Una exención del impuesto sobre las ventas de Texas elimina el impuesto del 6,25 % del estado y cualquier tasa local que se aplique de una transacción específica. La exención depende de quién compre (p. ej., un ente público, un comprador para reventa), de cuál sea la partida o de cómo se utilice. Texas divide estas exenciones del impuesto sobre las ventas en dos categorías: las que se aplican automáticamente y las que requieren un certificado en el punto de venta.

A continuación, explicaremos quién reúne los requisitos para una exención, qué productos y servicios están exentos y qué registros debe conservar una empresa para respaldar una venta exenta durante una auditoría.

De un vistazo:

• La elegibilidad para una exención del impuesto sobre las ventas de Texas depende del estatus del cliente o del uso de la partida. Confundir las dos categorías es una fuente de errores muy común.

• Los vendedores necesitan tener archivado un certificado de exención cumplimentado para las ventas exentas en función del estatus del cliente. Si falta, la contraloría de Texas puede considerar al vendedor responsable del impuesto no recaudado.

• El software de impuestos puede aplicar el estatus de exención automáticamente a las transacciones futuras una vez que la razón de la exención de un cliente quede almacenada en su registro.

¿Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de Texas?

Una exención del impuesto sobre las ventas de Texas elimina el impuesto sobre las ventas que se aplica normalmente a la compra de la mayoría de los bienes y de algunos servicios. El motivo de una exención depende de uno de estos tres factores: quién compra, cuál es la partida o qué uso se le va a dar a la partida.

¿Quién reúne los requisitos para recibir una exención del impuesto sobre las ventas de Texas?

La idoneidad para la exención del impuesto sobre las ventas en Texas depende muchas veces de quién sea el comprador. Hay cinco categorías que abarcan a la mayoría de los compradores exentos que puedes encontrarte:

• Entidades gubernamentales: las agencias federales, el estado de Texas y los gobiernos locales de Texas, como ciudades, condados y distritos escolares, no pagan el impuesto sobre las ventas en las compras que hacen para uso propio.

• Entidades sin ánimo de lucro: las organizaciones religiosas, educativas y benéficas solo cumplen los requisitos una vez que han solicitado y recibido el estatus de exención por parte del interventor. El mero hecho de contar con una carta federal 501(c)(3) no exime a una entidad sin ánimo de lucro de pagar el impuesto sobre las ventas de Texas.

• Compradores de reventa: las empresas que tienen un permiso del impuesto sobre las ventas de Texas y compran bienes para revenderlos, y no para su uso o consumo, no deben pagar impuestos por esa compra. El impuesto se le cobra al cliente final.

• Fabricantes: las empresas que compran maquinaria, equipos o determinados bienes de consumo que se utilizan directamente para producir un bien mueble tangible que va a venderse pueden cumplir los requisitos para recibir una exención de fabricación.

• Agricultores y ganaderos: los productores agrícolas necesitan un número de registro de Agricultura y Madera emitido por el interventor, que se obtiene mediante el Formulario AP-228, antes de poder reclamar exenciones sobre compras agrícolas y de madera.

¿Qué productos y servicios reúnen los requisitos para recibir una exención del impuesto sobre las ventas de Texas?

Algunas exenciones se aplican al producto, con independencia de quién lo compre. Los comestibles para consumo doméstico están exentos, aunque la comida preparada, los refrescos y las golosinas siguen estando sujetos a impuestos incluso si se venden en el pasillo de un supermercado.

Otros productos exentos incluyen:

• Medicamentos con receta médica

• La mayoría de los medicamentos sin receta

• Determinadas prótesis y equipos médicos duraderos

• Agua que se vende para uso residencial

• Periódicos y algunas revistas

Otras exenciones dependen de la partida y del uso que se le dé:

• Equipos de fabricación: la maquinaria y los equipos que se utilizan directamente en la fabricación, el procesamiento o la elaboración de un producto para su venta pueden cumplir los requisitos, pero, por lo general, los equipos que se utilizan para tareas administrativas o de preproducción no los cumplen.

• Insumos agrícolas: los piensos, las semillas, los fertilizantes y la maquinaria agrícola que compre alguien con un número de Agricultura y Madera válido están exentos de impuestos en el punto de venta.

• Servicios de procesamiento de datos: solo el 80 % del cargo de estos servicios está sujeto a impuestos. El 20 % restante está exento por ley.

