Ablaufdaten von Kreditkarten stellen ein Problem für Abo-Unternehmen dar. Jedes Mal, wenn die Karte einer Kundin oder eines Kunden abläuft, droht eine fehlgeschlagene Zahlung, ein Support-Ticket oder ein verlorenes Abo, obwohl die Kundin oder der Kunde gar nicht kündigen wollte. Sie müssen ein System aufbauen, das das Problem löst, bevor es entsteht. Im Folgenden erklären wir, wie abgelaufene Karten zu Zahlungsausfällen führen können und wie Sie dies verhindern, ohne dass Ihre Kundinnen und Kunden oder Ihr Team zusätzlichen Aufwand haben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie wirken sich abgelaufene Kreditkarten auf wiederkehrende Zahlungen aus?
  
• Wie können Unternehmen abgelaufene Karten für wiederkehrende Zahlungen verwalten?
  
• Was ist ein automatischer Kartenaktualisierer (Card Account Updater, CAU) und wie funktioniert er?
  
• Wie hilft Dunning-Management, Zahlungsausfälle zu reduzieren?
  
• Sollten Sie Kundinnen und Kunden benachrichtigen, wenn ihre Karten bald ablaufen?
  
• Alternative Zahlungsmethoden
  

Wie wirken sich abgelaufene Karten auf wiederkehrende Zahlungen aus?

Wenn Ihr Unternehmen einer Kundin/einem Kunden regelmäßig Rechnungen stellt und deren/dessen gespeicherte Karte abläuft, besteht das Risiko, dass Ihr nächster Versuch, die Karte zu belasten, fehlschlägt. Das Ablaufdatum einer Karte kann zu einer endgültigen Ablehnung durch die ausstellende Bank führen. Im Gegensatz zu vorübergehenden Ablehnungen (z. B. unzureichendes Guthaben) können Ablehnungen aufgrund abgelaufener Karten nicht einfach durch einen erneuten Belastungsversuch derselben Karte behoben werden. Die Karte ist ungültig und der Vorgang wird gestoppt.

Dies erzeugt einen sofortigen Dominoeffekt:

• Die Kundin oder der Kunde wird nicht belastet.
  
• Der Zugang zu Ihrem Produkt oder Service kann unterbrochen werden.
  
• Ihnen entgehen erwartete Umsätze.
  
• Wenn das Problem nicht schnell gelöst wird, kann das Abo vollständig gekündigt werden
  

Bei Abo-Unternehmen sind abgelaufene Karten häufig die Ursache für unfreiwillige Kündigungen: Dabei fallen Kundinnen und Kunden aufgrund eines Zahlungsproblems weg – nicht, weil sie sich bewusst für eine Kündigung entschieden haben. Eine Studie aus dem Jahr 2023 zeigt, dass 50 % der Kündigungen von Abonnentinnen und Abonnenten auf fehlgeschlagene Zahlungen zurückzuführen sind, wobei abgelaufene Karten einen erheblichen Anteil daran haben.

Kreditkarten laufen in der Regel alle zwei bis fünf Jahre ab. Das bedeutet, dass langfristige Abonnentinnen und Abonnenten ihre Zahlungsmethode irgendwann aktualisieren müssen. Wenn Ihr Abrechnungssystem Kreditkartenabläufe nicht rechtzeitig kennzeichnet oder Kartendaten nicht automatisch aktualisiert, werden Zahlungen fehlschlagen. Die daraus resultierenden Kündigungen können Ihre wiederkehrenden Umsätze verringern – und die Kosten, dieselbe Kundin oder denselben Kunden später zurückzugewinnen, können höher sein, als wenn Sie den Zahlungsausfall von vornherein verhindert hätten.

Wie können Unternehmen abgelaufene Karten bei wiederkehrenden Zahlungen verwalten?

Das Ablaufen von Karten ist unvermeidlich, aber es gibt effektive Möglichkeiten, um zu verhindern, dass es Ihren Abrechnungszyklus unterbricht. Unternehmen, die Zahlungsausfällen einen Schritt voraus sind, verfolgen meist einen mehrschichtigen Ansatz: Abläufe überwachen, Kundinnen und Kunden zum richtigen Zeitpunkt erinnern, dort automatisieren, wo es Sinn macht und alternative Zahlungsmethoden anbieten.

So funktioniert der Ansatz.

Beobachten Sie anstehende Ablaufdaten

Ihr Abrechnungssystem muss in der Lage sein, Karten zu kennzeichnen, die in den nächsten 30-60 Tagen ablaufen. Je früher Sie das Risiko erkennen, desto mehr Zeit haben Sie, es zu beheben, bevor eine Zahlung fehlschlägt.

