Contractuele geschillen tussen hoofdondernemers (die taken delegeren) en onderaannemers (die ze uitvoeren), zoals geschillen over onrechtvaardige verlagingen van onderaannemingskosten of het niet naleven van overeengekomen betaling, zijn niet ongebruikelijk. In 1956 werd in Japan de 'Subcontract Act' aangenomen om onderaannemers te beschermen, die doorgaans een zwakkere gezagspositie hebben dan hoofdondernemers in onderaanneming.

Onwetendheid is geen excuus als het gaat om overtredingen van de wet. De gevolgen van een overtreding kunnen verder reiken dan alleen het risico van hogere kosten; ze kunnen ook leiden tot kredietproblemen en de reputatie van bedrijven schaden. Om deze valkuilen te helpen voorkomen, beschrijft dit artikel de verplichtingen van hoofdondernemers in onderaanneming en de acties die ze volgens de wet niet mogen uitvoeren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de 'Subcontract Act'?
  
• Wat voor soort ondernemingen en transacties vallen onder de 'Subcontract Act' en wat is het toepassingsgebied?
  
• Wat zijn de vier verplichtingen van hoofdondernemers in onderaanneming?
  
• Wat zijn de elf verboden handelingen zoals gedefinieerd door de 'Subcontract Act'?
  
• Veelgestelde vragen
  

Wat is de 'Subcontract Act'?

De 'Subcontract Act' is een wet die is ontworpen om misbruik door hoofdondernemers in onderaanneming, die vaak een sterkere onderhandelingspositie hebben bij transacties, in te dammen en om onderaannemers te beschermen. Een hoofdondernemer in onderaanneming die de kosten voor onderaanneming verlaagt zonder geldige reden na het plaatsen van een bestelling, wordt bijvoorbeeld als een overtreder de wet beschouwd.

Wat voor soort ondernemingen en transacties vallen onder de 'Subcontract Act' en wat is het toepassingsgebied?

De wet is van toepassing op verschillende soorten transactie, waaronder fabricage, reparaties, creatie van op informatie gebaseerde producten en levering van diensten. De toepasselijkheid ervan wordt bepaald door het bedrag van het kapitaal dat door elk van de verdragsluitende partijen wordt aangehouden.

Bij het uitbesteden van productie, reparatie, het maken van op informatie gebaseerde producten (programmering) of dienstverlening (transport, opslag van goederen en gegevensverwerking):

• Transacties tussen hoofdondernemers in onderaanneming met een kapitaal van meer dan ¥ 300 miljoen en onderaannemers (inclusief particulieren) met een kapitaal van ¥ 300 miljoen of minder
  
• Transacties tussen hoofdondernemers in onderaanneming met een kapitaal van meer dan ¥ 10 miljoen tot ¥ 300 miljoen, en onderaannemers (inclusief particulieren) met een kapitaal van ¥ 10 miljoen of minder
  

Bij het uitbesteden van de productie van op informatie gebaseerde producten (exclusief programmering) en dienstverlening (exclusief transport, opslag van goederen en gegevensverwerking):

• Transacties tussen hoofdondernemers in onderaanneming met een kapitaal van meer dan ¥ 50 miljoen en onderaannemers (inclusief particulieren) met een kapitaal van ¥ 50 miljoen of minder
  
• Transacties tussen hoofdondernemers in onderaanneming met een kapitaal van meer dan ¥ 10 miljoen tot ¥ 50 miljoen, en onderaannemers (inclusief particulieren) met een kapitaal van ¥ 10 miljoen of minder
  

Raadpleeg de website van de Japanse Fair Trade Commission voor meer informatie over toepasselijke transacties.

Wat zijn de vier verplichtingen van hoofdondernemers in onderaanneming?

De 'Subcontract Act' legt vier belangrijke verplichtingen op voor hoofdondernemers die onderaannemers zijn:

De verplichting om documentatie af te geven

Om chargebacks als gevolg van mondelinge bestellingen te voorkomen, moeten bij het plaatsen van een bestelling documenten met gespecificeerde content worden overgelegd. Deze documentatie, vaak 'artikel 3-documentatie' genoemd, omvat twaalf items, waaronder de deadline voor het ontvangen van de te leveren producten van de onderaannemer, het bedrag van de onderaannemingskosten en de betaling voor deze kosten.

