Der Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen für die Umsatzsteuer (USt) ist eine in Italien eingeführte steuerliche Maßnahme zur Bekämpfung der Umsatzsteuerhinterziehung bei Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung. Nach diesem System wird die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht vom Lieferanten eingezogen, sondern direkt von der öffentlichen Einrichtung, die die Waren oder Dienstleistungen erwirbt, an die italienische Steuerbehörde gezahlt.

Für viele italienische Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen oder staatlich kontrollierten Unternehmen zusammenarbeiten, ist es wichtig zu verstehen, was man unter der Aufteilung einer Zahlung versteht, welche Parteien daran beteiligt sind und wie Rechnungen mit Zahlungsaufteilung ordnungsgemäß zu bearbeiten sind, um Fehler in der Buchhaltung und Steuerverwaltung zu vermeiden.

In diesem Artikel wird erläutert, was der Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen ist, welche rechtlichen Rahmenbedingungen dafür gelten, wie er in der Praxis funktioniert, welche Transaktionen darunter fallen bzw. davon ausgenommen sind und wie die Umsatzsteuer im Rahmen des Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen zu entrichten ist. Außerdem werden wir die buchhalterische Behandlung von Rechnungen sowie die Pflichten der Käuferin bzw. des Käufers oder der Kundinnen und Kunden untersuchen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was versteht man unter der Aufteilung einer Zahlung?
  
• So funktioniert die Aufteilung der Zahlung
  
• Transaktionen, die in der geteilten Zahlung enthalten sind
  
• Vom Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen ausgenommene Transaktionen
  
• So entrichten Sie die Umsatzsteuer im Rahmen einer aufgeteilten Zahlung
  
• Elektronische Rechnungsstellung mit aufgeteilter Zahlung
  
• Pflichten der Käuferin bzw. des Käufers oder der Kundin bzw. des Kunden
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was versteht man unter der Aufteilung einer Zahlung?

Bei der aufgeteilten Zahlung handelt es sich um ein Steuerzahlungssystem, das bei Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung und bestimmten gleichgestellten Einrichtungen zur Anwendung kommt. Das Prinzip der aufgeteilten Zahlung ist einfach: Die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer wird nicht an den Lieferanten gezahlt, sondern von der öffentlichen Einrichtung einbehalten und direkt an den Staat abgeführt.

Dieser Mechanismus wurde in Italien durch Artikel 17-ter des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972 eingeführt, das durch das Stabilitätsgesetz von 2015 (Gesetz Nr. 190/2014) geändert wurde. Im Laufe der Jahre wurden die Vorschriften mehrfach aktualisiert, um die beteiligten Parteien und die Verfahren zur Umsetzung dieses Mechanismus genauer zu definieren.

Rechtsgrundlage für die Aufteilung der Zahlung bleibt somit Artikel 17-ter des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633 aus dem Jahr 1972, in dem die Funktionsweise dieses Mechanismus bei Geschäften mit bestimmten öffentlichen Einrichtungen geregelt ist.

Der Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen wurde in Italien nach Genehmigung durch den Rat der Europäischen Union eingeführt, da es eine besondere Ausnahmeregelung von den allgemeinen Umsatzsteuerbestimmungen der Richtlinie 2006/112/EG darstellt. Italien ist derzeit berechtigt, dieses System bis zum 30. Juni 2026 anzuwenden (die Genehmigung galt zuvor bis zum 30. Juni 2023). Die Verlängerung wurde durch den Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1552 des Rates vom 25. Juli 2023 gewährt, veröffentlicht im Amtsblatt der Europäischen Union Nr. 188 vom 27. Juli 2023, mit dem dem Antrag Italiens auf Verlängerung der Anwendung des Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen stattgegeben wurde.

So funktioniert die Aufteilung der Zahlung

Um besser zu verstehen, wie der Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen funktioniert, ist es hilfreich, ihn mit der üblichen Regelung zur Umsatzsteuer zu vergleichen.

Im Rahmen des regulären Umsatzsteuersystems:

• Der Lieferant stellt eine Rechnung aus, die die Umsatzsteuer enthält.
  
• Die Kundinnen und Kunden zahlen den Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer.
  
• Der Lieferant führt die Umsatzsteuer im Rahmen der periodischen Umsatzsteuerabrechnung an den Staat ab.
  

