ACH-Überweisungen (Automated Clearing House) sind eine gängige Methode für Unternehmen und Privatpersonen, Gelder auf elektronischem Wege zu senden oder zu empfangen. Im Jahr 2022 wurden 30 Mrd. ACH-Überweisungen mit einem Wert von über 76 Bio. USD getätigt. Trotz der Bequemlichkeit, Kosteneffizienz und Beliebtheit dieser Zahlungsmethode kommt es immer noch recht häufig vor, dass ACH-Überweisungen abgelehnt werden.

Wenn eine ACH-Überweisung nicht abgewickelt werden kann, gibt das ACH-Netzwerk einen „Ablehnungscode“ oder „Rückgabecode“ aus. Dieser Code erklärt, warum eine Überweisung nicht durchgeführt werden konnte. Der Grund kann einfach sein, wie z. B. die Eingabe einer falschen Kontonummer, oder er kann komplexer sein, wie z. B. Regeln und Einschränkungen, die Finanzinstitute für diese Art von Transaktionen festlegen.

Im Falle einer ACH-Ablehnung müssen Unternehmen unbedingt den Grund für die Ablehnung in Erfahrung bringen, um zukünftige Probleme zu vermeiden und das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden aufrechtzuerhalten. Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Arten von Ablehnungscodes, die Ursachen für Ablehnungen, Möglichkeiten der Vermeidung und mögliche Lösungswege.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind ACH-Überweisungen?
  
• Was sind ACH-Ablehnungscodes?
  
• Warum werden ACH-Überweisungen abgelehnt?
  
• Liste der ACH-Ablehnungscodes
  
• So gehen Unternehmen mit ACH-Ablehnungen um
  

Was sind ACH-Überweisungen?

ACH-Überweisungen (Automated Clearing House) sind eine Form des elektronischen Geldtransfers, bei dem Gelder zwischen verschiedenen Finanzinstituten übertragen werden. Solche Transaktionen werden in der Regel in großen Mengen abgewickelt und unterliegen den von der Nacha (ursprünglich National Automated Clearing House Association) in den USA aufgestellten Regeln.

ACH-Überweisungen sind ein zuverlässiges, kosteneffizientes und vielseitiges Zahlungsverfahren, das von US-Unternehmen weitgehend angenommen wird. Trotz gewisser Einschränkungen überwiegen die Vorteile oft die Nachteile, insbesondere im Hinblick auf die betriebliche Effizienz und das Kostenmanagement. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Fakten zu ACH-Überweisungen.

Merkmale von ACH-Überweisungen

• Kosteneffizienz: ACH-Überweisungen sind kostengünstiger als Banküberweisungen und Kreditkartentransaktionen. Unternehmen, die ihre Betriebskosten senken wollen, wählen aus diesem Grund häufig ACH-Überweisungen.

• Vielseitigkeit: Diese Art von Überweisungen kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B. für die direkte Einzahlung von Löhnen und Gehältern, für wiederkehrende Zahlungen wie Abonnements und für Lieferantenzahlungen.

• Stapelverarbeitung: Im Gegensatz zu Echtzeittransaktionen werden ACH-Überweisungen in der Regel in Stapeln verarbeitet. Dadurch dauert die Abwicklung oft länger, in der Regel bis zu drei Geschäftstage.

• Arten: ACH-Überweisungen können in ACH-Lastschriften und ACH-Gutschriften unterteilt werden. Mit ACH-Lastschriften kann ein Unternehmen Gelder aus einem fremden Konto entnehmen, meist mit vorheriger Genehmigung. Durch ACH-Gutschriften kann ein Unternehmen Gelder auf ein Konto einzahlen. Unternehmen verwenden diese Möglichkeit in der Regel für Lohn- und Lieferantenzahlungen.

Bedeutung für Unternehmen

• Äußerst effiziente Zahlungsmethode
  Dank der Stapelverarbeitung von ACH-Überweisungen können Unternehmen ihre finanziellen Aktivitäten besser planen, da sie den Zeitpunkt kennen, zu dem die Transaktionen abgerechnet werden.

• Einhaltung der Zahlungsvorschriften
  Die Konformität mit den Nacha-Vorschriften garantiert ein einheitliches, sicheres Verfahren, das das Risiko von Betrug oder Streitigkeiten minimiert.

• Höhere Genauigkeit von Finanzprognosen
  ACH-Überweisungen verbessern das Liquiditätsmanagement, da sie vorhersehbar und kostengünstig sind. Unternehmen können ihre Finanzen genauer vorhersagen und so die verfügbaren Ressourcen optimieren.

• Kompatibilität mit einer flexiblen Zahlungsstrategie
  Die Annahme von ACH-Zahlungen kann ein Unternehmen für Kundinnen und Kunden attraktiver machen, die es vorziehen, keine Kreditkarten zu verwenden. ACH-Zahlungen bieten somit eine Alternative, die für beide Seiten von Vorteil ist.

Beschränkungen

• Langsamere Abwicklungszeiten
  Zu den Nachteilen von ACH-Überweisungen gehört eine langsamere Abwicklung, die bis zu einigen Tagen dauern kann. Dieser Nachteil kann für Unternehmen, die einen schnellen Zugriff auf Geldmittel benötigen, problematisch sein.

• Risiko der unzureichenden Deckung
  ACH-Lastschriften werden u. U. nicht verrechnet, wenn das Konto der/des Zahlenden nicht ausreichend gedeckt ist, was zu Zahlungsverzögerungen und letztlich zu Gebühren führt.

• Teilweise komplexe Fehlerbehebung
  Da ACH-Überweisungen automatisiert und im Stapelverfahren abgewickelt werden, kann die Behebung von Fehlern zeitaufwändiger und komplexer sein als bei anderen Zahlungsformen.

Was sind ACH-Ablehnungscodes?

ACH-Ablehnungscodes sind alphanumerische Meldungen, die angeben, warum eine ACH-Transaktion nicht abgewickelt werden konnte. Die Codes beschreiben, was bei einer bestimmten ACH-Überweisung schiefgelaufen ist, und geben Unternehmen und Finanzinstituten die Möglichkeit, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Warum werden ACH-Überweisungen abgelehnt?

