Betaalvoorwaarden zijn een belangrijk onderdeel van elke bedrijfsactiviteit. De meeste bedrijven hebben vaste betaalvoorwaarden voor hun klanten geïmplementeerd. In dit artikel leggen we uit wat betaalvoorwaarden zijn, wat de typische betaalvoorwaarden en betaalvoorwaarden zijn en welke betaalmethoden het meest worden aangeboden door bedrijven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn betaalvoorwaarden?
  
• Wat zijn de verschillende betaalvoorwaarden?
  
• Extra kosten voor bepaalde betaalvoorwaarden
  
• Het juridische belang van betaalvoorwaarden
  

Wat zijn betaalvoorwaarden?

Betaalvoorwaarden zijn overeengekomen voorwaarden tussen twee partijen die aangeven hoe, waar en wanneer de overeengekomen prijs moet worden betaald. Naast het betaalbedrag, het betaalmoment en de valuta omvatten de betaalvoorwaarden het type betaling, d.w.z. het betaalmiddel of de betaalmethode. In het geval van leningsovereenkomsten of termijnbetalingen omvatten de betaalvoorwaarden ook rente en aflossingen.

Deze algemene voorwaarden worden gewoonlijk uiteengezet in de servicevoorwaarden. Daarvan kan alleen worden afgeweken als beide partijen daarmee instemmen. Het accepteren van de servicevoorwaarden wordt verondersteld, op voorwaarde dat het bedrijf de klant vóór het sluiten van het contract op zijn servicevoorwaarden heeft gewezen. Bij online aankopen bevestigen klanten vaak dat ze de voorwaarden hebben gelezen en ermee akkoord gaan voordat ze een bestelling plaatsen. Betaalvoorwaarden moeten duidelijk worden gedefinieerd en alle noodzakelijke gegevens bevatten voor beide partijen om hun deel van de overeenkomst na te komen. Het is ook van groot belang dat alle toepasselijke vergoedingen en kosten duidelijk voor de klant worden gedefinieerd om misverstanden te voorkomen.

Wat zijn de verschillende betaalvoorwaarden?

Er zijn tal van opties voor het betaalmoment en het betaalmiddel:

Betaalvoorwaarde 'betaalmoment'

De meest voorkomende opties voor het betaalmoment zijn vooruitbetaling, leverancierskrediet en onmiddellijke betaling bij levering. Hoewel een factuur over het algemeen altijd direct opeisbaar is, is het gebruikelijk dat bedrijven andere betaalvoorwaarden overeenkomen.

In de praktijk kunnen deze als volgt worden geformuleerd:

• "Vooruitbetaling bij bestelling"
  
• "Het bedrag wordt direct na de bestelling afgeschreven van de creditcard"
  
• "Direct te betalen bij uitgifte van de factuur"
  
• "Te betalen binnen 14 dagen"
  
• "Te betalen op (datum)"
  

Sommige bedrijven bieden contantkortingen of andere kortingen als de betaling vooraf of snel wordt gedaan om klanten een prikkel te geven om snel te betalen. Dit kan er als volgt uit zien:

• "Te betalen binnen 14 dagen minus 2% contantkorting of binnen 30 dagen netto zonder korting."
  
• "We bieden een contantkorting van 2% voor vooruitbetaling."
  
• "We bieden een contantkorting van 2% voor betaling via automatische incasso."
  

Sommige bedrijven bieden ook aankopen op afbetaling aan. In dit geval wordt de betaling niet onmiddellijk in één keer gedaan, maar in plaats daarvan verdeeld in twee of meer termijnen of gedeeltelijke betalingen. Aankopen op afbetaling stellen klanten in staat duurdere goederen te kopen, zelfs als hun huidige budget dit niet toelaat. Dit kan bedrijven ook helpen meer inkomsten te genereren. Aankopen op afbetaling kunnen via het bedrijf zelf worden gedaan of worden afgehandeld door dienstverleners.

Wat is een contantkorting?

In de handel is een contantkorting een korting op de aankoopprijs die de verkoper aan de klant verleent als de betaling binnen een bepaalde periode wordt gedaan. Deze korting is altijd optioneel en het bedrijf is niet verplicht om deze aan te bieden.

