Uitdaging

Een sterk financieel team biedt ondersteuning aan alle geledingen van een organisatie. Het evalueert de vorderingen van alle afdelingen ten opzichte van de bedrijfsdoelstellingen, identificeert wat er wel en niet goed gaat en stuurt waar nodig bij. Een financiële afdeling kan dus alleen succesvol zijn als het betrouwbare en nuttige gegevens centraal kan verzamelen en deze informatie kan gebruiken om de besluitvorming van elke afdeling te verbeteren.

"Zonder consistente, duidelijke gegevens lopen we kansen mis", zegt Praveer Melwani, hoofd Finance & Business Operations van Figma. "Als conversies achterblijven en je geen duidelijk inzicht hebt in je sales- en pijplijngegevens, mis je de eerste tekenen aan de wand en weet je niet hoe je moet reageren. Door te zorgen voor consistentie in alle datasystemen [Salesforce, Marketo, boarddecks, enzovoort], kunnen we snel beslissingen nemen bij het werken met zowel interne als externe belanghebbenden."

Voor het opschalen van Figma wilde Praveer zijn financiële processen automatiseren om met een klein team toch hoogwaardige en betrouwbare gegevens te kunnen aanleveren. Hij zocht daarom een betaaloplossing met:

• Zowel abonnementsbetalingen als facturatie voor respectievelijk selfserviceklanten en bedrijven
  
• Vrijwel directe rapportage over betaalgegevens
  
• Flexibele rapportages met metadataparameters voor het opslaan van aanvullende gestructureerde informatie om de gegevens in alle systemen consistent te houden
  

Oplossing

In eerste instantie overwoog Figma zijn verouderde, losstaande oplossingen voor het accepteren van betalingen, abonnementen en facturatie met elkaar te verbinden. Het bedrijf was echter bezorgd dat er te veel personeel nodig zou zijn om meerdere systemen te integreren en consistent te houden om hoogwaardige, actuele gegevens te kunnen leveren.

Figma koos voor Stripe vanwege het allesomvattende betaalplatform waarmee klanten met een kaart, ACH of bankoverschrijving kunnen betalen voor abonnementen en facturen op maat. Praveers team gebruikt het Stripe-dashboard om de betaalgegevens te taggen met metadataparameters en deze ieder uur via Segment naar Snowflake te verzenden. In Snowflake worden deze getagde gegevens geformatteerd zodat ze kunnen worden gebruikt in andere bedrijfsapplicaties en interne modellen. Nadat de betaalgegevens zijn geformatteerd, worden ze via Census verzonden naar de volgende bedrijfsapplicaties om extra context te bieden:

-Salesforce: Figma gebruikt Stripe om Salesforce-accounts en -kansen te voorzien van betaal- en activiteitsinformatie, die ook kan worden gebruikt voor het berekenen van commissies en het identificeren van potentiële klanten.
-Marketo, Facebook Audiences en Google Ads: Figma koppelt Stripe-gegevens aan gebruikers, teams en organisaties om verschillende doelgroepen marketingberichten op maat te sturen.
- Boarddecks: Figma gebruikt de rapportages en analyses van Stripe om na het sluiten van een periode snel een nauwkeurig boarddeck te maken met gedetailleerde rapporten per geografische locatie, nettoretentie en watervalrapporten over jaarlijks terugkerende omzet per transactietype.
- Bedrijfsstatistieken en -prognoses: Figma gebruikt de betaal- en facturatiegegevens van Stripe om actuele LTV-dashboards (life-time-value) en analyses van retentie- en klantverloop te maken, en om uitbreidingspatronen te illustreren.
- Maandafsluiting: Figma gebruikt betaal- en facturatiegegevens van Stripe voor het omzetverantwoordingsmodel, de belasting en de uitgestelde omzet via SuiteSync.

"Met de krachtige mogelijkheden van Stripe kan ons kleine team activiteiten zoals het innen van betalingen en de facturatie automatiseren. Zo houden ze meer tijd over voor taken die meerwaarde opleveren", aldus Praveer. "We gebruiken gegevens van Stripe ook voor andere bedrijfsapplicaties. Zo kunnen we steeds snel nieuwe soorten producten, rollen en abonnementen toevoegen en onze oplossingen doorontwikkelen."

Resultaten

Door het juiste betaalplatform te integreren met bestaande technologie, zorgde Praveer ervoor dat alle bedrijfsapplicaties dezelfde nauwkeurige, betrouwbare en actuele klanttransactiegegevens konden gebruiken. Praveer en zijn kleine team automatiseerden systemen en genereerden duidelijke gegevens waarmee in het hele bedrijf waardevolle beslissingen konden worden genomen. Dit droeg ook bij aan de stijging van de waarde van Figma, die nu op tien miljard dollar wordt geschat.

Praveer: "Ons team is klein, maar dankzij de eenvoud en uitgebreide mogelijkheden van Stripe konden we toch opschalen. Als we Stripe niet hadden geïntegreerd, zouden we minimaal vijf extra mensen nodig hebben voor verschillende handmatige processen, zoals het sluiten van de boeken, het reconciliëren van transacties tussen systemen, toezicht op openstaande vorderingen en het oplossen van problemen met onjuiste gegevenssets."

Met Stripe kan Praveers team het volgende doen:

• Betrouwbare bedrijfsprognoses maken: "Je wilt een flexibele oplossing waarmee je de gegevens snel op verschillende manieren kunt verwerken. We hebben zakelijke logica ingebouwd in ons systeem, met Stripe als bron van waarheid. Zo krijgen we actuele gegevens over hoe mensen aankoopbeslissingen nemen en hoe deze in de loop van de tijd veranderen", aldus Praveer.
  
• _Vertrouwen binnen de organisatie creëren met betrouwbare gegevens _: "We weten nu zeker dat onze onderliggende gegevensset en systemen allemaal nauwkeurig zijn. Dit heeft een positieve invloed op het vertrouwen en de geloofwaardigheid, zowel binnen het bedrijf als onder onze aandeelhouders", legt Praveer uit.
  
• Financiële medewerkers kunnen hun aandacht richten op belangrijkere taken: "Tijd die wordt besteed aan bijvoorbeeld betalingen, facturatie en reconciliatie, kan niet worden gebruikt om strategisch te denken en te handelen om het bedrijf vooruit te helpen", aldus Praveer.