ACH-Ablehnungen können aus einer Vielzahl von Gründen erfolgen, die im Allgemeinen in eine der folgenden fünf Kategorien fallen: administrative Fehler, Autorisierungsprobleme, finanzielle Unzulänglichkeiten, Timing- und Abwicklungsprobleme oder Risikomanagement und regulatorische Compliance. Jede Kategorie birgt ihre eigenen Herausforderungen und erfordert spezifische Lösungen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Ursachen für ACH-Ablehnungen.

Administrative Fehler

• Falsche Kontoinformationen: Zu den häufigsten Gründen für eine ACH-Ablehnung gehören falsche Kontonummern oder Routingnummern. Stimmt eine der beiden Angaben nicht, wird die Transaktion nicht ausgeführt.

• Geschlossene oder nicht existierende Konten: Wenn ein Konto geschlossen wurde oder nie existiert hat, wird die ACH-Transaktion unter Angabe spezifischer Codes wie R02 oder R03 abgelehnt.

• Nicht übereinstimmende Kontotypen: Manche ACH-Transaktionen erfordern eine bestimmte Art von Konto, z. B. ein Geschäftskonto oder ein Sparkonto. Wenn die Kontotypen nicht übereinstimmen, wird die Überweisung nicht ausgeführt.

Autorisierungsprobleme

• Fehlende Vorabautorisierung: Damit eine ACH-Abbuchung durchgeführt werden kann, muss die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber in der Regel eine Vorabgenehmigung erteilen. Fehlt eine solche Genehmigung, wird die Transaktion abgelehnt.

• Widerrufene Autorisierung: Es kann vorkommen, dass eine Kundin bzw. ein Kunde oder ein Geschäftspartner eine zuvor erteilte Abbuchungsermächtigung widerruft. In solchen Fällen werden alle nachfolgenden ACH-Transaktionen abgelehnt.

• Streitigkeiten über die Autorisierung von Kapitalgesellschaften: Wenn eine Kapitalgesellschaft im Rahmen einer Unternehmenstransaktion mitteilt, dass eine ACH-Abbuchung oder -Gutschrift nicht autorisiert ist, wird die Transaktion gekennzeichnet und abgelehnt.

Finanzielle Probleme

• Unzureichende Deckung: Zu den einfachsten Gründen für eine ACH-Ablehnung gehört eine unzureichende Deckung des Kontos, das belastet werden soll. In diesem Fall wird ein R01-Code ausgelöst.

• Nicht eingezogene Gelder: Gelder können auf einem Konto vorhanden sein, aber noch nicht verrechnet oder eingezogen werden, was zu einem R09-Ablehnungscode führt.

• Zahlungsstopps: Kontoinhaber/innen haben das Recht, einen Zahlungsstopp für bestimmte Transaktionen zu erteilen. Wenn ein solcher Auftrag vorliegt, wird die entsprechende ACH-Abbuchung abgelehnt.

Timing- und Abwicklungsprobleme

• Veraltete oder abgelaufene Einträge: In einigen Fällen können ACH-Transaktionen nur innerhalb eines begrenzten Zeitraums abgewickelt werden. Wenn sie zu spät eingereicht werden, besteht die Gefahr, dass sie abgelehnt werden.

• Überschreitung von Transaktionslimits: Sowohl für Einzelkonten als auch für Unternehmen können unterschiedliche Obergrenzen für die zu überweisenden Beträge gelten. Nacha hat die Obergrenze für ACH-Zahlungen am selben Tag im Jahr 2022 auf 1 Mio. USD pro Zahlung erhöht. Das Überschreiten dieser Grenzen führt zur Ablehnung der Transaktion.

• Probleme mit dem Ursprung der Zahlung: In manchen Fällen liegt das Problem nicht beim Empfängerkonto, sondern bei der Originating Depository Financial Institution (ODFI). Wenn diese aus irgendeinem Grund die Rückgabe einer Buchung verlangt, wird die Transaktion nicht durchgeführt.

Risikomanagement und regulatorische Compliance

• Betrugsverdacht: Finanzinstitute überwachen kontinuierlich auf verdächtige Aktivitäten. Eine ACH-Transaktion, die als potenziell betrügerisch eingestuft wird, wird zum Schutz vor nicht autorisierten Transaktionen abgelehnt.

• Nichteinhaltung von Vorschriften: Die Nichteinhaltung der Nacha-Richtlinien oder anderer regulatorischer Standards kann ebenfalls zu Ablehnungen führen. Dazu können Fehler bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder die Nichteinhaltung von Protokollen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung gehören.

Diese Gründe zu kennen, kann Unternehmen und Finanzinstituten helfen, ihre ACH-Transaktionsprozesse zu optimieren, die Fehlerbehebung zu verbessern, Probleme schneller zu lösen und generell für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

Liste der ACH-Ablehnungscodes

ACH-Ablehnungs- und Rückgabecodes sind unvermeidlich, wenn Sie Banküberweisungen als Zahlungsmethode akzeptieren. Bevor wir auf die einzelnen Codes eingehen, möchten wir Ihnen ein paar wichtige Begriffe erklären:

• Eintrag: Jegliche Einreichung einer ACH-Transaktion
  
• Rückgabe: Rücksendung eines Eintrags an die ODFI, nachdem er zur Verarbeitung angenommen wurde
  
• Ablehnung: Die Zurückweisung einer Transaktion zur Verarbeitung im ACH-Netzwerk
  
• ODFI: Originating Depository Financial Institution, die ACH-Transaktionen sendet
  
• RDFI: Receiving Depository Financial Institution, die ACH-Transaktionen empfängt
  

Im Folgenden finden Sie eine Liste aller ACH-Ablehnungscodes, ihre Bedeutung, ihre Ursachen und die jeweils erforderlichen Maßnahmen:

R01 – Keine ausreichende Deckung

• Beschreibung: Auf dem Konto sind nicht genügend Gelder vorhanden, um die Transaktion zu decken.
  
