Um sistema de ponto de venda (POS) de varejo ("kassasysteem winkel" em holandês) é a combinação de hardware e software que processa as transações de vendas em uma loja física e mantém o seu inventário, pagamentos e relatórios sincronizados. A escolha do sistema afeta diretamente as formas de pagamento que você pode aceitar, como a sua loja física se conecta à sua loja online e quantos dados úteis você obtém de cada transação.

Abaixo, vamos explorar como os sistemas de POS de varejo funcionam, como diferentes tipos de sistemas se comparam e o que considerar ao conectar vendas na loja e online.

Destaques

• Um sofisticado sistema de POS de varejo rastreia o inventário, gera dados de vendas e conecta as suas lojas físicas e online em tempo real.

• Varejistas holandeses precisam de um sistema que aceite iDEAL | Wero, pagamentos com cartão e carteiras digitais.

• Algumas ferramentas modernas permitem que os varejistas que já usam o processamento de pagamentos online estendam essa mesma integração para pagamentos presenciais, para que todos os dados de transação fiquem em um só lugar.

O que é um sistema de POS de varejo?

Um sistema de POS de varejo é a solução que uma empresa usa para processar as vendas presenciais. Tem duas camadas: o hardware com o qual você interage e o software que é executado por trás dele.

O hardware normalmente inclui um tablet ou terminal com tela sensível ao toque, um leitor de código de barras, uma impressora de recibos e um leitor de cartões. Algumas configurações adicionam uma tela voltada para o cliente ou uma gaveta de dinheiro. A combinação específica depende da loja.

A camada de software registra cada transação, atualiza as contagens de inventário, aplica descontos ou pontos de fidelidade e gera os dados de vendas que você usará no final do dia, da semana ou do trimestre. Os softwares de POS modernos são executados na nuvem, o que significa que seus dados não ficam presos a um único dispositivo, e você pode acessar relatórios de qualquer lugar.

Como funciona um sistema de POS de varejo?

O fluxo da transação é simples, mas há muito acontecendo em cada etapa. Veja o que o sistema está fazendo a partir do momento em que um cliente traz os itens para o balcão:

• Preços: quando o caixa lê cada código de barras, o software de POS recupera o preço do seu catálogo de produtos e adiciona cada item à transação em tempo real.

• Processamento de pagamentos: quando o cliente estiver pronto para pagar, o sistema enviará o total para o terminal de pagamento. O cliente paga, e o POS registra a forma de pagamento e encerra a transação.

• Atualização de inventário: no momento em que uma venda é concluída, o banco de dados de inventário se ajusta. Se você vendeu a última unidade de um produto, o sistema o sinaliza. Se você definiu limites de reabastecimento, ele pode alertar um gerente ou gerar um pedido de compra automaticamente.

• Relatórios: cada transação é enviada para o seu Dashboard. Você pode ver quais produtos estão sendo vendidos, quais são os horários de pico e como a receita entra por forma de pagamento ou membro da equipe.

Quais são os principais recursos de um sistema POS de varejo?

Os varejistas costumam focar em uma lista de recursos ao avaliar sistemas. Eis o que geralmente é importante:

• Gestão de estoque: O sistema precisa acompanhar os níveis de estoque em tempo real, processar importações em massa de centenas de unidades de manutenção de estoque (SKUs) de uma só vez e aceitar variantes de produtos, como tamanho, cor e material. Se não for possível manter seu catálogo preciso, todo o resto falha.

• Flexibilidade de pagamento: Clientes holandeses pagam com diversas formas, incluindo cartões de crédito e débito, iDEAL | Wero e carteiras digitais. Um sistema POS que aceita apenas uma delas pode criar atrito no checkout e custar vendas.

• Relatórios e análises: Você quer dados no nível da transação que possa consultar. Quanto mais granulares os dados, mais úteis eles se tornam para decisões de compra e gestão de equipe.

• Gestão de usuários: Isso permite definir permissões por função. Um caixa não precisa de acesso a dados de margem; um gerente de loja provavelmente sim. A gestão de usuários também mantém a interface limpa para os funcionários que precisam apenas de um subconjunto de recursos.

• Compatibilidade de hardware: Verifique se o sistema funciona com impressoras de recibo, scanners e terminais de vários fabricantes. O hardware proprietário pode ser caro quando uma peça quebra ou precisa de substituição.

Quais tipos de sistemas de POS de varejo existem?

Existem algumas categorias distintas de sistemas de POS de varejo. O adequado para a sua empresa depende do seu tamanho, configuração e quanto você deseja gerenciar por conta própria:

• Sistemas baseados na nuvem: os dados são armazenados em servidores remotos, e o software é executado através de um navegador ou aplicativo dedicado. As atualizações acontecem automaticamente, o sistema é acessível a partir de várias localizações, e as integrações com outros softwares são geralmente mais fáceis de manter.

• Sistemas locais: são executados em hardware local, armazenam dados no local e funcionam sem conexão com a internet. Isso é importante em locais com conectividade não confiável, mas os sistemas POS locais geralmente exigem atualizações manuais e vêm com custos iniciais mais altos e mais custos de tecnologia da informação (TI).

