Texas no emite una licencia comercial general, lo que puede sorprender a los nuevos propietarios de empresas. En su lugar, el proceso para obtener licencias implica solicitar varios registros específicos para la estructura de tu empresa, el sector que hayas elegido y la ubicación desde la que operará tu empresa. Algunas licencias son obligatorias, mientras que otras solo se aplican si trabajas en una profesión regulada o si vendes bienes o servicios sujetos a impuestos.

A continuación, analizaremos los permisos y licencias necesarios para operar una empresa en Texas, en qué orden debes solicitarlos y las reglas de renovación.

De un vistazo:

• Texas no tiene una licencia comercial estatal general. Los requisitos dependerán de la estructura de tu empresa, tu sector y tu ubicación.

• Por lo general, las empresas necesitan un permiso de impuesto sobre las ventas y uso, además de cualquier permiso o licencia local obligatorio.

• Los plazos de renovación y las penalizaciones por no renovar a tiempo varían según la licencia. Las licencias profesionales del Departamento de Licencias y Regulación de Texas (TDLR, por sus siglas en inglés) conllevan las mayores penalizaciones en caso de vencimiento.

¿Qué es una licencia comercial en Texas?

Texas no emite una única licencia comercial. En su lugar, es probable que necesites una combinación de permisos estatales y locales para poner en marcha legalmente una empresa en Texas.

¿Qué tipos de licencias comerciales y permisos exige Texas?

Texas divide las licencias en cuatro categorías independientes. A continuación, te explicamos qué implica cada una:

• Formación y registro de la empresa: Si vas a crear una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una sociedad anónima, deberás registrarte en la Secretaría de Estado de Texas. Si eres un empresario individual o formas parte de una sociedad colectiva, no tendrás que completar este paso a menos que vayas a operar con un nombre que no sea el tuyo; en ese caso, tendrás que presentar un certificado de nombre ficticio en la oficina del secretario del condado.

• Permiso de impuesto sobre las ventas: Si tu empresa tiene previsto vender bienes o servicios sujetos a impuestos en Texas, necesitarás un permiso de impuesto sobre las ventas y uso del Contralor de Texas. Esto se aplica incluso a las empresas en línea sin dirección fija en el estado. Siempre que tu empresa entregue bienes o servicios a clientes de Texas, necesitarás un permiso de impuesto sobre las ventas.

• Licencias profesionales y laborales: Si en tu empresa trabajan cosmetólogos, agentes inmobiliarios, profesionales sanitarios u otras profesiones reguladas, necesitarás una licencia del Departamento de Licencias y Regulación de Texas (TDLR) o de la junta que supervise tu sector, como la Junta Médica de Texas o la Comisión de Bienes Raíces de Texas.

• Permisos locales: Las ciudades y los condados no emiten licencias comerciales generales, pero es posible que necesites un certificado de ocupación antes de abrir una ubicación física. También es posible que requieran un permiso de sanidad, un permiso de señalización o una inspección de bomberos, según tu sector y dirección.

¿Cómo se obtiene una licencia comercial en Texas?

Tener las licencias correspondientes en Texas significa obtener varios registros y permisos. Este es el orden que siguen muchas empresas nuevas al presentar sus solicitudes:

• Elegir y registrar la estructura de la empresa: Los empresarios individuales y las sociedades colectivas no tienen que presentar nada al estado, a menos que utilicen un nombre de la empresa distinto al suyo propio. Las LLC y sociedades anónimas presentan los documentos de formación ante la Secretaría de Estado de Texas a través de SOSDirect, el portal estatal de presentación en línea.

• Presentar un certificado de nombre ficticio al utilizar un nombre comercial (DBA, por sus siglas en inglés): Los empresarios individuales y las sociedades colectivas presentan este certificado ante el secretario del condado desde donde operará la empresa cuando utilizan un nombre comercial. En cambio, las LLC y sociedades anónimas presentan el suyo ante la Secretaría de Estado.

• Obtener un número de identificación del empleador (EIN): Esto es gratuito a través de la agencia tributaria estadounidense (IRS, por sus siglas en inglés) y la solicitud en línea tarda solo unos minutos. Necesitarás un EIN para abrir una cuenta bancaria de empresa, contratar empleados o presentar la mayoría de los registros de impuestos estatales.

• Solicitar un permiso de impuesto sobre las ventas y uso a través del Contralor de Cuentas Públicas de Texas: Esto es necesario si vendes bienes o servicios sujetos a impuestos. La solicitud es gratuita y está disponible en el portal de eSystems del contralor.

• Solicitar licencias específicas del sector: Si tu profesión requiere una licencia, puedes obtenerla a través del TDLR o la junta de licencias pertinente.

• Comprobar los requisitos locales con tu ciudad y condado: Esto es más importante si vas a alquilar o construir un espacio físico, ya que a menudo se exige un certificado de ocupación antes de poder abrir.

¿Cuánto cuesta una licencia comercial en Texas?

Como la expedición de licencias en Texas está fragmentada en varias agencias, las comisiones también varían. Esto es lo que puedes esperar en cada nivel:

Las comisiones de presentación a nivel estatal son fijas y las publica la Secretaría de Estado. Se mantienen estables independientemente del lugar de Texas en el que te constituyas. Sin embargo, las comisiones locales varían. Un certificado de ocupación en una pequeña ciudad de Texas puede costar 75 $; en Austin o Houston, las comisiones de inspección y permisos para una cocina comercial o la construcción de un comercio minorista pueden costar cientos de dólares, o más, según los metros cuadrados y el uso anterior del espacio.

Considera la posibilidad de confirmar las comisiones actuales directamente con la agencia emisora antes de hacer el presupuesto. En particular, las listas de comisiones de las ciudades cambian a menudo.

¿Cómo funcionan las renovaciones de una licencia comercial en Texas?

El permiso de impuesto sobre las ventas y uso no caduca y no requiere renovación, aunque el contralor puede revocarlo si no lo presentas. Los certificados de nombre ficticio son válidos durante 10 años y deben renovarse. Las licencias del TDLR suelen tener que renovarse cada uno o dos años, en función de tu sector. El TDLR envía avisos de renovación por correo postal o correo electrónico a la dirección registrada, pero te recomendamos que lo marques en tu calendario por si se te pasa.

Si dejas que una licencia del TDLR caduque, normalmente se te prohibirá ejercer esa profesión en Texas hasta que se reactive tu empresa. La reactivación puede suponer recargos por demora, papeleo o, en algunos casos, repetir un examen, por lo que un aviso de renovación omitido puede acabar costando más que la propia renovación.

Por lo general, los certificados locales de ocupación no caducan a menos que cambie el uso del espacio o la propiedad, aunque algunas ciudades exigen inspecciones periódicas de bomberos o sanidad para tipos de permisos específicos, como en el caso de los restaurantes.

¿Cuáles son los problemas más comunes al abrir una empresa en Texas?

Algunas cosas pueden sorprender a los nuevos propietarios de empresas de Texas. Por ejemplo, aunque Texas no exige una licencia comercial general, eso no significa que no se requieran otras licencias. Vender productos sujetos a impuestos en línea sin un permiso de impuesto sobre las ventas y uso o trabajar como contratista sin una licencia del TDLR puede generar impuestos atrasados con intereses. Una empresa puede incluso perder la capacidad de hacer cumplir los contratos en los tribunales de Texas.

Otro error común es no seguir las normas para las empresas que operan desde casa. Texas no regula estas empresas a nivel estatal, pero las ciudades y los pueblos individuales sí lo hacen. Varios municipios de la periferia de Dallas-Fort Worth exigen un permiso de ocupación de la vivienda antes de que puedas administrar legalmente una empresa desde una dirección residencial, incluso si los clientes nunca la visitan.

Las obligaciones relativas al impuesto de franquicia son otra causa común de confusión. Texas no tiene ningún impuesto estatal sobre los beneficios, pero las LLC y las sociedades anónimas siguen debiendo un impuesto de franquicia al contralor una vez que los ingresos de una empresa superan el umbral de 2,65 millones de dólares. Se presenta a través del mismo portal del contralor que tu permiso de impuesto sobre las ventas, y los atrasos en su presentación pueden complicar posteriormente las renovaciones de otros registros.

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Preguntas frecuentes sobre las licencias comerciales en Texas