Liste exhaustive des codes de retour ACH : pourquoi surviennent-ils et comment les traiter ?

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En savoir plus 
  1. Introduction
  2. Qu’est-ce qu’un transfert ACH ?
    1. Caractéristiques des transferts ACH
    2. Importance pour les entreprises
    3. Limites
  3. Qu’est-ce qu’un code de retour ACH ?
  4. Causes des rejets ACH
    1. Erreurs administratives
    2. Problèmes liés aux autorisations
    3. Difficultés financières
    4. Contraintes liées au timing et au traitement
    5. Gestion des risques et conformité réglementaire
  5. Liste des codes de retour ACH
  6. Comment les entreprises doivent-elles traiter ces rejets ?
    1. Mesures préventives
    2. Gestion des rejets
    3. Mesures concernant les cas particuliers

Les transferts ACH (Automated Clearing House) sont bien connus des professionnels et des particuliers qui envoient ou reçoivent de l'argent de manière électronique. En 2022, la valeur des 30 milliards de transferts ACH effectués a atteint plus de 76 000 milliards de dollars. Bien que ce moyen de paiement soit pratique, rentable et populaire, il arrive souvent que les transferts ACH soient rejetés.

Lorsqu'un virement ACH ne peut pas être traité, le réseau ACH renvoie un « code de retour » ou « code de rejet » qui explique pourquoi le virement n'a pas abouti. Les raisons vont des plus simples, comme un mauvais numéro de compte, aux plus compliquées, comme des restrictions mises en place par les institutions financières pour ce type de transaction.

Il est important que les entreprises sachent ce qui a pêché lorsqu'un rejet se produit. Elles pourront ainsi prévenir les problèmes futurs et conserver la confiance et la satisfaction de leurs clients. Nous allons aborder différents types de sujets, dont les différents types de rejets, leurs causes, la manière de les prévenir ou encore comment les traiter lorsqu'ils surviennent.

Sommaire

  • Qu'est-ce qu'un transfert ACH ?
  • Qu'est-ce qu'un code de retour ACH ?
  • Causes des rejets ACH
  • Liste des codes de retour ACH
  • Comment les entreprises doivent-elles traiter ces rejets ?

Qu'est-ce qu'un transfert ACH ?

Les virements ACH (Automated Clearing House) sont une forme d'argent électronique permettant de transférer des fonds entre différentes institutions financières. Ces transactions sont généralement traitées en lots. Elles sont régies par les règles dictées par la Nacha (National Automated Clearing House Association), aux États-Unis.

En plus d'être fiables, les transferts ACH sont rentables. Il s'agit d'un moyen de paiement polyvalent qui a été largement adopté par les entreprises aux États-Unis. Bien qu'ils comportent certaines limites, leurs avantages sont plus nombreux que leurs inconvénients, en particulier dans le cadre de la gestion des coûts et de l'efficacité opérationnelle. Voici les notions les plus importantes à connaître en ce qui concerne les transferts ACH.

Caractéristiques des transferts ACH

  • Rentabilité : les transferts ACH coûtent moins cher que les virements bancaires et les transactions par carte bancaire. Souvent, les entreprises optent pour ce type de transfert lorsqu'elles souhaitent réduire leurs dépenses opérationnelles.

  • Polyvalence : les transferts ACH sont destinés à de multiples usages, comme le versement direct du salaire ou encore les paiements récurrents (tels que les abonnements et les paiements aux fournisseurs).

  • Traitement en lots : à l'inverse des transactions en temps réel, les transferts ACH sont généralement traités en lots. Il en résulte un virement des fonds plus lent, qui prend en général jusqu'à trois jours ouvrables.

  • Différents types : on distingue deux catégories de transferts ACH : les paiements par prélèvement automatique ACH et par virements ACH. Les prélèvements ACH permettent à une entreprise de prélever de l'argent sur un autre compte, sous réserve d'une autorisation préalable. Les virements ACH, quant à eux, permettent à l'entreprise de déposer de l'argent sur un compte, qui pourra ensuite servir à payer les salaires et les fournisseurs.

Importance pour les entreprises

  • Un moyen de paiement efficace
    Le traitement par lots des transferts ACH aide les entreprises à prévoir leurs activités financières de manière plus efficace, en sachant quand les transactions seront créditées.

  • Une conformité avec les réglementations en matière de paiements
    La conformité aux réglementations Nacha garantit une expérience à la fois homogène et sécurisée, qui diminue le risque de fraude et de litiges.

  • Des prévisions financières plus fiables
    Les transferts ACH renforcent la gestion des liquidités en raison de leur caractère prévisible et de leur faible coût. Les entreprises sont alors en mesure d'anticiper leurs finances de manière plus fiable, optimisant ainsi la gestion des ressources disponibles.

  • La compatibilité avec une stratégie de paiement flexible
    Une entreprise qui accepte les paiements ACH pourra être perçue comme plus attrayante pour les clients qui ne souhaitent pas avoir recours aux cartes bancaires. Cette autre solution sera donc avantageuse pour les deux parties.

