Eine Ausnahme von der texanischen Sales Tax befreit eine bestimmte Transaktion von der Steuer des Bundesstaats in Höhe von 6,25 % sowie von allen geltenden lokalen Steuersätzen. Die Ausnahme hängt davon ab, wer den Kauf tätigt (z. B. eine Regierungsstelle, ein Wiederverkäufer), um was für einen Posten es sich handelt oder wie er verwendet wird. Texas unterteilt diese Ausnahmen von der Sales Tax in zwei Kategorien: solche, die automatisch gelten, und solche, die am Point of Sale eine Bescheinigung erfordern.
Im Folgenden behandeln wir, wer Anspruch auf eine Ausnahme hat, welche Produkte und Dienstleistungen ausgenommen sind und welche Aufzeichnungen ein Unternehmen aufbewahren muss, um bei einer Prüfung einen ausgenommenen Verkauf zu unterstützen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Die Berechtigung für eine Ausnahme von der texanischen Sales Tax hängt vom Status der Kundinnen und Kunden oder von der Verwendung des Postens ab. Eine Verwechslung dieser beiden Kategorien ist eine häufige Fehlerquelle.
Verkäufer/innen müssen für ausgenommene Verkäufe, die auf dem Status der Kundinnen und Kunden basieren, eine ausgefüllte Ausnahmebescheinigung vorliegen haben. Fehlt diese, kann der Texas Comptroller die Verkäufer/innen für die nicht erhobene Steuer haftbar machen.
Steuersoftware kann den Ausnahmestatus automatisch auf zukünftige Transaktionen anwenden, sobald ein Ausnahmegrund im Datensatz der Kundin/des Kunden gespeichert ist.
Was ist eine Ausnahme von der texanischen Sales Tax?
Eine Ausnahme von der texanischen Sales Tax hebt die Sales Tax auf, die normalerweise für den Kauf der meisten Waren und einiger Dienstleistungen anfällt. Der Grund für eine Ausnahme hängt von einem von drei Faktoren ab: wer kauft, um welchen Artikel es sich handelt oder wie der Artikel verwendet wird.
Wer qualifiziert sich für eine Ausnahme von der texanischen Sales Tax?
Die Berechtigung für eine Ausnahme von der Sales Tax in Texas hängt oft davon ab, wer kauft. Fünf Kategorien decken die meisten der ausgenommenen Kundinnen und Kunden ab, denen Sie begegnen können:
Staatliche Stellen: Bundesbehörden, der Bundesstaat Texas sowie lokale Regierungen in Texas, wie etwa Städte, Bezirke und Schulbezirke, zahlen keine Sales Tax auf Käufe, die für ihren eigenen Gebrauch getätigt werden.
Gemeinnützige Organisationen: Religiöse, bildungsbezogene und wohltätige Organisationen qualifizieren sich erst, nachdem sie den Ausnahmestatus bei der Steuerbehörde beantragt und erhalten haben. Ein bundesstaatliches 501(c)(3)-Schreiben allein befreit eine gemeinnützige Organisation nicht von der texanischen Sales Tax.
Wiederverkäufer: Ein Unternehmen mit einer texanischen Sales Tax-Genehmigung, das Waren kauft, um sie weiterzuverkaufen, anstatt sie zu nutzen oder zu verbrauchen, schuldet für diesen Kauf keine Steuern. Die Steuer wird von der Endkundin oder dem Endkunden erhoben.
Hersteller: Unternehmen, die Maschinen, Ausrüstung oder bestimmte Verbrauchsmaterialien kaufen, die direkt bei der Herstellung von materiellem persönlichem Eigentum zum Verkauf verwendet werden, können sich für eine Herstellungsausnahme qualifizieren.
Landwirt/innen und Viehzüchter/innen: Landwirtschaftliche Erzeuger/innen benötigen eine von der Steuerbehörde ausgestellte Land- und Forstwirtschafts-Registrierungsnummer, die über das Formular AP-228 bezogen wird, bevor sie Ausnahmen für Landwirtschafts- und Holzkäufe geltend machen können.
