Ein Point of Sale-System (POS-System, auf Niederländisch „kassasysteem winkel“) für den Einzelhandel ist die Kombination aus Hardware und Software, die Verkaufstransaktionen in einem physischen Geschäft abwickelt und Ihr Inventar, Ihre Zahlungen und Ihre Berichterstattung synchronisiert. Die Wahl des Systems wirkt sich direkt darauf aus, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren können, wie gut Ihr physisches Geschäft mit Ihrem Online-Shop verbunden ist und wie viele nützliche Daten Sie aus jeder Transaktion erhalten.

Im Folgenden untersuchen wir, wie POS-Systeme für den Einzelhandel funktionieren, wie verschiedene Systemtypen im Vergleich abschneiden und was Sie beachten sollten, wenn Sie den Verkauf im Geschäft und den Online-Verkauf verbinden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein hochentwickeltes POS-System für den Einzelhandel verfolgt das Inventar, generiert Verkaufsdaten und verbindet Ihre physischen Geschäfte und Online-Shops in Echtzeit.

• Niederländische Einzelhändler benötigen ein System, das iDEAL | Wero, Kartenzahlungen und digitale Wallets unterstützt.

• Moderne Tools ermöglichen es Einzelhändlern, die bereits Online-Zahlungen verarbeiten, dieselbe Integration auf persönliche Zahlungen auszuweiten, sodass alle Transaktionsdaten an einem Ort bleiben.

Was ist ein POS-System für den Einzelhandel?

Ein POS-System für den Einzelhandel ist die Lösung, die ein Unternehmen zur Abwicklung persönlicher Verkäufe verwendet. Es besteht aus zwei Schichten: der Hardware, mit der Sie interagieren, und der Software, die dahinter ausgeführt wird.

Die Hardware umfasst in der Regel ein Tablet oder Touchscreen-Terminal, einen Barcode-Scanner, einen Belegdrucker und ein Kartenlesegerät. Einige Setups fügen ein kundenorientiertes Display oder eine Kassenschublade hinzu. Die spezifische Kombination hängt vom Geschäft ab.

Die Softwareschicht zeichnet jede Transaktion auf, aktualisiert die Bestandszahlen, wendet Rabatte oder Treuepunkte an und generiert die Verkaufsdaten, die Sie am Ende des Tages, der Woche oder des Quartals verwenden werden. Moderne POS-Software läuft in der Cloud, was bedeutet, dass Ihre Daten nicht an ein einziges Gerät gebunden sind und Sie von überall aus auf Berichte zugreifen können.

Wie funktioniert ein POS-System für den Einzelhandel?

Der Transaktionsfluss ist unkompliziert, aber bei jedem Schritt passiert viel. Folgendes tut das System ab dem Moment, in dem ein/e Kund/in Artikel an die Kasse bringt:

• Preisgestaltung: Wenn die/der Kassierer/in jeden Barcode scannt, ruft die POS-Software den Preis aus Ihrem Product Catalog ab und fügt der Transaktion jeden Artikel in Echtzeit hinzu.

• Zahlungsabwicklung: Sobald der/die Kund/in bereit ist zu bezahlen, sendet das System den Gesamtbetrag an das Zahlungsterminal. Der/die Kund/in zahlt und der POS erfasst die Zahlungsmethode und schließt die Transaktion ab.

• Inventaraktualisierung: In dem Moment, in dem ein Verkauf abgeschlossen ist, wird die Inventardatenbank angepasst. Wenn Sie die letzte Einheit eines Produkts verkauft haben, markiert das System dies. Wenn Sie Nachbestellschwellenwerte festgelegt haben, kann es einen Manager benachrichtigen oder automatisch eine Bestellung generieren.

• Berichterstattung: Jede Transaktion fließt in Ihr Dashboard ein. Sie können sehen, welche Produkte sich verkaufen, was Ihre verkehrsreichsten Stunden sind und wie sich der Umsatz nach Zahlungsmethode oder Mitarbeiter zusammensetzt.

Was sind die Hauptfunktionen eines POS-Systems für den Einzelhandel?

Einzelhändlerinnen und Einzelhändler konzentrieren sich bei der Bewertung von Systemen in der Regel auf eine Liste von Funktionen. Folgendes ist normalerweise wichtig:

• Bestandsverwaltung: Das System muss die Lagerbestände in Echtzeit nachverfolgen, den Massenimport von Hunderten von Bestandseinheiten (SKUs) gleichzeitig verarbeiten und Produktvarianten wie Größe, Farbe und Material unterstützen. Wenn es Ihren Katalog nicht fehlerfrei halten kann, scheitert alles andere.