Limites

  • Des durées de traitement plus lentes
    Les transferts ACH présentent un inconvénient : ils sont crédités plus lentement (en quelques jours). Cela peut poser un souci aux entreprises qui ont besoin d'un accès rapide aux fonds.

  • Le risque de fonds insuffisants
    Les prélèvements ACH sont susceptibles de ne pas être acceptés si le compte du payeur ne contient pas les fonds suffisants. Les conséquences : des paiements retardés et d'éventuels frais.

  • Une résolution des erreurs plus compliquée
    Dans la mesure où les transferts ACH sont automatisés et traités en lots, il peut s'avérer plus chronophage et difficile de résoudre les erreurs qu'avec d'autres formes de paiement.

Qu'est-ce qu'un code de retour ACH ?

Les codes de retour ACH sont des messages alphanumériques qui indiquent pourquoi une transaction ACH n'a pas pu être traitée. Ces codes décrivent ce qui a fait défaut à un transfert ACH en particulier, afin que les entreprises et les institutions financières puissent prendre des mesures correctives.

Causes des rejets ACH

Les rejets ACH trouvent leur origine dans plusieurs problèmes, qui font généralement partie d'une de ces cinq catégories : les erreurs administratives, les problèmes d'autorisations, les insuffisances financières, les contraintes liées au timing et au traitement, ou la gestion du risque et de la conformité réglementaire. Chacune de ces catégories s'accompagne de ses propres défis et solutions correspondantes. Voici des détails supplémentaires sur les causes des rejets ACH.

Erreurs administratives

  • Informations relatives au compte incorrectes : l'une des raisons les plus courantes aux rejets ACH est la présence d'erreurs dans le numéro de compte ou le numéro de routage. Une erreur dans l'un de ces deux numéros, et la transaction n'aboutira pas.

  • Comptes clôturés ou inexistants : si un compte a été clôturé ou qu'il n'a jamais existé, la transaction ACH sera rejetée avec les codes R02 ou R03.

  • Discordance du type de compte : certaines transactions ACH nécessitent un type de compte en particulier, comme un compte professionnel ou un compte épargne. Si le compte ne correspond pas, alors le transfert échouera.

Problèmes liés aux autorisations

  • Absence de préautorisation : pour qu'un prélèvement ACH ait lieu, le titulaire du compte doit généralement donner son accord préalable. Dans le cas inverse, la transaction sera rejetée.

  • Autorisation révoquée : un client ou un partenaire commercial sont susceptibles de révoquer une autorisation pourtant donnée au préalable pour un prélèvement. Dans ce cas, les transactions ACH concernées seront rejetées.

  • Litige lié à l'autorisation de l'entreprise : dans le cas d'une transaction entre entreprises, si l'une des entreprises signale que le prélèvement ou le virement ACH n'est pas autorisé, alors la transaction sera signalée, puis rejetée.

Difficultés financières

  • Fonds insuffisants : les fonds insuffisants sur le compte débité sont l'une des raisons les plus évidentes aux rejets ACH. Le code associé est R01.

  • Fonds non perçus : lorsque les fonds sont présents sur le compte, mais qu'ils n'ont pas été collectés, le code de retour est R09.

  • Opposition à l'ordre de paiement : dans le cadre de certaines transactions, le titulaire du compte a le droit de faire opposition à l'ordre de paiement. Dans ce cas, le prélèvement ACH correspondant sera rejeté.

Contraintes liées au timing et au traitement

  • Période de validité expirée ou dépassée : parfois, les transactions ACH ne peuvent être traitées que pendant une certaine période. Si le paiement est effectué trop tard, il risque d'être rejeté.

  • Limites de la transaction dépassées : les comptes personnels et professionnels sont susceptibles de présenter différentes limites à appliquer au montant transféré. En 2022, la Nacha a augmenté sa limite de paiement ACH journalière à 1 million de dollars par transaction. Le dépassement de ces limites vous expose à un rejet de la transaction.

  • Problèmes d'émission : il arrive parfois que le problème ne vienne pas du compte destinataire, mais de l'ODFI (Originating Depository Financial Institution). Si l'ODFI impose le retour d'un paiement pour une raison quelconque, ce dernier sera alors rejeté.

Gestion des risques et conformité réglementaire

  • Suspicion de fraude : les institutions financières surveillent en permanence les activités suspicieuses. Si une transaction ACH est signalée comme potentiellement frauduleuse, alors elle sera rejetée à titre préventif.

  • Défaut de conformité aux réglementations : tout défaut de conformité aux directives Nacha ou à d'autres normes réglementaires entraînera des rejets. Sont concernés les échecs de chiffrement de bout en bout ou le fait de ne pas adhérer aux protocoles d'authentification à deux facteurs.

Les entreprises et les institutions financières qui comprennent ces raisons seront non seulement en mesure de perfectionner leurs processus de transactions ACH, mais aussi d'améliorer le dépannage et de résoudre les problèmes plus rapidement, sans oublier que, de manière générale, tout fonctionnera mieux.