Welche Produkte und Dienstleistungen qualifizieren sich für eine Ausnahme von der texanischen Sales Tax?
Einige Ausnahmen sind an das Produkt gebunden, unabhängig davon, wer es kauft. Lebensmittel für den häuslichen Verzehr sind ausgenommen, obwohl zubereitete Speisen, Erfrischungsgetränke und Süßigkeiten steuerpflichtig bleiben, selbst wenn sie im Gang eines Supermarkts verkauft werden.
Weitere ausgenommene Produkte sind unter anderem:
Verschreibungspflichtige Medikamente
Die meisten rezeptfreien Medikamente
Bestimmte Prothesen und langlebige medizinische Geräte
Wasser, das für den privaten Gebrauch verkauft wird
Zeitungen und einige Zeitschriften
Andere Ausnahmen hängen vom Artikel und dessen Verwendung ab:
Fertigungsausrüstung: Maschinen und Anlagen, die direkt bei der Herstellung, Verarbeitung oder Fertigung eines zum Verkauf stehenden Produkts verwendet werden, können sich qualifizieren, Ausrüstung, die für Verwaltungs- oder Vorproduktionsarbeiten verwendet wird, in der Regel jedoch nicht.
Landwirtschaftliche Betriebsmittel: Futtermittel, Saatgut, Düngemittel und landwirtschaftliche Maschinen, die von jemandem gekauft werden, der eine gültige Land- und Forstwirtschaftsnummer (Agriculture and Timber number) besitzt, sind am Point of Sale von der Steuer befreit.
Datenverarbeitungsdienste: Nur 80 % der Gebühr für diese Dienstleistungen sind steuerpflichtig. Die restlichen 20 % sind gesetzlich ausgenommen.
Wie beantragen Unternehmen eine texanische Sales Tax-Ausnahmebescheinigung?
Das Kerndokument für eine Ausnahme von der texanischen Sales Tax ist das Formular 01-339, die Texas Sales and Use Tax Exemption Certification. Teil 1 fungiert als Wiederverkaufsbescheinigung. Teil 2 deckt andere Ausnahmekategorien ab, beispielsweise für gemeinnützige Organisationen oder die landwirtschaftliche Nutzung. Die Kundin oder der Kunde füllt den entsprechenden Abschnitt aus und übergibt ihn bei oder vor dem Verkauf der Verkäuferin oder dem Verkäufer. Das Formular erfordert den Namen und die Adresse der Käuferin oder des Käufers, eine Beschreibung der gekauften Waren, den Grund für die Ausnahme sowie eine Unterschrift.
Eine Sales Tax-Genehmigungsnummer wird auf der Wiederverkaufsseite des Formulars eingetragen, während eine Land- und Forstwirtschaftsnummer überall dort eingetragen wird, wo eine landwirtschaftliche Ausnahme zutrifft. Verkäufer/innen bewahren die Bescheinigung als Nachweis dafür auf, dass ein Verkauf rechtmäßig steuerfrei war.
Eine Kundin oder ein Kunde, die oder der regelmäßig bei derselben Verkäuferin oder demselben Verkäufer einkauft, kann eine Pauschalbescheinigung ausstellen, die zukünftige Käufe derselben Art abdeckt. Dadurch ersparen sich beide Seiten das Ausfüllen oder Einholen eines neuen Formulars für jede Bestellung. Land- und Forstwirtschaftsnummern sind jedoch nicht dauerhaft: Die Steuerbehörde stellt sie in einem Erneuerungszyklus neu aus. Ein Unternehmen, das bei der Verwendung einer abgelaufenen Nummer erwischt wird, wird genauso behandelt wie eines, für das keine Ausnahme vorliegt.
Welche Unterlagen müssen Unternehmen für Ansprüche auf Ausnahmen von der texanischen Sales Tax aufbewahren?
