Die Vorschriften zur Umsatzsteuer (USt.) bestimmen, wie Unternehmen in Polen, dem größten Markt der neueren Welle von EU-Ländern, Preise, Verkäufe und die Einhaltung von Vorschriften festlegen. Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, müssen sich mit USt.-Sätzen und -Schwellenwerten vertraut machen. Sie müssen auch ihre Meldepflichten kennen. Kleine Unterschiede in der Klassifizierung oder beim Zeitpunkt können sich auf den Cashflow, die Preisstrategie und das Prüfungsrisiko auswirken.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, wie hoch der USt.-Satz in Polen ist, wann eine Registrierung erforderlich ist, wie Rückerstattungen funktionieren und wie Compliance in der Praxis aussieht.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie hoch ist der polnische USt.-Satz?
  
• Wie unterscheiden sich die USt.-Sätze in Polen?
  
• Was ist eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?
  
• Welche Unternehmen müssen sich in Polen für die USt. registrieren?
  
• Welche Anforderungen gelten für die USt.-Compliance in Polen?
  
• Wie funktionieren USt.-Rückerstattungen in Polen?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Wie hoch ist der polnische USt.-Satz?

Der Standard-USt.-Satz in Polen beträgt 23 % und wird auf die meisten in dem Land verkauften Waren und Dienstleistungen angewendet, einschließlich Verbraucherprodukte sowie professionelle und B2B-Dienstleistungen. Wenn für eine Transaktion nicht eindeutig ein ermäßigter Satz oder eine Ausnahme gilt, wird der Standardsatz von 23 % angewendet.

Wie unterscheiden sich die USt.-Sätze in Polen?

Während für viele Transaktionen der Standard gilt, gelten für bestimmte Kategorien mehrere ermäßigte und besondere Behandlungen. Hier sind die anderen USt.-Sätze und ihre Anwendungsfälle.

8 % Umsatzsteuer

Der USt.-Satz von 8 % gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen des täglichen Lebens und des öffentlichen Wohls, wie Personenbeförderung, Hotelaufenthalte, Essens- und Getränkedienstleistungen, medizinische Geräte, Dienstleistungen im Zusammenhang mit Kultur- und Sportveranstaltungen sowie Bau- oder Renovierungsarbeiten im Zusammenhang mit Sozialwohnungen.

5 % Umsatzsteuer

Auf grundlegende Lebensmittel (z. B. Brot, Fleisch, Eier, Obst, Gemüse), Bücher, regionale oder lokale Zeitschriften, Kinderprodukte wie Schnuller und Autositze sowie Hygiene- und Hygieneartikel (z. B. Windeln, Tampons) wird ein USt.-Satz von 5 % erhoben.

Umsatzsteuersatz von 0 %

Ein USt.-Satz von 0 % ist an Exporte außerhalb der EU, Lieferungen von Waren innerhalb der EU in andere Mitgliedstaaten und internationale Transportdienstleistungen gebunden. Transaktionen zum Nullsatz bleiben technisch steuerpflichtig, ermöglichen es Unternehmen jedoch, die USt. abzuziehen, die sie auf direkt mit dem Verkauf verbundene Käufe gezahlt haben.

Von der Umsatzsteuer befreit

Einige Tätigkeiten sind USt.-befreit, darunter Fremdsprachenunterricht und die Anmietung von Wohneigentum für Wohnraum. Die steuerbefreiten Verkäufe enthalten keine Umsatzsteuer und Unternehmen können die mit diesen Tätigkeiten verbundene USt. in der Regel nicht zurückfordern.

Was ist eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

In Polen stimmt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) eines Unternehmens mit der Steuer-Identifikationsnummer (Identyfikacji Podatkowej oder NIP) überein. Unternehmen erhalten eine NIP, wenn sie sich bei den polnischen Steuerbehörden registrieren. Um eine NIP zu erhalten, muss ein Unternehmen ein Anmeldeformular für die NIP-7-Identifikation einreichen. Die Nummer sollte auf den Dokumenten erscheinen, die sich auf die Erfüllung von Steuerverbindlichkeiten und nicht steuerlichen Haushaltsforderungen beziehen. Handelspartner können diese Nummer verwenden, um zu bestätigen, dass ein Unternehmen ordnungsgemäß für die USt. in Polen registriert ist.

Welche Unternehmen müssen sich in Polen für die Umsatzsteuer registrieren?

Die Umsatzsteuerregistrierung in Polen hängt davon ab, wo ein Unternehmen niedergelassen ist, was es verkauft und wie viel es einnimmt. Polnische Unternehmen müssen sich für die USt. registrieren, sobald ihr Jahresumsatz 200.000 polnische Złoty (PLN) übersteigt. Unternehmen unterhalb dieses Schwellenwerts können sich als Kleinunternehmen von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Sie können sich auch freiwillig für die USt. registrieren, wenn ihnen dies zugute kommt, z. B. wenn ein Unternehmen die auf seine Kosten gezahlte USt. zurückfordern möchte oder in erster Linie mit umsatzsteuerregistrierten Kundinnen und Kunden zusammenarbeitet, die dies auch von ihm erwarten.

Unternehmen, die ausschließlich USt.-befreite Dienstleistungen erbringen, wie z. B. bestimmte Gesundheits-, Bildungs- oder Finanzdienstleistungen, melden sich unabhängig von ihren Verkäufen nicht für die USt. an. B2C-Unternehmen, die in einem anderen EU-Land niedergelassen sind und in Polen verkaufen, müssen sich jedoch in der Regel für die polnische USt. registrieren oder das EU One-Stop-Shop(OSS)-System nutzen, wenn sie die EU-weite Schwelle von 10.000 EUR für den Fernabsatz überschreiten. Lagerbestände oder eine feste Niederlassung in Polen können ebenfalls eine lokale Registrierung auslösen.

