzug von 100 % – insgesamt also ein Abzug von 186 %. Für ein FinTech vor der Umsatzphase, das den Großteil seines Budgets für Entwicklung ausgibt, kann dies den Unterschied zwischen einer signifikanten Finanzspritze und einer bescheidenen Steuererleichterung ausmachen.

Bei vertraglich vereinbarten F&E-Arbeiten kann in der Regel nur die Partei, die die F&E initiiert, Steuererleichterungen beantragen. Wenn Sie ein Entwicklungsmodell mit vielen Auftragnehmer/innen verwenden, prüfen Sie dies sorgfältig mit einer beratenden Person, bevor Sie Ihren Anspruch aufbauen.

Lassen Sie sich vom Wechsel zum zusammengeführten System nicht unvorbereitet treffen. Wenn Sie zuvor F&E-Steuergutschriften im Rahmen des alten KMU-Systems beantragt haben und Ihren Prozess seit April 2024 nicht mehr überprüft haben, sieht Ihr tatsächlicher Leistungssatz möglicherweise anders aus.

Wie prüft HMRC Ansprüche auf F&E-Steuergutschriften im Vereinigten Königreich?

FinTechs, die ihren ersten Anspruch aufbauen, müssen verstehen, wie der Prozess aussieht.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Das Formular für zusätzliche Informationen (Additional Information Form, AIF): Alle neuen F&E-Ansprüche müssen ein AIF enthalten, das für jeden Abrechnungszeitraum eingereicht wird. Es erfordert eine Beschreibung jedes F&E-Projekts und des jeweiligen Hauptbereichs von Wissenschaft oder Technologie.

• Abzeichnung durch Führungskraft: HMRC verlangt nun, dass alle Ansprüche von einer Führungskraft des Unternehmens unterzeichnet werden. Das ist eine bedeutsame Verschiebung der Verantwortlichkeit, und die Person, die die Freigabe erteilt, muss verstehen, was sie genehmigt.

• Prüfung der technischen Unsicherheit: Ihr Team muss in der Lage sein zu formulieren, was es zu Beginn des Projekts nicht wusste, was es versucht hat, um die Antwort zu finden, und warum die Antwort nicht bereits öffentlich verfügbar war.

• Kostenzuordnung: Achten Sie darauf, den Anteil der Zeit, den Ihre Technikerinnen und Techniker für qualifizierende Arbeit aufgewendet haben, nicht zu hoch anzusetzen.

Wie gelten F&E-Steuergutschriften für die Software- und Produktentwicklung?

Die Softwareentwicklung stellt bei F&E-Ansprüchen besondere Herausforderungen dar, da die Grenze zwischen Routine-Engineering und qualifizierender Arbeit von außen nicht immer offensichtlich ist. Beachten Sie Folgendes.

Routineentwicklung qualifiziert sich nicht

Wenn Sie einen Zahlungsablauf über gut dokumentierte Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) implementieren, Standard-Funktionalität entwickeln oder bestehende Tools von Drittanbietern integrieren, fällt dies nicht unter das System. Die zugrunde liegenden Techniken sind etabliert, und es gibt keine technische Unsicherheit, die gelöst werden muss.

Betrugs- und Risikomodellierung

Arbeiten, die anfallen, wenn Standardmodelle bei Ihrer spezifischen Datenverteilung schlecht abschneiden und Ihr Team neue Methoden entwickeln muss, um die Genauigkeit zu verbessern, ohne inakzeptable Falsch-Positiv-Raten zu erzeugen, sind ein Kandidat für einen Anspruch.

Transaktionsverarbeitung mit geringer Latenz

Eine Architektur, die neuartige Lösungen erfordert, um Durchsatz- oder Konsistenzbeschränkungen zu bewältigen, die handelsübliche Tools nicht erfüllen können, könnte sich qualifizieren.

Infrastruktur für maschinelles Lernen (ML)

Wenn die Modelle selbst – oder die Pipelines, die erforderlich sind, um sie zu trainieren und zu skalieren – Arbeiten auf Forschungsebene beinhalten, die über die Anwendung etablierter Techniken auf einen neuen Datensatz hinausgehen, wird sich diese Arbeit wahrscheinlich qualifizieren.

Qualifizierende Kostenkategorien für Software-F&E

Diese Kategorien umfassen Personalkosten (z. B. Gehälter, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung [National Insurance, NI] und Rentenbeiträge), anteilig nach der für die qualifizierende Arbeit aufgewendeten Zeit; Softwarelizenzen, die direkt für die F&E verwendet werden; Cloud-Computing-Kosten, einschließlich Daten, Rechenleistung und Speicher, die im April 2023 zu den qualifizierenden Kosten hinzugefügt wurden; sowie Verbrauchsmaterialien, sofern relevant.

