In einer vernetzten Wirtschaft ist der weltweite E-Commerce-Vertrieb für viele Einzelhändler/innen zur gängigen Praxis geworden. Der E-Commerce bringt jedoch ein komplexes Geflecht von Steuerpflichten mit sich, das selbst erfahrenste Einzelhändler/innen überfordern kann.

Die Kenntnis der steuerlichen Verpflichtungen ist von entscheidender Bedeutung, da deren Nichteinhaltung zu Strafen, Bußgeldern und Rufschädigung führen kann. In New York beispielsweise können die Gesamtkosten für Strafen, Zinsen und Prüfungsgebühren aufgrund von Verstößen gegen die Sales-Tax-Pflicht 25 % der gesamten Sales-Tax-Verbindlichkeiten übersteigen. Dieser Leitfaden erläutert, was Einzelhändler/innen über Steuerkonformität wissen sollten, und zeigt, wie Stripe Tax Sie bei der Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützen kann.

Globaler Vertrieb und die Auswirkungen auf die Steuerkonformität

Wenn Einzelhändler/innen in neue Märkte expandieren, sehen sie sich mit unterschiedlichen Steuervorschriften konfrontiert, welche die besonderen Gesetze des jeweiligen Zuständigkeitsbereichs widerspiegeln. Diese Komplexität ist besonders ausgeprägt, wenn es um die Sales Tax in den USA und die Umsatzsteuer (USt.) in Europa geht. Einzelhändler/innen müssen mit den steuerlichen Verpflichtungen in jeder Region, in der sie tätig sind, bestens vertraut sein, insbesondere mit den Schwellenwerten, ab denen Steuern erhoben werden, und den Gesetzen für Marktplätze und Plattformen.

Checkliste zur Steuerkonformität für Einzelhändler/innen

1. Informieren Sie sich über die verschiedenen Schwellenwerte, die Steuerpflichten auslösen.

In den USA sind Einzelhändler/innen steuerpflichtig, wenn sie einen Nexus-Schwellenwert erreicht haben. Nexus ist eine Verbindung zu einem Bundesstaat, die Sie zur Erhebung und Abführung der Sales Tax verpflichtet. Es gibt zwei Arten von Nexus-Schwellenwerten:

– Physischer Nexus: Wenn ein/e Einzelhändler/in in einem Bundesstaat physisch präsent ist, beispielsweise mit Büros, Lagern oder sogar Remote-Mitarbeitenden.
– Wirtschaftlicher Nexus: Wenn ein/e Einzelhändler/in bestimmte Umsatz- oder Transaktionsschwellen innerhalb eines Bundesstaates überschreitet. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen wirtschaftlichen Nexus-Schwellenwerte.

Die meisten Bundesstaaten in den USA bieten eine Wiederverkaufssteuerbefreiung für Artikel, die zum Zweck des Weiterverkaufs durch die Käuferin oder den Käufer erworben werden. In diesen Fällen können Wiederverkäufer/innen die Sales Tax vermeiden, da sie nicht die Endkundin oder der Endkunde sind, sofern sie über eine gültige Bescheinigung zur Befreiung von der Sales Tax verfügen.

Außerhalb der USA kann der Schwellenwert für die Registrierung für die USt. oder GST für lokale und ausländische Verkäufer/innen unterschiedlich sein. Beispielsweise müssen sich Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich für die Umsatzsteuer registrieren, wenn ihr steuerpflichtiger Gesamtumsatz in den letzten 12 Monaten über 90.000 GBP lag oder sie erwarten, dass ihr Umsatz in den nächsten 30 Tagen diesen Schwellenwert überschreiten wird.

Für Unternehmen außerhalb des Vereinigten Königreichs gilt die Schwelle von 90.000 GBP nicht. Stattdessen hängt ihre Registrierungspflicht davon ab, was sie verkaufen und wie sie es verkaufen. Wenn sie Waren im Vereinigten Königreich lagern (z. B. über ein Lager oder Fulfillment by Amazon (FBA) im Vereinigten Königreich) oder Waren im Wert von 135 GBP oder weniger von außerhalb des Vereinigten Königreichs an britische Kundinnen und Kunden verkaufen, müssen sie sich sofort für die Umsatzsteuer registrieren.

Bei Sendungen im Wert von über 135 GBP werden die Einfuhrumsatzsteuer und die Zölle in der Regel an der Grenze abgewickelt und von der Kundin oder vom Kunden vor Erhalt der Waren bezahlt. In solchen Fällen besteht für ausländische Verkäufer/innen keine Registrierungspflicht.