• Vorbeugung: Überwachen Sie den Kontostand regelmäßig und richten Sie Warnungen bei niedrigem Kontostand ein.
  
• Maßnahme: Setzen Sie sich mit der Kontoinhaberin oder dem Kontoinhaber in Verbindung, um das Problem zu klären, und reichen Sie die Transaktion ein, sobald das Guthaben verfügbar ist.
  

R02 – Konto geschlossen

• Beschreibung: Die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber hat das Konto, auf das zugegriffen werden soll, geschlossen.
  
• Vorbeugung: Bestätigen Sie den Kontostatus, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Holen Sie neue Kontoinformationen von der Kontoinhaberin oder dem Kontoinhaber ein und aktualisieren Sie Ihre Unterlagen.
  

R03 – Kein Konto/Konto kann nicht gefunden werden

• Beschreibung: Die Kontonummer oder die Routinginformationen stimmen mit keinem Konto bei der RDFI überein.
  
• Vorbeugung: Verifizieren Sie die Kontonummer, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Fordern Sie korrekte Kontoinformationen von der Empfängerin oder dem Empfänger an.
  

R04 – Ungültige Kontonummer

• Beschreibung: Die mit einer Transaktion übermittelte Kontonummer ist falsch, weil sie falsche Ziffern enthält, die digitale Validierung nicht bestanden hat oder nicht mit den Kontonummern bei der RDFI übereinstimmt.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Kontonummern anhand einer vordefinierten Struktur.
  
• Maßnahme: Ermitteln Sie die richtige Kontonummer und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R05 – Unerlaubte Abbuchung von einem Verbraucherkonto unter Verwendung des SEC-Codes einer Kapitalgesellschaft

• Beschreibung: Ein SEC-Code (Standard Entry Class) der Kapitalgesellschaft wurde fälschlicherweise für ein Verbraucherkonto verwendet.
  
• Vorbeugung: Stellen Sie sicher, dass die richtigen SEC-Codes für die Art der Transaktion verwendet werden.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie den SEC-Code und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R06 – Gemäß ODFI-Antrag zurückgegeben

• Beschreibung: Die ODFI hat die Transaktion aus diversen Gründen zurückgegeben.
  
• Vorbeugung: Bestätigen Sie die Transaktionsdetails vor der Übermittlung.
  
• Maßnahme: Setzen Sie sich mit der ODFI in Verbindung, um das Problem zu klären und die weitere Vorgehensweise zu bestimmen.
  

R07 – Autorisierung von Kundin oder Kunde widerrufen

• Beschreibung: Die Kundin oder der Kunde hat die Autorisierung der Transaktion widerrufen.
  
• Vorbeugung: Halten Sie die Berechtigungen auf dem neuesten Stand und kommunizieren Sie diesbezüglich mit den Kundinnen und Kunden.
  
• Maßnahme: Reichen Sie die Transaktion nicht erneut ohne eine neue Autorisierung ein.
  

R08 – Zahlung angehalten

• Beschreibung: Die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber hat einen Zahlungsstopp für diese bestimmte Transaktion verfügt. Dieser Code ist die allgemeine Anweisung für die meisten angehaltenen Zahlungen, mit Ausnahme von Zahlungsstopps für einen Ursprungsbeleg oder RCK-Einträge („Re-presented Check Entry“ oder geplatzte Schecks), für die weiter unten spezifische Codes angegeben sind.
  
• Vorbeugung: Bestätigen Sie die Autorisierung und die Zahlungsdetails mit der Kontoinhaberin oder dem Kontoinhaber.
  
• Maßnahme: Kontaktieren Sie die Kontoinhaberin oder den Kontoinhaber, um das Problem zu lösen.
  

R09 – Nicht eingezogene Gelder

• Beschreibung: Auf dem Konto befinden sich möglicherweise Einzahlungen, die noch nicht verrechnet wurden, sodass die Mittel für die Transaktion nicht ausreichen.
  
• Vorbeugung: Beachten Sie die Fristen für die Verrechnung von Einzahlungen.
  
• Maßnahme: Sie können die Transaktion erneut einreichen, sobald die Gelder eingezogen sind.
  

R10 – Kundin oder Kunde meldet nicht erteilte Autorisierung

• Beschreibung: Die Kundin oder der Kunde gibt an, dass die Transaktion nicht autorisiert wurde.
  
• Vorbeugung: Holen Sie sich eine ordnungsgemäße Autorisierung ein, bevor Sie die Transaktion einleiten.
  
• Maßnahme: Reichen Sie die Transaktion nicht erneut ein, ohne eine neue Autorisierung einzuholen.
  

R11 – Rückgabe während der Scheckverrechnung

• Beschreibung: Ein Fehler bei der Scheckverrechnung ist aus verschiedenen Gründen aufgetreten, die auf den Bankrichtlinien basieren.
  
• Vorbeugung: Bestätigen Sie die Scheckdetails, bevor Sie den Scheck verrechnen.
  
• Maßnahme: Erkundigen Sie sich bei der Bank nach den Einzelheiten des Falls und bearbeiten Sie den Scheck bei Bedarf erneut.
  

R12 – Konto an andere RDFI verkauft

• Beschreibung: Die Kundin oder der Kunde hat die Bank gewechselt und das Konto wurde an eine andere RDFI übertragen.
  
• Vorbeugung: Aktualisieren Sie die Kontoinformationen regelmäßig.
  
• Maßnahme: Erfragen Sie die neue Bankverbindung bei der Kundin oder dem Kunden und aktualisieren Sie Ihre Unterlagen.
  

R13 – Ungültige ACH-Routingnummer

• Beschreibung: Die ACH-Routingnummer ist falsch.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie Routingnummern, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Aktualisieren Sie die Routingnummer und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R14 – Vertreter/in der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers verstorben oder kann in dieser Funktion nicht fortfahren

• Beschreibung: Die/der Vertreter/in der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers ist verstorben oder nicht in der Lage, diese Funktion weiter auszuüben.
  
