Una soluzione point of sale (POS) per il commercio al dettaglio ("kassasysteem winkel" in olandese) è la combinazione di hardware e software che elabora le transazioni di vendita in un negozio fisico e mantiene sincronizzati inventario, pagamenti e report. La scelta del sistema incide direttamente sui metodi di pagamento che puoi accettare, sul grado di collegamento tra il negozio fisico e quello online e sulla quantità di dati utili che puoi estrarre da ogni singola transazione.

Di seguito esamineremo il funzionamento dei sistemi POS per il commercio al dettaglio, confronteremo i diversi tipi di sistemi e illustreremo gli aspetti da prendere in considerazione quando si collegano le vendite in negozio a quelle online.

In evidenza

• Un sistema POS sofisticato per il commercio al dettaglio tiene traccia dell'inventario, genera dati di vendita e collega in tempo reale il negozio fisico e quello online.

• I venditori al dettaglio olandesi hanno bisogno di un sistema che supporti iDEAL | Wero, i pagamenti con carta e i portafogli digitali.

• Alcuni strumenti moderni consentono ai venditori al dettaglio che già utilizzano l'elaborazione dei pagamenti online di estendere la medesima integrazione ai pagamenti di persona in modo che tutti i dati delle transazioni siano conservati in un unico posto.

Cos'è un sistema POS per il commercio al dettaglio?

Un sistema POS per il commercio al dettaglio è la soluzione che un'attività utilizza per elaborare le vendite di persona. Si compone di due livelli: l'hardware con cui interagisci e il software che ne gestisce il funzionamento.

In genere l'hardware include un tablet o un terminale touch screen, uno scanner di codici a barre, una stampante per ricevute e un lettore di carte. In alcune configurazioni sono presenti un display rivolto al cliente o un cassetto portadenaro. La combinazione specifica dipende dal negozio.

Il livello software registra ogni transazione, aggiorna le quantità dell'inventario, applica sconti o punti fedeltà e genera i dati di vendita che utilizzerai a fine giornata, settimana o trimestre. I moderni software POS sono eseguiti nel cloud, il che significa che i dati non sono limitati a un singolo dispositivo ed è possibile accedere ai report da ovunque ci si trovi.

Come funziona un sistema POS per il commercio al dettaglio?

Il flusso delle transazioni è semplice, ma in ogni fase avviene molto. Ecco cosa fa il sistema dal momento in cui un cliente porta gli articoli al banco:

• Prezzi: quando il cassiere scansiona ogni codice a barre, il software del POS recupera il prezzo dal catalogo prodotti e aggiunge ogni articolo alla transazione in tempo reale.

• Elaborazione dei pagamenti: una volta che il cliente è pronto a pagare, il sistema invia il totale al terminale di pagamento. Il cliente paga e il POS registra il metodo di pagamento e chiude la transazione.

• Aggiornamento dell'inventario: nel momento in cui una vendita viene completata, il database dell'inventario viene adeguato. Se è stata venduta l'ultima unità di un prodotto, il sistema lo segnala. Se hai impostato delle soglie di riordino, il sistema è in grado di avvisare il responsabile o di generare automaticamente un ordine di acquisto.

• Reportistica: ogni transazione viene riportata nella Dashboard. Puoi vedere quali sono i prodotti che vendi, quali sono le ore di punta e in che modo arrivano i ricavi per ciascun metodo di pagamento o collaboratore.

Quali sono le funzionalità principali di una soluzione POS per il commercio al dettaglio?

I rivenditori tendono a concentrarsi su una serie di funzionalità quando valutano i sistemi. Ecco cosa conta di solito:

• Gestione dell'inventario: il sistema deve monitorare i livelli delle scorte in tempo reale, gestire importazioni massive di centinaia di unità di stoccaggio (SKU) in una sola volta e accettare varianti di prodotto come taglia, colore e materiale. Se non riesce a mantenere preciso il tuo catalogo, tutto il resto è inutile.

