Entrepreneurship in Spain is on the rise, and the Ministry of Labour and Social Economy’s report for the second quarter of 2024 shows that the number of self-employed individuals (known as “autónomos” in Spain) is nearing the 2008 record of 3.4 million for the first time in 15 years. In the last 10 years, that number has increased by 317,388, bringing the total to 3,335,194 in April 2024. Being self-employed requires closer and more regular interaction with the AEAT (Spanish Tax Agency), as you are responsible for submitting your information rather than an employer on your behalf.

Self-employed individuals must register in the census of business owners, professionals, and withholders, allowing the AEAT to monitor their tax responsibilities. Companies must complete this administrative process using Form 036, while self-employed workers can opt for the simpler Form 037. This document allows the self-employed to register for the census and report significant changes, such as a change in economic activity or cessation of business.

What’s in this article?

• What is Form 037?
  
• How is Form 037 used?
  
• What are the differences between Form 037 and Form 036?
  
• Who can file Form 037?
  
• What is the deadline for filing Form 037?
  
• How to file Form 037
  
• Does Form 037 still exist?
  

Wat is formulier 037?

Formulier 037 is een verklaring die zelfstandige beroepsbeoefenaren moeten indienen bij de AEAT om ervoor te zorgen dat ze aan hun fiscale verplichtingen voldoen. Het is een verkorte versie van formulier 036 die veelvoorkomende processen aanzienlijk vereenvoudigt, hoewel het niet in elke situatie van toepassing is.

Hoe wordt formulier 037 gebruikt?

Met formulier 037 kunnen zzp'ers de AEAT op de hoogte brengen van verschillende wijzigingen in hun beroepsactiviteit:

• Inschrijven in het register. Als je van plan bent om als zzp'er een economische activiteit te starten, moet je je inschrijven in het register om de AEAT te laten weten dat je met je activiteiten begint. Dit moet je ook doen als je zelfstandig een economische activiteit uitoefent die leidt tot het ontvangen van inkomsten waarop inhoudingen of voorschotten van toepassing zijn (zoals het verhuren van een woning en het verdienen van maandelijkse huur).
  
• Gegevens in het register wijzigen. Als er wijzigingen zijn in de informatie die je hebt verstrekt bij het invullen van formulier 037, moet je de AEAT op de hoogte brengen. Als je bijvoorbeeld je bedrijf verhuist, moet je je belastingadres bijwerken bij de Belastingdienst.
  
• Uitschrijven bij het register. Als je besluit te stoppen met je werk als zzp'er, moet je de AEAT informeren dat je vanaf de opgegeven datum geen belastingverplichtingen meer hebt met betrekking tot deze activiteit.
  

Wat zijn de verschillen tussen formulier 037 en formulier 036?

Formulier 037 lijkt voor dezelfde doelen te dienen als formulier 036, maar toch zijn er specifieke verschillen waarmee je rekening moet houden:

• Formulier 037 bestaat uit 6 pagina's, formulier 036 heeft 20 pagina's. Het invullen van formulier 037 is veel eenvoudiger dan formulier 036, maar formulier 037 is maar voor een beperkt aantal zaken geschikt. Zo is het aanvragen van een belastingidentificatienummer (NIF) verplicht voor alle zzp'ers, en dat kun je alleen doen met behulp van formulier 036.
  
• Formulier 037 is alleen beschikbaar voor zzp'ers die aan bepaalde criteria voldoen. Formulier 036 kan echter zowel door zzp'ers als door bedrijven worden gebruikt.
  

Wie kan formulier 037 indienen?

