Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen regelmäßig ihre Umsatzsteuerzahllast berechnen. In diesem Artikel erfahren Sie, was die Umsatzsteuerzahllast ist, wie sie berechnet wird, wann sie fällig wird und wie sie verbucht werden kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Umsatzsteuerzahllast?
  
• Wie erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuerzahllast?
  
• Wann ist die Umsatzsteuerzahllast fällig?
  
• Wie wird die Umsatzsteuerzahllast verbucht?
  

Was ist die Umsatzsteuerzahllast?

Die Umsatzsteuerzahllast, auch Umsatzsteuerlast oder Steuerlast genannt, bezeichnet den Differenzbetrag zwischen der von Unternehmen erhobenen Umsatzsteuer auf Lieferungen und Leistungen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG) und der Vorsteuer, die Unternehmen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen gezahlt haben (§ 15 UStG). Sie muss im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldungen sowie der Umsatzsteuerjahreserklärung regelmäßig berechnet werden, um sicherzustellen, dass die fällige Steuer vollständig abgeführt oder gegebenenfalls vom Finanzamt erstattet wird.

Was ist der Unterschied zwischen einer positiven und negativen Umsatzsteuerzahllast?

Eine positive Umsatzsteuerzahllast liegt vor, wenn die vereinnahmte Umsatzsteuer höher ist als die abziehbare Vorsteuer. In diesem Fall muss das Unternehmen den Differenzbetrag an das Finanzamt abführen. Zu einer positiven Umsatzsteuerlast kann es beispielsweise kommen, wenn Unternehmen hohe Umsätze erzielen und gleichzeitig geringe Ausgaben haben.

Eine negative Umsatzsteuerzahllast entsteht, wenn die gezahlte Vorsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer übersteigt. In diesem Fall, der auch als auch Vorsteuerüberhang bezeichnet wird, erhält das Unternehmen eine Erstattung des Differenzbetrags vom Finanzamt. Zu einer negativen Umsatzsteuerlast kann es beispielsweise kommen, wenn Unternehmer/innen den Geschäftsbetrieb neu aufnehmen oder sich neue Geschäftsfelder erschließen. In diesen Phasen müssen sie unter Umständen hohe Investitionen tätigen, für die sie entsprechende Vorsteuerbeträge geltend machen können. Demgegenüber stehen möglicherweise noch überschaubare Umsätze, und damit eine geringe vereinnahmte Umsatzsteuer.

Wie erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuerzahllast?

Die Berechnung der Umsatzsteuerlast ist mit folgender Formel möglich:

Umsatzsteuerzahllast = Vereinnahmte Umsatzsteuer − abziehbare Vorsteuer

Wichtig ist dabei, dass für den entsprechenden Zeitraum die Summe sämtlicher Umsatzsteuerbeträge sowie die Summe aller Vorsteuerbeträge herangezogen wird. Dabei wird die Umsatzsteuerzahllast entweder auf Basis der Soll- oder Ist-Versteuerung berechnet (siehe § 16 UStG und § 20 UStG).

Bei der Soll-Versteuerung wird die vereinnahmte Umsatzsteuer direkt zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. In diesem Fall kann auch die Vorsteuer unmittelbar geltend gemacht werden, wenn Unternehmen Eingangsrechnungen beispielsweise von Lieferantinnen und Lieferanten erhalten.

Im Gegensatz dazu ist bei der Ist-Versteuerung der Zeitpunkt entscheidend, an dem die vom Unternehmen gestellte Rechnung tatsächlich von den Kundinnen und Kunden bezahlt wird. Soll beispielsweise die Zahllast des Monats Juni ermittelt werden, fließt die Umsatzsteuer einer Rechnung nicht in die Berechnung mit ein, wenn sie erst im Juli beglichen wird. Gleiches gilt für die Vorsteuer: Auch hier ist der tatsächliche Geldausgang entscheidend. Es greift das Zahlungszeitpunktprinzip.

Beispiel zur Berechnung der Umsatzsteuerzahllast

Umsatzsteuerbetrag – Vorsteuerbetrag = Umsatzsteuerzahllast

7.600 € – 4.750 € = 2.850 €

Die Umsatzsteuerzahllast beträgt in dieser Beispielrechnung 2.850 €. Dieser Betrag müsste an das Finanzamt abgeführt werden.

(Annahme: Die getätigten Ein- und Verkäufe sind umsatzsteuerpflichtig mit einem Steuersatz von 19 %.)

Unterstützung bei der Berechnung bietet Ihnen Stripe Tax: Mit Tax wird einerseits der korrekte Steuerbetrag für alle Umsätze automatisch ermittelt. Andererseits sehen Sie auf einen Blick, bei welchen Transaktionen Umsatzsteuer angefallen ist, um diese in Ihre Berechnungen aufzunehmen. Dadurch können Sie sich jederzeit schnell und einfach einen Überblick über Ihre Zahllast verschaffen.