Liste des codes de retour ACH

Qui dit virements bancaires dit rejets ACH et codes de retour. Avant d'évoquer des codes précis, nous allons décrire certains termes qu'il est impératif de comprendre.

  • Entrée : toute soumission de transaction ACH.
  • Retour : lorsqu'une entrée est renvoyée à l'ODFI après avoir été acceptée à des fins de traitement.
  • Rejet : lorsque, dès le départ, l'entrée n'a pas été acceptée dans le réseau ACH à des fins de traitement.
  • ODFI : l'institution financière dépositaire d'origine (Originating Depository Financial Institution), qui envoie la transaction ACH.
  • RDFI : l'institution financière dépositaire destinataire (Receiving Depository Financial Institution), qui reçoit la transaction ACH.

Voici une liste des codes de retour ACH. Vous découvrirez leur signification, leur cause et les mesures à prendre le cas échéant.

R01 – Fonds insuffisants

  • Description : les fonds présents sur le compte ne suffisent pas à couvrir la transaction.
  • Prévention : contrôlez régulièrement le solde du compte et configurez des alertes en cas de solde bas.
  • Action : contactez le titulaire du compte pour lui faire part du problème et, une fois les fonds disponibles, procédez à la transaction.

R02 – Compte clôturé

  • Description : le titulaire du compte a clôturé le compte cible.
  • Prévention : vérifiez le statut du compte avant d'initier la transaction.
  • Action : récupérez les nouvelles informations du compte auprès de son titulaire et mettez vos dossiers à jour.

R03 – Aucun compte ou compte introuvable

  • Description : le numéro de compte ou les informations de routage ne correspondent à aucun compte de la RDFI.
  • Prévention : vérifiez le numéro du compte avant d'initier la transaction.
  • Action : demandez au destinataire les informations exactes concernant le compte.

R04 – Numéro de compte non valide

  • Description : le numéro de compte fourni dans le cadre de la transaction n'est pas valide (chiffres incorrects, validation numérique impossible, discordance avec les numéros de compte de la RDFI).
  • Prévention : validez le numéro du compte en le comparant à une structure prédéfinie.
  • Action : une fois le bon numéro de compte obtenu, soumettez à nouveau la transaction.

R05 – Débit non autorisé pour le compte d'un client exploitant un code SEC d'entreprise

  • Description : un code SEC (Standard Entry Class) d'entreprise a été utilisé à tort pour le compte d'un client.
  • Prévention : assurez-vous d'utiliser des codes SEC appropriés au type de transaction.
  • Action : corrigez le code SEC et soumettez à nouveau la transaction.

R06 – Retourné à la demande de l'ODFI

  • Description : l'ODFI a retourné la transaction, pour diverses raisons.
  • Prévention : confirmez les informations de la transaction avant de la soumettre.
  • Action : contactez l'ODFI afin de comprendre le problème et de passer aux étapes suivantes.

R07 – Autorisation révoquée par le client

  • Description : le client a révoqué son autorisation pour la transaction.
  • Prévention : maintenez les autorisations à jour et communiquez avec le client.
  • Action : ne soumettez pas la transaction tant que vous n'avez pas de nouvelle autorisation.

R08 – Paiement arrêté

  • Description : le titulaire du compte a fait opposition à l'ordre de paiement pour cette transaction. Ce code concerne la plupart des paiements arrêtés, à l'exception des arrêts liés à un document source ou à des entrées RCK (Re-presented Check Entry), comme les entrées chèque traitées à nouveau ou les chèques sans provision, qui disposent de leurs propres codes.
  • Prévention : confirmez l'autorisation et les informations relatives au paiement avec le titulaire du compte.
  • Action : contactez le titulaire du compte afin de résoudre le problème.

R09 – Fonds non perçus

  • Description : si le compte comporte des versements qui n'ont pas encore été encaissés, les fonds peuvent être insuffisants pour la transaction.
  • Prévention : renseignez-vous sur la chronologie de la compensation des dépôts.
  • Action : vous devrez peut-être soumettre à nouveau la transaction lorsque les fonds auront été perçus.

R10 – Avis client non autorisé

  • Description : le client a déclaré que la transaction n'était pas autorisée.
  • Prévention : assurez-vous de bien disposer d'une autorisation avant de procéder à la transaction.
  • Action : ne soumettez pas la transaction tant que vous n'avez pas de nouvelle autorisation.

R11 – Vérifier la dématérialisation de l'entrée

  • Description : une erreur de dématérialisation des transferts de fonds (compensation de chèque) s'est produite pour une raison quelconque, à cause de la politique de la banque.
  • Prévention : confirmez les informations relatives au chèque avant la dématérialisation des transferts de fonds.
  • Action : obtenez des informations auprès de la banque et procédez à nouveau à la transaction, le cas échéant.

R12 – Compte vendu à une autre RDFI

  • Description : le client a changé de banque et son compte a été transféré vers une autre RDFI.
  • Prévention : mettez régulièrement à jour les informations sur les comptes.
  • Action : demandez ses nouvelles coordonnées bancaires au client et mettez vos dossiers à jour.