Zoals gezegd, is formulier 037 uitsluitend bedoeld voor particulieren, dat wil zeggen zzp'ers die geen bedrijf runnen. Maar dit formulier is niet voor alle zzp'ers beschikbaar. Zzp'ers die dit vereenvoudigde formulier willen gebruiken, moeten aan de volgende criteria voldoen:

• Ze moeten in Spanje wonen
  
• Ze moeten een NIF hebben
  
• Ze mogen geen "groot bedrijf" zijn; dat wil zeggen dat hun inkomen als zzp'er niet hoger mag zijn dan € 6.010.121,04 per jaar
  
• Ze mogen niet werken via een professionele vertegenwoordiger
  
• Hun fiscale woonplaats moet gelijk zijn aan het adres van hun boekhouding
  
• Ze mogen geen zzp'er zijn in de zin van de bijzondere regelingen inzake belasting over toegevoegde waarde (btw), met vier uitzonderingen:
  
  • Vereenvoudigde regeling
    
  • Bijzondere regeling voor landbouw, veeteelt en visserij
    
  • Bijzondere regeling voor aanvullende btw
    
  • Bijzondere regeling voor liquiditeit (RECC)
    
• Ze mogen niet zijn ingeschreven in het register van intracommunautaire marktdeelnemers
  
• Ze mogen niet zijn ingeschreven in het systeem voor maandelijkse btw-teruggave (REDEME)
  
• Ze mogen geen btw-plichtige transacties verrichten
  
• Ze mogen niet verkopen op afstand verrichten
  
• Ze mogen niet belastingplichtig zijn met betrekking tot accijnzen en assurantiebelasting
  
• Ze mogen geen winst maken met vastrentende producten; met andere woorden, inkomsten uit beleggingen (zoals winst uit staatsobligaties en beleggingsfondsen)
  

Wat is de deadline voor het indienen van formulier 037?

Welke deadline geldt voor het indienen van formulier 037 voor inschrijving, uitschrijving of het bijwerken van informatie, is afhankelijk van de gegevens die aan de AEAT zijn verstrekt:

• Aanvang van een beroepsactiviteit als zzp'er. Er is geen vaste deadline, maar je moet de AEAT wel op de hoogte stellen voordat je je bedrijf start en voordat er belastingverplichtingen ontstaan (bijvoorbeeld voordat je materialen aankoopt die nodig zijn om je bedrijf te starten, anders kun je geen btw over die aankopen claimen).
  
• Correcties en algemene updates van de verstrekte informatie. Over het algemeen hebben zzp'ers vanaf de dag na de wijziging een maand de tijd om dit te melden. Voor sommige wijzigingen geldt een deadline die je kunt vinden in de handleiding van formulier 037 van de AEAT.
  
• Stopzetting van activiteit als zzp'er. Een maand.
  
• Overlijden van de zzp'er. Erfgenamen hebben zes maanden de tijd om formulier 037 in te vullen om de zzp-er bij het register uit te schrijven of om de gegevens bij te werken.
  

Hoe moet formulier 037 worden ingediend?

Het indienen van formulier 037 is eenvoudig, maar we hebben een stapsgewijze handleiding gemaakt om je inzicht te geven in sommige rubrieken van het formulier.

1. Je kunt formulier 037 online indienen (met je Cl@ve, certificaat of elektronische ID voor identificatie) of persoonlijk indienen bij een AEAT-kantoor. De optie voor online indienen is alleen beschikbaar voor degenen die al zijn ingeschreven in het register van bedrijfseigenaren, professionals en inhoudingsplichtigen. Als dit niet op jou van toepassing is, moet je een fysieke kopie van formulier 037 indienen dat je kunt afdrukken via de meegeleverde pdf. De manier waarop je formulier indient is hetzelfde, of je dat nu online of op papier doet.
   
2. Voer onder "Identificatiegegevens" je NIF in vak 101 in. Voer je naam en voornaam in vak 102 in.
   
3. Schakel bij 'Redenen voor indiening' het selectievakje in voor de reden waarom je formulier 037 indient:
   
   • Vak 111. Inschrijving in het register.
     
   • Vakken 122, 124, 125, 127, 131, 132 en 136. Gegevens wijzigen. Deze rubrieken zijn bedoeld voor het bijwerken van je belastingadres, je adres voor het ontvangen van meldingen, andere identificerende gegevens, informatie over je economische activiteit of gebouwen, btw-gegevens, informatie voor de inkomstenbelasting (IRPF) en alle informatie die de Agencia Tributaria nodig heeft over inhoudingen of betalingen op rekening.
     
