De vervaldata van creditcards zorgen voor problemen voor abonnementsondernemingen. Elke keer dat de kaart van een klant verloopt, loop je het risico op een mislukte betaling, een supportticket of een verloren abonnee die niet van plan was om weg te gaan. Je moet een systeem opzetten dat het probleem kan oplossen voordat het een probleem wordt. Hieronder leggen we uit hoe verlopen kaarten kunnen leiden tot mislukte betalingen en hoe je dit kunt voorkomen zonder dat je klanten of team meer werk krijgen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat gebeurt er met terugkerende betalingen als je creditcard verlopen is?
  
• Hoe kunnen ondernemingen omgaan met verlopen kaarten voor terugkerende facturatie?
  
• Wat is het automatisch bijwerken van creditcardgegevens (CAU) en hoe werkt het?
  
• Hoe helpt aanmaningsbeheer om mislukte betalingen te verminderen?
  
• Moet je klanten laten weten wanneer hun kaart bijna verloopt?
  
• Alternatieve betaalmethoden
  

Hoe beïnvloeden verlopen creditcards terugkerende betalingen?

Als je onderneming een klant regelmatig factureert en de opgeslagen kaart van de klant verloopt, bestaat het risico dat je volgende poging om de kaart te belasten mislukt. Het verlopen van een kaart kan leiden tot een harde weigering door de uitgevende bank. In tegenstelling tot zachte weigeringen (bijvoorbeeld onvoldoende saldo), kun je weigeringen als gevolg van verlopen kaarten niet oplossen door de betaling opnieuw te proberen met die kaart. De kaart is ongeldig en het systeem stopt daar.

Dit zorgt meteen voor een domino-effect:

• De klant krijgt geen rekening.
  
• Hun toegang tot je product of dienst kan worden onderbroken.
  
• Je loopt verwachte inkomsten mis.
  
• Als het probleem niet snel wordt opgelost, kan het abonnement helemaal worden opgezegd.
  

Voor ondernemingen met abonnementen zijn verlopen kaarten vaak de oorzaak van onvrijwillig verloop: dit is wanneer klanten onbedoeld wegvallen vanwege een betalingsprobleem, niet omdat ze ervoor hebben gekozen om op te zeggen. Uit een onderzoek uit 2023 blijkt dat 50% van het verloop onder abonnees het gevolg is van mislukte betalingen, en verlopen kaarten dragen bij aan die mislukkingen.

Creditcards verlopen meestal na twee tot vijf jaar. Dat betekent dat elke langdurige abonnee uiteindelijk zijn betaalmethode moet bijwerken. Tenzij je facturatiesysteem creditcards die verlopen op tijd signaleert of kaartgegevens automatisch bijwerkt, zullen er mislukte betalingen plaatsvinden. Het resulterende klantverloop kan je terugkerende inkomsten verminderen en de kosten om diezelfde klant later terug te winnen kunnen hoger zijn dan wanneer je de mislukte betaling in eerste instantie had voorkomen.

Hoe kunnen ondernemingen omgaan met verlopen kaarten voor terugkerende facturatie?

Kaarten verlopen, dat is onvermijdelijk, maar er zijn manieren om te voorkomen dat dit je facturatiecyclus in de war gooit. ondernemingen die betalingsproblemen voorblijven, hebben vaak een aanpak in meerdere stappen: ze houden de vervaldata in de gaten, sturen klanten op het juiste moment een herinnering, automatiseren waar dat kan en bieden reservebetaalmethoden aan.

Zo werkt deze aanpak.

Komende vervaldata in de gaten houden

Je facturatiesysteem moet kaarten kunnen markeren die binnen 30-60 dagen verlopen. Hoe eerder je het risico ziet, hoe meer tijd je hebt om het op te lossen voordat een betaling mislukt.

Breng klanten vooraf op de hoogte

Een kort, goed getimed e-mailtje (bijvoorbeeld: "Je kaart verloopt bijna. Hier is hoe je deze kunt updaten.") kan helpen om problemen te voorkomen. Zelfs één herinnering per keer dat een kaart bijna verloopt, kan helpen om weigeringen te verminderen. Ga er niet vanuit dat klanten de datum op hun kaart zien of deze updaten zonder dat je ze eraan herinnert.

Updates makkelijk maken

Geef klanten een directe, veilige manier om hun betaalmethoden bij te werken, het liefst via je klantenportaal of een link in je herinneringsmails. Als het te veel werk is, negeren ze misschien de oproep tot actie.

Voorzie een goed incassoproces

Zelfs met het automatisch bijwerken van creditcardgegevens (CAU's) worden sommige kaartgegevens niet op tijd bijgewerkt. Het kan handig zijn om een reeks herinneringen in te stellen (bijvoorbeeld na drie dagen en vervolgens nog eens na vijf dagen), samen met e-mailberichten waarin duidelijk wordt uitgelegd waarom de betaling van de klant is mislukt en wat hij moet doen. Op deze manier kun je veel mislukte betalingen alsnog innen die anders verloren zouden gaan.