R13 – Numéro de routage ACH non valide

  • Description : le numéro de routage ACH est incorrect.
  • Prévention : vérifiez le numéro de routage avant d'initier la transaction.
  • Action : mettez le numéro de routage à jour et procédez à nouveau à la transaction.

R14 – Bénéficiaire représentant décédé ou incapable de continuer à assumer cette fonction

  • Description : le bénéficiaire représentant est décédé ou incapable de réaliser ses tâches.
  • Prévention : gardez une trace du bénéficiaire représentant et de son statut.
  • Action : trouvez un nouveau bénéficiaire représentant et mettez vos dossiers à jour.

R15 – Bénéficiaire ou titulaire du compte décédé

  • Description : le bénéficiaire ou le titulaire du compte est décédé.
  • Prévention : mettez régulièrement à jour les informations qui concernent le titulaire du compte et le bénéficiaire.
  • Action : arrêtez les transactions et contactez le nouveau titulaire du compte ou le gestionnaire de patrimoine.

R16 – Compte gelé

  • Description : le compte est gelé en raison d'une action juridique ou de la politique de la banque.
  • Prévention : gardez une trace des problèmes juridiques liés aux comptes.
  • Action : contactez l'institution financière pour obtenir des détails et œuvrer à la résolution du problème.

R17 – Critère de modification des dossiers

  • Description : l'entrée contient un format ou des données non valides. La RDFI risque de penser que la transaction a été initiée dans des circonstances douteuses.
  • Prévention : validez tous les champs de l'entrée avant de la soumettre.
  • Action : corrigez l'entrée et soumettez-la à nouveau.

R18 – Date effective de l'entrée incorrecte

  • Description : la date effective de l'entrée de la transaction est incorrecte, alors qu'il s'agit de la date à laquelle la transaction doit se produire pour l'ODFI.
  • Prévention : vérifiez les dates d'entrée effectives avant la soumission.
  • Action : corrigez la date et procédez à nouveau à la soumission.

R19 – Erreur du champ de montant

  • Description : le montant saisi dans le champ Montant n'est pas valide.
  • Prévention : confirmez le montant avant la soumission.
  • Action : corrigez le montant et procédez à nouveau à la soumission.

R20 – Compte ne prenant pas en charge la transaction

  • Description : les politiques ou règlements interdisent les transactions ACH sur ce compte.
  • Prévention : confirmez le type de compte avant d'initier la transaction.
  • Action : utilisez un compte ou un moyen de paiement différent.

R21 – Identification d'entreprise non valide

  • Description : les informations relatives à l'identification de l'entreprise sont incorrectes ou obsolètes (généralement à cause d'une faute de frappe).
  • Prévention : vérifiez l'identification de l'entreprise avant d'initier une transaction.
  • Action : mettez l'identification de l'entreprise à jour et procédez à nouveau à la soumission.

R22 – Numéro d'identification individuel non valide

  • Description : l'identification individuelle saisie n'est pas valide (en général, elle est saisie par le client dans le champ d'identification du client).
  • Prévention : vérifiez les chiffres de l'identification individuelle avant d'initier une transaction.
  • Action : mettez le numéro d'identification individuel à jour et soumettez à nouveau la transaction.

R23 – Entrée de crédit refusée par le destinataire

  • Description : l'institution financière qui reçoit la transaction (la RDFI) a refusé l'entrée de crédit à cause d'un litige ou d'une absence d'accord.
  • Prévention : confirmez les conditions de la transaction avec la RDFI.
  • Action : traitez le problème avec la RDFI et agissez en conséquence.

R24 – Entrée en double

  • Description : une même transaction a été soumise plusieurs fois.
  • Prévention : mettez en œuvre des contrôles pour empêcher les doublons.
  • Action : vérifiez s'il s'agit bel et bien d'un doublon, puis prenez les mesures appropriées.

R25 – Erreur d'addendum

  • Description : l'enregistrement de l'addendum, qui identifie le titulaire du compte ou transmet les informations relatives au paiement à la RDFI, est incorrect ou dans le désordre.
  • Prévention : validez l'enregistrement de l'addendum avant la soumission.
  • Action : corrigez l'enregistrement de l'addendum et procédez à nouveau à la soumission.

R26 – Erreur de champ obligatoire

  • Description : en raison d'une saisie incomplète, il manque des données dans un champ obligatoire. L'opérateur ACH doit donc rejeter la transaction.
  • Prévention : assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis.
  • Action : remplissez les champs concernés et procédez à nouveau à la soumission.

R27 – Erreur de numéro de suivi

  • Description : le numéro de suivi soumis ne correspond pas à celui de l'enregistrement de l'addendum.
  • Prévention : validez le numéro de suivi avant la soumission.
  • Action : corrigez le numéro de suivi et procédez à nouveau à la soumission.