• Vorbeugung: Führen Sie eine Liste der Vertreter/innen von Zahlungsempfängerinnen und Zahlungsempfängern und deren Status.
  
• Maßnahme: Ernennen Sie eine neue Vertreterin oder einen neuen Vertreter und aktualisieren Sie die Unterlagen.
  

R15 – Begünstigte/r oder Kontoinhaber/in verstorben

• Beschreibung: Die/der Begünstigte oder die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber ist verstorben.
  
• Vorbeugung: Aktualisieren Sie regelmäßig die Informationen über Kontoinhaber/innen und Begünstigte.
  
• Maßnahme: Stellen Sie sämtliche Transaktionen ein und wenden Sie sich an den Nachlass oder die neue Kontoinhaberin bzw. den neuen Kontoinhaber.
  

R16 – Konto eingefroren

• Beschreibung: Das Konto ist aufgrund von rechtlichen Maßnahmen oder Bankrichtlinien eingefroren.
  
• Vorbeugung: Verfolgen Sie rechtliche Fragen im Zusammenhang mit Konten.
  
• Maßnahme: Wenden Sie sich an das Finanzinstitut, um Einzelheiten zu erfahren und eine Lösung zu finden.
  

R17 – Kriterien für die Bearbeitung von Datensätzen

• Beschreibung: Die Einträge enthalten ungültige Formatierungen oder Daten, die die RDFI so interpretieren könnte, dass die Transaktion unter fragwürdigen Umständen eingeleitet wurde.
  
• Vorbeugung: Validieren Sie jedes Feld des Eintrags vor der Übermittlung.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie den Eintrag und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R18 – Unzulässiges Datum des Inkrafttretens des Eintrags

• Beschreibung: Die Transaktion wurde mit einem falschen Datum des Inkrafttretens des Eintrags eingeleitet. Das ist das Datum, an dem die Transaktion nach dem Willen der ODFI stattfinden soll.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie das Datum des Inkrafttretens vor der Einreichung.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie das Datum und reichen Sie es erneut ein.
  

R19 – Fehler im Betragsfeld

• Beschreibung: Der in das Feld „Betrag“ eingegebene Betrag ist ungültig.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Beträge vor dem Einreichen.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie den Betrag und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R20 – Nicht-Transaktionskonto

• Beschreibung: Richtlinien oder Vorschriften verhindern ACH-Transaktionen auf diesem Konto.
  
• Vorbeugung: Bestätigen Sie die Kontoart, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Verwenden Sie eine alternative Zahlungsmethode oder ein anderes Konto.
  

R21 – Ungültige Unternehmens-ID

• Beschreibung: Die Angaben zur Unternehmens-ID sind falsch oder veraltet, was in der Regel auf eine falsche Eingabe zurückzuführen ist.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Unternehmens-ID, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Aktualisieren Sie die Unternehmens-ID und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R22 – Ungültige individuelle ID-Nummer

• Beschreibung: Die individuelle ID, die normalerweise von einer Kundin oder einem Kunde im Feld „Kunden-ID“ eingegeben wird, war ungültig.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie individuelle ID-Nummern, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Aktualisieren Sie die individuelle ID-Nummer und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R23 – Gutschrift von Empfänger/in abgelehnt

• Beschreibung: Das Finanzinstitut, das die Transaktion empfängt (RDFI), hat die Gutschrift abgelehnt, möglicherweise wegen einer Anfechtung oder mangelnder Übereinstimmung.
  
• Vorbeugung: Bestätigen Sie die Bedingungen der Transaktion mit der RDFI.
  
• Maßnahme: Lösen Sie das Problem mit der RDFI und handeln Sie entsprechend.
  

R24 – Doppelter Eintrag

• Beschreibung: Die gleiche Transaktion wurde mehr als einmal eingereicht.
  
• Vorbeugung: Implementieren Sie Kontrollen, um doppelte Transaktionen zu verhindern.
  
• Maßnahme: Bestätigen Sie, ob es sich um ein echtes Duplikat handelt, und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen.
  

R25 – Fehler bei Zusatz

• Beschreibung: Der Zusatzdatensatz, der die Kontoinhaberin oder den Kontoinhaber identifiziert oder der RDFI Zahlungsinformationen liefert, ist falsch oder nicht in der richtigen Reihenfolge.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Zusatzdatensätze vor der Einreichung.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie den Zusatzdatensatz und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R26 – Fehler in einem Pflichtfeld

• Beschreibung: In einem Pflichtfeld fehlen Informationen aufgrund einer unvollständigen Dateneingabe. Das kann dazu führen, dass der ACH-Betreiber die Transaktion ablehnt.
  
• Vorbeugung: Achten Sie darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
  
• Maßnahme: Füllen Sie die fehlenden Felder aus und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R27 – Fehler bei der Kontrollnummer

• Beschreibung: Die übermittelten Kontrollnummern stimmen nicht mit den Kontrollnummern im Zusatzdatensatz überein.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Kontrollnummern vor der Einreichung.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Kontrollnummer und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R28 – Fehler bei der Prüfziffer der Routingnummer

• Beschreibung: Die Prüfziffer, d. h. die letzte Ziffer der Routingnummer, ist falsch.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Routingnummern und ihre Prüfziffern.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Prüfziffer und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R29 – Unternehmenskundin oder -kunde meldet nicht erteilte Autorisierung

• Beschreibung: Die Inhaberin oder der Inhaber des Unternehmenskontos hat der RDFI mitgeteilt, dass die Transaktion nicht autorisiert ist.
  
• Vorbeugung: Holen Sie sich eine ordnungsgemäße Autorisierung ein, bevor Sie die Transaktion einleiten.
  
• Maßnahme: Reichen Sie die Transaktion nicht erneut ein, ohne eine neue Autorisierung einzuholen.
  