De verplichting om een betalingstermijn vast te stellen

Ondernemers die onderaannemers zijn, moeten zo vroeg mogelijk een betaaltermijn vaststellen. Dit moet binnen 60 dagen zijn vanaf de datum van ontvangst van de geleverde goederen of diensten, ongeacht of ze de content van de geleverde producten binnen die termijn hebben geïnspecteerd. Als er geen betaaltermijn is vastgesteld, bepaalt de wet de volgende standaardtermijnen:

• In gevallen waarin de partijen geen vervaldatum voor betaling hebben vastgesteld, is de vervaldatum standaard de daadwerkelijke dag waarop de goederen of diensten zijn ontvangen.
  
• Als de vervaldatum van de betaling wordt vastgesteld op meer dan 60 dagen na ontvangst van de goederen of diensten, zelfs als er een overeenkomst in die zin tussen de partijen is, valt de deadline op de dag vóór de 60e dag vanaf de datum van ontvangst.
  

De verplichting om documenten te maken en te bewaren

Na voltooiing van een uitbestede transactie moeten hoofdondernemers in onderaanneming een schriftelijk verslag van de transactie opstellen en dit gedurende twee jaar bewaren. Deze gegevens moeten details bevatten over de te leveren prestaties, het bedrag van de onderaannemingskosten, eventuele wijzigingen in het bedrag van deze kosten, samen met de redenen voor die wijzigingen. Dit wordt ook wel 'artikel 5-documentatie' genoemd.

De verplichting om rente te betalen over late betalingen

Als een hoofdondernemer in onderaanneming de onderaannemingskosten niet voor de betaaltermijn betaalt, is er rente verschuldigd over te late betaling. De hoofdondernemer in onderaanneming is verplicht rente te betalen over eventuele late betalingen, tegen een jaarlijks tarief van 14,6%. Deze rente begint te lopen op de dag nadat een periode van 60 dagen is verstreken sinds de goederen zijn ontvangen of de geleverde diensten zijn verleend, en blijft lopen tot de datum waarop de betaling wordt gedaan.

Wat zijn de elf verboden handelingen zoals gedefinieerd in de 'Subcontract Act'?

De wet definieert elf verboden acties voor ondernemers die hoofdcontracten afsluiten.

Weigering om leveringen te accepteren

Weigeren bestelde goederen of diensten te accepteren wanneer de onderaannemer in gebreke is gebleven. Voorbeeld: Een supermarkt, die een overschot aan voorraad opgeeft, annuleert en weigert een deel van de bestelde goederen te ontvangen.

Vertraagde betaling van onderaannemingskosten

Het niet betalen van de onderaannemingskosten vóór de betaaldeadline, die is vastgesteld op 60 dagen na ontvangst van de goederen of diensten. Voorbeeld: Een onderneming heeft een systeem voor het betalen van onderaannemingskosten na het inspecteren van de te leveren producten, maar dit duurt drie maanden (wat betekent dat betaling meer dan 60 dagen na levering wordt gedaan).

Verlaging van onderaannemingskosten

Verlaging van de vooraf bepaalde kosten voor onderaanneming wanneer de onderaannemer in gebreke is gebleven. Voorbeeld: Een fabrikant van videogames besteedt het maken van personageontwerpen voor een online game uit, maar verlaagt later de overeengekomen kosten voor onderaanneming, omdat het productiebudget daalt als gevolg van verslechterende bedrijfsprestaties.

Retourneren

Terugsturen van ontvangen artikelen wanneer de onderaannemer in gebreke is gebleven. Voorbeeld: een elektronicafabrikant retourneert overtollige onderdelen als gevolg van wijzigingen in zijn productieplannen.

Misbruik van onderhandelingsmacht

Het onterecht vaststellen van kosten voor onderaanneming die aanzienlijk lager zijn dan de prijs van vergelijkbare producten of het normale tarief. Voorbeeld: een aanbieder van onderhoud van gebouwen stelt de kosten voor onderaanneming eenzijdig aanzienlijk lager vast dan het normale tarief zonder overleg met de onderaannemer, waarbij hij verwijst naar verzoeken van de eigenaar om de schoonmaakkosten te verlagen.