Innerhalb der EU gelten Sonderregelungen. Für Einzelhändler/innen mit Sitz in einem EU-Land hängen die Umsatzsteuer-Registrierungspflichten von zwei verschiedenen Schwellenwerten ab:

– Inländischer Schwellenwert: Jedes EU-Land hat seinen eigenen Schwellenwert für Inlandsverkäufe. Wenn die Verkäufe einer Einzelhändlerin oder eines Einzelhändlers an Kundinnen und Kunden innerhalb seines Heimatlandes diesen Betrag überschreiten, muss sie/er sich dort für die Umsatzsteuer registrieren lassen. Diese Schwellenwerte variieren erheblich von Land zu Land.
– EU-weite Schwelle für Fernverkäufe: Für Verkäufe an Kundinnen und Kunden in anderen EU-Ländern gilt eine einheitliche Schwelle von 10.000 Euro. Diese gilt für den gesamten grenzüberschreitenden Verkauf von Waren und digitalen Dienstleistungen in der EU. Sobald eine Einzelhändlerin oder ein Einzelhändler diese Schwelle von 10.000 Euro überschreitet, muss sie bzw. er die Umsatzsteuer zum Satz des Landes ihrer bzw. seiner Kundschaft erheben. Sie oder er kann sich entweder im Land der Kundin oder des Kunden oder für die One-Stop-Shop-Regelung (OSS) registrieren, die es ihr bzw. ihm ermöglicht, die Umsatzsteuer für alle seine B2C-Verkäufe in der EU in einer einzigen vierteljährlichen Erklärung anzumelden und abzuführen.

Für Unternehmen außerhalb der EU gelten die lokalen Registrierungsschwellen in der Regel nicht. Stattdessen hängt ihre Verpflichtung zur Umsatzsteuerregistrierung fast ausschließlich davon ab, wie und wo sie ihre Waren verkaufen.
Wenn sie Waren in einem EU-Mitgliedstaat lagern (z. B. in einem Lagerhaus oder über Amazon FBA in Deutschland, Frankreich oder Spanien), müssen sie sich unverzüglich in diesem Land für die Umsatzsteuer (USt.) registrieren. Es gibt keinen Schwellenwert. Wenn sie Waren aus Ländern außerhalb der EU an Kundinnen und Kunden versenden, hängen die Regeln vom Wert der Sendung ab:

– Bei Sendungen im Wert von bis zu 150 € kann der/die Nicht-EU-Verkäufer/in die Umsatzsteuer am Point of Sale berechnen und einziehen. Dazu muss sie oder er sich in einem einzigen EU-Land für den Import-One-Stop-Shop (IOSS) registrieren. Für diese Regelung gibt es keinen Schwellenwert.
– Bei Sendungen im Wert von über 150 € werden die Einfuhrumsatzsteuer und die Zölle in der Regel an der Grenze abgewickelt. Die Kundin oder der Kunde zahlt diese Abgaben vor der Freigabe der Waren. In diesem speziellen Fall ist der/die ausländische Verkäufer/in nicht verpflichtet, sich für die Umsatzsteuer (USt.) zu registrieren.

2.Steuerpflicht für Produkte bestimmen

Die Steuerkonformität hängt auch von der korrekten Klassifizierung der Produkte ab. Da jeder Produkttyp weltweit unterschiedlich besteuert wird, ist die Zuordnung des richtigen Produktsteuercodes für die Compliance mit den Vorschriften von großer Bedeutung. Während die meisten materiellen Güter steuerpflichtig sind, gibt es viele Ausnahmen, die zu Verwirrung hinsichtlich der Steuerpflicht für Produkte führen können.

Beispielsweise ist Bekleidung in den meisten Bundesstaaten in den USA steuerpflichtig. In Pennsylvania ist Bekleidung jedoch nicht steuerpflichtig. Und in Bundesstaaten wie New York und Massachusetts sind Bekleidungsartikel unter einem bestimmten Schwellenwert nicht steuerpflichtig.

In Ländern, in denen USt. erhoben wird, fallen Waren häufig in verschiedene Kategorien, die mit einem Standard-, ermäßigten oder Nullsatz besteuert werden können. In der EU beispielsweise können die Vorschriften von Land zu Land variieren, es lassen sich jedoch gemeinsame Muster erkennen:

– Lebensmittel: Grundnahrungsmittel wie Brot, Gemüse und Milch unterliegen häufig einem ermäßigten oder gar keinem Steuersatz, um die Preise für lebenswichtige Güter erschwinglich zu halten. „Luxuslebensmittel“ wie Süßigkeiten, Softdrinks und Alkohol werden jedoch in der Regel mit dem höheren Standard-Umsatzsteuersatz belegt.
– Bücher und Kultur: Bücher und Zeitungen haben häufig einen ermäßigten Steuersatz, um Alphabetisierung und die Kunst zu fördern.
– Kinderprodukte: Artikel wie Kinderbekleidung, Schuhe und Autositze werden in mehreren Ländern häufig mit einem ermäßigten oder Nullsatz besteuert.