R30 – RDFI ist nicht Teilnehmer am Programm zur Scheckverrechnung

• Beschreibung: Die RDFI nimmt nicht am Programm zur Scheckverrechnung teil.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Kapazitäten mit der RDFI.
  
• Maßnahme: Verwenden Sie eine andere Zahlungsform.
  

R31 – Zulässiger Rückgabeeintrag

• Beschreibung: Die RDFI hat die ODFI gebeten, das Zahlungsformat Kredit- oder Debitkarte oder „Corporate Trade Exchange“ (CTX) zurückzugeben, und die ODFI hat zugestimmt.
  
• Vorbeugung: Nicht zutreffend, da es auf gegenseitigem Einverständnis beruht.
  
• Maßnahme: Befolgen Sie die Richtlinien, die in der Vereinbarung zwischen ODFI und RDFI festgelegt sind.
  

R32 – Keine Abwicklung durch RDFI

• Beschreibung: Die RDFI ist aus verschiedenen Gründen nicht in der Lage, den Eintrag abzuwickeln.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Abwicklungskapazitäten mit der RDFI.
  
• Maßnahme: Bestätigen Sie die Abwicklungsmöglichkeiten mit der RDFI.
  

R33 – Rückgabe eines XCK-Eintrags

• Beschreibung: Die RDFI hat den Eintrag für einen verlorenen, zerstörten oder beschädigten Scheck (XCK-Eintrag) zurückgegeben.
  
• Vorbeugung: Machen Sie sich mit den Rückgabebedingungen für verlorene oder beschädigte Schecks vertraut.
  
• Maßnahme: Ermitteln Sie, warum der Scheck nicht bearbeitet werden kann, und leiten Sie die nächsten Schritte ein.
  

R34 – Eingeschränktes Teilnahme-DFI

• Beschreibung: Eine staatliche oder bundesstaatliche Aufsichtsbehörde hat die Verarbeitungsfähigkeit der RDFI bei ACH-Transaktionen eingeschränkt.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Fähigkeiten der RDFI im Voraus.
  
• Maßnahme: Wenden Sie sich an die RDFI, um das weitere Vorgehen zu besprechen.
  

R35 – Rückgabe einer unzulässigen Lastschrift

• Eine Lastschrift wurde unzulässigerweise eingereicht, da sie in bestimmten Fällen nicht zulässig ist.
  
• Vorbeugung: Machen Sie sich mit den Kriterien für eine korrekte Lastschrift vertraut.
  
• Maßnahme: Ermitteln Sie den Grund und nehmen Sie vor der erneuten Einreichung Korrekturen vor.
  

R36 – Rückgabe einer unzulässigen Gutschrift

• Eine Gutschrift wurde unzulässigerweise eingereicht, da sie in bestimmten Fällen nicht zulässig ist.
  
• Vorbeugung: Machen Sie sich mit den Kriterien für eine korrekte Gutschrift vertraut.
  
• Maßnahme: Ermitteln Sie den Grund und nehmen Sie vor der erneuten Einreichung Korrekturen vor.
  

R37 – Quelldokument zur Zahlung vorgelegt

• Beschreibung: Es wurde versucht, eine doppelte Zahlung vorzunehmen, indem das Quelldokument zu einer bestehenden ACH-Transaktion zur Zahlung vorgelegt wurde.
  
• Vorbeugung: Verfolgen Sie Quelldokumente und zugehörige ACH-Einträge.
  
• Prüfen und korrigieren Sie die doppelte Zahlung.
  

R38 – Zahlungsstopp für Quelldokument

• Beschreibung: Die Inhaberin oder der Inhaber des Empfängerkontos beantragt, die Zahlung für einen Scheck zu stoppen, der in eine elektronische Zahlung umgewandelt wurde.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie auf Anweisungen zum Zahlungsstopp.
  
• Maßnahme: Stellen Sie die Verarbeitung ein und konsultieren Sie die Kontoinhaberin oder den Kontoinhaber.
  

R39 – Unzulässiges Quelldokument

• Beschreibung: Das Quelldokument im Zusammenhang mit der ACH-Zahlung ist falsch oder unzureichend.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Quelldokumente, bevor Sie Einträge erstellen.
  
• Maßnahme: Ersetzen oder korrigieren Sie das Quelldokument.
  

R40 – Rückgabe eines ENR-Eintrags durch eine Bundesbehörde

• Beschreibung: Eine Bundesbehörde hat einen automatischen Registrierungseintrag (ENR-Eintrag) zurückgegeben.
  
• Vorbeugung: Befolgen Sie die ENR-Vorschriften für Einträge.
  
• Maßnahme: Erfragen Sie den genauen Grund bei der Behörde und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen.
  

R41 – Ungültiger Transaktionscode

• Beschreibung: Der Transaktionscode ist nicht korrekt, konkret in Bezug auf die Anmeldung von Direkteinzahlungen oder Direktzahlungen bei einer Bundesbehörde.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie den Transaktionscode vor der Einreichung.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie den Transaktionscode und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R42 – Fehler bei der Routingnummer/Prüfziffer

• Beschreibung: Die Prüfziffer am Ende der Routingnummer ist in einem ENR-Eintrag einer Bundesbehörde falsch.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Routingnummern und ihre Prüfziffern.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Prüfziffer und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R43 – Ungültige RDFI-Kontonummer

• Beschreibung: Die RDFI-Kontonummer ist falsch. Dieser Rückgabecode tritt nur bei ENR-Einträgen auf und ist somit ausschließlich für Bundesbehörden relevant.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Kontonummer, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Kontonummer und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R44 – Ungültige individuelle ID-Nummer

• Beschreibung: Die angegebene individuelle Identifikationsnummer stimmt nicht mit der gespeicherten ID-Nummer überein, und zwar speziell bei Transaktionen mit Bundesbehörden.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie individuelle ID-Nummern, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Aktualisieren Sie die individuelle ID-Nummer und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R45 – Ungültiger Name einer Person

• Beschreibung: Der Name der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers ist falsch oder falsch geschrieben.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Namen, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Aktualisieren Sie den Namen und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R46 – Ungültiges Kennzeichen der Vertreterin oder des Vertreters der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers

• Der Code für das Kennzeichen der Vertreterin oder des Vertreters der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers ist falsch.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie den Code für das Kennzeichen, bevor Sie Transaktionen einleiten.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie den Code für das Kennzeichen und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R47 – Doppelte Registrierung

• Beschreibung: RDFIs senden ENRs an Bundesbehörden, um ACH-Zahlungen oder Direkteinzahlungen bei diesen Institutionen zu veranlassen. In diesem Fall wurde derselbe ENR mehr als einmal eingereicht.
  
