Btw-groepen bieden een voordelige oplossing voor bedrijven met sterke financiële, economische of organisatorische connecties. Met ingang van 1 januari 2023 vereenvoudigt de btw-groepering de fiscale verplichtingen. Eén enkele vertegenwoordiger beheert alle btw-gerelateerde processen bij de belastingdienst. In dit artikel komen alle details van deze regeling aan bod.

Wat staat er in dit artikel?

• Btw-groepen uitgelegd
  
• Hoe maak je een btw-groep aan?
  
• Leden van een btw-groep
  
• Duur van een btw-egroep
  
• Voordelen btw-groep
  
• Nadelen btw-groep
  
• Hoe een btw-groep te ontbinden
  

Uitleg over btw-groepen

Een btw-groep bestaat uit juridisch afzonderlijke, maar nauw met elkaar verbonden ondernemingen die ervoor kiezen om onder één btw-structuur te opereren. Hoewel het fundamentele beginsel voor de oprichting van een groep hetzelfde blijft, kunnen de specifieke vereisten en toelatingsvoorwaarden verschillen van rechtsgebied tot rechtsgebied.

Deze status verbetert de meldingsprocedures, maar is beperkt tot btw-plichtige ondernemingen die permanent in Frankrijk zijn gevestigd. Over het algemeen zijn er drie hoofddefinities van wat een connectie tussen bedrijven is.

Financiële connecties

Er is sprake van een financiële zeggenschapsrelatie als een bedrijf direct of indirect meer dan 50% van de stemrechten of het kapitaal van een ander bedrijf bezit. Leden van de btw-groep kunnen deze controle op verschillende manieren uitoefenen, voornamelijk door aandelen in een holding te bezitten.

Dit kan van toepassing zijn op een onderlinge of coöperatieve bank, een prudentiële organisatie, een gemeenschappelijke socialezekerheidsgroep of een overkoepelende onderneming.

Economische connecties

Economische connecties doen zich voor wanneer meerdere bedrijven dezelfde hoofdactiviteit delen, complementaire functies vervullen die elkaar ondersteunen, of activiteiten uitvoeren die de gemeenschappelijke belangen van de groep dienen.

Een grote Franse detailhandelsorganisatie met tal van winkels in heel Frankrijk zou bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van het btw-groepsysteem. Dit zou hen in staat stellen de btw-aangiften te vereenvoudigen, de administratieve kosten in verband met interne transacties te verminderen en de cashflow te verbeteren door middel van een efficiëntere btw-terugvordering.

Organisatorische conencties

Organisatorische connecties verwijzen naar de juridische of feitelijke ondergeschiktheid van bedrijven aan een gedeelde managementstructuur. Officiële documenten of dagelijkse praktijken kunnen deze ondergeschiktheid aantonen. Ten slotte duidt ook de coördinatie van activiteiten tussen bedrijven op een organisatorische band.

Bedrijven die hetzelfde pand, dezelfde administratieve diensten of dezelfde apparatuur delen, illustreren organisatorische verbanden binnen de btw-groep.

Een btw-groep maken

De btw-groepsregeling is een vrijwillige optie waarvoor bedrijven zich kunnen aanmelden. Zij moeten hun voornemen kenbaar maken om een groep te vormen en een vertegenwoordiger aanwijzen om van deze regeling gebruik te maken.

Het proces

Bij de registratie moet de groepsvertegenwoordiger gedetailleerde informatie verstrekken aan de belastingdienst, waaronder de identiteit van de vertegenwoordiger, de bedrijfsnamen van alle leden, hun statutaire zetel, een formele overeenkomst ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van elk lid en hun intracommunautaire btw-nummers.

Zij moeten deze informatie vervolgens aan de bevoegde vennootschapsbelastingdienst verstrekken.

Termijnen

Om in aanmerking te komen voor de fiscale groepssregeling moeten ondernemingen hun voornemen om een commissie te vormen formeel kenbaar maken door vóór 31 oktober van het voorgaande jaar een optie in te dienen bij de Belastingdienst. Lidmaatschap van de groep is afhankelijk van het voldoen aan alle wettelijke criteria vanaf 1 januari van het inschrijvingsjaar.

De groep moet haar samenstelling rapporteren in een jaarlijkse verklaring die uiterlijk op 10 januari van elk jaar wordt ingediend. Als entiteiten in het integratieproces binnen de vereiste termijn aan de lidmaatschapsvoorwaarden voldoen, kan deze verklaring deze bevatten.

Leden van een btw-groep

De vertegenwoordiger

De vertegenwoordiger van de btw-groep is het enige aanspreekpunt met de belastingdienst voor alle btw-gerelateerde zaken, waaronder aangiften, betalingen en verzoeken om teruggaaf.

Overige leden

Vanaf 1 januari van het eerste jaar dat de optie ingaat, zijn leden van de btw-groep vrijgesteld van alle individuele btw-aangifteverplichtingen. De groepsvertegenwoordiger neemt dan deze taken op zich.

Zij zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de btw. Als een van de leden in gebreke blijft, kan de belastingdienst van de anderen eisen dat zij de volledige schuld betalen, vergelijkbaar met hoofdelijke aansprakelijkheid op grond van de wet of het contract.