• Sistemas móveis: os sistemas móveis são executados em tablets ou smartphones e são adequados para lojas menores, lojas pop-up e mercados. Os varejistas podem usar configurações baseadas em tablet para permitir que a equipe processe as vendas no chão de fábrica, em vez de direcionar todos os clientes para um balcão fixo.

• Plataformas integradas: combinam um POS com inventário, e-commerce e, às vezes, contabilidade em um único sistema. Vale a pena considerar uma plataforma integrada se você estiver administrando uma loja física e uma loja online e quiser uma única fonte de dados de estoque e vendas.

Como um sistema de POS de varejo conecta vendas na loja e online?

Se o seu POS na loja e a sua loja online forem executados como sistemas separados, o inventário pode ficar fora de sincronia rapidamente. Você vende um produto online, o POS ainda o mostra em estoque, e um cliente entra para comprá-lo e descobre que não está disponível. A solução é uma camada de inventário única na qual ambos os canais gravam simultaneamente.

Alguns varejistas resolvem esse problema com uma plataforma omnichannel dedicada. Outros usam um sistema de POS que oferece um módulo de e-commerce nativo. Qualquer abordagem funciona, desde que o modelo de dados trate suas lojas físicas e online como dois canais de vendas que extraem de um pool de estoque.

Clicar e coletar é um caso específico que vale a pena considerar. Se um cliente fizer o pedido de um produto online e for retirá-lo na loja, o sistema de POS precisará reconhecer o pedido e marcá-lo como processado. Isso exige uma integração estreita entre o seu checkout online e o seu sistema na loja. É importante testar esse fluxo explicitamente antes de escolher uma plataforma.

A infraestrutura da Stripe oferece suporte a esse tipo de configuração conectada. O Stripe Terminal processa pagamentos presenciais e os sincroniza com as ferramentas de pagamento online da Stripe para que as transações na loja e online apareçam no mesmo sistema.

Quais são as limitações de um sistema de POS de varejo?

Todos os sistemas têm restrições. Conhecê-las com antecedência significa menos surpresas depois:

• Dependência da Internet: os sistemas baseados na nuvem variam em como lidam com uma conexão perdida. Alguns ficam totalmente offline. Outros enfileiram as transações localmente e sincronizam quando a conectividade retorna. Pergunte especificamente como um sistema lida com esse problema antes de se comprometer.

• Lacunas de integração: elas aparecem quando o seu POS não se conecta perfeitamente ao seu software de contabilidade, plataforma de fidelidade ou backend de e-commerce. Uma conexão que funcionou no ano passado pode quebrar após uma atualização de software em ambos os lados, e nem todas as integrações são mantidas com a mesma qualidade.

• Custos de hardware: mesmo que a assinatura do software esteja visível no preço, o custo dos terminais, scanners e impressoras pode não estar. Se um fornecedor exigir hardware proprietário, leve isso em consideração no custo total de propriedade desde o início.

• Limites de escalabilidade: um sistema que funciona bem para um local pode não ser capaz de lidar com cinco sem uma grande atualização ou migração. Pergunte como o sistema funciona na próxima fase da sua empresa e se ele se sustenta à medida que você cresce.

• Treinamento da equipe: uma interface bem projetada ajuda, mas qualquer novo sistema tem uma curva de aprendizado. Reserve tempo para treinar seus funcionários.

O que você deve procurar ao escolher um sistema de POS de varejo?

Comece com seu volume de transação e o tamanho do catálogo de produtos. A partir daí, considere o seguinte:

• Volume de transação e tamanho do catálogo: garanta que o sistema que você está avaliando seja adequado para o tamanho da sua empresa. Uma plataforma focada em boutiques provavelmente não consegue lidar com um varejista com milhares de SKUs em várias categorias, e um sistema empresarial traz complexidade desnecessária se você estiver gerenciando apenas uma localização.

• Cobertura de formas de pagamento: qualquer sistema de POS que você avaliar deve aceitar iDEAL | Wero, pagamentos com cartão e carteiras digitais, no mínimo. Nos Países Baixos, é o que os clientes normalmente esperam.

• Qualidade da API (Interface de Programação de Aplicativos): mesmo que você não seja desenvolvedor, a API determina como o seu POS se conecta ao seu software de contabilidade, plataforma de e-commerce e programa de fidelidade. Uma API bem documentada e ativamente mantida é um sinal de que o fornecedor leva as integrações a sério.

• Profundidade de relatórios: execute uma demonstração usando seus próprios cenários. Verifique se você pode filtrar as vendas por categoria de produto para um período específico de duas semanas e se pode fazer exportação para valores separados por vírgula (CSV) ou conectar a uma ferramenta de business intelligence. A qualidade dos relatórios varia entre os sistemas e é uma das coisas mais difíceis de adaptar depois.

• Pagamentos centralizados: o sistema deve processar pagamentos presenciais e conectar-se diretamente à sua infraestrutura de pagamentos online para que os varejistas que já processam pagamentos online possam estender isso para locais físicos sem uma integração separada.

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