• Vorbeugung: Implementieren Sie Kontrollen, um doppelte Registrierungen zu verhindern.
  
• Maßnahme: Ermitteln Sie, ob es sich um ein echtes Duplikat handelt, und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen.
  

R50 – Staatliches Gesetz mit Einfluss auf die RCK-Annahme

• Beschreibung: Die RDFI befindet sich entweder in einem Bundesstaat, der keine digitalen Zahlungen zulässt, oder verlangt, dass stornierte Schecks je nach bundesstaatlicher Gesetzgebung innerhalb einer bestimmten Frist an die Kundin oder den Kunden zurückgesendet werden.
  
• Vorbeugung: Machen Sie sich mit den für Ihre Transaktionen geltenden bundesstaatlichen Gesetzen vertraut.
  
• Maßnahmen: Informieren Sie sich über die spezifischen Gesetze des Bundesstaates, über den die Transaktion abgewickelt wurde, und beachten Sie diese bei zukünftigen Transaktionen.
  

R51 – Artikel in Bezug auf RCK-Eintrag ist nicht zulässig oder RCK-Eintrag ist ungeeignet

• Beschreibung: Ein Eintrag für einen Scheck, der zurückgegeben und erneut vorgelegt wurde, ist entweder nicht zur Verarbeitung geeignet, weil er nicht zulässig ist, oder der Eintrag wurde nicht ordnungsgemäß vorbereitet oder ausgeführt.
  
• Vorbeugung: Prüfen Sie die Zulässigkeit und Richtigkeit der Einträge.
  
• Maßnahme: Prüfen Sie, ob Ihre Transaktion allen geltenden Vorschriften und Richtlinien entspricht.
  

R52 – Zahlung für einen Posten im Zusammenhang mit einem RCK-Eintrag stoppen

• Beschreibung: Die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber erteilt einen Stoppauftrag für einen abgelehnten Scheck, der elektronisch weiterverarbeitet wird.
  
• Vorbeugung: Vergewissern Sie sich, dass kein Zahlungsstopp vorliegt, bevor Sie fortfahren.
  
• Maßnahme: Kontaktieren Sie die ausstellende Bank oder die/den Zahlenden, um das Problem zu lösen.
  

R53 – Posten und RCK-Eintrag zur Zahlung vorgelegt

• Beschreibung: Sowohl die ursprüngliche Transaktion als auch der dazugehörige RCK-Eintrag wurden eingereicht, was zu einer doppelten Transaktion führt.
  
• Vorbeugung: Gehen Sie vorsichtig vor, wenn Sie sowohl den Posten als auch den Eintrag einreichen.
  
• Maßnahme: Gleichen Sie die Zahlungsdatensätze ab, um die doppelte Transaktion zu beseitigen.
  

R61 – Fehlgeleitete Rückgabe

• Beschreibung: Eine stornierte Transaktion wurde an das falsche Institut gesendet.
  
• Vorbeugung: Prüfen Sie die Richtigkeit der Routingnummern.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Routinginformationen und übermitteln Sie die Transaktion erneut.
  

R62 – Rückgabe einer fehlerhaften oder stornierten Lastschrift

• Beschreibung: Eine Lastschrift wurde irrtümlich gesendet oder muss storniert werden.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie Einträge zweimal, bevor Sie sie abschließen.
  
• Maßnahme: Geben Sie je nach Bedarf eine korrigierende oder stornierende Transaktion aus.
  

R63 – Falscher Geldbetrag

• Beschreibung: Der in der Transaktion angegebene Geldbetrag ist falsch.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Transaktionsbeträge vor der Einreichung.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie den Betrag und führen Sie eine neue Transaktion durch.
  

R64 – Falsche individuelle Identifikation

• Beschreibung: Die individuelle ID-Nummer in der Rückgabetransaktion stimmt nicht mit derjenigen im ursprünglichen Eintrag überein.
  
• Vorbeugung: Bestätigen Sie die individuellen Identifikationsdaten.
  
• Maßnahme: Aktualisieren Sie die Informationen und verarbeiten Sie die Transaktion erneut.
  

R65 – Falscher Transaktionscode

• Beschreibung: Der Transaktionscode ist nicht korrekt für die gegebene Art der Transaktion.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Richtigkeit der Transaktionscodes.
  
• Maßnahme: Aktualisieren Sie den Transaktionscode und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R66 – Falsche Unternehmens-ID

• Beschreibung: Die Unternehmens-ID in der Transaktion stimmt nicht mit der ID-Nummer im Stapelkopfzeilendatensatz überein. Dabei handelt es sich um eine Metainformation zur Übertragung eines Transaktionsstapels.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Informationen zur Unternehmens-ID.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Unternehmens-ID und verarbeiten Sie die Transaktion erneut.
  

R67 – Doppelte Rückgabe

• Beschreibung: Der Rückgabeeintrag wurde bereits verarbeitet, was zu einer Duplikation führte.
  
• Vorbeugung: Verfolgen Sie verarbeitete Rückgaben, um eine erneute Einreichung zu vermeiden.
  
• Maßnahme: Keine Maßnahme erforderlich, aber überprüfen Sie die internen Prozesse, um zukünftige Vorfälle zu vermeiden.
  

R68 – Unpünktliche Rückgabe

• Beschreibung: Die Rückgabe wurde nicht innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens bearbeitet.
  
• Vorbeugung: Überwachen Sie die Fristen für die Bearbeitung von Rückgaben.
  