In Texas müssen Unternehmen Aufzeichnungen zur Sales Tax und Use Tax mindestens vier Jahre ab dem Datum aufbewahren, an dem die Steuer fällig wurde oder bezahlt wurde. Bei Ansprüchen auf eine Ausnahme muss die Bescheinigung aufbewahrt werden, nicht nur eine Notiz über deren Eingang.
Verkäufer/innen sollten für jeden steuerfreien Verkauf drei Dinge aufbewahren:
Die fertige Bescheinigung, vollständig ausgefüllt und unterschrieben
Rechnungen oder Belege, die mit dem Verkauf verknüpft sind und mit der Beschreibung auf der Bescheinigung übereinstimmen
Die Genehmigungsnummer oder Land- und Forstwirtschaftsnummer der Kundin oder des Kunden
Eine in gutem Glauben akzeptierte und oberflächlich vollständige Bescheinigung hält in der Regel einer Prüfung stand.
Was passiert, wenn ein Unternehmen eine Ausnahme von der texanischen Sales Tax falsch anwendet?
Wenn Verkäufer/innen für einen steuerfreien Verkauf keine gültige Bescheinigung vorliegen haben, kann die Steuerbehörde die nicht erhobene Steuer im Rahmen einer Prüfung von den Verkäufer/innen nachfordern, zuzüglich Strafen und Zinsen, je nachdem, wie verspätet die Zahlung eingeht. Dies gilt selbst dann, wenn die Kundin oder der Kunde tatsächlich qualifiziert war.
Es wird nicht erwartet, dass Verkäufer/innen, die eine vollständig und plausibel erscheinende Bescheinigung akzeptieren, untersuchen, ob die Kundin oder der Kunde die Wahrheit über die Verwendung des Artikels sagt. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Ausnahme geltend macht, auf die kein Anspruch bestand, verlagert sich die Haftung auf die Kundin oder den Kunden. Die wissentliche Ausstellung einer falschen Bescheinigung wird als Steuerbetrug behandelt, was zusätzlich zu den geschuldeten Steuernachzahlungen strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Wie können Unternehmen ihren Prozess für Ausnahmen von der texanischen Sales Tax evaluieren?
Unternehmen, die in großen Mengen an gemeinnützige Organisationen, Regierungskunden, Wiederverkäufer oder landwirtschaftliche Kundinnen und Kunden verkaufen, stoßen tendenziell immer wieder auf dieselben Fehlerquellen. Häufige Mängel in den Prozessen für Ausnahmen sind unter anderem einmalig erhobene und nie auf Vollständigkeit geprüfte Bescheinigungen, abgelaufene Land- und Forstwirtschaftsnummern, ohne dass der Fehler bemerkt wurde, oder ein Ausnahmestatus, der beim Bezahlvorgang ohne die entsprechenden Belegdokumente angewendet wird.
Automatisierte Tools können viele dieser Lücken schließen. Mit Stripe Tax kann ein Unternehmen Kundinnen und Kunden als steuerbefreit markieren und den Grund im Datensatz dieser Kundinnen und Kunden speichern, sodass die Ausnahme automatisch auf zukünftige Rechnungen angewendet wird, anstatt jedes Mal manuell eingegeben werden zu müssen.
Auf Prozessebene kommt es auf ein starkes System an, sei es Stripe Tax oder eine manuelle Ablagestruktur. Jedem steuerfreien Verkauf muss vor Abschluss des Verkaufs eine Bescheinigung beigefügt werden. Diese Bescheinigungen müssen bei Eingang auf Vollständigkeit (Unterschrift, Genehmigungsnummer und klarer Grund für die Ausnahme) geprüft werden. Land- und Forstwirtschaftsnummern müssen bei ihrer Erneuerung regelmäßig aktualisiert werden. Zudem müssen Unternehmen nach der Transaktion mindestens vier Jahre lang Aufzeichnungen führen.
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FAQs zu Ausnahmen von der texanischen Sales Tax
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.