• Zahlungsflexibilität: Niederländische Kundinnen und Kunden zahlen mit einer Reihe von Methoden, einschließlich Kredit- und Debitkarten, iDEAL | Wero und digitalen Wallets. Ein POS-System, das nur eine davon unterstützt, kann beim Bezahlvorgang zu Reibungsverlusten führen und Sie Umsatz kosten.

• Berichterstattung und Analysen: Sie möchten Daten auf Transaktionsebene, die Sie abfragen können. Je granularer die Daten sind, desto nützlicher werden sie für Kaufentscheidungen und die Personalplanung.

• Nutzerverwaltung: Damit können Sie Berechtigungen nach Rolle festlegen. Eine Kassiererin oder ein Kassierer benötigt keinen Zugriff auf Margendaten; ein Filialleiter oder eine Filialleiterin wahrscheinlich schon. Die Nutzerverwaltung hält auch die Benutzeroberfläche für Personal, das nur eine Teilmenge der Funktionen benötigt, übersichtlich.

• Hardware-Kompatibilität: Prüfen Sie, ob das System mit Zahlungsbelegdruckern, Scannern und Terminals verschiedener Hersteller funktioniert. Proprietäre Hardware könnte teuer werden, wenn ein Teil kaputt geht oder ersetzt werden muss.

Welche Arten von POS-Systemen für den Einzelhandel gibt es?

Es gibt einige unterschiedliche Kategorien von POS-Systemen für den Einzelhandel. Welches das richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt von Ihrer Größe, Ihrer Einrichtung und davon ab, wie viel Sie selbst verwalten möchten:

• Cloud-basierte Systeme: Daten werden auf Remote-Servern gespeichert und die Software wird über einen Browser oder eine dedizierte App ausgeführt. Updates erfolgen automatisch, das System ist von mehreren Standorten aus zugänglich und die Integration mit anderer Software ist im Allgemeinen einfacher zu warten.

• On-Premise-Systeme: Diese werden auf lokaler Hardware ausgeführt, speichern Daten vor Ort und funktionieren ohne Internetverbindung. Dies ist an Standorten mit unzuverlässiger Konnektivität von Bedeutung, aber On-Premise-POS-Systeme erfordern häufig manuelle Updates und sind mit höheren Vorlaufkosten und mehr IT-Overhead (Informationstechnologie) verbunden.

• Mobile Systeme: Mobile Systeme laufen auf Tablets oder Smartphones und eignen sich gut für kleinere Geschäfte, Pop-up-Stores und Märkte. Einzelhändler können Tablet-basierte Setups verwenden, um es den Mitarbeitenden zu ermöglichen, Verkäufe auf der Verkaufsfläche abzuwickeln, anstatt jede Kundin und jeden Kunden an eine feste Kasse zu leiten.

• Integrierte Plattformen: Diese kombinieren einen POS mit dem Inventar, E-Commerce und manchmal der Buchhaltung in einem einzigen System. Eine integrierte Plattform ist eine Überlegung wert, wenn Sie sowohl ein physisches Geschäft als auch einen Online-Shop betreiben und eine einzige Quelle der Wahrheit für Bestands- und Verkaufsdaten wünschen.

Wie verbindet ein POS-System für den Einzelhandel Verkäufe im Geschäft und online?

Wenn Ihr POS im Geschäft und Ihr Online-Shop als separate Systeme ausgeführt werden, kann das Inventar schnell aus dem Takt geraten. Sie verkaufen ein Produkt online, das POS zeigt es weiterhin als auf Lager an, und ein Kunde kommt herein, um es zu kaufen, nur um festzustellen, dass es nicht verfügbar ist. Die Lösung ist eine einzige Inventarschicht, auf die beide Kanäle gleichzeitig schreiben.

Einige Einzelhändler lösen dieses Problem mit einer speziellen Omnichannel-Plattform. Andere verwenden ein POS-System, das ein natives E-Commerce-Modul bietet. Beide Ansätze funktionieren, solange das Datenmodell Ihre physischen und Online-Shops als zwei Vertriebskanäle behandelt, die auf denselben Bestand zugreifen.

Click & Collect ist ein spezieller Fall, den es zu berücksichtigen gilt. Wenn ein Kunde ein Produkt online bestellt und es im Geschäft abholt, muss das POS-System diese Bestellung erkennen und als erfüllt markieren. Das erfordert eine enge Integration zwischen Ihrem Online-Bezahlvorgang und Ihrem In-Store-System. Es ist wichtig, diesen Fluss explizit zu testen, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden.