• Maßnahme: Reichen Sie die Rückgabe, wenn möglich, innerhalb des zulässigen Zeitrahmens erneut ein.
  

R69 – Feldfehler

• Beschreibung: Ein oder mehrere Felder enthalten falsche Informationen, die von der ODFI eingegeben wurden, wie z. B. eine falsche Kontonummer oder ein nicht übereinstimmender Name auf dem Konto, was zur Rückgabe der Transaktion führt.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie alle Felder vor der Einreichung.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Fehler in den angegebenen Feldern und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

R70 – Zulässiger Rückgabeeintrag nicht akzeptiert oder Rückgabe nicht von ODFI angefordert

• Beschreibung: Ein zulässiger Rückgabeeintrag wurde nicht wie vorgesehen verarbeitet oder eine Rückgabe wurde von der ODFI nicht angefordert.
  
• Vorbeugung: Beachten Sie die ODFI-Regeln für Rückgaben.
  
• Maßnahme: Ermitteln Sie die Gründe für die Nichtakzeptanz und handeln Sie entsprechend.
  

R71 – Fehlgeleitete nicht eingelöste Rückgabe

• Beschreibung: Eine nicht eingelöste Rückgabe – eine Rückgabe, die einmal an die ODFI zurückgesendet, aber nicht korrekt ausgeführt wurde und erneut gesendet werden muss – wurde nicht an das richtige Institut gesendet.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Richtigkeit der Routingnummern für Rückgaben.
  
• Maßnahme: Leiten Sie die nicht eingelöste Rückgabe an das richtige Institut weiter.
  

R72 – Unpünktliche, nicht eingelöste Rückgabe

• Beschreibung: Eine nicht eingelöste Rückgabe wurde nicht innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens bearbeitet.
  
• Vorbeugung: Beachten Sie die Fristen für nicht eingelöste Rückgaben.
  
• Maßnahme: Reichen Sie, wenn möglich, die Rückgabe innerhalb des zulässigen Zeitrahmens erneut ein.
  

R73 – Rechtzeitige ursprüngliche Rückgabe

• Beschreibung: Die RDFI bestätigt, dass die ursprüngliche Rückgabe innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens bearbeitet wurde.
  
• Vorbeugung: Nicht zutreffend.
  
• Maßnahme: Keine Maßnahme erforderlich.
  

R74 – Korrigierte Rückgabe

• Beschreibung: Eine zuvor nicht ordnungsgemäß bearbeitete Rückgabe wurde inzwischen korrigiert.
  
• Vorbeugung: Nicht zutreffend.
  
• Maßnahme: Keine Maßnahme erforderlich.
  

R75 – Rückgabe, kein Duplikat

• Beschreibung: Diese Meldung ist eine Antwort auf den Ablehnungscode R67. Die RDFI beanstandet eine unzulässige Zurückweisung einer Rückgabe durch die ODFI.
  
• Vorbeugung: Nicht zutreffend.
  
• Maßnahme: Keine Maßnahme erforderlich.
  

R76 – Keine Fehler gefunden

• Beschreibung: Diese Meldung ist eine Antwort auf den Ablehnungscode R69, bei dem die ODFI Feldfehler angegeben hat. Dieser Code dient als formale Beanstandung; die RDFI ist der Ansicht, dass diese Fehler tatsächlich nicht vorhanden sind.
  
• Vorbeugung: Nicht zutreffend.
  
• Maßnahme: Keine Maßnahme erforderlich.
  

R77 – Nichtannahme einer nicht eingelösten Rückgabe von R62

• Beschreibung: Diese Meldung ist eine Antwort auf den Ablehnungscode R62, der angibt, dass die RDFI entweder die fehlerhafte Transaktion und die Stornierung bereits zurückgegeben hat, oder dass sie die Gelder nicht wie in R62 angegeben von der Empfängerin oder dem Empfänger zurückholen kann.
  
• Vorbeugung: Machen Sie sich mit den Kriterien für die Annahme von nicht eingelösten Rückgaben vertraut.
  
• Maßnahme: Prüfen Sie, warum die Transaktion nicht akzeptiert wurde, und reichen Sie sie bei Bedarf erneut ein.
  

Darüber hinaus stehen die folgenden Ablehnungscodes im Zusammenhang mit internationalen ACH-Transaktionen (IATs):

R80 – Kodierungsfehler beim IAT-Eintrag

• Beschreibung: In der IAT-Eingabe sind Kodierungsfehler vorhanden.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Kodierung von IAT-Einträgen.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Kodierungsfehler und reichen Sie den IAT-Eintrag erneut ein.
  

R81 – Keine Teilnahme am IAT-Programm

• Beschreibung: Die RDFI nimmt nicht am IAT-Programm teil.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie, ob die RDFI am IAT-Programm teilnimmt.
  
• Maßnahme: Suchen Sie entweder eine RDFI, die daran teilnimmt, oder vermeiden Sie die Verwendung von IAT für die Transaktion.
  

R82 – Ungültige ausländische RDFI-Kennung

• Beschreibung: Die Kennung der ausländischen RDFI ist falsch.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Identifikationsdaten des ausländischen Instituts.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie die Identifikationsangaben und bearbeiten Sie die Transaktion erneut.
  

R83 – Ausländische RDFI kann nicht abwickeln

• Beschreibung: Die ausländische RDFI kann die Transaktion nicht abwickeln.
  
• Vorbeugung: Bestätigen Sie die Fähigkeit des ausländischen Instituts, Transaktionen abzuwickeln, bevor Sie eine Transaktion einleiten.
  
• Maßnahme: Arbeiten Sie direkt mit dem ausländischen Institut zusammen, um das Problem zu beheben.
  

R84 – Eintrag wird vom Gateway nicht verarbeitet

• Beschreibung: Der Eintrag wurde von dem designierten Gateway – einem Dienstleister, der als Zugangspunkt zum ACH-Netzwerk für Finanzinstitute fungiert – nicht verarbeitet.
  
