De regels voor belasting over de toegevoegde waarde (btw) bepalen hoe bedrijven hun prijzen vaststellen, verkopen en aan de regels voldoen in Polen, de grootste markt in de nieuwere golf van EU-landen. Bedrijven die grensoverschrijdend actief zijn, moeten zich vertrouwd maken met de btw-tarieven en -drempels. Ze moeten ook hun rapportageverplichtingen begrijpen. Kleine verschillen in classificatie of timing kunnen invloed hebben op de cashflow, prijsstrategie en auditrisico's.

Hieronder bespreken we wat het btw-tarief in Polen is, wanneer btw-registratie nodig is, hoe terugbetalingen werken en hoe compliance er in de praktijk uitziet.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het btw-tarief in Polen?
  
• Hoe verschillen de btw-tarieven in Polen?
  
• Wat is een btw-nummer in Polen?
  
• Welke bedrijven moeten zich registreren voor btw in Polen?
  
• Wat zijn de btw-compliancevereisten in Polen?
  
• Hoe werkt btw-teruggave in Polen?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is het btw-tarief in Polen?

Het standaard btw-tarief in Polen is 23% en geldt voor de meeste goederen en diensten die in het land worden verkocht, inclusief consumentenproducten en professionele en B2B diensten. Als een transactie niet duidelijk in aanmerking komt voor een verlaagd tarief of een vrijstelling, geldt het standaardtarief van 23%.

Hoe verschillen de btw-tarieven in Polen?

Hoewel voor veel transacties het standaardtarief geldt, zijn er voor bepaalde categorieën verschillende verlaagde en speciale tarieven. Hieronder vind je de andere btw-tarieven en wanneer deze van toepassing zijn.

8% btw-tarief

Een btw-tarief van 8% geldt voor bepaalde goederen en diensten die te maken hebben met het dagelijks leven en het algemeen welzijn, zoals personenvervoer, hotelovernachtingen, eet- en drinkgelegenheden, medische hulpmiddelen, diensten in verband met culturele en sportevenementen, en bouw- of renovatiewerkzaamheden in verband met sociale huisvesting.

5% btw-tarief

Een btw-tarief van 5% geldt voor essentiële artikelen, waaronder basisvoedingsmiddelen (bijv. brood, vlees, eieren, fruit, groenten), boeken, regionale of lokale tijdschriften, kinderproducten zoals fopspenen en autostoeltjes, en hygiëne- en sanitaire artikelen (bijv. luiers, tampons).

0% btw-tarief

Een btw-tarief van 0% geldt voor export buiten de EU, leveringen van goederen binnen de EU aan andere lidstaten en internationale vervoersdiensten. Transacties met een nultarief blijven technisch gezien belastbaar, maar bedrijven kunnen de btw die ze hebben betaald op aankopen die direct verband houden met de verkoop, aftrekken.

Vrijgesteld van btw

Sommige activiteiten zijn vrijgesteld van btw, zoals het geven van lessen in vreemde talen en het verhuren van woningen. Bij vrijgestelde verkopen wordt geen btw in rekening gebracht en bedrijven kunnen de voorbelasting die aan deze activiteiten is gekoppeld, over het algemeen niet terugvorderen.

Wat is een Pools btw-nummer?

In Polen is het btw-nummer van een bedrijf hetzelfde als het belastingidentificatienummer (Numer Identyfikacji Podatkowej of NIP). Bedrijven krijgen een NIP als ze zich registreren bij de Poolse belastingdienst. Om een NIP te krijgen, moet een bedrijf een NIP-7-identificatieaanvraag indienen. Het nummer moet op documenten staan die te maken hebben met het nakomen van belastingverplichtingen en niet-fiscale begrotingsvorderingen. Handelspartners kunnen dit nummer gebruiken om te checken of een bedrijf correct is geregistreerd voor btw in Polen.

Welke bedrijven moeten zich in Polen voor btw registreren?

Btw-registratie in Polen is afhankelijk van waar een bedrijf is gevestigd, wat het verkoopt en hoeveel het verdient. Poolse bedrijven moeten zich registreren voor btw zodra hun jaarlijkse omzet meer dan 200.000 Poolse złoty (PLN) bedraagt. Bedrijven onder die drempel kunnen gebruikmaken van de btw-vrijstelling voor kleine bedrijven. Ze kunnen er ook voor kiezen om zich vrijwillig te registreren voor btw als dat voor hen voordelig is. Een bedrijf kan bijvoorbeeld btw op kosten willen terugvorderen, of het werkt voornamelijk met btw-geregistreerde klanten die hetzelfde verwachten.

Bedrijven die uitsluitend btw-vrijgestelde diensten leveren, zoals bepaalde gezondheidszorg-, onderwijs- of financiële diensten, hoeven zich niet voor de btw te registreren, ongeacht hun omzet. Maar B2C-bedrijven die in een ander EU-land zijn gevestigd en in Polen verkopen, moeten zich doorgaans registreren voor de Poolse btw of gebruikmaken van het EU One Stop Shop (OSS)-systeem als ze de € 10.000 EU-brede drempel voor verkoop op afstand overschrijden. Het aanhouden van voorraad of een vaste vestiging in Polen kan ook aanleiding geven tot een lokale registratieverplichting.