• Flessibilità di pagamento: i clienti olandesi pagano con diversi metodi, tra cui carte di credito e di debito, iDEAL | Wero e portafogli digitali. Una soluzione POS che accetta solo uno di questi può creare attrito al momento del checkout e farti perdere vendite.

• Reportistica e analisi: hai bisogno di dati a livello di transazione su cui puoi eseguire delle query. Più i dati sono granulari, più diventano utili per le decisioni di acquisto e la gestione del personale.

• Gestione degli utenti: ti consente di impostare le autorizzazioni in base al ruolo. Un cassiere non ha bisogno di accedere ai dati sui margini; un responsabile del negozio probabilmente sì. La gestione degli utenti mantiene inoltre l'interfaccia pulita per il personale che ha bisogno solo di un sottoinsieme di funzionalità.

• Compatibilità hardware: verifica se il sistema funziona con stampanti per ricevute, scanner e terminali di più produttori. L'hardware proprietario potrebbe essere costoso se una parte si rompe o deve essere sostituita.

Quali tipi di sistemi POS per il commercio al dettaglio sono disponibili?

Esistono diverse categorie distinte di sistemi POS per il commercio al dettaglio. Quello giusto per la tua attività dipende dalle dimensioni, dalla configurazione e da quanto desideri gestire in autonomia:

• Sistemi basati su cloud: i dati vengono archiviati in server in remoto e il software è eseguito da browser o in un'app dedicata. Gli aggiornamenti avvengono automaticamente, il sistema è accessibile da varie postazioni ed è generalmente più semplice gestire l'integrazione di altri software.

• Sistemi on-premise: funzionano su hardware in loco, memorizzano i dati localmente e funzionano in assenza di una connessione a Internet. Ciò è importante in sedi in cui la connettività è inaffidabile ma spesso i sistemi POS on-premise richiedono aggiornamenti manuali e comportano costi iniziali più elevati nonché ulteriori passaggi intermedi per il reparto IT (tecnologia informatica).

• Sistemi per dispositivo mobile: i sistemi per dispositivo mobile sono eseguiti in tablet o smartphone e sono particolarmente adatti a negozi piccoli, negozi di commercio al dettaglio itineranti e mercati. I venditori al dettaglio possono utilizzare configurazioni basate su tablet per consentire al personale di elaborare le vendite sul piano del negozio invece di indirizzare ogni cliente a un bancone fisso.

• Piattaforme integrate: combinano un POS con inventario, e-commerce e talvolta contabilità all'interno di un unico sistema. Vale la pena prendere in considerazione una piattaforma integrata se si gestisce sia un negozio fisico sia un negozio online e se si desidera contare su una singola fonte di dati relativi a magazzino e vendite.

In che modo un sistema POS per il commercio al dettaglio collega le vendite in negozio a quelle online?

Se il POS in negozio e il negozio online sono eseguiti in sistemi separati, l'inventario può perdere rapidamente la sincronizzazione. Vendi un prodotto online, il POS lo mostra ancora tra le giacenze, ma un cliente vi si reca per acquistarlo e scopre che non è disponibile. La soluzione consiste in un unico livello di inventario in cui entrambi i canali inseriscono dati allo stesso tempo.

Alcuni venditori al dettaglio risolvono il problema con una piattaforma multicanale dedicata. Altri usano un sistema POS che offre un modulo di e-commerce nativo. Entrambi gli approcci funzionano a patto che il modello di dati tratti il negozio fisico e quello online come due canali di vendita che attingono al medesimo stock di magazzino.

Un caso specifico che merita di essere preso in considerazione è la funzione Click & Collect. Se un cliente ordina un prodotto online e lo ritira in negozio, il sistema POS deve riconoscere l'ordine e contrassegnarlo come evaso. L'operazione richiede una stretta integrazione tra il checkout online e il sistema in negozio. È importante verificare in modo esplicito tale flusso prima di scegliere una piattaforma.