Eine Software zur Steuerautomatisierung kann dabei helfen, die Steuerpflicht für Produkte zu vereinfachen. Sobald Sie Produkten einen Produktsteuercode (PTC) zugewiesen haben, berechnet die Software automatisch nur die Steuer, die für das jeweilige Produkt anfällt.

3. Steuergesetze für Marktplätze und Plattformen beachten

Wenn Sie auf einem Marktplatz oder einer Plattform verkaufen, ist es wichtig zu verstehen, wie sich die Steuergesetze auf Ihre Compliance auswirken können. In den USA sind Marktplatzbetreiber verpflichtet, im Namen von Drittanbietern Sales Tax zu erheben, wenn diese einen wirtschaftlichen Nexus in dem jeweiligen Bundesstaat erreichen.

Die Verkäufer/innen sind jedoch steuerpflichtig, wenn der Marktplatzbetreiber die Steuer nicht einzieht. Dies kann der Fall sein, wenn der Marktplatz aufgrund falscher Angaben der Verkäuferin oder des Verkäufers nicht in der Lage war, den entsprechenden Steuerbetrag abzuführen, oder wenn der Marktplatz nicht verpflichtet ist, Steuern im Namen der Verkäuferin oder des Verkäufers einzuziehen. In der Regel erhält der/die Verkäufer/in vom Marktplatz eine schriftliche Bestätigung, dass dieser die Sales Tax im Namen der Verkäuferin oder des Verkäufers einzieht.

Die meisten Bundesstaaten verlangen von Marktplatzverkäuferinnen und -verkäufern nach wie vor, dass sie melden, wie viel Sales Tax der Marktplatzvermittler in ihrem Namen erhoben hat, und dass sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen, auch wenn diese möglicherweise Steuererklärungen ohne Angaben sind. Die Bundesstaaten verwenden Sales-Tax-Erklärungen, um Unternehmen zu überprüfen, und selbst wenn keine Sales Tax abzuführen ist, ist oft eine Steuererklärung erforderlich.

Wenn ein/e Verkäufer/in nur auf einem Marktplatz verkauft und bestätigt hat, dass der Marktplatz die Sales Tax in ihrem bzw. seinem Namen einzieht, muss der/die Verkäufer/in die Sales Tax nicht berechnen, abführen oder an seine Kundinnen und Kunden weiterleiten.

In der EU und im Vereinigten Königreich verlagern die Umsatzsteuergesetze die Verantwortung für den Steuereinzug in bestimmten Fällen auf die Marktplatzbetreiber. Beide folgen dem Modell des „fiktiven Lieferanten“, was bedeutet, dass der Marktplatz so behandelt wird, als hätte er die Waren von der Verkäuferin bzw. vom Verkäufer gekauft und direkt an die Kundin oder den Kunden verkauft. Dadurch ist der Marktplatz für die USt. auf den Endverkauf verantwortlich.

In der EU gilt ein Marktplatz als „fiktiver Lieferant” und muss die USt. in zwei wichtigen Fällen im Zusammenhang mit Verkäufen an EU-Kundinnen und -Kunden (B2C) abführen:

– Geringwertige Waren, die aus Ländern außerhalb der EU versandt werden: Beim Verkauf von Waren mit einem Versandwert von 150 Euro oder weniger aus einem Nicht-EU-Land (z. B. aus den USA oder China) an eine Käuferin oder einen Käufer in der EU.
– Von einem/einer Nicht-EU-Verkäufer/in innerhalb der EU verkaufte Waren: Wenn ein außerhalb der EU ansässiges Unternehmen Waren jeglichen Wertes verkauft, die bereits in einem EU-Land gelagert sind (z. B. über ein Lager oder Amazon FBA in Deutschland, um an eine Kundin oder einen Kunden in Frankreich zu verkaufen)

Das Vereinigte Königreich hat sehr ähnliche Vorschriften zur Marktplatzsteuerpflicht für Verkäufe an britische Kundinnen und Kunden:

– Waren, die aus Ländern außerhalb des Vereinigten Königreichs versandt werden: Beim Verkauf von Waren mit einem Versandwert von bis zu 135 GBP aus einem beliebigen Land außerhalb des Vereinigten Königreichs an eine Kundin oder einen Kunden im Vereinigten Königreich
– Waren, die von einem/r nicht im Vereinigten Königreich ansässigen Verkäufer/in innerhalb des Vereinigten Königreichs verkauft werden: Wenn ein Unternehmen mit Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs Waren jeglichen Werts verkauft, die bereits in einem Lager oder Fulfillment-Center im Vereinigten Königreich gelagert sind.