Benachrichtigen Sie Kunden und Kundinnen im Voraus

Eine kurze, gut getimte E-Mail (z. B. „Ihre Karte läuft bald ab. So können Sie sie aktualisieren.“) kann helfen, Zahlungsausfälle zu verhindern, bevor sie auftreten. Schon eine einzige Erinnerung, die jedes Mal verschickt wird, wenn eine Karte dem Ablaufdatum nahekommt, kann die Zahl der abgelehnten Zahlungen reduzieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass Kundinnen und Kunden das Datum auf ihrer Karte beachten oder die Aktualisierung ohne Hinweis vornehmen.

Machen Sie Aktualisierungen einfach

Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine direkte, sichere Möglichkeit, ihre Zahlungsmethoden zu aktualisieren – idealerweise über Ihr Kundenportal oder einen Ein-Klick-Link in Ihren Erinnerungs-E-Mails. Wenn der Aufwand zu groß ist, könnten sie die Aufforderung ignorieren.

Richten Sie einen soliden Dunning-Prozess ein

Selbst mit automatischen Kartenaktualisierern (CAUs) werden manche Kartenangaben nicht rechtzeitig aktualisiert. Es kann hilfreich sein, eine Reihe von Erinnerungen (z. B. nach drei Tagen, dann erneut nach fünf Tagen) zusammen mit E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, die deutlich erklären, warum die Zahlung der Kundin bzw. des Kunden fehlgeschlagen ist und was zu tun ist. Auf diese Weise können Sie viele fehlgeschlagene Zahlungen zurückgewinnen, die Ihnen sonst entgehen würden.

Bieten Sie eine alternative Zahlungsmethode an

Ermöglichen Sie Kundinnen und Kunden, eine zweite Karte oder ein Bankkonto in ihrem Profil hinzuzufügen und weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass diese genutzt wird, falls die primäre Zahlungsmethode fehlschlägt. Wenn die Hauptkarte abläuft oder aus anderen Gründen nicht belastet werden kann, können Sie automatisch die alternative Zahlungsmethode verwenden. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, insbesondere für hochpreisige oder wichtige Dienstleistungen.

Verwenden Sie einen automatischen Kartenaktualisierer (CAU)

Einige Zahlungsdienstleister können Kartendaten automatisch im Hintergrund aktualisieren, wenn die Karte einer Kundin oder eines Kunden abläuft oder ersetzt wird. Stripe beispielsweise fordert für Nutzerinnen und Nutzer, die die Kartenaktualisierer (CAU)-Funktion aktiviert haben, aktualisierte Kartendaten bei den Netzwerken und ausstellenden Banken an. Diese Aktualisierungen werden sofort nach ihrer Verfügbarkeit übernommen. Das bedeutet, dass die Kundin oder der Kunde nichts tun muss, um die Kartendaten zu aktualisieren.

All diese Maßnahmen helfen, die Abrechnung reibungslos im Hintergrund laufen zu lassen. Abgelaufene Karten müssen nicht zu fehlgeschlagenen Zahlungen oder Kundenverlust führen, wenn Sie Systeme eingerichtet haben, die Probleme früh erkennen, schnell beheben oder ganz umgehen.

Was ist ein automatischer Kartenaktualisierer (Card Account Updater, CAU) und wie funktioniert er?

Ein automatischer CAU hält die Kartendaten Ihrer Kundinnen und Kunden im Hintergrund aktuell, sodass das Abrechnungssystem auch dann weiter funktioniert, wenn eine Karte abläuft oder ersetzt wird – ganz ohne Zutun Ihrerseits oder seitens der Kundinnen und Kunden. Er fungiert als Hintergrund-Synchronisierung zwischen Ihrem Abrechnungssystem, Ihrem Zahlungsabwickler und den Kartennetzwerken.

Und so funktioniert es:

• Die Karte einer Kundin oder eines Kunden läuft ab oder geht verloren und die Bank stellt eine neue Karte aus: Die neue Karte enthält aktualisierte Informationen, wie ein neues Ablaufdatum und die Prüfnummer (CVV).
  
• Das Kartennetzwerk registriert die Aktualisierung: Große Kartenanbieter betreiben Aktualisierungsdienste – zum Beispiel Visas Account Updater CAU und Mastercards Automatic Billing Updater CAU –, die aktualisierte Kartendaten von den ausstellenden Banken sammeln und speichern.
  
• Die Zahlungsplattform sucht nach aktualisierten Informationen: Wenn Ihre Zahlungsplattform automatische Kartenaktualisierungen unterstützt, fragt sie regelmäßig die Kartennetzwerke nach neuen Informationen zu den in Ihrem System gespeicherten Karten ab.
  
• Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, werden die neuen Kartendaten übernommen: Die aktualisierten Daten werden anschließend auf das Abrechnungsprofil der Kundin oder des Kunden angewendet.
  

Dieser Prozess ist nicht perfekt. Beispielsweise können Aktualisierungen fehlschlagen, wenn die Kundin oder der Kunde die Bank wechselt oder das Konto schließt und Aktualisierungen können auf bestimmte Regionen beschränkt sein, die von Ihrem Zahlungsabwickler unterstützt werden. In der Praxis helfen automatische Kartenaktualisierungen jedoch dabei, Ablaufprobleme still und effektiv zu lösen – auch bei hochvolumigen oder langfristigen Abos, bei denen es nicht möglich ist, jede einzelne Kundin oder jeden einzelnen Kunden individuell nachzuverfolgen.

Wie hilft Dunning-Management, Zahlungsausfälle zu reduzieren?

Dunning bezeichnet das System, mit dem Sie mit Kundinnen und Kunden kommunizieren, um offene Forderungen (Accounts Receivable, AR) einzuziehen – also Gelder, die Ihnen aufgrund fehlgeschlagener Zahlungen geschuldet werden. Dunning kombiniert automatisierte erneute Belastungsversuche, Kundenbenachrichtigungen und Nachfristen. Ziel ist es, eine fehlgeschlagene Zahlung doch noch erfolgreich abzuschließen, ohne dabei die Kundin oder den Kunden zu verlieren.

Dunning kann dabei helfen, Umsätze zurückzugewinnen und zu verhindern, dass Kundinnen und Kunden aufgrund leicht behebbarer Probleme – wie etwa abgelaufener Karten – abwandern. Ein Dunning-System umfasst in der Regel folgende Elemente:

Wiederholte Zahlungsversuche

Nicht jeder Zahlungsausfall ist endgültig. Eine Karte, die gestern abgelehnt wurde, kann heute funktionieren – etwa weil die Kundin oder der Kunde das Guthaben ausgeglichen oder die Daten aktualisiert hat oder weil der Ausfall durch eine inzwischen behobene Netzwerkstörung verursacht wurde. Intelligente Dunning-Systeme versuchen die Belastung derselben Karte automatisch nach einem festgelegten Zeitplan erneut (z. B. drei Tage später und dann noch einmal wenige Tage danach). Allein dadurch lässt sich bereits ein bedeutender Anteil fehlgeschlagener Zahlungen zurückgewinnen.

Kundenbenachrichtigungen

Wenn eine Zahlung fehlschlägt, sendet Ihr System eine E-Mail – oder besser eine kurze Sequenz davon –, die erklärt, was passiert ist und wie sich das Problem beheben lässt. Zum Beispiel: „Ihre Zahlung konnte nicht verarbeitet werden. Sie können hier Ihre Karte aktualisieren, um Ihr Abo aktiv zu halten.“

Nachfristen

Anstatt den Zugang unmittelbar nach einer fehlgeschlagenen Abbuchung zu sperren, gewähren manche Unternehmen ihren Kundinnen und Kunden eine Nachfrist (z. B. 7–14 Tage), während Wiederholungsversuche und Erinnerungen laufen. So vermeiden sie Unterbrechungen für Kundinnen und Kunden, die zahlen möchten und lediglich die Frist versäumt haben.

Mit einem durchdachten Dunning-Prozess können Unternehmen Kundinnen und Kunden halten, die andernfalls möglicherweise abgewandert wären.

Sollten Sie Kundinnen und Kunden benachrichtigen, wenn ihre Karten bald ablaufen?

Es ist Best Practice, Kundinnen und Kunden rechtzeitig zu benachrichtigen, wenn ihre Karten bald ablaufen. Eine gut getimte Mitteilung kann verhindern, dass Zahlungen fehlschlagen und überraschende Unterbrechungen für die Kundinnen und Kunden entstehen. Sie signalisiert, dass Sie aufmerksam sind, sodass die Kundinnen und Kunden selbst nicht aktiv werden müssen.

Während jedes Dunning-System auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens abgestimmt sein sollte, finden Sie hier einige Tipps für effektive Benachrichtigungen:

• Botschaft klar und fokussiert halten: Informieren Sie die Kundin oder den Kunden, dass die Karte bald abläuft und bieten Sie einen direkten Link zur Aktualisierung.
  
• Erste Erinnerung vor Ablaufdatum senden:So hat die Kundin oder der Kunde Zeit, die Daten vor dem nächsten Abrechnungszyklus zu aktualisieren. Manche Unternehmen senden einige Tage vor Ablauf eine zweite Erinnerung, falls noch keine Aktualisierung erfolgt ist.
  
