Une exemption de taxe sur les ventes du Texas supprime de la transaction spécifique la taxe de l'État de 6,25 % ainsi que tout taux local applicable. L'exemption dépend de l'acheteur (par exemple, une entité publique, un acheteur en vue d'une revente), de la nature de l'article ou de son utilisation. Le Texas classe ces exemptions de taxe sur les ventes en deux catégories : celles qui s'appliquent automatiquement et celles qui exigent un certificat au point de vente.

Nous expliquons ci-dessous qui est admissible à une exemption, quels produits et services sont exemptés, et quels documents une entreprise doit conserver pour justifier une vente exemptée lors d'un audit.

L’essentiel à retenir

• l'admissibilité à une exemption de taxe sur les ventes du Texas dépend du statut du client ou de l'utilisation de l'article. Confondre ces deux catégories est une source d'erreurs fréquente ;

• les commerçants doivent conserver un certificat d'exemption dûment rempli pour les ventes exemptées en fonction du statut du client. En l'absence de ce document, le contrôleur des finances du Texas peut tenir le commerçant responsable des taxes non perçues ;

• les logiciels fiscaux peuvent appliquer automatiquement le statut d'exemption aux transactions futures une fois que le motif d'exemption d'un client est sauvegardé dans son dossier.

Qu'est-ce qu'une exemption de taxe sur les ventes au Texas ?

Une exemption de taxe sur les ventes au Texas supprime la taxe sur les ventes qui s'applique normalement à l'achat de la plupart des biens et de certains services. Le motif d'une exemption dépend de l'un des trois facteurs suivants : l'identité de l'acheteur, la nature de l'article ou l'utilisation qui en est faite.

Qui a droit à une exemption de taxe sur les ventes au Texas ?

L'admissibilité à l'exemption de taxe sur les ventes au Texas dépend souvent de l'acheteur. Cinq catégories couvrent la plupart des acheteurs exonérés que vous pouvez rencontrer :

• entités gouvernementales : les agences fédérales, l'État du Texas et les gouvernements locaux du Texas tels que les villes, les comtés et les districts scolaires ne paient pas de taxe sur les ventes sur les achats effectués pour leur propre usage ;

• associations à but non lucratif : les organisations religieuses, éducatives et caritatives n'y ont droit qu'après avoir demandé et obtenu le statut d'exemption auprès du contrôleur fiscal. Une lettre fédérale 501(c)(3) ne suffit pas à elle seule pour exonérer une association à but non lucratif de la taxe sur les ventes au Texas ;

• acheteurs en vue d'une revente : une entreprise titulaire d'un permis de taxe sur les ventes au Texas qui achète des biens pour les revendre plutôt que pour les utiliser ou les consommer ne doit pas de taxe sur cet achat. La taxe est collectée auprès du client final ;

• fabricants : les entreprises qui achètent des machines, des équipements ou certains consommables utilisés directement dans la production de biens personnels corporels destinés à la vente peuvent avoir droit à une exemption pour la fabrication ;

• agriculteurs et éleveurs : les producteurs agricoles ont besoin d'un numéro d'immatriculation d'agriculture et de sylviculture délivré par le contrôleur fiscal, obtenu via le formulaire AP-228, avant de pouvoir demander des exemptions sur les achats agricoles et sylvicoles.

Quels produits et services peuvent bénéficier d'une exemption de taxe sur les ventes au Texas ?

Certaines exemptions s'appliquent au produit, quel que soit l'acheteur. Les produits d'épicerie destinés à la consommation à domicile sont exonérés, bien que les plats préparés, les boissons non alcoolisées et les bonbons restent taxables, même s'ils sont vendus dans le rayon d'une épicerie.

Parmi les autres produits exonérés, on trouve :

• Les médicaments sur ordonnance

• la plupart des médicaments en vente libre ;

• certains appareils prothétiques et équipements médicaux durables ;

• l'eau vendue pour un usage résidentiel ;

• les journaux et certains périodiques.

D'autres exemptions dépendent de l'article et de son utilisation :

• équipement de fabrication : les machines et équipements utilisés directement dans la fabrication, la transformation ou la production d'un produit destiné à la vente peuvent y avoir droit, mais les équipements utilisés pour des tâches administratives ou de préproduction ne le sont généralement pas ;

• intrants agricoles : les aliments pour animaux, les semences, les engrais et les machines agricoles achetés par une personne titulaire d'un numéro d'agriculture et de sylviculture valide sont exonérés de la taxe au point de vente ;

• services de traitement de données : seuls 80 % des frais liés à ces services sont taxables. Les 20 % restants sont exonérés par la loi.

Comment les entreprises peuvent-elles demander un certificat d'exemption de taxe sur les ventes au Texas ?

Le document principal pour une exemption de taxe sur les ventes au Texas est le formulaire 01-339, le certificat d'exemption de la taxe sur les ventes et l'utilisation du Texas. La partie 1 fait office de certificat de revente. La partie 2 couvre d'autres catégories d'exemption, telles que l'utilisation par une association à but non lucratif ou une utilisation agricole. Le client remplit la section appropriée et la remet au commerçant au moment de la vente ou avant. Le formulaire doit comporter le nom et l'adresse de l'acheteur, une description de l'article acheté, le motif de l'exemption et une signature.

Un numéro de permis de taxe sur les ventes est indiqué dans la section revente du formulaire, tandis qu'un numéro d'agriculture et de sylviculture est requis chaque fois qu'une exemption agricole s'applique. Les commerçants conservent le certificat dans leurs dossiers comme preuve qu'une vente était légitimement exonérée d'impôt.