Bied een reservebetaalmethode aan

Laat klanten een tweede kaart of bankrekening toevoegen aan hun profiel, waarbij ze duidelijk aangeven dat deze wordt gebruikt als hun primaire betaalmethode niet werkt. Als de primaire kaart verloopt of niet kan worden belast, kun je automatisch de back-up gebruiken. Dit geeft je extra zekerheid, vooral voor dure of belangrijke diensten.

Gebruik automatisch bijwerken van creditcardgegevens (CAU)

Sommige betaaldienstverleners kunnen kaartgegevens automatisch op de achtergrond vernieuwen wanneer de kaart van een klant verloopt of wordt vervangen. Stripe vraagt bijvoorbeeld bijgewerkte kaartgegevens op bij de netwerken en uitgevende banken voor gebruikers die de functie voor het automatisch bijwerken van creditcardgegevens (CAU) van Stripe hebben ingeschakeld. Deze updates worden toegepast zodra ze beschikbaar zijn. Dit betekent dat de klant niets hoeft te doen om zijn kaartgegevens bij te werken.

Al deze tactieken helpen om de facturatie op de achtergrond te houden, waar het hoort. Verlopen kaarten hoeven niet te leiden tot mislukte betalingen en klantverloop als je systemen hebt opgezet om problemen vroegtijdig op te sporen, snel op te lossen of volledig te omzeilen.

Wat is het automatisch bijwerken van creditcardgegevens (CAU) en hoe werkt het?

Een automatische CAU houdt de kaartgegevens van je klanten op de achtergrond up-to-date, zodat wanneer een kaart verloopt of wordt vervangen, de facturatie gewoon doorgaat zonder dat jij of de klant iets hoeft te doen. Het is een synchronisatie op de achtergrond tussen je facturatiesysteem, je betalingsverwerker en de kaartnetwerken.

Zo werkt een virtuele terminal:

• De kaart van een klant verloopt of raakt kwijt, en de bank geeft een nieuwe kaart uit: De kaart bevat bijgewerkte gegevens, zoals een nieuwe vervaldatum en kaartverificatiecode (CVV).
  
• Het kaartnetwerk registreert de update: Grote kaartmerken hebben updateservices, zoals Visa's Account Updater CAU en Mastercard's Automatic Billing Updater CAU, die bij de banken die de kaarten hebben uitgegeven de nieuwe kaartgegevens verzamelen en opslaan.
  
• Het betalingsplatform zoekt naar bijgewerkte info: Als je betaalplatform automatische kaartupdates ondersteunt, vraagt het regelmatig bij de kaartnetwerken of er nieuwe info is over de kaarten in je systeem.
  
• _Als er een match is gevonden, worden de nieuwe kaartgegevens opgehaald: _ de bijgewerkte gegevens worden vervolgens toegepast op het facturatieprofiel van de klant.
  

Dit proces is niet perfect. Updates kunnen bijvoorbeeld mislukken als de klant van bank verandert of zijn rekening sluit, en updates kunnen beperkt zijn tot bepaalde regio's die door je betalingsverwerker zijn ingeschakeld. Maar in de praktijk kunnen automatische kaartupdates je helpen om problemen met verlopen kaarten stil en effectief op te lossen, ook bij grote volumes of langlopende abonnementen waarbij het onmogelijk is om elke individuele klant op te sporen.

Hoe helpt incassobeheer om mislukte betalingen te verminderen?

Incassoactiviteiten zijn hoe je met klanten praat om openstaande rekeningen (AR) te innen; dit is geld dat je nog krijgt omdat betalingen niet zijn gedaan. Incassoactiviteiten zijn een mix van automatische pogingen, herinneringen aan klanten en extra tijd, bedoeld om een mislukte betaling toch te laten slagen zonder de klant kwijt te raken.

Aanmaningen kunnen helpen om geld terug te krijgen en voorkomen dat klanten weglopen door dingen die makkelijk opgelost kunnen worden, zoals verlopen kaarten. Hieronder zie je wat er meestal bij een incassosysteem komt kijken.

Herhaalde betalingspogingen

Niet elke mislukking is definitief. Een kaart die gisteren niet werkte, kan vandaag wel werken omdat de klant zijn saldo heeft betaald of zijn gegevens heeft bijgewerkt, of omdat de storing te wijten was aan een netwerkprobleem dat zichzelf heeft opgelost. Slimme incassosystemen proberen de betaling automatisch opnieuw op dezelfde kaart volgens een vooraf ingesteld schema (bijvoorbeeld drie dagen later, en daarna nog een paar dagen later). Dit alleen al kan helpen om een aanzienlijk deel van de mislukte betalingen alsnog te innen.

Klantmeldingen

Als een betaling niet lukt, stuurt je systeem een e-mail – of nog beter, een paar korte e-mails – waarin wordt uitgelegd wat er is gebeurd en hoe je dit kunt oplossen. Bijvoorbeeld: "Je betaling is niet gelukt. Je kunt hier je kaartgegevens bijwerken om je abonnement actief te houden."

Respijtperioden

In plaats van de toegang meteen af te sluiten na een mislukte betaling, geven sommige ondernemingen klanten een extra periode (bijvoorbeeld 7-14 dagen) waarin ze opnieuw kunnen betalen en herinneringen krijgen. Dit voorkomt dat klanten die wel willen betalen maar gewoon de deadline hebben gemist, worden gestoord.