Wenn der Marktplatz als fiktiver Lieferant auftritt, muss der/die Verkäufer/in auf diese spezifischen Verkäufe keine Umsatzsteuer erheben. Der Verkauf an den Marktplatz wird in der Regel als steuerbefreite Transaktion (0 % USt.) behandelt. Die Steuerpflichten der Verkäuferin oder des Verkäufers entfallen jedoch nicht vollständig.

– Der/die Verkäufer/in ist weiterhin für die USt. auf Verkäufe verantwortlich, die nicht unter diese Regelung fallen. Dazu gehören Verkäufe an Geschäftskundinnen und -kunden (B2B) oder hochwertige Sendungen, die direkt an die Kundin oder den Kunden importiert werden (über 150 Euro oder 135 GBP).
– Der/die Verkäufer/in muss genaue Angaben machen, da der Marktplatzbetreiber sich auf seine/ihre Daten (z. B. den Versandort der Waren und deren Wert) stützt, um die USt. korrekt zu berechnen. Wenn sie oder er falsche Angaben macht, kann sie bzw. er für nicht erhobene Steuern haftbar gemacht werden.
– Der/die Verkäufer/in muss möglicherweise weiterhin umsatzsteuerlich registriert sein. Wenn sie oder er Waren in einem EU-Land oder im Vereinigten Königreich lagert, muss sie bzw. er sich in der Regel dort für die Umsatzsteuer registrieren, auch wenn der Marktplatz die Umsatzsteuer auf ihre bzw. seine Endverkäufe abführt. Der Grund dafür ist, dass der/die Verkäufer/in möglicherweise andere steuerpflichtige Vorgänge hat, wie zum Beispiel den Umzug von Lagerbeständen oder B2B-Verkäufe, die sie bzw. er in ihrer bzw. seiner eigenen Umsatzsteuererklärung angeben muss.

4. Über die Steuerpflicht für Versandkosten informieren

Die Steuerpflicht für Versandkosten stellt eine weitere Komplexität dar. In den USA variiert die Steuerpflicht von Versandkosten von Bundesstaat zu Bundesstaat. Beispiel:

– Wenn Sie Versandkosten in Bundesstaaten wie Pennsylvania und Texas berechnen, sind diese in der Regel steuerpflichtig – unabhängig davon, wie die Kosten ausgewiesen werden.
– In Bundesstaaten wie Kalifornien und Colorado sind Versandkosten nicht steuerpflichtig, wenn sie separat aufgeführt werden.

Außerhalb der USA unterliegen Versandkosten dem gleichen Steuersatz wie die versendeten Waren. Wenn eine Rechnung Versandkosten für Waren enthält, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, oder für steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Waren, müssen die Versandkosten proportional zum Wert der Waren in jeder Kategorie aufgeteilt werden.

So unterstützt Stripe Tax Einzelhändler/innen bei der Steuerkonformität

Mit den neuesten Entwicklungen Schritt zu halten, ist nicht nur wichtig, sondern auch zeitaufwendig und kompliziert. Stripe Tax automatisiert die durchgehende Einhaltung internationaler Steuervorschriften, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmenswachstum konzentrieren können. Es ermittelt Ihre Steuerpflichten, koordiniert Ihre Anmeldungen, berechnet und erhebt weltweit den korrekten Steuerbetrag und ermöglicht die Einreichung von Steuererklärungen – alles an einem Ort.

So unterstützt Sie Stripe Tax:

• Ermittlung steuerlicher Melde- und Erhebungspflichten: Sie erkennen an Ihren Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen. Nach der Registrierung können Sie innerhalb weniger Sekunden den Steuereinzug in neuen Bundesstaaten und Ländern aktivieren. Sie müssen dafür nur eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration einfügen oder den Steuereinzug mit einem Klick im Stripe-Dashboard hinzufügen.
  
• Steuerregistrierung: Stripe übernimmt Ihre internationalen Steuerregistrierungen und Sie profitieren von einem vereinfachten Verfahren und vorab ausgefüllten Anträgen – so sparen Sie Zeit und stellen die Compliance mit lokalen Vorschriften sicher.
  
• Automatischer Steuereinzug: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.
  
• Einreichung und Überweisung vereinfachen: Stripe Tax verwaltet Einreichung und Abführung, sodass Nutzer/innen von einem nahtlosen Erlebnis profitieren.
  

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