Welche Aufzeichnungen benötigen Sie, um einen Anspruch auf F&E-Steuergutschrift im Vereinigten Königreich zu unterstützen?

HMRC schreibt kein bestimmtes Format für F&E-Aufzeichnungen vor. Es wird jedoch erwartet, dass Sie klar und glaubwürdig nachweisen, dass die qualifizierende Arbeit stattgefunden hat, dass sie technisch ungewiss war und dass die Kosten, für die Sie einen Anspruch geltend gemacht haben, ihr genau zugeordnet sind.

Projektdokumentation

Sie benötigen technische Spezifikationen, Designdokumente, Aufzeichnungen zu Architektur-Entscheidungen (Architecture Decision Records, ADRs), Forschungsnotizen und alles andere, das festhält, was Ihr Team zu lösen versuchte und warum die Antwort zu Beginn nicht offensichtlich war. Das Ziel ist es zu zeigen, dass die Unsicherheit real war.

Stundenzettel oder Zeiterfassungsdaten

Für die Zuordnung der Mitarbeiterkosten haben zeitnahe Aufzeichnungen im Allgemeinen mehr Gewicht als rekonstruierte Schätzungen, die zum Zeitpunkt des Anspruchs vorgenommen werden. Wenn Ihr Team die Zeit derzeit nicht projektbezogen erfasst, sollten Sie jetzt damit beginnen, sich diese Gewohnheit anzueignen.

Gehaltsabrechnungsdaten

Um die Personalkostenberechnungen zu unterstützen, benötigen Sie klare Gehaltsabrechnungsdaten, die Gehälter, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (NI) und Rentenbeiträge für die im Anspruch berücksichtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausweisen.

Verträge und Rechnungen

Wenn extern bereitgestellte Arbeitskräfte oder Subunternehmen in den Anspruch einbezogen werden, benötigen Sie eine Dokumentation, die die Art der Arbeit, die Kosten und den Zusammenhang mit der qualifizierenden F&E-Aktivität belegt.

Ausgaben für Software und Cloud

Sie benötigen Rechnungen oder Abrechnungsdaten, die zeigen, was ausgegeben wurde, mit ausreichenden Details, um die Kosten eher den qualifizierenden Aktivitäten als den allgemeinen Entwicklungs-Gemeinkosten zuzuordnen.

Aufbewahrungsfrist

HMRC kann noch jahrelang nach Einreichung eines Anspruchs eine Anfrage einleiten, zum Beispiel bei Betrugsverdacht. Das Aufbewahren von Aufzeichnungen für mindestens sechs Jahre ab dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ist eine sinnvolle Richtlinie.

Lohnt sich die Beantragung von F&E-Steuergutschriften im Vereinigten Königreich für FinTechs?

Viele FinTechs werden von der Beantragung von F&E-Steuergutschriften profitieren. Ob diese Form der Steuererleichterung für Ihr spezifisches Unternehmen sinnvoll ist, hängt fast ausschließlich davon ab, wie sorgfältig Sie an den Anspruch herangehen. Wenn Sie beispielsweise ein verlustmachendes, F&E-intensives FinTech haben, das sich für ERIS qualifiziert, könnten Sie eine nennenswerte Rendite erzielen. Frühphasen-FinTechs, die noch nicht profitabel sind, können im Rahmen des ERIS-Systems Verluste im Austausch gegen eine Barzahlung aufgeben. Das bedeutet, wenn Sie ein Unternehmen vor der Umsatzphase haben, können Sie F&E-Erleichterungen nutzen, um eine direkte Barrendite aus Ihrer Entwicklungsinvestition zu generieren.

Wählen Sie beratende Personen, die harte Fragen zu Ihrer technischen Arbeit stellen, und nicht solche, die sich am meisten über die Höhe Ihres Anspruchs freuen. Und halten Sie Ihre Finanzunterlagen sauber. Tools für die Finanzberichterstattung können Ihnen helfen, die Art von organisierten Aufzeichnungen zu führen, mit denen sich F&E-Ansprüche schneller vorbereiten und leichter verteidigen lassen. Sie müssen relevante Kostenkategorien trennen, eine klare Zuordnung zwischen Projekten aufrechterhalten und die Dokumentation erstellen, die Ihr/e Steuerberater/in benötigt, um einen glaubwürdigen Anspruch aufzubauen.

Wenn Sie technisch ehrgeizige Produkte entwickeln, leisten Sie wahrscheinlich bereits Arbeit, die sich dafür qualifiziert. Anstatt zu überlegen, ob es sich lohnt, F&E-Steuergutschriften anzustreben, stellen Sie sicher, dass Sie so aufgestellt sind, dass Sie diese ordnungsgemäß erfassen können.

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