Franse zelfstandigen die hun diensten aanbieden aan ondernemingen, moeten hun eigen boekhouding beheren. Hun werk als zelfstandige (of freelancer) vereist aangepaste facturatie. In dit artikel worden de belangrijke punten uitgelegd voor elke zelfstandige die wil begrijpen hoe facturatie als freelancer werkt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie is verplicht om als freelancer een factuur uit te geven?
  
• Is het nodig om als freelancer klanten te factureren?
  
• Welke informatie moet er op een factuur van een freelancer staan?
  
• Wanneer moeten freelancers een factuur versturen?
  
• Hoe verstuur je als freelancer een factuur?
  

Wie is verplicht om als freelancer een factuur uit te geven?

Elke beroepsbeoefenaar die een zelfstandige activiteit uitoefent in de vorm van een eenmanszaak (EI), is verplicht om klanten een factuur te sturen. De 'auto-entrepreneur', iemand die profiteert van een vereenvoudigd belasting- en socialezekerheidsstelsel, is een vorm van een eenmanszaak die ook freelancefacturen uitgeeft.

Een eenmanszaak kan worden opgericht met behulp van een van de volgende juridische statussen die als freelancers facturen kunnen versturen:

• De EI onder het stelsel voor micro-ondernemingen (oftewel 'auto-enterprise') biedt een eenvoudige en goedkope oplossing om een onderneming te starten.
  
• De eenmansvennootschap met beperkte aansprakelijkheid (EURL) of de vereenvoudigde naamloze vennootschap met één aandeelhouder (SASU) zijn complexere structuren die een betere bescherming van persoonlijke activa bieden.
  
• Salarisportage is een intermediaire regeling waarbij de werknemer diensten verleent namens een onderneming, die de administratie en het salaris voor haar rekening neemt.
  

Is het nodig om als freelancer klanten te factureren?

Alle zelfstandigen, ongeacht of ze een micro-ondernemer zijn of onder een andere rechtsvorm (SASU, EURL, enz.) opereren, zijn volgens de wet verplicht om een factuur op te stellen voor elke dienst die aan een klant wordt verleend.

Deze verplichting is belangrijk, ongeacht de aard van de dienst of de hoogte van de vergoeding.

Waarom is de factuur nodig?

De factuur van de freelancer is wettelijk verplicht, maar ook nuttig voor ondernemingen:

• De factuur geldt als formeel bewijs van de voltooiing van de dienst en het door de klant verschuldigde bedrag.
  
• Facturen worden gebruikt om de belastingen en sociale bijdragen van de freelancer te berekenen.
  
• In geval van een geschil met de cliënt is de factuur van de freelancer een belangrijk hulpmiddel om diens rechten te doen gelden.
  

Factuur versus offerte

De offerte is een document dat wordt opgesteld voordat de dienst wordt uitgevoerd en waarin de uit te voeren werkzaamheden, tarieven en deadlines worden beschreven. De factuur wordt daarentegen opgesteld nadat de dienst is uitgevoerd en geeft het totale te betalen bedrag aan.

Freelance contract

Hoewel de factuur verplicht is, is het sterk aan te raden om een freelance arbeidsovereenkomst met de opdrachtgever te ondertekenen. Dit contract specificeert de voorwaarden voor de uitvoering van de dienst (bijv. deadline, betaalvoorwaarden, enz.) en beschermt zo beide partijen in geval van onenigheid.

Facturen bewaren

Facturen moeten worden bewaard gedurende een periode van 10 jaar vanaf het einde van het boekjaar. Deze wettelijke verplichting maakt het mogelijk om de aangegeven inkomsten te verantwoorden in geval van een fiscale controle.

Welke informatie moet er op een factuur van een freelancer staan?

Facturen van freelancers moeten een aantal verplichte items bevatten:

• Factuurnummer en datum
  
• Contactgegevens voorafgegaan door 'EI' en het nummer van het identificatiesysteem van het bedrijfsregister (SIREN) of het identificatiesysteem van het vestigingsregister (SIRET)
  
• Klantgegevens
  
• Eenheidsprijs van de dienst, exclusief en inclusief belasting
  
• Totaalprijs, exclusief en inclusief btw
  

Ondernemers die de omzetdrempel niet overschrijden, moeten deze vermelding op de factuur vermelden: "Btw niet van toepassing: artikel 293 B van het algemeen belastingwetboek (CGI)."

Voor een goede boekhouding is het aan te raden om facturen opeenvolgend te nummeren. De indeling 'jaar-maand-nummer' (bijv. 2025-01-001) zorgt voor een nauwkeurige tracking en voldoet aan de wettelijke vereisten.

Hoe zijn de vereisten sinds 2024 veranderd?

Vanaf 1 juli 2024 moeten facturen vier extra gegevens bevatten (volgens decreet nr. 2022-1299 van 7 oktober 2022). De wijzigingen die in de documenten moeten worden aangebracht, zijn onder meer:

• Het SIREN/SIRET-nummer van de onderneming
  
• De exacte aard van de dienst (verkoop, onderhoud, enz.)
  
• Aflever- en factuuradressen (indien verschillend)
  
• De optie 'belasting op afschrijvingen' voor personen die onderworpen zijn aan belasting over de toegevoegde waarde (btw)
  

Voorbeeld van een factuur voor freelancers

De afbeelding hieronder toont een voorbeeld van een factuur voor freelancers. Elke zelfstandige of ondernemer die dit soort facturen opstelt, kan nauwkeurige informatie vinden op de website van Urssaf.

Zelfstandigen kunnen deze sjabloon aanpassen aan hun behoeften, maar moeten wel de vereiste elementen toevoegen.

Wanneer moeten freelancers een factuur versturen?

Als freelancer getuigt het snel versturen van je facturen van professionaliteit. Ook is het een effectieve manier om je cashflow te optimaliseren.

Idealiter wordt een freelancefactuur verstuurd zodra het project is afgerond of uiterlijk op de contractueel overeengekomen datum. Naast het versnellen van betalingen, getuigt deze actie van een zekere professionaliteit.

Wil je facturen gemakkelijker beheren, dan kun je bij Stripe Invoicing terecht voor verschillende tools die zijn aangepast aan de specifieke behoeften van je onderneming. Stuur klanten in een paar klikken facturen door een pdf-factuur of een Stripe-betaallink te sturen om online betalingen te ontvangen.

Hoe verstuur je als freelancer een factuur?

Stuur als freelancers eenvoudig een factuur per post of per e-mail als bijlage. De verkoper of dienstverlener en de klant moeten elk een kopie van de factuur bewaren. Papieren versies zullen binnenkort plaatsmaken voor elektronische facturatie.

Wat verandert er in 2026 aan facturatie voor freelancers?

Vanaf 2026 zullen Franse ondernemingen moeten voldoen aan het wijdverbreide gebruik van elektronische facturatie in Frankrijk, ook wel bekend als 'e-facturatie'.

Voor auto-ondernemers begint de verplichte ontvangst van elektronische facturen op 1 september 2026. Voor alle micro-ondernemers begint de verplichte uitgifte van freelancefacturen op 1 september 2027.

Deze hervorming heeft tot doel de zakelijke uitwisselingen te moderniseren en de administratieve procedures te vereenvoudigen.