Betaalvoorwaarde 'betaalmiddel'

Naast de traditionele betaalvoorwaarden, in dit geval 'betaalmiddelen' of betaalmethoden zoals vooruitbetaling, automatische incasso en facturen, zijn er ook digitale alternatieven zoals PayPal of Bitcoin. Bedrijven moeten bij het kiezen van betaalmethoden altijd rekening houden met het risiconiveau dat men wil nemen. Hieronder zetten we de voordelen van elk van de meest gebruikte betaalmethoden op een rijtje:

Vooruitbetaling
Bij vooruitbetaling moet de klant voor de goederen of diensten betalen voordat ze worden verzonden of ontvangen. Deze betaalmethode biedt bedrijven meer financiële zekerheid omdat ze niet hoeven te wachten op betalingen. Vooruitbetaling minimaliseert ook het risico op wanbetaling, omdat het moeilijker is om een factuur te annuleren nadat deze al is betaald. Deze betaalmethode brengt echter wel een zeker risico met zich mee voor klanten, aangezien ze vooraf moeten betalen en erop moeten vertrouwen dat ze de goederen zullen ontvangen. Veel bedrijven proberen deze betaalmethode aantrekkelijker te maken voor klanten door kortingen aan te bieden als ze voor deze betaalmethode kiezen.

Betaling bij levering
Betaling bij levering betekent dat de klant betaalt voor de goederen zodra ze zijn geleverd. Dit brengt een aantal uitdagingen met zich mee voor bedrijven. De eerste is dat het meer inspanning vergt, aangezien het geld pas bij levering wordt geïnd en in het boekhoudsysteem moet worden geboekt. De tweede is dat er een hoger risico is voor het bedrijf, aangezien het voorkomt dat klanten weigeren de goederen in ontvangst te nemen of dat ze niet thuis zijn om de levering in ontvangst te nemen. Dit brengt extra kosten met zich mee voor retourzending en, indien nodig, opslag van de goederen.

Om het risico tot een minimum te beperken, moeten bedrijven ervoor zorgen dat het adres van de klant correct en volledig is bij het gebruik van betaling bij levering. Telefonische kennisgeving van levering kan ook nuttig zijn om er zeker van te zijn dat klanten daadwerkelijk thuis zijn. Ten slotte zouden bedrijven kunnen overwegen of kosten voor betaling bij levering aan de klant kunnen worden doorberekend of in de verkoopprijs kunnen worden opgenomen.

Factuurbetaling
In het geval van factuurbetaling verbindt de klant zich ertoe om binnen een bepaalde termijn na ontvangst van de goederen of diensten te betalen, meestal via bankoverschrijving. Met deze betaaltermijn kunnen klanten gemakkelijk en veilig betalen. Omdat het voor veel mensen een van de meest vertrouwde betaalmethoden is, kunnen bedrijven hiermee nieuwe klanten aantrekken. Bij deze betaalvoorwaarde is er echter een hoger risico op wanbetaling. Om dit risico tot een minimum te beperken, dien je klanten vooraf te verifiëren of gebruik te maken van een betaaldienstverlener.

Creditcard
Creditcards worden uitgegeven met een kredietlimiet voor gebruik door de kaarthouder. Bij online aankopen voeren klanten hun creditcardgegevens in en autoriseren vervolgens het aankoopbedrag. Bij de POS in een winkel houdt de klant de kaart gewoon tegen de kaartlezer of steekt deze in het apparaat en bevestigt deze met een pincode. Het bedrag wordt op een later tijdstip van de rekening van de klant op de creditcard afgeschreven. Het afschrift wordt meestal aan het einde van de maand uitgegeven.
Creditcards hebben een chip- of magneetstripsysteem dat alle transacties versleutelt, waardoor fraude tot een minimum wordt beperkt en de integriteit van je activiteit behouden blijft.

PayPal
PayPal is een online betaaldienst waarmee klanten kunnen betalen door hun bankrekening- of creditcardgegevens in PayPal in te voeren. Bij het gebruik van een creditcard hoeven klanten niet eens een account aan te maken. Het voordeel van deze betaalvoorwaarde is dat klanten hun creditcardgegevens niet hoeven te delen met de webwinkel. Hoewel bedrijven moeten betalen om PayPal te gebruiken, is het eenvoudig te integreren in hun webwinkel en biedt het snelle, veilige en eenvoudige transacties, evenals bescherming tegen fraude en ongeoorloofde aankopen.

Automatische incasso
Als je betaalt met SEPA-incasso, stemt de klant ermee in dat een bedrijf betalingen van zijn rekening afschrijft door middel van een machtiging. Dit is vooral handig voor terugkerende betalingen, omdat de klant zijn bankgegevens maar één keer hoeft in te voeren, terwijl het bedrijf profiteert van minder administratief werk. Het bedrijf kan ook vervaldatums instellen en betalingen op tijd innen.