R28 – Erreur du chiffre de vérification dans le numéro de routage

  • Description : le dernier chiffre du numéro de routage, qui est le chiffre de vérification, est incorrect.
  • Prévention : confirmez le numéro de routage et son chiffre de vérification.
  • Action : corrigez le chiffre de vérification et procédez à nouveau à la soumission.

R29 – Avis d'entreprise cliente non autorisé

  • Description : le titulaire du compte d'entreprise a indiqué à la RDFI que la transaction n'était pas autorisée.
  • Prévention : assurez-vous de bien disposer d'une autorisation avant de procéder à la transaction.
  • Action : ne soumettez pas la transaction tant que vous n'avez pas de nouvelle autorisation.

R30 – RDFI ne participant pas au programme de dématérialisation des transferts de fonds du chèque

  • Description : la RDFI ne participe pas au programme de dématérialisation des transferts de fonds du chèque.
  • Prévention : vérifiez les fonctionnalités auprès de la RDFI.
  • Action : utilisez un autre moyen de paiement.

R31 – Entrée de retour admissible

  • Description : la RDFI a demandé à l'ODFI s'il était possible de retourner la carte de crédit ou de débit de l'entreprise ou le format de paiement CTX (Corporate Trade Exchange) et l'ODFI a accepté.
  • Prévention : non applicable, car ce cas est basé sur un commun accord.
  • Action : suivez les directives établies par l'accord entre l'ODFI et la RDFI.

R32 – La RDFI ne peut pas être créditée

  • Description : pour plusieurs raisons, la RDFI n'est pas en mesure d'être créditée pour cette entrée.
  • Prévention : vérifiez les fonctionnalités de crédit auprès de la RDFI.
  • Action : une fois que la RDFI vous a indiqué la cause du problème, prenez les mesures qui s'imposent.

R33 – Retour de l'entrée XCK

  • Description : la RDFI a retourné l'entrée en raison d'un chèque perdu, détruit ou endommagé (entrée XCK).
  • Prévention : familiarisez-vous avec les conditions de retour des chèques perdus ou endommagés.
  • Action : déterminez pourquoi le chèque ne peut pas être traité et prenez les mesures qui s'imposent.

R34 – Institution financière dépositaire à participation limitée

  • Description : un organisme de réglementation fédéral ou étatique a limité la capacité de la RDFI à traiter des transactions ACH.
  • Prévention : vérifiez les capacités de la RDFI au préalable.
  • Action : demandez à la RDFI comment procéder.

R35 – Retour d'une entrée de débit incorrecte

  • Description : une entrée de débit a été soumise de manière incorrecte et elle n'est pas autorisée dans certains scénarios.
  • Prévention : il vous faut comprendre les critères relatifs aux entrées de débit.
  • Action : déterminez la raison de l'erreur et procédez à une correction avant toute nouvelle soumission.

R36 – Retour d'une entrée de crédit incorrecte

  • Description : une entrée de crédit a été soumise de manière incorrecte et elle n'est pas autorisée dans certains scénarios.
  • Prévention : il vous faut comprendre les critères relatifs aux entrées de crédit.
  • Action : déterminez la raison de l'erreur et procédez à une correction avant toute nouvelle soumission.

R37 – Document source présenté pour le paiement

  • Description : une tentative de paiement a été effectuée par l'intermédiaire de la présentation d'un document source correspondant à une transaction ACH existante.
  • Prévention : procédez à un suivi des documents sources et des entrées ACH qui y sont liées.
  • Action : analysez et rectifiez la duplication.

R38 – Opposition au paiement relative au document source

  • Description : le titulaire du compte destinataire fait opposition à un paiement qui concerne un chèque converti en paiement électronique.
  • Prévention : surveillez bien les oppositions aux paiements.
  • Action : mettez fin au traitement et contactez le titulaire du compte.

R39 – Mauvais document source

  • Description : le document source lié au paiement ACH est incorrect ou inadapté.
  • Prévention : validez les documents sources avant de créer des entrées.
  • Action : remplacez ou corrigez le document source.

R40 – Retour de l'entrée ENR par l'administration publique fédérale

  • Description : une administration publique fédérale a retourné une entrée d'inscription automatisée (ENR).
  • Prévention : respectez les règles relatives aux entrées ENR.
  • Action : une fois que l'administration vous a informé de la raison particulière, prenez les mesures qui s'imposent.

R41 – Code de transaction non valide

  • Description : le code de transaction est incorrect, plus exactement en ce qui concerne l'inscription des services de paiement direct ou de versement direct auprès d'une administration fédérale.
  • Prévention : validez les codes de transaction avant la soumission.
  • Action : corrigez le code de transaction et soumettez-la à nouveau.

R42 – Erreur du chiffre de vérification dans le numéro de routage

  • Description : dans une entrée ENR de l'administration fédérale, le numéro de vérification situé à la fin du numéro de routage est incorrect.
  • Prévention : confirmez le numéro de routage et son chiffre de vérification.
  • Action : corrigez le chiffre de vérification et procédez à nouveau à la soumission.