Gedwongen aankoop of gebruik

De onderaannemer dwingen om bepaalde goederen of diensten (zoals verzekeringen of lease) te kopen of te gebruiken zonder geldige reden. Voorbeeld: tijdens een verkoopcampagne voor zijn eigen producten zet een hoofdondernemer onder druk om producten van hem te kopen en stelt hij doelen voor elke onderaannemer.

Vergeldingsmaatregelen

Een onderaannemer ongunstig behandelen omdat deze de overtreding van de hoofdcontractant heeft gemeld aan de Japanse Fair Trade Commission (Commissie voor eerlijke handel) of het Small and Medium Enterprise Agency (Agentschap kleine en middelgrote bedrijven).

Gedwongen vervroegde betaling voor materialen die tegen kosten worden verstrekt

Wanneer een onderaannemer goederen produceert met materialen die tegen kosten van de hoofdondernemer worden geleverd, moet betaling voor die materialen worden vereist voordat de deadline voor betaling van de onderaannemerskosten voor de goederen is verstreken. Voorbeeld: Een metaalfabrikant eist van een onderdelenfabrikant (de onderaannemer) dat hij materialen voor zes maanden van hem koopt voordat hij de onderaannemer voor de producten betaalt.

Een promesse uitgeven die moeilijk te verdisconteren is

Een promesse uitgeven voor een betaling van onderaannemingskosten die moeilijk te verdisconteren is bij een gewone financiële instelling. Voorbeeld: Een kledingfabrikant geeft promesse uit met een looptijd van meer dan 90 dagen (een toegestane termijn in de textiele branche) als betaling.

Verzoeken om onterechte financiële voordelen

Onderaannemers dwingen om op oneerlijke wijze geld, diensten of andere financiële voordelen te leveren. Voorbeeld: Als onderdeel van maatregelen voor het afsluiten van financiële transacties aan het einde van het jaar wordt een onderaannemer gevraagd om 'steungeld' te bieden en gedwongen dit te storten op een bankrekening die door de hoofdcontractant is aangewezen.

Onterechte wijzigingen in de content van deliverables en oneerlijke verzoeken om herziening

Het wijzigen van de vereiste deliverables van een bestelling zonder de bijbehorende kosten te dragen, of het opnieuw laten uitvoeren van werkzaamheden door een onderaannemer nadat deze zijn geleverd en geaccepteerd. Voorbeeld: Een fabrikant van industriële machines wijzigt eenzijdig de inspectienormen voor matrijzen die aan de eerder overeengekomen acceptatiecriteria voldoen en eist dat ze opnieuw worden gemaakt zonder extra kosten.

Veelgestelde vragen

Wat is de betalingstermijn onder de 'Subcontract Act'? Wat is de basisdatum die wordt gebruikt om de betalingstermijn te berekenen?

Zoals uitgelegd in het gedeelte 'Wat zijn de vier verplichtingen van hoofdondernemers in onderaanneming?', zijn hoofdondernemers in onderaanneming verplicht om een uiterste datum voor betaling vast te stellen. Hoofdondernemers in onderaanneming moeten zo vroeg mogelijk een betalingsdeadline vaststellen. Dit moet binnen 60 dagen zijn vanaf de datum van ontvangst van de geleverde goederen of diensten, ongeacht of ze de content van de te leveren producten binnen dat tijdsbestek hebben geïnspecteerd.

Wat gebeurt er als een betaling te laat is onder de voorwaarden van de 'Subcontract Act'? Hoeveel bedraagt de rente op late betalingen?

Als betaling niet op de vervaldatum plaatsvindt, is dit een overtreding van de 'Subcontract Act' en wordt er rente over de vertraagde betaling berekend. De hoofdondernemer van de onderaanneming is verplicht om rente te betalen over achterstallige betalingen, tegen een jaarlijks tarief van 14,6%. Deze rente begint te lopen op de dag nadat een periode van 60 dagen is verstreken sinds de goederen zijn ontvangen of de geleverde diensten zijn geleverd, en blijft lopen tot de datum waarop de betaling wordt gedaan.

Stripe biedt verschillende functies en tools om omzet te automatiseren en complexe betalingsprocessen te optimaliseren, die bedrijven op zoek naar groei helpen. Door Stripe Payments in je onderneming te implementeren via je Stripe-account, kun je profiteren van een betalingsoplossing voor verschillende ondernemingsscenario's en de efficiëntie van je activiteiten verbeteren.