• Vorbeugung: Leiten Sie Transaktionen über ein funktionierendes Gateway.
  
• Maßnahme: Reichen Sie die Transaktion erneut über ein funktionierendes Gateway ein oder wenden Sie sich an das Gateway, um eine Lösung zu finden.
  

R85 – Falsch codierte ausgehende internationale Zahlung

• Beschreibung: Eine ausgehende internationale Zahlung wurde falsch kodiert.
  
• Vorbeugung: Überprüfen Sie die Kodierung von internationalen Zahlungen.
  
• Maßnahme: Korrigieren Sie den Code und reichen Sie die Transaktion erneut ein.
  

So gehen Unternehmen mit ACH-Ablehnungen um

Weniger ACH-Ablehnungen bedeuten eine geringere betriebliche Belastung für Ihr Team und einen einfacheren Prozess für Ihre Kundinnen und Kunden, was zu einer stärkeren Kundenbindung führen kann.

Um unnötige ACH-Ablehnungen zu vermeiden und sie effektiv zu handhaben, wenn sie tatsächlich auftreten, müssen Unternehmen eine vielschichtige Strategie umsetzen. Dazu gehören vorbeugende Maßnahmen, die rechtzeitige Erkennung von Problemen und angemessene Folgemaßnahmen. Im Folgenden finden Sie die Maßnahmen, die Sie ergreifen können:

Vorbeugende Maßnahmen

• Kontodaten prüfen: Bevor Sie eine ACH-Transaktion einleiten, sollten Sie die Konto- und Routingnummern der Empfängerin oder des Empfängers überprüfen. Sie können diese Prüfung manuell oder mithilfe elektronischer Prüfdienste vornehmen.

• Ordnungsgemäße Autorisierung einholen: Holen Sie für wiederkehrende Zahlungen schriftliche Genehmigungen von Ihren Kundinnen und Kunden oder Lieferanten ein und bewahren Sie diese sicher auf. Aktualisieren Sie diese regelmäßig, damit ihre Gültigkeit gewährleistet ist.

• Transaktionslimits setzen: Legen Sie Limits pro Transaktion und pro Tag fest, damit die zulässigen Beträge nicht überschritten werden, was zu einer Ablehnung führen könnte.

• Mitarbeitende und Partner ausbilden: Schulen Sie die Mitarbeitenden im Bereich der Finanztransaktionen regelmäßig in den Abläufen des ACH-Netzwerks, einschließlich der Compliance-Anforderungen, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern.

• Echtzeitwarnungen verwenden: Setzen Sie Systeme ein, die Sie in Echtzeit über Kontostände und Transaktionsstatus benachrichtigen. Dadurch lassen sich Ablehnungen aufgrund von unzureichenden oder nicht freigegebenen Mitteln vermeiden.

• Konten regelmäßig abgleichen: Führen Sie regelmäßig den Abgleich von Kontoauszügen mit den Buchhaltungsunterlagen durch, um Diskrepanzen zu erkennen, die zu Ablehnungen führen könnten.

Umgang mit Ablehnungen

• Ablehnungen sofort erkennen: Richten Sie Warnmeldungen ein, damit Verantwortliche benachrichtigt werden, sobald eine Ablehnung auftritt. Auf diese Weise ist ein schnelles Handeln gewährleistet.

• Ablehnungscode interpretieren: Ermitteln Sie den genauen Grund für die Ablehnung anhand des ACH-Ablehnungscodes. Davon hängt das weitere Vorgehen ab.

• Mit den beteiligten Parteien kommunizieren: Informieren Sie die Kundin oder den Kunden, die Mitarbeitenden oder die Lieferanten über das Problem und arbeiten Sie gemeinsam an einer Lösung. Dazu gehört ggf. die Aktualisierung der Kontoinformationen oder die Beschaffung eines neuen Autorisierungsformulars.

• Notwendige Korrekturen vornehmen: Aktualisieren Sie Ihre internen Systeme mit den korrigierten Informationen und leiten Sie ggf. eine neue ACH-Transaktion ein.

• Alle Maßnahmen aufzeichnen: Dokumentieren Sie die Ablehnung und die daraufhin ergriffenen Maßnahmen zur Behebung des Problems. Diese Dokumentation kann für Prüfungen nützlich sein und dient als Nachweis dafür, dass Sie sich für eine effektive Lösung des Problems einsetzen.

• Verfahren bewerten und anpassen: Nachdem Sie einzelne Probleme gelöst haben, analysieren Sie diese, um etwaige Muster oder systemische Fehler zu erkennen. Nehmen Sie bei Bedarf Verfahrensänderungen vor, um zukünftige Vorfälle zu verhindern.

Maßnahmen für spezifische Szenarien

• Gehaltsabrechnung: Überprüfen Sie die Kontoinformationen für Direkteinzahlungen der Gehälter bei der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und auch immer dann, wenn Beschäftigte eine Änderung der Bankverbindung melden.

• Zahlungen an Lieferanten: Vergewissern Sie sich bei Zahlungen an Lieferanten, dass Sie über aktuelle Formulare und Autorisierungen verfügen, um Transaktionsverzögerungen zu vermeiden, die den Betrieb der Lieferkette beeinträchtigen können.

• Wiederkehrende Abrechnung von Kundinnen und Kunden: Lassen Sie Ihre Kundinnen und Kunden bei Abonnements oder Ratenzahlungen vor jedem Abrechnungszyklus prüfen, ob sie über genügend Geldmittel verfügen, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Kontodaten zu aktualisieren.

• E-Commerce-Transaktionen: Fügen Sie bei E-Commerce-Geschäften Verifizierungsfunktionen in das Zahlungsgateway ein, um Kontodaten in Echtzeit zu bestätigen.

• Transaktionen mit hohem Wert: Bei Transaktionen mit hohen Beträgen können Sie ggf. zusätzliche Überprüfungsschritte einplanen, wie z. B. telefonische Bestätigungen, um das Risiko von Ablehnungen aufgrund von Autorisierungs- oder Kontoproblemen zu verringern.