R43 – Numéro de compte de l'institution financière dépositaire non valide

  • Description : le numéro de compte de la RDFI est incorrect. Ce code retour ne survient que dans le cadre des entrées ENR, il est donc propre aux administrations fédérales.
  • Prévention : vérifiez le numéro du compte avant d'initier la transaction.
  • Action : corrigez le numéro de compte et procédez à nouveau à la soumission.

R44 – Numéro d'identification individuel non valide

  • Description : le numéro d'identification individuel fourni ne correspond pas au numéro d'identification du dossier, plus particulièrement dans le cadre d'une transaction avec une administration fédérale.
  • Prévention : vérifiez les chiffres de l'identification individuelle avant d'initier une transaction.
  • Action : mettez le numéro d'identification individuel à jour et soumettez à nouveau la transaction.

R45 – Nom individuel non valide

  • Description : le nom du titulaire du compte est incorrect ou mal orthographié.
  • Prévention : vérifiez le nom avant d'initier une transaction.
  • Action : mettez le nom à jour et procédez à nouveau à la soumission.

R46 – Indicateur de bénéficiaire représentant non valide

  • Description : le code indicateur du bénéficiaire représentant est incorrect.
  • Prévention : vérifiez le code indicateur avant d'initier une transaction.
  • Action : corrigez le code indicateur et procédez à nouveau à la soumission.

R47 – Duplication de l'inscription

  • Description : la RDFI envoie les ENR aux administrations fédérales pour initier les paiements ACH ou les versements directs avec ces institutions. Dans ce cas, le même ENR a été soumis à plusieurs reprises.
  • Prévention : mettez en œuvre des contrôles pour empêcher les inscriptions en double.
  • Action : vérifiez s'il s'agit bel et bien d'un doublon, puis prenez les mesures appropriées.

R50 – La loi de l'État a une incidence sur l'acceptation de l'entrée RCK

  • Description : la RDFI se situe dans un État qui n'accepte pas les paiements numériques ou qui exige que les chèques annulés soient retournés au client sous un certain délai en vertu des lois de l'État.
  • Prévention : familiarisez-vous avec les lois de l'État qui régissent vos transactions.
  • Action : examinez les lois spécifiques à l'État où la transaction a été acheminée et conformez-vous-y lors des transactions ultérieures.

R51 – Objet associé à l'entrée RCK irrecevable ou RCK incorrecte

  • Description : une entrée correspondant à un chèque qui a été retourné et présenté à nouveau ne peut pas être traitée en raison de son inadmissibilité, ou l'entrée a été mal préparée ou exécutée.
  • Prévention : vérifiez l'admissibilité et l'exactitude de vos entrées.
  • Action : vérifiez vos transactions et assurez-vous qu'elles respectent l'ensemble des réglementations et directives applicables.

R52 – Opposition au paiement sur un objet lié à une entrée RCK

  • Description : le titulaire du compte fait opposition pour un chèque sans provision en cours de traitement électronique.
  • Prévention : avant de procéder, vérifiez qu'aucune opposition au paiement n'a été demandée.
  • Action : contactez la banque émettrice ou le payeur afin de résoudre le problème.

R53 – Objet et entrée RCK présentés pour le paiement

  • Description : la transaction d'origine et l'entrée RCK correspondante ont été soumises, ce qui a occasionné la duplication de la transaction.
  • Prévention : faites preuve de vigilance lorsque vous présentez un objet et une entrée.
  • Action : rapprochez les enregistrements relatifs au paiement pour éliminer toute transaction dupliquée.

R61 – Erreur de routage du retour

  • Description : une transaction annulée a été envoyée vers la mauvaise institution.
  • Prévention : veillez à l'exactitude des numéros de routage.
  • Action : corrigez les informations de routage et renvoyez la transaction.

R62 – Retour d'un débit erroné ou annulé

  • Description : une entrée de débit a été envoyée par erreur ou doit faire l'objet d'une annulation.
  • Prévention : vérifiez les entrées avec attention avant de les finaliser.
  • Action : procédez à une correction ou à une annulation de la transaction, le cas échéant.

R63 – Montant incorrect (en dollars)

  • Description : le montant en dollars indiqué pour une transaction est incorrect.
  • Prévention : vérifiez le montant de la transaction avant de la soumettre.
  • Action : corrigez le montant et procédez à une nouvelle transaction.

R64 – Numéro d'identification personnel incorrect

  • Description : le numéro d'identification personnel de la transaction de retour ne correspond pas à celui de l'entrée d'origine.
  • Prévention : confirmez les informations relatives à l'identification personnelle.
  • Action : mettez les informations à jour et procédez à nouveau à la transaction.

R65 – Code de transaction incorrect

  • Description : le code de la transaction est incorrect pour ce type de transaction.
  • Prévention : assurez-vous de l'exactitude des codes de transaction.
  • Action : mettez le code de transaction à jour et procédez à nouveau à la transaction.

R66 – Identification d'entreprise incorrecte

  • Description : dans la transaction, l'identification de l'entreprise ne correspond pas au numéro d'identification de l'enregistrement d'en-tête groupé. Il s'agit d'une méta-information concernant le transfert du lot de transactions.
  • Prévention : vérifiez les informations relatives à l'identification de l'entreprise.
  • Action : corrigez l'identification de l'entreprise et traitez à nouveau la transaction.