Deze groepsleden blijven aansprakelijk voor hun btw-verplichtingen met betrekking tot transacties die zijn verricht vóór of na het verlaten van de groep.

Duur van een btw-groep

De minimale duur van een btw-groep is drie jaar. Gedurende deze periode blijft de ledenlijst vast en kan deze niet worden gewijzigd, behalve als men niet aan de inschrijvingsvoorwaarden voldoet.

Als een bedrijf dat aan de vereiste voorwaarden voldoet en al op de lijst staat, kan het in deze periode toetreden tot de groep. Omgekeerd vindt het vertrek van een lid automatisch plaats vanaf de maand nadat hij niet meer aan de criteria voldoet.

De wettelijke vertegenwoordiger van de groep moet eventuele wijzigingen in het lidmaatschap melden aan de belastingdienst. Het is belangrijk op te merken dat een lid dat in de beginperiode tot de groep is toegelaten, aan het einde kan vertrekken.

Lid worden van de groep

De samenstelling van de btw-groep kan na de eerste periode van drie jaar wijzigen. Een nieuwe onderneming die wil toetreden, moet voldoen aan de wettelijke voorwaarden en de uitdrukkelijke toestemming krijgen van de vertegenwoordiger van de groep.

Zij moeten de belastingdienst op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen in het lidmaatschap en een bijgewerkte ledenlijst verstrekken die door de nieuwkomers is ondertekend. Deze wijzigingen gaan in op 1 januari van het jaar volgend op de aanvraag.

De groep verlaten

Een lid kan de groep verlaten met toestemming van de vertegenwoordiger, op voorwaarde dat hij of zij dit uiterlijk op 31 oktober opzegt vóór het jaar waarin hij of zij wenst te vertrekken. Zij moeten de fiscus op de hoogte brengen van elk vertrek. Een lid dat bijvoorbeeld na 2 maanden lid wordt, kan na 2 jaar en 10 maanden vertrekken, aan het einde van de initiële periode.

Voordelen btw-groep

Een btw-groep krijgt een eigen btw-nummer. De verwachte impact op de activiteiten is positief, vooral voor de kasstroom van de leden, aangezien transacties binnen de groep niet onderworpen zijn aan btw. Deze groep biedt onder andere:

• Vereenvoudigde administratie: Het hebben van één btw-nummer voor de hele groep vermindert de administratieve werklast die gepaard gaat met de aangiften aanzienlijk.
  
• Verbeterde cashflow: Btw-vrijstelling op interne transacties zorgt voor een effectiever cashflowbeheer.
  
• Fiscale optimalisatie: Door btw-betalingen te consolideren en het aantal aan te geven transacties tot een minimum te beperken, wordt het belastingbeheer van de onderneming vereenvoudigd en verbeterd.
  
• Flexibiliteit: De mogelijkheid om de samenstelling van de groep aan te passen, zorgt voor afstemming op de behoeften van de onderneming.
  
• Verbetering van het concurrentievermogen: Leden profiteren van efficiënte procedures en lagere kosten.
  

Met Stripe Tax kan een groep zijn btw-verplichtingen beheren en nakomen met behulp van verschillende tools die administratieve taken automatiseren en het risico op fouten minimaliseren.

Nadelen btw-groep

Groepsleden blijven hoofdelijk aansprakelijk voor btw-betalingen en fiscale boetes. Met andere woorden, als men zijn verplichtingen niet nakomt, kan de fiscus de anderen verantwoordelijk houden voor het betalen van de volledige schuld. Dit financiële risico kan aanzienlijk zijn. Andere nadelen zijn:

• Verhoogde complexiteit van het beheer: Strikte interne controles en een nauwkeurige boekhouding zijn essentieel voor een goed btw-beheer op groepsniveau.
  
• Verlies van autonomie: Groepsbrede beslissingen met betrekking tot btw kunnen van invloed zijn op individuele bedrijfskeuzes.
  
• Risico van belastingcontrole: De hele groep zou aan één enkele belastingcontrole kunnen worden onderworpen, waardoor de kans op controle en boetes in geval van niet-naleving toeneemt.
  

Een btw-groep opheffen

Vrijwillige ontbinding

De ontbinding van een btw-groep kan vrijwillig of automatisch zijn. Voor vrijwillige ontbinding is de instemming van alle leden vereist. Ze moeten minimaal drie kalenderjaren wachten, van 1 januari tot 31 december, voordat het kan worden ontbonden. Eenmaal ontbonden, geniet het niet langer de fiscale voordelen die aan dit statuut verbonden zijn. De wettelijke vertegenwoordiger moet dan de fiscus op de hoogte brengen van de ontbinding.

Verplichte ontbinding

De belastingdienst heft een btw-groep automatisch op als alle leden niet meer voldoen aan de vereiste economische, financiële of organisatorische voorwaarden. De ontbinding treedt onmiddellijk in werking, ongeacht hoeveel tijd er is verstreken sinds de groep voor het eerst werd gevormd.

Als er slechts één lid overblijft door vrijwillig of onvrijwillig vertrek van anderen, ontbindt de fiscus automatisch de groep.

Het is echter de verantwoordelijkheid van de vertegenwoordiger van de groep om de bevoegde belastingdienst hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen.