Bedrijven die onderworpen zijn aan de belasting over de toegevoegde waarde (btw) moeten hun verschuldigde btw regelmatig berekenen. In dit artikel leggen we uit wat btw is, hoe de belastingdienst deze berekent, wanneer deze verschuldigd is en hoe je deze moet verantwoorden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is verschuldigde btw?
  
• Hoe berekent de Duitse belastingdienst de verschuldigde btw?
  
• Wanneer is btw verschuldigd?
  
• Hoe leggen bedrijven de verschuldigde btw vast?
  

Wat is verschuldigde btw?

Volgens de Duitse btw-wet (UStG) verwijst de verschuldigde btw, ook wel 'btw-druk' of 'belastingdruk' genoemd, naar het verschil tussen de btw-heffing die ondernemingen heffen op leveringen en diensten (§ 1, lid 1, nr. 1) en de voorbelasting die ondernemingen betalen bij de aankoop van goederen en diensten (§ 15). Ondernemingen moeten de verschuldigde btw regelmatig berekenen in het kader van hun voorlopige btw-aangiften en jaarlijkse btw-aangiften om ervoor te zorgen dat de belastingverplichtingen volledig worden betaald of dat de belastingdienst zo nodig een teruggaaf verleent.

Wat is het verschil tussen een positieve en een negatieve btw-verplichting?

Er is sprake van een positieve btw-verplichting wanneer de geïnde btw hoger is dan de aftrekbare voorbelasting. In dit geval moet het bedrijf het verschil betalen aan de belastingdienst. Een positieve btw-last kan bijvoorbeeld ontstaan als bedrijven een hoge omzet genereren en lage kosten hebben.

Een negatieve btw-verplichting ontstaat wanneer de betaalde voorbelasting hoger is dan de geïnde btw. In dit geval, ook wel "voorbelastingoverschot" genoemd, krijgt het bedrijf het verschil terug van de belastingdienst. Een negatieve verschuldigde btw kan bijvoorbeeld ontstaan wanneer ondernemers een nieuwe bedrijfsvoering starten of nieuwe bedrijfsterreinen openen. Tijdens deze fasen moeten zij mogelijk grote investeringen doen, waardoor zij de bijbehorende voorbelastingbedragen kunnen claimen. Aan de andere kant kunnen de inkomsten nog steeds beheersbaar zijn en kunnen de geïnde btw daarom laag zijn.

Hoe berekent de Duitse belastingdienst de verschuldigde btw?

Je kunt je verwachte verschuldigde btw berekenen aan de hand van de volgende formule:

Verschuldigde btw = Geïnde btw - Aftrekbare voorbelasting

Het is belangrijk dat je de som van alle btw-bedragen en de som van alle voorbelastingbedragen voor de betreffende periode gebruikt. Daarbij berekent de belastingdienst verschuldigde btw op transactiebasis of belasting op kas (artikel 16 en artikel 20 van de btw-wet).

Bij toerekeningsbelasting is de geïnde btw direct verschuldigd op het moment van facturatie. In dit geval kun je ook rechtstreeks voorbelasting claimen wanneer je inkomende facturen ontvangt (bijv. van leveranciers).

Bij kasbelasting is de geïnde btw verschuldigd op de datum waarop de klant de factuur van het bedrijf betaalt. Neem voor het bepalen van de betalingsverplichting voor de maand juni bijvoorbeeld de btw niet mee als de klant pas in juli heeft betaald. Hetzelfde geldt voor de voorbelasting. De daadwerkelijke uitstroom van kasmiddelen is belangrijk, dus bedrijven moeten het principe van de betalingstermijn toepassen.

Voorbeeld voor het berekenen van de verschuldigde btw

btw bedrag – bedrag voorbelasting = verschuldigde btw

€ 7.600 – € 4.750 = € 2.850

De btw verschuldigde is in dit voorbeeld € 2.850. Dit bedrag moet je aan de belastingdienst betalen. Dit in de veronderstelling dat de aan- en verkopen onderworpen zijn aan btw tegen een tarief van 19%.

Stripe Tax kan je hierbij helpen: Tax berekent automatisch het juiste belastingbedrag voor alle verkopen. Bovendien zie je in één oogopslag voor welke transacties btw is betaald, zodat je deze kunt meenemen in je berekeningen. Zo krijg je op elk moment snel en eenvoudig een overzicht van je betalingsverplichtingen.

Wanneer is btw verschuldigd?

De btw is regelmatig verschuldigd, aangezien je deze moet betalen als onderdeel van je voorlopige btw-aangiften en jaarlijkse btw-aangiften.