• Wenn möglich, Erinnerungen automatisieren: Stripe ermöglicht beispielsweise, diese Art von Erinnerung zu automatisieren und eine E-Mail einen Monat vor Ablauf der Karte zu senden.
  
• Erinnerungen beenden: Stellen Sie sicher, dass Ihr System die Erinnerungen stoppt, sobald die Karte aktualisiert wurde.
  

Selbst wenn Ihr Abrechnungssystem einen automatischen CAU beinhaltet, lohnt es sich, eine Erinnerung zu senden. CAUs können beispielsweise Änderungen übersehen, wenn eine Kundin oder ein Kunde die Bank wechselt oder auf ein anderes Kartenprodukt wechselt. Eine kurze Erinnerungs-E-Mail kann diese Lücken schließen und zusätzlich für Transparenz sorgen.

Alternative Zahlungsmethoden

Kreditkarten sind eine gängige Zahlungsmethode für wiederkehrende Zahlungen, aber sie sind nicht immer die zuverlässigsten. Sie laufen ab, werden ersetzt oder können aus Gründen fehlschlagen, die nichts mit der Zahlungsabsicht Ihrer Kundinnen und Kunden zu tun haben. Zusätzliche Zahlungsmethoden anzubieten, gibt den Kundinnen und Kunden mehr Wahlmöglichkeiten und kann Ihnen stabilere Einnahmen sichern.

Hier sind einige Alternativen.

Lastschriftverfahren

Direkte Abbuchungen vom Bankkonto der Kundinnen und Kunden umgehen das Problem ablaufender Karten vollständig. Automated Clearing House (ACH) in den USA, Bacs im Vereinigten Königreich und der Single Euro Payments Area (SEPA) in Europa sind für wiederkehrende Zahlungen konzipiert. Da es keine Ablaufdaten gibt, eignen sie sich ideal für langfristige Abos und hochpreisige Pläne.

Die Bearbeitungszeiten sind bei dieser Zahlungsmethode langsamer und die Kundin oder der Kunde muss die Abbuchung ausdrücklich autorisieren. Ist die Einrichtung jedoch abgeschlossen, ist sie sehr zuverlässig.

Digital Wallets

Digital Wallets wie Apple Pay und Google Pay verwenden digitale Versionen physischer Karten, arbeiten aber auch mit Tokenisierung. Das bedeutet, dass bei einer neuen Karte das Wallet-Token oft ohne Unterbrechung weiter funktioniert. Sie sind zudem praktisch, vertraut und bei vielen mobilen Nutzerinnen und Nutzern beliebt. Zwar sind Digital Wallets nicht gegen alle Probleme von Karten gefeit, doch kommt es seltener zu Ausfällen durch Ablauf oder Ersatz der Karte.

Pay-by-Bank und Open Banking

In Regionen, in denen Open Banking weit verbreitet ist (z. B. im Vereinigten Königreich), werden wiederkehrende Zahlungen direkt vom Bankkonto zunehmend üblich. Bei Pay-by-Bank autorisieren Kundinnen und Kunden Zahlungen direkt von ihrem Bankkonto, meist über eine Weiterleitung. Die Akzeptanz wächst noch, aber für global tätige Unternehmen lohnt es sich, diese Entwicklung im Blick zu behalten.

Alternative Zahlungsmethoden

Wenn Sie Kundinnen und Kunden erlauben, eine zweite Karte oder Zahlungsmethode zu hinterlegen, können Sie verhindern, dass Zahlungen ausfallen, wenn die primäre Methode versagt. Das ist besonders nützlich für Dienstleistungen mit hoher Priorität, bei denen Kontinuität wichtig ist.

Lokale Zahlungsmethoden

Je nach Standort Ihrer Kundinnen und Kunden sollten Sie in Erwägung ziehen, regionsspezifische Zahlungsmethoden zu unterstützen, wie z. B.:

• iDEAL in den Niederlanden
  
• GrabPay in Südostasien
  
• Pix in Brasilien
  

Diese Methoden eröffnen den Zugang zu Kundinnen und Kunden, die überhaupt keine Kreditkarten nutzen.

Weitere Zahlungsmethoden anzubieten gibt den Kundinnen und Kunden echte Wahlmöglichkeiten und reduziert Ihre Abhängigkeit von einem einzelnen Kanal – insbesondere einem, der anfällig für Ausfälle wie das Ablaufen von Karten ist. Flexiblere Zahlungsmethoden bei der Anmeldung führen später zu weniger Unterbrechungen. Je widerstandsfähiger Ihre Zahlungsinfrastruktur ist, desto weniger Zeit müssen Sie mit der Behebung vermeidbarer Ausfälle verbringen.