Extra kosten voor bepaalde betaalvoorwaarden

Bedrijven worden aangemoedigd om een breed scala aan betaalvoorwaarden aan te bieden, zodat klanten de optie kunnen vinden en kiezen die het beste bij ze past. Het toevoegen van kosten voor specifieke betaalvoorwaarden is een manier om je bedrijf te helpen. Er zijn een aantal redenen waarom je bepaalde kosten in rekening wilt brengen, bijvoorbeeld omdat sommige betaalmethoden meer kosten of er meer tijd vergen dan andere. Het kan ook zijn dat de kosten van risicobeoordeling verschillen afhankelijk van het type betaalmethode dat wordt gebruikt.

De volgende voorschriften moeten echter in acht worden genomen:

• Sinds januari 2018 zijn betalingen via automatisch incasso, bankoverschrijving en creditcard gratis als het bedrijf zich binnen de Europese Unie bevindt. Daarom mag je voor deze betaalmethoden geen extra kosten in rekening brengen. Deze verordening is opgenomen in artikel 62, lid 3, van de richtlijn voor betalingsdiensten 2015/2366/EU (PSD II). In Duitsland is deze regeling gedefinieerd in de Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) en is deze ook terug te vinden in § 270a van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB).

• Extra kosten zijn toegestaan voor andere betaalvoorwaarden, zoals PayPal. Deze kosten moet echter overeenkomen met de werkelijke kosten die het bedrijf voor de dienst heeft gemaakt.

Het juridische belang van betaalvoorwaarden

De keuze van de betaalvoorwaarden kan juridische gevolgen hebben, met name met betrekking tot de eigendomsoverdracht en de gevolgen van wanbetaling.

Eigendomsoverdracht

Zodra de eigendom van de goederen is overgedragen aan de klant, is de klant verantwoordelijk voor eventuele schade of verlies en heeft het bedrijf geen aanspraak meer op de goederen. Volgens § 446 BGB, gaat de eigendom van de goederen pas over op de klant nadat de klant de aankoopprijs volledig heeft betaald. Daarom moet ervoor worden gezorgd dat de betaling snel en zonder vertraging plaatsvindt.

Om de eigendomsoverdracht duidelijk te regelen, moeten er duidelijke bepalingen worden opgenomen in de overeenkomst met de klant. Het is vooral belangrijk om duidelijk te definiëren op welk moment het eigendom wordt overgedragen, bijvoorbeeld wanneer de klant het product ophaalt of wanneer het op het adres van de klant wordt geleverd.

Beleid zoals de Wet op de betalingsbalans (BOP) stelt bedrijven in staat om beheersmaatregelen te implementeren die hen in staat stellen risico's effectief te beheren en zo de eigendomsoverdracht veilig te stellen. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten met betrekking tot de eigendomsoverdracht.

Gevolgen van wantbetaling

Gevolgen van wanbetaling zijn de gevolgen die de klant ondervindt als deze niet binnen de afgesproken termijn aan zijn betaalverplichting voldoet. Volgens § 286, lid 1, BGB, is een klant in gebreke als deze niet betaalt ondanks ontvangst van een incasso van het bedrijf.

In geval van betalingsachterstand kan de crediteur de debiteur incassokosten en rente bij te late betaling in rekening brengen. Ze kunnen de debiteur ook verzoeken de goederen te retourneren en dreigen met verdere gerechtelijke stappen.

Bedrijven moeten daarom vooraf nagaan of de overeengekomen betaalvoorwaarden voldoende transparant zijn gemaakt in het contract en of alle partijen op de hoogte zijn gebracht van de mogelijke gevolgen van het niet naleven van de overeengekomen termijn. Deze voorzorgsmaatregel maakt het mogelijk om een contractuele overeenkomst te sluiten en tegelijkertijd het risico op de gevolgen van wanbetaling te beperken.

In het bijzonder heeft het bedrijf het recht op het volgende:

• Rente bij betalingsachterstand van 5% boven de basisrente (§ 288, lid 1, BGB).
  
• Incassoskosten als het bedrijf een incasso heeft verstuurd en de klant nog steeds niet heeft betaald (§ 288, lid 5, BGB).
  
• Schadevergoeding indien het bedrijf schade heeft geleden als gevolg van betalingsachterstand (§ 280 lid 1 BGB).
  
• Intrekken van het contract als de klant niet betaalt ondanks het ontvangen van een incasso en het vaststellen van een redelijke betaaltermijn (§ 323 BGB).