¿Cómo solicitan las empresas un certificado de exención del impuesto sobre las ventas de Texas?

El documento principal de una exención del impuesto sobre las ventas de Texas es el Formulario 01-339, que corresponde al Certificado de exención del impuesto sobre el uso y las ventas de Texas. La primera parte funciona como un certificado de reventa. La segunda abarca otras categorías de exención, como el uso para fines agrícolas o de una entidad sin ánimo de lucro. El cliente rellena la sección correspondiente y se la entrega al vendedor durante la venta o antes de esta. El formulario requiere el nombre y la dirección del comprador, una descripción de lo que se compra, el motivo de la exención y una firma.

El número del permiso del impuesto sobre las ventas se indica en la parte de reventa del formulario, mientras que el número de Agricultura y Madera se incluye cuando se aplica una exención agrícola. Los vendedores conservan el certificado archivado como prueba de que una venta estaba legalmente libre de impuestos.

Un cliente que le compre a un mismo vendedor de forma habitual puede emitir un certificado general que cubra las compras futuras del mismo tipo, lo que les ahorra a ambas partes tener que rellenar o solicitar un nuevo formulario en cada pedido. Sin embargo, los números de Agricultura y Madera no son permanentes: el interventor los vuelve a emitir según un ciclo de renovación. A una empresa que se le descubra utilizando un número caducado se la tratará igual que a una que no tenga ninguna exención archivada.

¿Qué registros deben conservar las empresas respecto a las reclamaciones de exenciones del impuesto sobre las ventas de Texas?

Texas exige a las empresas que conserven los registros de los impuestos sobre el uso y las ventas durante al menos cuatro años a partir de la fecha en la que se debía pagar el impuesto o se pagó. En el caso de las reclamaciones de exenciones es necesario conservar el certificado y no solo una nota indicando que se ha recibido uno.

El vendedor debe conservar tres elementos archivados para cada venta exenta:

• El certificado completo, firmado y rellenado en su totalidad

• Las facturas o los recibos vinculados a la venta que coincidan con la descripción del certificado

• El permiso del cliente o el número de Agricultura y Madera

Por lo general, un certificado aceptado de buena fe y que a simple vista esté completo se considera válido durante una auditoría.

¿Qué ocurre si una empresa aplica de forma incorrecta una exención del impuesto sobre las ventas de Texas?

Si un vendedor no tiene archivado un certificado válido de una venta exenta, durante una auditoría el interventor puede exigirle al vendedor el pago del impuesto no recaudado, además de multas e intereses según el retraso del pago. Esto se aplica incluso cuando el cliente reúne verdaderamente los requisitos.

No se espera que un vendedor que acepte un certificado que a simple vista esté completo y sea razonable investigue si el cliente dice la verdad sobre el uso que le va a dar a la partida. Si un cliente reclama una exención a la que no tenía derecho, esa responsabilidad pasa al cliente. La emisión de un certificado falso a sabiendas se considera fraude y puede conllevar sanciones penales, además de los impuestos atrasados adeudados.

¿Cómo pueden las empresas evaluar su proceso de exención del impuesto sobre las ventas de Texas?

Las empresas que venden en grandes cantidades a entidades sin ánimo de lucro, clientes gubernamentales, revendedores o clientes del sector agrícola suelen tener siempre los mismos errores. Algunos de los fallos habituales en los procesos de exención son recoger los certificados una sola vez y no volver a comprobar nunca si están completos, números de Agricultura y Madera que caducan sin que nadie se dé cuenta del problema, o aplicar el estatus de exención en el proceso de compra sin la documentación correcta que lo respalde.

Las herramientas automatizadas pueden solventar muchas de estas deficiencias. Stripe Tax le permite a la empresa marcar a un cliente como exento de impuestos y guardar el motivo junto a su registro para que la exención se aplique automáticamente a las facturas futuras y no se tenga que volver a introducir de forma manual cada vez.

Lo que importa a nivel de proceso es contar con un sistema sólido, ya sea Stripe Tax o una estructura de archivado manual. En todas las ventas exentas se debe adjuntar un certificado antes de que finalice la venta. A la hora de recibirlos se debe comprobar que dichos certificados están completos (una firma, el número de permiso y un motivo de exención claro). Los números de Agricultura y Madera se deben actualizar de forma periódica a medida que se renuevan. Y las empresas deben conservar los registros durante al menos cuatro años después de la transacción.

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Preguntas frecuentes sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas de Texas