Die Infrastruktur von Stripe unterstützt diese Art von verbundenem Setup. Stripe Terminal wickelt persönliche Zahlungen ab und synchronisiert sie mit den Online-Zahlungstools von Stripe, sodass In-Store- und Online-Transaktionen im selben System erscheinen.

Was sind die Einschränkungen eines POS-Systems für den Einzelhandel?

Jedes System hat Einschränkungen. Diese im Voraus zu kennen, bedeutet später weniger Überraschungen:

• Internetabhängigkeit: Cloud-basierte Systeme unterscheiden sich in der Art und Weise, wie sie mit einer unterbrochenen Verbindung umgehen. Einige gehen vollständig offline. Andere stellen Transaktionen lokal in die Warteschlange und synchronisieren sie, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Fragen Sie gezielt, wie ein System mit diesem Problem umgeht, bevor Sie sich verpflichten.

• Integrationslücken: Diese treten auf, wenn sich Ihr POS nicht sauber mit Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrer Treueplattform oder Ihrem E-Commerce-Backend verbindet. Eine Verbindung, die letztes Jahr noch funktionierte, könnte nach einem Software-Update auf beiden Seiten unterbrochen werden, und nicht jede Integration wird in der gleichen Qualität aufrechterhalten.

• Hardwarekosten: Selbst wenn das Software-Abonnement in der Preisgestaltung sichtbar ist, sind die Kosten für Terminals, Scanner und Drucker dies möglicherweise nicht. Wenn ein Anbieter proprietäre Hardware verlangt, sollten Sie dies von Anfang an in die Gesamtbetriebskosten einkalkulieren.

• Skalierbarkeitsgrenzen: Ein System, das für einen Standort gut funktioniert, kann möglicherweise keine fünf Standorte bewältigen, ohne dass ein größeres Upgrade oder eine Migration erforderlich ist. Fragen Sie, wie das System in der nächsten Phase Ihres Unternehmens funktioniert und ob es hält, wenn Sie wachsen.

• Schulung der Mitarbeiter: Eine gut gestaltete Benutzeroberfläche hilft, aber jedes neue System hat eine Lernkurve. Planen Sie Zeit für die Schulung Ihrer Mitarbeiter ein.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines POS-Systems für den Einzelhandel achten?

Beginnen Sie mit Ihrem Transaktionsvolumen und der Größe Ihres Product Catalog. Berücksichtigen Sie von dort aus Folgendes:

• Transaktionsvolumen und Kataloggröße: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen evaluierte System für die Größe Ihres Unternehmens ausgelegt ist. Eine auf Boutiquen ausgerichtete Plattform kann wahrscheinlich keinen Einzelhändler mit Tausenden von SKUs in mehreren Kategorien verarbeiten, und ein Unternehmenssystem bringt unnötige Komplexität mit sich, wenn Sie nur einen Standort betreiben.

• Abdeckung von Zahlungsmethoden: Jedes POS-System, das Sie evaluieren, sollte mindestens iDEAL | Wero, Kartenzahlungen und digitale Wallets unterstützen. In den Niederlanden erwarten die Kundinnen und Kunden das in der Regel.

• Qualität der Application Programming Interface (API): Auch wenn Sie kein/e Entwickler/in sind, bestimmt die API, wie gut Ihr POS mit Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrer E-Commerce-Plattform und Ihrem Treueprogramm verbunden ist. Eine gut dokumentierte, aktiv gepflegte API ist ein Zeichen dafür, dass der Anbieter Integrationen ernst nimmt.

• Tiefe der Berichterstattung: Führen Sie eine Demo mit Ihren eigenen Szenarien durch. Prüfen Sie, ob Sie Verkäufe nach Produktkategorie für ein bestimmtes zweiwöchiges Zeitfenster filtern können und ob Sie diese in CSV-Werte (Comma-Separated Values) exportieren oder eine Verbindung zu einem Business Intelligence-Tool herstellen können. Die Berichtsqualität variiert zwischen den Systemen und gehört zu den Dingen, die sich später am schwersten nachrüsten lassen.

• Zentralisierte Zahlungen: Das System sollte persönliche Zahlungen abwickeln und sich direkt mit Ihrer Zahlungsinfrastruktur für Online-Zahlungen verbinden, sodass Einzelhändler, die bereits Zahlungen online abwickeln, dies ohne separate Integration auf physische Standorte ausweiten können.

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