Met een doordachte incassoprocedure kunnen ondernemingen klanten behouden die anders misschien zouden zijn weggegaan.

Moet je klanten laten weten wanneer hun kaart bijna verloopt?

Het is een goede gewoonte om klanten te laten weten wanneer hun kaarten bijna verlopen zijn. Een tijdige melding kan helpen om onnodige betalingsproblemen en verrassingen voor klanten te voorkomen. Het laat zien dat je er aandacht aan besteedt, zodat zij dat niet hoeven te doen.

Hoewel elk incassosysteem moet aansluiten bij de unieke behoeften van de onderneming dat het gebruikt, volgen hier een paar tips voor het versturen van effectieve meldingen:

• _Houd het bericht kort en duidelijk: _ laat de klant weten dat zijn kaart bijna verloopt en geef hem een directe link om deze te vernieuwen.
  
• _Stuur de eerste herinnering voor de verval datum: _ zo heeft de klant nog tijd om zijn gegevens bij te werken voor de volgende factuurcyclus. Sommige ondernemingen sturen een tweede herinnering een paar dagen voordat de kaart verloopt als er nog geen update is gedaan.
  
• _Automatiseer deze herinneringen als je kunt: _ Stripe laat je bijvoorbeeld dit soort herinneringen automatisch versturen, een maand voordat de kaart van een klant verloopt.
  
• _Vergeet niet om de herinneringen te stoppen: _ Zorg ervoor dat je systeem geen herinneringen meer stuurt zodra de kaart is bijgewerkt.
  

Zelfs als je facturatiesysteem een automatische CAU heeft, is het nog steeds handig om een herinnering te sturen. CAU's kunnen dingen missen, zoals wanneer een klant van bank verandert of een ander kaartproduct neemt. Een e-mail kan helpen om die gaten op te vullen en zorgt voor meer transparantie.

Alternatieve betaalmethoden

Creditcards zijn een veelgebruikte optie voor terugkerende betalingen, maar ze zijn niet altijd even betrouwbaar. Ze verlopen, worden vervangen en kunnen om redenen die niets te maken hebben met de betalingsintentie van je klant, mislukken. Door extra betaalmethoden aan te bieden, geef je klanten meer keuze en zorg je mogelijk voor stabielere inkomsten.

Hier zijn een paar alternatieven.

Automatische incasso's

Door geld direct van de bankrekening van een klant af te schrijven, voorkom je dat de kaart verloopt. Automated Clearing House (ACH) in de VS, Bacs in het VK en Single Euro Payments Area (SEPA) in Europa zijn gemaakt voor terugkerende betalingen. Er zijn geen vervaldata, waardoor ze ideaal zijn voor langlopende abonnementen en dure abonnementen.

De verwerkingstijden zijn bij deze betaalmethode langer en de klant moet de afschrijving expliciet autoriseren. Maar als het eenmaal is ingesteld, is het zeer betrouwbaar.

Digitale wallets

Digitale portemonnees zoals Apple Pay en Google Pay gebruiken digitale versies van fysieke kaarten, maar ook tokenisatie. Dat betekent dat wanneer een klant een nieuwe kaart krijgt, de portemonneetoken vaak gewoon blijft werken. Ze zijn ook handig, vertrouwd en populair bij veel mobiele gebruikers. Hoewel digitale wallets niet immuun zijn voor alle problemen van kaarten, is de kans kleiner dat ze niet werken door verlopen of heruitgifte.

Betalen via bank en open banking

In gebieden waar open banking veel wordt gebruikt (bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk), worden terugkerende betalingen via bank steeds gebruikelijker. Bij betalen via bank machtigen klanten betalingen rechtstreeks vanuit hun bankrekening, meestal via een omleiding. Het gebruik neemt nog steeds toe, maar voor ondernemingen met een wereldwijde voetafdruk is het de moeite waard om in de gaten te houden.

Reservebetaalmethoden

Door klanten de mogelijkheid te bieden een tweede kaart of betaalmethode op te slaan, kun je klantverloop voorkomen als de eerste methode niet werkt. Dit is vooral handig voor belangrijke diensten waar continuïteit belangrijk is.

Lokale betaalmethoden

Afhankelijk van waar je klanten zich bevinden, kun je overwegen om regio-specifieke methoden te ondersteunen, zoals:

• iDEAL in Nederland
  
• GrabPay in Zuidoost-Azië
  
• Pix in Brazilië
  

Dit kan toegang bieden tot klanten die helemaal geen creditcards gebruiken.

Door extra betaalmethoden aan te bieden, geef je klanten meer keuze en ben je minder afhankelijk van één kanaal, vooral als dat kanaal gevoelig is voor storingen, zoals het verlopen van een kaart. Flexibelere betaalmethoden bij het aanmelden zorgen ervoor dat er later minder betalingen worden onderbroken. En hoe beter je betalingssysteem is, hoe minder tijd je kwijt bent aan het oplossen van storingen die je had kunnen voorkomen.