Bedrijven die buiten de EU zijn gevestigd, moeten zich over het algemeen vanaf hun eerste belastbare transactie voor de btw in Polen registreren. Er geldt geen omzetdrempel voor btw-plichtigen die buiten Polen zijn gevestigd, en als de statutaire zetel van een btw-plichtige niet in Polen is gevestigd, kan de btw-vrijstelling niet worden gebruikt.

Wat moet je weten over btw-regels in Polen?

Het systeem in Polen is vooral digitaal en zorgt ervoor dat de belastingdienst transacties goed kan volgen. Doe het volgende om aan de btw-regels in Polen te voldoen.

Btw in rekening brengen en bijhouden

Bedrijven moeten het juiste btw-tarief toepassen op elke transactie en de btw duidelijk vermelden in hun digitale administratie. Ze moeten een gedetailleerde administratie bijhouden van verkopen en aankopen in een elektronisch formaat dat geschikt is voor btw-rapportage. Die administratie omvat het type verkoop en het belastbare bedrag, contractanten en bewijzen van verkoop en aankopen.

Dien een JPK_VAT in

Polen vereist dat verkoop- en aankoopgegevens in een gestandaardiseerd elektronisch formaat, bekend als JPK_VAT, naar de belastingdienst worden gestuurd. Dit combineert gegevens met aangiften en wordt maandelijks of driemaandelijks ingediend.

Betaal btw op tijd

Btw-geregistreerde bedrijven in Polen kunnen btw maandelijks of driemaandelijks aangeven en betalen. Er zijn verschillende varianten van JPK_VAT, afhankelijk van de route die een bedrijf kiest.

Hieronder vind je de deadlines voor elke variant:

• Maandelijkse aangifte: btw-gegevens worden maandelijks ingediend, uiterlijk op de 25e van de volgende maand. De aangifte gebeurt elektronisch met het JPK_V7M-formulier.

• Driemaandelijkse aangifte: om in plaats van maandelijks driemaandelijks btw-aangifte te doen, moeten de aangiften voor de eerste twee maanden van elk kwartaal uiterlijk op de 25e dag van de volgende maand worden ingediend. De rest van de aangiften voor het kwartaal moeten samen met het aangiftegedeelte van de JPK_VAT voor het hele kwartaal worden ingediend (d.w.z. uiterlijk op de 25e dag van de maand volgend op elk opeenvolgend kwartaal).

Gebruik het gesplitste betalingsmechanisme

Om belastingfraude tegen te gaan, verplicht Polen bepaalde ondernemers nu om twee bankrekeningen te hebben: een standaardvereffeningsrekening en een speciale btw-rekening. Wanneer een klant een factuur betaalt die onder het gesplitste betalingsmechanisme valt, verdeelt de bank de betaling automatisch over de twee rekeningen.

Controleer tegenpartijen

Het hoofd van de Nationale Belastingdienst (NRA) houdt een lijst bij van entiteiten die voor btw zijn geregistreerd. Bedrijven kunnen deze lijst gebruiken om alle bedrijven te controleren waarnaar ze geld overmaken. Er gelden beperkingen voor betalingen van meer dan 15.000 PLN aan ontvangers die niet op de lijst staan.

Houd de registratie up-to-date

Wijzigingen in bedrijfsgegevens, zoals adres, bankrekening of juridische structuur, moeten onmiddellijk aan de belastingdienst worden gemeld om de btw-registratie accuraat te houden.

Hoe werkt btw-teruggave in Polen?

Als een btw-geregistreerd bedrijf in Polen tijdens een bepaalde aangifteperiode meer btw over zijn kosten betaalt dan het van klanten ontvangt, kan het rechtstreeks op zijn btw-aangifte btw-teruggave aanvragen. De teruggave wordt na controle van de aangifte op de bankrekening van het bedrijf gestort.

Of je in aanmerking komt voor een btw-teruggave in Polen hangt af van waar een bedrijf is gevestigd en hoe het omgaat met het Poolse btw-systeem, en geldt niet alleen voor Poolse bedrijven die voor de btw zijn geregistreerd.

Hieronder volgen andere gevallen waarin terugbetalingen mogelijk zijn:

• In de EU gevestigde bedrijven die niet in Polen zijn geregistreerd: bedrijven die in een ander EU-land zijn gevestigd, kunnen de Poolse btw die zij over bedrijfskosten hebben betaald, terugvragen via het EU-btw-terugbetalingssysteem, mits zij tijdens de terugbetalingsperiode niet verplicht waren om zich in Polen voor btw te registreren.

• Niet-EU-bedrijven die niet in Polen zijn geregistreerd: niet-EU-bedrijven kunnen de Poolse btw op in aanmerking komende uitgaven terugvragen als hun thuisland wederzijdse btw-terugbetalingen aan Poolse bedrijven biedt en als ze geen btw-registratieplicht in Polen hadden.

• Niet-EU-reizigers: personen die buiten de EU wonen, kunnen btw-terugbetalingen krijgen op goederen die in Polen zijn gekocht en in hun persoonlijke bagage worden uitgevoerd, mits aan de minimale aankoopdrempels en uitvoervereisten is voldaan.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: Bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.

• Registreren om belasting te betalen: Laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.