   • Vakken 150, 151 en 152. Uitschrijving bij het register. Nadat je vak 150 hebt gemarkeerd, geef je de reden op in vak 151 en voer je de datum van stopzetting van de activiteit in vak 152 in.
     
4. Geef in de rubriek "Identificatie" de gegevens op die de Agencia Tributaria nodig heeft om jou als belastingbetaler aan te merken. Je moet diverse gegevens opgeven, waaronder je NIF, belastingadres en het adres voor het ontvangen van meldingen.
   
5. Geef in de rubriek 'Inkomstenbelasting' informatie op over je verplichtingen inzake inkomstenbelasting, waaronder het systeem dat wordt gebruikt om de inkomsten uit je economische activiteit te bepalen. Zzp'ers moeten IRPF moeten betalen over hun professionele activiteiten, dus zorg ervoor dat je alle informatie correct invoert.
   

6. Onder "Belasting toegevoegde waarde" zijn er vier verschillende rubrieken:

   • A). Beantwoord "ja" of "nee" op de vraag of je alleen transacties verricht die niet btw-plichtig zijn of die zijn vrijgesteld van btw.
     
   • B). Schakel het selectievakje in voor de start van de activiteit. De Agencia Tributaria moet weten of jouw commerciële activiteiten plaatsvinden vóór, tijdens of na aankoop van goederen of diensten die nodig zijn voor je professionele taken.
     
   • C). Geef de IAE-code op en ook de toepasselijke regeling, afhankelijk van de economische activiteit die je gaat uitvoeren.
     
   • E). Laat het AEAT weten of je een voorlopig inhoudingspercentage voorstelt. Vermeld in dat geval het cijfer in vak 586. Geef ook de gedifferentieerde sectoren en speciale evenredige verdelingen op, indien van toepassing.
     

   Zorg ervoor dat alle informatie in deze rubriek klopt, want je moet belasting over je verkopen berekenen wanneer je met je activiteiten als zzp'er begint en later elk kwartaal btw-aangifte doen bij de AEAT, en die aangiften moeten overeenkomen met de gegevens in formulier 037. Het gebruik van een automatiseringsoplossing voor belasting, zoals Stripe Tax, kan erg handig zijn om je btw-aangiften te vereenvoudigen door de btw over je verkopen automatisch te berekenen en innen. Daarnaast let Stripe Tax op de belastingregels in meer dan 50 landen waar deze beschikbaar zijn. Deze informatie wordt regelmatig bijgewerkt zodat je altijd het juiste belastingtarief op je verkopen toepast (zie de bijgewerkte lijst met uitgesloten gebieden).

7. In de rubriek "Ingehouden betalingen en betalingen op rekening" kun je je desgewenst aanmelden voor drie verschillende soorten verplichtingen. De vakken 700, 701 en 702 komen overeen met respectievelijk inkomsten uit persoonlijke arbeid, verschillende beroepsactiviteiten of prijzen, en de huur van huizen, appartementen of panden.

8. Beschrijf in de rubriek "Aangifte van economische activiteiten en gebouwen" je activiteit en noem de locatie waar deze plaatsvindt.

Zoals gezegd, is het invullen van formulier 037 gemakkelijker dan het invullen van formulier 036. Houd echter voor ogen dat je deze vereenvoudigde versie alleen kunt gebruiken als je zzp'er bent, geen bedrijf leidt en voldoet aan de bovenstaande criteria.

Bestaat formulier 037 nog?

Op de publicatiedatum van het artikel kan formulier 037 nog steeds persoonlijk of online worden ingediend. Mits er geen wijzigingen plaatsvinden, wordt op 3 februari 2025 een ontwerpdecreet van kracht waardoor BOE-A-2007-9508 aanzienlijk wijzigt. Zo verdwijnt formulier 037 en worden andere belastingformulieren op diverse punten gewijzigd, en wordt ook formulier 036 vereenvoudigd.

Hoewel de wijzigingen nog niet officieel zijn aangekondigd, worden de twee formulieren in het ontwerpdecreet samengevoegd. Hoewel formulier 037 dus mogelijk verdwijnt, is deze whitepaper bedoeld als hulpmiddel bij het invullen ervan.