Voorlopige btw-aangiften

Volgens de btw-wet moet je maandelijks of driemaandelijks een voorlopige btw-aangifte indienen (§ 18, lid 1). De cyclus is afhankelijk van de hoeveelheid btw die in het voorgaande kalenderjaar is betaald. De volgende bepalingen zijn van toepassing:

• Bedrijven die in het voorgaande jaar meer dan € 9.000 belastingplichtig zijn, moeten maandelijks hun btw-aangifte indienen. Hun betalingen zijn verschuldigd op de 10e dag van de volgende maand.
  
• Als de belastingschuld in het voorgaande jaar tussen € 2.000 en € 9.000 ligt, moeten bedrijven elk kwartaal een voorlopige aangifte indienen. Ze moeten de belasting binnen 10 dagen na het einde van een kwartaal betalen.
  
• Bedrijven die in het voorgaande jaar minder dan € 2.000 verschuldigde btwig zijn, kunnen worden vrijgesteld van de voorlopige aangifte.
  
• Oprichters van vennootschappen zijn onderworpen aan een bijzondere regeling: zij moeten de voorlopige btw-aangifte indienen, ongeacht de betalingsverplichting, in het eerste jaar van de oprichting van de vennootschap en maandelijks in het daaropvolgende jaar.
  

In beginsel hebben alle ondernemingen die een voorschot btw-aangifte moeten indienen, de mogelijkheid om uitstel aan te vragen (artikel 18, lid 6, van de btw wet). Dit geeft hen een extra maand om voorschotaangiften in te dienen en de verschuldigde btw te betalen. In ruil daarvoor kan de belastingdienst echter een bijzonder voorschot vragen.

Jaarlijkse btw-aangifte

Naast de voorafgaande aangiften moet elke verschuldigde btwige onderneming aan het einde van het jaar jaarlijks een btw-aangifte indienen die de definitieve belastingplicht bepaalt. Normaal gesproken moeten bedrijven deze jaarlijkse aangifte, inclusief de berekende verschuldigde belasting, uiterlijk op 31 juli van het volgende jaar indienen. De jaarlijkse btw-aangifte voor 2024 moet bijvoorbeeld uiterlijk op 31 juli 2025 worden ingediend.

Als je een belastingadviseur inschakelt om je aangifte voor te bereiden, is de deadline 28 februari van het volgende jaar (artikel 149 van het Duitse belastingwetboek). De deadline voor de jaarlijkse btw-aangifte 2024 is dan ook 28 februari 2026.

Hoe registreren bedrijven de verschuldigde btw?

Het is het beste als bedrijven doorlopend btw verschuldigd zijn als onderdeel van hun boekhoudsysteem. Bedrijven kunnen btw en voorbelasting in verschillende rekeningen registreren, zodat ze altijd een overzicht hebben van de twee items. Op die manier kunnen ze snel de hoogte van de betaling bepalen.

Dit zijn de belangrijkste stappen voor het vastleggen van de verschuldigde btw:

Record geïnde btw

Telkens wanneer een btw-geregistreerd bedrijf een dienst levert of goederen verkoopt, brengt het btw in rekening op de verkoopprijs. In eerste instantie moeten bedrijven dit vastleggen in de btw-rekening.

Een verkocht product met een brutowaarde van € 9.520 en een verondersteld belastingtarief van 19% resulteert bijvoorbeeld in een netto verkoopprijs van € 8.000 en een btw van € 1.520.

Betaalde voorbelasting registreren

Bij de aankoop van goederen of diensten kan het bedrijf voorbelasting claimen en dit op de rekening voorbelasting boeken.

Zo levert een aangekocht product met een brutowaarde van € 2.380 en een verondersteld belastingtarief van 19% een netto aankoopprijs van € 2.000 en een voorbelasting van € 380 op.

Verrekening btw en voorbelasting

Aan het einde van het aangiftetijdvak worden de twee rekeningen (btw en voorbelasting) verrekend om de verschuldigde btw te bepalen. Bedrijven kunnen het saldo overmaken naar de btw-vereffeningsrekening of een vergelijkbare rekening.

Afschrijving (geïnde btw) – credit (betaalde voorbelasting) = verschuldigde btw

Btw betalen

Ten slotte maakt het bedrijf het resulterende betalingsbedrag (d.w.z. het saldo van de btw-afrekening) over aan de belastingdienst. Als de voorbelasting hoger is dan de btw en er een overschot aan voorbelasting is, moet het bedrijf in plaats daarvan een claim indienen bij de belastingdienst.