R67 – Retour dupliqué

  • Description : l'entrée du retour a déjà été traitée, ce qui a conduit à une duplication.
  • Prévention : effectuez un suivi des retours traités pour éviter toute répétition de soumission.
  • Action : aucune action n'est requise, mais vérifiez tout de même les processus internes pour éviter de futurs événements.

R68 – Retour hors délai

  • Description : le retour n'a pas été traité dans les délais prescrits.
  • Prévention : faites attention aux dates limites lors du traitement des retours.
  • Action : procédez à nouveau à la soumission dans le délai imparti, le cas échéant.

R69 – Erreur(s) de champs

  • Description : un ou plusieurs champs contiennent des informations incorrectes d'après l'OFDI (p. ex. un mauvais numéro de compte ou une erreur de nom sur le compte), ce qui entraîne le retour de la transaction.
  • Prévention : validez tous les champs avant la soumission.
  • Action : corrigez les erreurs dans les champs concernés et procédez à nouveau à la soumission.

R70 – Entrée de retour valide non acceptée ou retour non demandé par l'ODFI

  • Description : une entrée de retour valide n'a pas été traitée de la bonne manière ou son retour n'a pas été demandé par l'ODFI.
  • Prévention : conformez-vous aux règles de l'ODFI en ce qui concerne les retours.
  • Action : examinez les raisons de la non-acceptation et agissez en conséquence.

R71 – Erreur de routage de renvoi déshonoré

  • Description : une entrée déshonorée (c'est-à-dire une entrée renvoyée une fois vers l'ODFI, mais qui doit être envoyée à nouveau car il y avait une erreur) n'a pas été envoyée vers la bonne institution.
  • Prévention : veillez à l'exactitude des numéros de routage.
  • Action : redirigez le retour déshonoré vers la bonne institution.

R72 – Renvoi déshonoré hors délai

  • Description : un retour déshonoré n'a pas été traité dans les délais prescrits.
  • Prévention : tenez-vous au courant des échéances qui s'appliquent aux retours déshonorés.
  • Action : procédez à nouveau à la soumission dans le délai imparti, le cas échéant.

R73 – Retour d'origine opportun

  • Description : la RDFI confirme que le retour d'origine a été traité dans les temps.
  • Prévention : non applicable.
  • Action : aucune action requise.

R74 – Retour corrigé

  • Description : un retour traité de manière incorrecte a été corrigé.
  • Prévention : non applicable.
  • Action : aucune action requise.

R75 – Le retour n'est pas un doublon

  • Description : il s'agit d'une réponse au code retour R67. La RDFI conteste le déshonneur inapproprié d'une entrée de retour de l'ODFI.
  • Prévention : non applicable.
  • Action : aucune action requise.

R76 – Aucune erreur détectée

  • Description : il s'agit d'une réponse au code retour R69, lorsque l'ODFI indique des erreurs de champs. Ce code sert de désaccord formel. En effet, la RDFI pense que ces erreurs n'existent pas vraiment.
  • Prévention : non applicable.
  • Action : aucune action requise.

R77 – Non-acceptation d'un retour R62 déshonoré

  • Description : il s'agit d'une réponse au code retour R62. Elle indique que la RDFI a déjà retourné la transaction incorrecte et l'annulation, ou qu'elle ne peut pas récupérer les fonds en provenance du bénéficiaire, conformément au code R62.
  • Prévention : familiarisez-vous avec les critères d'acceptation des retours déshonorés.
  • Action : vérifiez pourquoi le retour n'a pas été accepté et procédez à nouveau à la soumission, le cas échéant.

En outre, les codes retour suivants sont associés aux transactions ACH internationales (IAT) :

R80 – Erreurs de codage de l'entrée IAT

  • Description : l'entrée IAT comporte des erreurs de codage.
  • Prévention : vérifiez le codage pour les entrées IAT.
  • Action : corrigez les erreurs de codage et soumettez à nouveau l'entrée IAT.

R81 – Non-participation au programme IAT

  • Description : la RDFI ne participe pas au programme IAT.
  • Prévention : vérifiez que la RDFI fait partie du programme IAT.
  • Action : pour cette transaction, trouvez une RDFI qui participe au programme ou n'utilisez pas le système IAT.

R82 – Identification de la RDFI étrangère non valide

  • Description : l'identification de la RDFI étrangère est incorrecte.
  • Prévention : vérifiez bien les informations relatives à l'identification de l'institution étrangère.
  • Action : corrigez les informations d'identification et procédez à nouveau à la transaction.

R83 – RDFI étrangère en incapacité de procéder au règlement.

  • Description : la RDFI étrangère n'est pas en mesure de compléter la transaction.
  • Prévention : avant d'initier une transaction, vérifiez que l'institution étrangère est en mesure d'être créditée pour ces transactions.
  • Action : collaborez directement avec l'institution étrangère pour résoudre le problème.