Wann ist die Umsatzsteuerzahllast fällig?

Die Umsatzsteuerzahllast ist regelmäßig fällig, da sie sowohl im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldungen als auch im Zuge der Umsatzsteuerjahreserklärung abgeführt werden muss.

Umsatzsteuervoranmeldungen

Die Umsatzsteuervoranmeldungen sind nach § 18 Absatz 1 UStG monatlich oder vierteljährlich abzugeben. Der Turnus ist abhängig von der Höhe der im vorangegangenen Kalenderjahr gezahlten Umsatzsteuer. Hierbei gelten folgende Bestimmungen:

• Unternehmen, deren Zahllast im Vorjahr mehr als 9.000 € betrug, müssen die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben. Die Zahllast muss bis zum 10. Tag des Folgemonats abgeführt werden.
  
• Beträgt die Zahllast im Vorjahr zwischen 2.000 € und 9.000 €, sind vierteljährliche Voranmeldungen erforderlich. Die Steuer ist bis zum 10. Tag nach dem Ende eines Quartals zu zahlen.
  
• Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im vorangegangenen Jahr weniger als 2.000 € betrug, haben die Möglichkeit, sich von der Voranmeldung befreien zu lassen.
  
• Unternehmensgründer/innen unterliegen einer Sonderregelung: Sie sind verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung unabhängig der Zahllast im ersten Jahr der Unternehmensgründung sowie im Folgejahr monatlich einzureichen.
  

Grundsätzlich haben alle Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind, die Möglichkeit, eine Dauerfristverlängerung zu beantragen (siehe § 18 Abs. 6 UStG). Dadurch bekommen sie einen zusätzlichen Monat Zeit für die Abgabe der Voranmeldungen und die Zahlung der Umsatzsteuerzahllast. Es kann jedoch im Gegenzug eine Sondervorauszahlung angeordnet werden.

Umsatzsteuerjahreserklärung

Zusätzlich zu den Voranmeldungen muss jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen am Ende des Jahres eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen, in der die endgültige Zahllast ermittelt wird. Diese Jahreserklärung muss – inklusive der berechneten Zahllast – im Regelfall bis zum 31. Juli des Folgejahres abgegeben werden. Folglich müsste die Umsatzsteuerjahreserklärung für das Jahr 2024 bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt eingereicht werden.

Wenn die Erklärung durch eine Steuerberaterin beziehungsweise einen Steuerberater erstellt wird, gilt als Stichtag der 28. Februar des übernächsten Jahres (siehe § 149 AO). Demnach wäre die Frist der Umsatzsteuerjahreserklärung 2024 der 28. Februar 2026.

Wie wird die Umsatzsteuerzahllast verbucht?

Die Umsatzsteuerzahllast wird im Rahmen der Buchhaltung bestenfalls fortlaufend erfasst. Dabei sollten Umsatzsteuer und Vorsteuer auf verschiedenen Konten verbucht werden, um jederzeit einen guten Überblick über die beiden Posten zu haben und die Zahllast schnell ermitteln zu können.

Hier sind die wesentlichen Schritte zur Verbuchung der Umsatzsteuerzahllast.

Erfassung der vereinnahmten Umsatzsteuer

Jedes Mal, wenn ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen eine Leistung erbringt oder Waren verkauft, wird die Umsatzsteuer auf den Verkaufspreis berechnet. Diese wird zunächst auf dem Konto „Umsatzsteuer“ erfasst.

Bei einem verkauften Produkt mit einem Bruttowert von 9.520 € und einem angenommenen Steuersatz von 19 % ergibt sich beispielsweise ein Nettoverkaufspreis von 8.000 € und eine Umsatzsteuer von 1.520 €.

Erfassung der gezahlten Vorsteuer

Beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen kann das Unternehmen die Vorsteuer geltend machen. Diese wird auf dem Konto „Vorsteuer“ gebucht.

Bei einem eingekauften Produkt mit einem Bruttowert von 2.380 € und einem angenommenen Steuersatz von 19 % ergibt sich beispielsweise ein Nettoeinkaufspreis von 2.000 € und eine Vorsteuer von 380 €.

Verrechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer

Am Ende des Voranmeldezeitraums werden die beiden Konten „Umsatzsteuer“ und „Vorsteuer“ miteinander verrechnet, um die Umsatzsteuerzahllast zu ermitteln. Der Saldo wird auf das Konto „Umsatzsteuerverrechnung“ oder ein ähnliches Konto übertragen.

Soll (vereinnahmte Umsatzsteuer) – Haben (gezahlte Vorsteuer) = Umsatzsteuerzahllast

Zahlung der Umsatzsteuer

Die resultierende Zahllast, das heißt der Saldo des Umsatzsteuerverrechnungskontos, wird schließlich an das Finanzamt überwiesen. Falls die Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer und es einen Vorsteuerüberhang gibt, wird stattdessen eine Forderung an das Finanzamt verbucht.