Un client achetant régulièrement auprès du même commerçant peut émettre un certificat global couvrant les futurs achats du même type, ce qui évite aux deux parties de remplir ou de collecter un nouveau formulaire pour chaque commande. Cependant, les numéros d'agriculture et de sylviculture ne sont pas permanents : le contrôleur fiscal les réémet selon un cycle de renouvellement. Une entreprise surprise à utiliser un numéro expiré est traitée de la même manière qu'une entreprise n'ayant aucune exemption au dossier.

Quels dossiers les entreprises doivent-elles conserver pour les demandes d'exemption de taxe sur les ventes au Texas ?

Le Texas exige que les entreprises conservent les registres de la taxe sur les ventes et l'utilisation pendant au moins quatre ans à compter de la date à laquelle la taxe était due ou payée. Les demandes d'exemption nécessitent de conserver le certificat, et pas seulement une note indiquant qu'un certificat a été reçu.

Un commerçant doit conserver trois éléments dans ses dossiers pour chaque vente exonérée :

• le certificat complété, signé et rempli dans son intégralité ;

• les reçus ou les factures liés à la vente qui correspondent à la description figurant sur le certificat ;

• le permis du client ou son numéro d'agriculture et de sylviculture.

Un certificat accepté de bonne foi et complet à première vue est généralement jugé recevable lors d'un audit.

Que se passe-t-il si une entreprise applique mal une exemption de taxe sur les ventes au Texas ?

Si un commerçant ne dispose pas d'un certificat valide dans ses dossiers pour une vente exonérée, le contrôleur fiscal peut lui réclamer la taxe non perçue lors d'un audit, ainsi que des pénalités et des intérêts en fonction du retard de paiement. Cela s'applique même si le client remplissait réellement les conditions requises.

Un commerçant qui accepte un certificat complet et vraisemblable à première vue n'est pas tenu de vérifier si le client dit la vérité quant à l'utilisation de l'article. Si un client demande une exemption à laquelle il n'a pas droit, la responsabilité est transférée au client. L'émission délibérée d'un faux certificat est considérée comme une fraude fiscale, ce qui peut entraîner des sanctions pénales en plus des arriérés d'impôts.

Comment les entreprises peuvent-elles évaluer leur processus d'exemption de taxe sur les ventes au Texas ?

Les entreprises qui vendent en grand volume à des associations à but non lucratif, à des clients gouvernementaux, à des revendeurs ou à des clients du secteur agricole ont tendance à rencontrer les mêmes problèmes de manière répétée. Les failles courantes dans les processus d'exemption incluent les certificats collectés une seule fois et dont l'exhaustivité n'est jamais vérifiée, les numéros d'agriculture et de sylviculture qui ont expiré sans que personne ne s'en rende compte, ou le statut d'exemption appliqué lors du paiement sans les documents appropriés pour le justifier.

Les outils automatisés peuvent combler nombre de ces lacunes. Stripe Tax permet à une entreprise de marquer un client comme exonéré de taxe et de stocker le motif avec le dossier de ce client afin que l'exemption s'applique automatiquement aux futures factures au lieu d'être saisie manuellement à chaque fois.

Ce qui importe au niveau du processus, c'est de disposer d'un système robuste, qu'il s'agisse de Stripe Tax ou d'une structure de classement manuelle. Chaque vente exonérée doit être accompagnée d'un certificat avant la clôture de la vente. L'exhaustivité de ces certificats (une signature, un numéro de permis et un motif d'exemption clair) doit être vérifiée à la réception. Les numéros d'agriculture et de sylviculture doivent être régulièrement mis à jour au moment de leur renouvellement. Et les entreprises doivent conserver les dossiers pendant au moins quatre ans après la transaction.

Comment Stripe Tax peut vous aider

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Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d'immatriculation fiscale en fonction de vos transactions Stripe. Cette solution peut également s'immatriculer pour collecter des taxes en votre nom aux États-Unis, automatiser les déclarations américaines dans le Dashboard et gérer les déclarations mondiales via des partenaires de confiance. Stripe Tax calcule et collecte automatiquement la taxe sur les ventes, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les produits et services (TPS) sur :

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Stripe Tax peut vous aider à :

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• immatriculation pour payer les taxes : si vous devez vous immatriculer pour la taxe sur les ventes aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales. Vous bénéficierez d'un processus simplifié qui préremplit les détails de la demande, ce qui vous fera gagner du temps et simplifiera la conformité avec les réglementations locales. Si vous avez besoin d'aide pour vous immatriculer en dehors des États-Unis, Stripe s'associe à Taxually pour vous aider à vous immatriculer auprès des autorités fiscales locales.

• Automatiser la collecte des taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant de taxe applicable, quels que soient ce que vous vendez et l’endroit où vous le vendez.. L’outil prend en charge des centaines de produits et services, et reste à jour sur les règles fiscales et les changements de taux.

• Simplifiez les déclarations : Stripe Tax automatise les déclarations aux États-Unis dans le Dashboard, une fonction propulsée par TaxJar. Pour les déclarations mondiales, Stripe Tax s’intègre parfaitement aux partenaires de déclaration, de sorte que vos déclarations mondiales sont exactes et effectuées en temps opportun. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

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FAQ sur les exemptions de taxe sur les ventes au Texas