R84 – La passerelle n'a pas traité l'entrée

  • Description : l'entrée n'a pas été traitée par la passerelle désignée (un fournisseur de services qui sert de point d'entrée au réseau ACH pour les institutions financières).
  • Prévention : redirigez les transactions par l'intermédiaire d'une passerelle opérationnelle.
  • Action : renvoyez la transaction à l'aide d'une passerelle valide ou contactez la passerelle pour qu'elle résolve le problème.

R85 – Paiement international sortant avec code incorrect

  • Description : un paiement international sortant comporte une erreur de codage.
  • Prévention : vérifiez le codage des paiements internationaux.
  • Action : corrigez le code et procédez à nouveau à la transaction.

Comment les entreprises doivent-elles traiter ces rejets ?

Qui dit moins de rejets ACH dit une charge de travail réduite pour votre équipe et un processus plus simple pour vos clients. La rétention client pourrait donc s'en trouver améliorée.

Si elles veulent empêcher les rejets ACH superflus et les gérer avec efficacité lorsqu'ils surviennent, les entreprises n'ont d'autre choix que de mettre en œuvre une stratégie aux multiples facettes (comme des mesures préventives, une identification rapide des problèmes et des actions de suivi appropriées). Voici quelques mesures à envisager.

Mesures préventives

  • Vérifier les informations relatives au compte : avant toute transaction ACH, vérifiez le numéro de compte et le numéro de routage du destinataire. Il est possible de le faire manuellement ou de recourir à des services de vérification électroniques.

  • Obtenir les autorisations nécessaires : dans le cadre des paiements récurrents, assurez-vous d'obtenir une autorisation écrite de la part des clients ou fournisseurs et de la conserver en sécurité. Mettez-la régulièrement à jour afin d'attester de sa validité.

  • Mettre en place des limites de transaction : définissez des limites par transaction et par jour pour ne pas dépasser les montants autorisés. Vous éviterez ainsi les rejets.

  • Sensibiliser votre équipe et vos partenaires : pour éviter les erreurs, formez régulièrement le personnel en charge des transactions financières aux subtilités du réseau ACH (p. ex. les exigences en matière de conformité).

  • Recourir aux alertes en temps réel : déployez des systèmes qui envoient des notifications en temps réel sur les soldes des comptes et le statut des transactions. Vous contribuerez ainsi à éviter les rejets provoqués par des fonds insuffisants ou non compensés.

  • Rapprocher régulièrement les comptes : un rapprochement régulier des relevés bancaires avec les registres comptables vous permettra de détecter toute incohérence susceptible de mener à un rejet.

Gestion des rejets

  • Identifier immédiatement les rejets : configurez des alertes qui informent le personnel concerné dès qu'un rejet survient. À la clé, une intervention rapide.

  • Interpréter le code retour : vous comprendrez la raison du rejet en vous référant au code de retour ACH. Il sera ainsi possible d'agir en conséquence.

  • Communiquer avec les parties impliquées : informez le client, l'employé ou le fournisseur du problème et œuvrez main dans la main à sa résolution. Il vous faudra peut-être mettre les informations d'un compte à jour ou obtenir un nouveau formulaire d'autorisation.

  • Apporter les corrections nécessaires : mettez vos systèmes internes à jour avec les bonnes informations. Initiez une nouvelle transaction ACH, le cas échéant.

  • Tenir des registres : consignez le rejet et les mesures prises pour résoudre le problème. Cela pourra s'avérer utile en cas d'audit et démontrera votre engagement envers la résolution efficace des problèmes.

  • Évaluer et adapter les procédures : après chaque résolution de problème, procédez à une analyse dans le but de repérer des schémas ou des problèmes structurels. Le cas échéant, envisagez de nouvelles procédures afin d'éviter de futurs incidents.

Mesures concernant les cas particuliers

  • Salaires : dans le cas du virement des salaires, vérifiez avec attention les informations relatives aux comptes des nouveaux employés ainsi que les modifications apportées à des coordonnées bancaires.

  • Paiements aux fournisseurs : lorsque vous payez des fournisseurs, vérifiez que vous disposez des autorisations et des formulaires à jour afin de prévenir les retards dans les transactions, qui sont susceptibles d'affecter les opérations de la chaîne d'approvisionnement.

  • Facturation récurrente du client : dans le cas des abonnements ou des versements échelonnés, envoyez un rappel aux clients avant chaque cycle de facturation. Ce faisant, vous vous assurez qu'ils disposent des fonds suffisants et vous leur donnez l'occasion de modifier les informations concernant leur compte.

  • Transactions e-commerce : les entreprises e-commerce auront tout intérêt à intégrer une vérification des fonctionnalités à leur plateforme de paiement afin de confirmer les informations du compte en temps réel.

  • Transactions de valeur élevée : si une transaction implique un montant colossal, envisagez d'ajouter des étapes de vérification, comme une confirmation par téléphone. Ce faisant, vous limiterez les risques de rejets liés aux problèmes de comptes ou aux autorisations.

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