Der grenzüberschreitende Verkauf bedeutet, sich mit der Mehrwertsteuer (VAT) zu den Konditionen eines anderen Zuständigkeitsbereichs auseinanderzusetzen. Jeder Markt hat seine eigenen Registrierungsschwellen, Einreichungsrhythmen, Rechnungsanforderungen und Prüfungsstandards. Außerdem haben die Regeln, die für ein Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) gelten, das digitale Dienstleistungen an EU-Verbraucher verkauft, nichts mit den Regeln für ein Unternehmen gemein, das physische Waren nach Südafrika versendet. Die Komplikationen zeigen sich in rückwirkenden Festsetzungen, Strafbescheiden und Registrierungsfristen, die Sie mitten in der Einführung überraschen können, wenn Sie nicht vorbereitet sind.

Nachfolgend erklären wir die weltweite Mehrwertsteuer-Compliance, einschließlich der Frage, was Mehrwertsteuerverpflichtungen in verschiedenen Märkten auslöst, wie die länderübergreifende Registrierung funktioniert und wie die laufende Einreichung abläuft.

Das Wichtigste auf einen Blick

• In einigen Märkten kann ein einziger Verkauf Mehrwertsteuerverpflichtungen auslösen. Sie müssen die Schwellenwerte jedes Landes kennen, bevor Sie dort mit dem Verkauf beginnen.

• Die Anforderungen an eine länderübergreifende Registrierung variieren stark, aber Systeme wie der EU One-Stop Shop (OSS) können die Berichterstattung über die Mitgliedstaaten hinweg in einer einzigen vierteljährlichen Einreichung konsolidieren.

• Viele Unternehmen ab einer bestimmten Größe teilen die Arbeit zwischen automatisierten Tools für die Ratenberechnung und spezialisierten Anbietern für die Einreichung und das Prüfungsmanagement auf.

Was ist weltweite Mehrwertsteuer-Compliance?

Weltweite Mehrwertsteuer-Compliance ist der Prozess der Einhaltung unterschiedlicher Vorschriften für die Mehrwertsteuer, eine Verbrauchssteuer, die auf jeder Stufe einer Lieferkette, vom Rohstoff bis zum Endverkauf, eingezogen wird. Die Endverbraucherinnen und Endverbraucher zahlen die Steuer, aber jedes Unternehmen in der Kette hat die Funktion, sie einzuziehen und abzuführen.

Wie funktioniert die weltweite Mehrwertsteuer-Compliance in verschiedenen Steuersystemen?

Die Mehrwertsteuer gibt es in vielen globalen Märkten, einschließlich der EU, dem Vereinigten Königreich, Südafrika und den Vereinigten Arabischen Emiraten. Ihre Umsetzung variiert erheblich zwischen den Märkten.

EU-Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer in der EU unterliegt einer relativ einheitlichen Richtlinie, aber die Mitgliedstaaten legen ihre eigenen Standardsätze fest (von 17 % in Luxemburg bis 27 % in Ungarn) und können für bestimmte Kategorien ermäßigte Sätze anwenden. Regeln zum Ort der Leistung bestimmen, die Mehrwertsteuer welches Landes für eine bestimmte Transaktion gilt, sowie die steuerlichen Verpflichtungen, die sich danach unterscheiden, ob Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen und ob Ihr Endkunde/Ihre Endkundin ein Unternehmen oder eine Privatperson ist.

Mehrwertsteuer im Vereinigten Königreich

Der Standardsatz im Vereinigten Königreich beträgt 20 %, und umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen müssen die Anforderungen von Making Tax Digital erfüllen. Ähnlich wie in der EU bestimmen die Regeln zum Ort der Leistung, die Mehrwertsteuer welches Landes gilt, wenn Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich ins Ausland verkaufen.

Mehrwertsteuer in Südafrika

Die Mehrwertsteuer in Südafrika wird für die meisten Waren und Dienstleistungen in Höhe von 15 % berechnet. Wenn der Endbestimmungsort einer Transaktion im Land liegt, gilt normalerweise der Standard-Mehrwertsteuersatz. Südafrika wendet einen „Alles-oder-nichts“-Ansatz an, bei dem gebietsfremde Anbieter, die nur B2B-Verkäufe von elektronischen Dienstleistungen durchführen, sich nicht registrieren oder Mehrwertsteuer berechnen müssen, während diejenigen, die B2C-Verkäufe durchführen, die volle Steuerpflicht tragen, einschließlich für B2B-Transaktionen.

Mehrwertsteuer in den Vereinigten Arabischen Emiraten

In den VAE wird in allen sieben Emiraten 5 % Mehrwertsteuer berechnet. Die VAE verwenden ebenfalls Regeln zum Ort der Leistung, um die Mehrwertsteuergebühren zu bestimmen.

Was löst weltweite Mehrwertsteuer-Compliance-Verpflichtungen für Ihr Unternehmen aus?