Außerhalb der EU niedergelassene Unternehmen müssen sich in der Regel ab ihrer ersten steuerpflichtigen Transaktion in Polen für die USt. registrieren. Es gibt keine Umsatzschwelle für USt.-Zahler/innen außerhalb Polens. Wenn sich der Wohn- bzw. Geschäftssitz eines Zahlers bzw. einer Zahlerin nicht in Polen befindet, kann er bzw. sie auch nicht die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen.

Welche Anforderungen gelten für die USt.-Compliance in Polen?

Das System in Polen ist digital ausgerichtet und soll den Steuerbehörden Einblicke in Transaktionen geben. Befolgen Sie die folgenden Praktiken, um die USt.-Anforderungen in Polen zu erfüllen.

Zahlung und Beibehaltung der USt.

Unternehmen müssen auf jede Transaktion den korrekten USt.-Satz anwenden und die USt. in ihren digitalen Aufzeichnungen deutlich angeben. Sie müssen detaillierte Aufzeichnungen über Verkäufe und Käufe in einem elektronischen Format führen, das die USt.-Berichterstattung unterstützt. Diese Aufzeichnungen enthalten die Art des Verkaufs und den steuerpflichtigen Betrag, Auftragnehmer/in sowie Verkaufs- und Kaufnachweise.

JPK_VAT absenden

Polen verlangt, dass die Verkaufs- und Kaufunterlagen in einem standardisierten elektronischen Format, dem sogenannten JPK_VAT, an das Finanzamt übermittelt werden. Dabei werden Unterlagen mit Erklärungen kombiniert und monatlich oder vierteljährlich übermittelt.

USt. pünktlich zahlen

USt.-registrierte Unternehmen in Polen können die Umsatzsteuer entweder monatlich oder vierteljährlich melden und abführen. Je nachdem, welchen Weg ein Unternehmen weiterleitet, gibt es Varianten des JPK_VAT.

Hier erfahren Sie, wann jede fällig ist:

• Monatliche Einreichung: Die USt.-Aufzeichnungen werden monatlich eingereicht und sind bis zum 25. des Folgemonats fällig. Die Einreichung erfolgt elektronisch mit dem Formular JPK_V7M.

• Vierteljährliche Einreichung: Um USt.-Erklärungen vierteljährlich statt monatlich einzureichen, sind die Aufzeichnungen für die ersten beiden Monate jedes Quartals bis zum 25. Tag des Folgemonats fällig. Der Rest des Quartals ist zusammen mit dem Abschnitt „Erklärungen“ der JPK_VAT für das gesamte Quartal (d. h. bis zum 25. Tag des Monats, der auf jedes Folgequartal folgt) fällig.

Mechanismus der geteilten Zahlung verwenden

Zur Bekämpfung von Steuer Betrug verlangt Polen nun, dass bestimmte Unternehmer/innen zwei Bankkonten haben: ein Standardkonto für Zahlungsabwicklung und ein spezielles USt.-Konto. Wenn eine Kundin/ein Kunde eine Rechnung bezahlt, die unter den Mechanismus der getrennten Zahlung fällt, teilt die Bank die Zahlung automatisch auf die beiden Konten auf.

Gegenparteien verifizieren

Der Leiter der National Revenue Administration (NRA) führt eine Liste der für die USt. registrierten Unternehmen. Unternehmen können diese Liste verwenden, um alle Unternehmen zu überprüfen, an die sie Geld senden. Einschränkungen gelten für Zahlungen über 15.000 PLN an Empfänger/innen, die nicht in der Liste aufgeführt sind.

Registrierung auf dem neuesten Stand halten

Änderungen an Unternehmensinformationen, wie Adresse, Bankkonto oder rechtliche Struktur, müssen unverzüglich an die Steuer gemeldet werden, damit die USt. Registrierung korrekt bleibt.

Wie funktionieren USt.-Rückerstattungen in Polen?

Wenn ein USt.-registriertes Unternehmen in Polen auf seine Kosten mehr USt. zahlt, als es während eines bestimmten Meldezeitraums von seinen Kundinnen und Kunden einzieht, kann es direkt in seiner USt.-Erklärung eine USt.-Rückerstattung beantragen. Die Rückerstattung wird nach der Überprüfung der Erklärung auf das Konto des Unternehmens überwiesen.

Die Berechtigung für eine USt.-Rückerstattung in Polen hängt davon ab, wo ein Unternehmen niedergelassen ist und wie es mit dem polnischen USt.-System interagiert. Außerdem geht sie über die USt.-registrierten polnischen Unternehmen hinaus.

Hier sind die anderen Fälle, die für Rückerstattungen infrage kommen:

• In der EU niedergelassene Unternehmen, die nicht in Polen registriert sind: In einem anderen EU-Land niedergelassene Unternehmen können die polnische Umsatzsteuer, die auf Unternehmensausgaben gezahlt wurde, über das USt.-Rückerstattungssystem der EU zurückfordern, solange sie während des Rückerstattungszeitraums nicht zur USt.-Registrierung in Polen verpflichtet waren.

• Nicht-EU-Unternehmen, die nicht in Polen registriert sind: Nicht-EU-Unternehmen können polnische USt. auf förderfähige Ausgaben zurückfordern, wenn ihr Heimatland polnischen Unternehmen gegenseitige USt. anbietet und sie in Polen nicht zur Registrierung waren.

• Reisende außerhalb der EU: Einzelpersonen mit Wohnsitz außerhalb der EU können USt. auf Waren zurückerstattet werden, die in Polen gekauft und im persönlichen Gepäck exportiert wurden, sofern Mindesteinkaufsschwellenwerte und Exportanforderungen erfüllt sind.

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