L'infrastruttura di Stripe supporta una configurazione connessa di questo tipo. Stripe Terminal gestisce i pagamenti di persona e li sincronizza con gli strumenti di pagamento online di Stripe in modo che le transazioni in negozio e quelle online vengano visualizzate nel medesimo sistema.

Quali sono le limitazioni di un sistema POS per il commercio al dettaglio?

Qualsiasi sistema è soggetto a vincoli. Conoscerli fin da subito si traduce in un minor numero di sorprese in un secondo momento:

• Dipendenza da Internet: i sistemi basati su cloud variano in base alla modalità di gestione dell'interruzione della connessione. Alcuni diventano totalmente non in linea. Altri mettono in coda le transazioni in locale ed effettuano la sincronizzazione quando la connettività viene ripristinata. Chiedi espressamente in che modo un sistema gestisce questo problema prima di prendere un impegno.

• Carenze di integrazione: tali lacune emergono quando il POS non si collega correttamente al software di contabilità, alla piattaforma del programma fedeltà o al back-end di e-commerce. Un collegamento funzionante fino allo scorso anno potrebbe non esserlo più a seguito di un aggiornamento del software di uno dei due sistemi e la qualità delle integrazioni non è mantenuta uniforme per tutte.

• Costi dell'hardware: sebbene l'abbonamento al software sia specificato chiaramente nelle tariffe, non sempre accade lo stesso per terminali, scanner e stampanti. Se il fornitore richiede hardware di proprietà, valuta questo fattore fin da subito per calcolare il costo di proprietà totale.

• Limiti delle possibilità di crescita: un sistema che funziona per una singola sede potrebbe non riuscire a gestirne cinque se non previa migrazione o aggiornamento di rilievo. Chiedi in che modo il sistema funziona nella fase successiva della tua attività e se mantiene le prestazioni in una fase di crescita.

• Formazione del personale: un'interfaccia ben progettata è d'aiuto ma ogni nuovo sistema è accompagnato da una fase di apprendimento. Dedica del tempo alla formazione dei dipendenti.

A cosa devi prestare attenzione quando scegli un sistema POS per il commercio al dettaglio?

Inizia dal volume delle transazioni e dalle dimensioni del catalogo prodotti. Da lì, considera quanto segue:

• Volume delle transazioni e dimensioni del catalogo: assicurati che il sistema che stai valutando sia adatto alle dimensioni della tua attività. Una piattaforma pensata per una boutique probabilmente non è in grado di gestire un venditore al dettaglio con migliaia di SKU suddivisi in più categorie, mentre un sistema di livello enterprise comporta una complessità inutile se gestisci una sola località.

• Copertura dei metodi di pagamento: qualsiasi sistema POS tu decida di valutare deve supportare almeno iDEAL | Wero, i pagamenti con carta e i portafogli digitali. Nei Paesi Bassi sono le opzioni previste di norma dai clienti.

• Qualità dell'API (Application programming interface): anche se non sei uno sviluppatore, l'API determina il modo in cui il tuo POS si collega al software di contabilità, alla piattaforma di e-commerce e al programma fedeltà. Un'API ben documentata e attivamente gestita è indice che il fornitore prende le integrazioni sul serio.

• Approfondimento dei report: esegui una demo utilizzando i tuoi scenari. Verifica se puoi filtrare le vendite in base alla categoria di prodotto per una specifica finestra di due settimane e se puoi esportare i dati con valori separati da virgola (CSV) oppure collegarti a uno strumento di business intelligence. La qualità dei report varia da un sistema all'altro ed è uno degli aspetti più difficili da implementare a posteriori.

• Pagamenti centralizzati: il sistema dovrebbe gestire i pagamenti di persona e collegarsi direttamente all'infrastruttura di pagamenti online in modo che i venditori al dettaglio che elaborano già pagamenti online possano estenderli alle sedi fisiche senza ricorrere a un'integrazione separata.

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