Sie haben weltweite Mehrwertsteuerverpflichtungen, wenn Sie in ein Land verkaufen, in dem Sie dessen Registrierungsschwelle erreichen, oder in ein Land, in dem für ausländische Unternehmen gar keine Schwelle gilt. Beispielsweise haben EU-Unternehmen einen Schwellenwert von 10.000 € für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe pro Jahr in allen Mitgliedstaaten zusammen; sobald Sie diesen Betrag überschreiten, schulden Sie die Mehrwertsteuer im Land der jeweiligen Kundinnen und Kunden.

Bestimmte Geschäftsmodelle können ebenfalls Mehrwertsteuerverpflichtungen auslösen:

• Waren lokal importieren: Wenn Sie Waren in ein Land importieren und dort verkaufen, handeln Sie praktisch als eingetragener Importeur, und die Mehrwertsteuerregistrierung erfolgt automatisch.

• Ausländisches Inventar halten: Die Lagerung von Beständen in einem ausländischen Lagerhaus, einschließlich Ausführungszentren von Drittanbietern, schafft eine steuerpflichtige Präsenz in diesem Land.

• Marktplatzverkäufe: Der Verkauf über bestimmte Online-Marktplätze, die die Mehrwertsteuerpflicht nicht vollständig für Sie übernehmen, hinterlässt bei Ihnen eine Restverpflichtung.

Wie wirken sich länderübergreifende Anforderungen an die Mehrwertsteuerregistrierung auf die weltweite Mehrwertsteuer-Compliance aus?

Bei der Verwaltung von Registrierungen über mehrere Länder hinweg steigen die Compliance-Kosten am schnellsten. Jede Registrierung ist eine separate administrative Beziehung mit einer ausländischen Steuerbehörde, die oft eine Dokumentation in der Landessprache, eine lokale steuerliche Vertretung und fortlaufende Korrespondenz erfordert.

Bestimmte Systeme können dies vereinfachen. Beispielsweise ermöglicht Ihnen der EU One-Stop Shop (OSS), sich in einem einzigen EU-Land zu registrieren und eine vierteljährliche Erklärung für alle Ihre EU-B2C-Verkäufe einzureichen, anstatt sich in jedem Mitgliedstaat separat zu registrieren, in dem Sie Kundinnen und Kunden haben. Die Mehrwertsteuer wird für jeden Verkauf weiterhin zum Satz des Bestimmungslandes gemeldet, aber der OSS konsolidiert den administrativen Aufwand. Der Import One-Stop Shop (IOSS) erweitert die OSS-Logik auf Waren, die mit einem Wert unter 150 € in die EU importiert werden. Er ermöglicht es Ihnen, die Mehrwertsteuer am Point of Sale anstatt an der Grenze einzuziehen und abzuführen, was Zollverzögerungen für Ihre Kundinnen und Kunden eliminiert.

Außerhalb der EU müssen Sie sich wieder auf individuelle Registrierungen einstellen. Das Vereinigte Königreich, Norwegen, die Schweiz und die Länder des Golf-Kooperationsrats, wie die Vereinigten Arabischen Emirate, Saudi-Arabien und Bahrain, haben alle Mehrwertsteuersysteme mit eigenen Anforderungen. Einige Länder wie Frankreich und Spanien verlangen von Nicht-EU-Unternehmen eine lokal ansässige Einheit, die die gesamtschuldnerische Haftung für Ihre Mehrwertsteuerverpflichtungen übernimmt, obwohl sich diese Anforderungen mit der Politik der Steuerbehörden ändern können.

Was sind die Berichts- und Einreichungsanforderungen im Rahmen der weltweiten Mehrwertsteuer-Compliance?

Sobald Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren, befinden Sie sich im System dieses Landes und haben regelmäßige Verpflichtungen bezüglich Einreichung, Rechnungsstellung und mehr. Hier erfahren Sie, was erforderlich ist, um in jedem Land, in dem Sie registriert sind, einen guten Status zu bewahren.

Regelmäßige Mehrwertsteuererklärungen

Die Häufigkeit der Einreichung hängt vom Zuständigkeitsbereich und Ihrem Umsatz ab. Deutschland ist für Neuregistrierungen standardmäßig monatlich, während das Vereinigte Königreich und Australien in der Regel vierteljährlich sind. Das Verpassen einer Frist führt in vielen Zuständigkeitsbereichen zu Strafen, selbst wenn der geschuldete Betrag stimmt.

Zusammenfassende Meldungen (ZM) der Europäischen Gemeinschaft (EG)

In der EU erfordern grenzüberschreitende B2B-Lieferungen von Waren und Dienstleistungen separate zusammenfassende Meldungen, die Ihre Geschäftskundinnen und -kunden in anderen Mitgliedstaaten identifizieren. Diese erfolgen je nach Volumen monatlich oder vierteljährlich.

USt.-Rechnungen

Mehrwertsteuerrechnungen müssen bestimmte Felder enthalten, wie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Kundschaft (für B2B-Transaktionen), den anwendbaren Satz, den Steuerbetrag und die rechtliche Grundlage für jede Ausnahme. Fehler auf Rechnungen können die Rückforderung der Mehrwertsteuer für Ihre Kundinnen und Kunden ungültig machen, was zu Spannungen in diesen Beziehungen führt.

Digitale Berichterstattung und E-Invoicing

Italien schreibt E-Invoicing über sein System Sistema di Interscambio (SDI) für inländische B2B-Transaktionen vor. Das spanische System der unmittelbaren Informationsübermittlung (SII) erfordert, dass Rechnungsdaten innerhalb von vier Tagen nach Ausstellung an die Steuerbehörde übermittelt werden. Das E-Invoicing-Mandat in Frankreich beginnt am 1. September 2026. Portugal, das Vereinigte Königreich und andere führen ähnliche Mandate für Unternehmen ein.

Was passiert bei einem Audit zur weltweiten Mehrwertsteuer-Compliance?

Steuerbehörden führen routinemäßig Mehrwertsteuer-Audits bei Unternehmen durch, die sich kürzlich registriert haben, bei Unternehmen mit hohen Rückerstattungsansprüchen oder bei Unternehmen mit grenzüberschreitenden Transaktionsströmen, die schwerer zu überprüfen sind.

Darauf achten sie.

Konsistenz zwischen Steuererklärungen und Aufzeichnungen

Prüfende verlangen einen Beweis dafür, dass Ihre eingereichten Steuererklärungen mit Ihrem Buchhaltungssystem übereinstimmen. Sie suchen nach Lücken in den Rechnungssequenzen und bestätigen, dass die Mehrwertsteuerbeträge auf den Eingangsrechnungen mit dem übereinstimmen, was die Lieferanten tatsächlich berechnet haben.

Beweis des B2B-Status für Reverse Charge-Transaktionen

Wenn Sie das Reverse Charge-Verfahren angewendet haben, weil ein Endkunde/eine Endkundin den Status als mehrwertsteuerpflichtig angegeben hat, prüft die Steuerbehörde, ob Sie deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zum Zeitpunkt der Transaktion verifiziert haben. In der EU bedeutet eine gültige Verifizierung, dass Sie die VIES-Datenbank (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) überprüfen und das Ergebnis protokollieren.

Beweis für den Ort der Lieferung bei digitalen Dienstleistungen

Sie sind oft verpflichtet, mindestens zwei sich nicht widersprechende Beweise für den Standort der Endkundin/des Endkunden für B2C-Verkäufe einzuholen: eine Kombination aus Abrechnungsadresse, IP-Adresse (Internet Protocol), Bankland oder dem Land der SIM-Karte.

Korrekte Behandlung von steuerbefreiten und nullbewerteten Lieferungen

Die falsche Einstufung einer steuerbefreiten Lieferung als steuerpflichtig mit 0 % oder umgekehrt ist ein häufiges Audit-Ergebnis. Dies kommt besonders häufig bei Finanzdienstleistungen, im Gesundheitswesen und im Bildungswesen vor, wo die Ausnahmeregelungen kompliziert sind.

Können Sie die Mehrwertsteuer-Compliance intern verwalten?

Ob Sie die weltweite Mehrwertsteuer-Compliance intern verwalten können, hängt von Ihrem Transaktionsvolumen, der Anzahl der Märkte, in denen Sie tätig sind, und der Komplexität Ihres Produktmixes ab. Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie Ihren Compliance-Plan zusammenstellen.

Transaktionsvolumen und Anzahl der Märkte

In je mehr Zuständigkeitsbereichen Sie registriert sind, desto mehr Einreichungskalender, Ratenänderungen und regulatorische Updates verfolgen Sie gleichzeitig. Zwei oder drei Registrierungen sind handhabbar, aber zehn oder mehr können überwältigend sein.

Produktkomplexität

Gemischte B2B- und B2C-Verkäufe, befreite oder ermäßigte Produkte sowie physische Waren führen alle zu Randfällen, die eine Beurteilung erfordern. Während automatisierte Tools die regelbasierte Arbeit gut bewältigen, erfordern die Ausnahmen eine menschliche Prüfung.

Vorgaben für die digitale Berichterstattung

Sich über E-Invoicing und Echtzeit-Berichtsanforderungen in mehreren Zuständigkeitsbereichen auf dem Laufenden zu halten, ist keine einmalige Einrichtung. Italien, Spanien und eine wachsende Liste anderer Länder erfordern ständige Aufmerksamkeit, da sich ihre Systeme ändern.

Beziehungen zur steuerlichen Vertretung

Wo erforderlich, müssen diese aktiv verwaltet werden. Sie tragen die gesamtschuldnerische Haftung für Ihre Mehrwertsteuerverpflichtungen und benötigen genaue, rechtzeitige Informationen von Ihnen, um ihre Arbeit zu erledigen.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Mehrwertsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

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Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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