Durch den von der öffentlichen Verwaltung verwendeten Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen ändert sich der Ablauf.

Anwendung des Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen:

• Der Lieferant stellt eine Rechnung unter Anwendung des Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen aus, in der die Umsatzsteuer ausgewiesen ist.
  
• Die öffentliche Einrichtung zahlt dem Lieferanten nur den steuerpflichtigen Betrag.
  
• Die öffentliche Einrichtung führt die Umsatzsteuer direkt an den Staat ab.
  

Der Mechanismus verändert auch den Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer fällig wird – also den Zeitpunkt, zu dem die Steuer an den Staat abzuführen ist. Bei Anwendung des Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen wird die Umsatzsteuer je nach den Arbeitsabläufen der öffentlichen Einrichtung entweder zum Zeitpunkt der Zahlung oder bei Erhalt der Rechnung fällig.

Vergleich zwischen der regulären Umsatzsteuerregelung und dem Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen

Transaktionen, die unter den Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen fallen

Der Mechanismus der geteilten Zahlung durch die öffentliche Verwaltung gilt für Transaktionen, die mit Einrichtungen und Unternehmen durchgeführt werden, die in die folgenden Kategorien fallen:

• Staatliche Verwaltungen
  
• Lokale öffentliche Einrichtungen (Regionen, Provinzen und Gemeinden)
  
• Öffentliche Wirtschaftseinrichtungen
  
• Universitäten und öffentliche Einrichtungen
  
• Gesundheitsbehörden
  
• Unternehmen, die direkt oder indirekt vom Staat kontrolliert werden
  
• Unternehmen, die von lokalen öffentlichen Einrichtungen kontrolliert werden
  
• Börsennotierte Unternehmen, die in den Leitindizes der italienischen Börse enthalten sind
  

Das Ministerium für Wirtschaft und Finanzen veröffentlicht jedes Jahr aktualisierte Listen der Einrichtungen und Unternehmen, die dem Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen bei der Umsatzsteuer unterliegen. Daher ist es für Unternehmen wichtig, vor der Rechnungsstellung zu überprüfen, ob die Kundinnen und Kunden zur Anwendung des Mechanismus berechtigt sind.

Vom Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen ausgenommene Transaktionen

Nicht alle Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung fallen unter den Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen für die Umsatzsteuer. Selbst wenn die Kundinnen und Kunden eine in den offiziellen Verzeichnissen aufgeführte öffentliche Einrichtung sind, bleiben bestimmte Transaktionen davon ausgenommen, da sie anderen Regelungen für die Umsatzsteuer unterliegen oder keine Steuer anfällt. Zu den wichtigsten vom Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen ausgenommenen Transaktionen gehören:

• Transaktionen mit Umkehrung der Steuerschuld
  Wenn das Verfahren zur Umkehrung der Steuerschuld zur Anwendung kommt, ist die Kundin bzw. der Kunde für die Berechnung und Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich. Da der Lieferant die Steuer nicht in die Rechnung einbezieht, ist es nicht möglich, den von der öffentlichen Verwaltung angewandten Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen anzuwenden. Dies gilt beispielsweise für bestimmte Dienstleistungen im Bausektor oder in anderen Fällen, die in Artikel 17 des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972 vorgesehen sind.

• Vergütung, die der Quellensteuer unterliegt
  Fachdienstleistungen, die der Quellensteuer unterliegen, fallen nicht unter den Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen. In solchen Fällen stellt der Dienstleister eine Rechnung inklusive Umsatzsteuer aus. Die öffentliche Einrichtung behält die Einkommensteuer (Quellensteuer) ein, zahlt die Umsatzsteuer jedoch in voller Höhe an den Dienstleister. Folglich findet der Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen keine Anwendung.

• Von der Umsatazsteuer befreite Umsätze
  Transaktionen, die gesetzlich von der Steuer befreit sind – wie beispielsweise bestimmte Gesundheits-, Bildungs- oder Finanzdienstleistungen gemäß Artikel 10 des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972 – sind davon ausgenommen. Da die Umsatzsteuer nicht in der Rechnung ausgewiesen ist, kann der Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen nicht angewendet werden.

• Umsätze außerhalb des Anwendungsbereichs der Umsatzsteuer
  Umsätze außerhalb des Anwendungsbereichs der Umsatzsteuer sind ebenfalls vom Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen ausgenommen. Dazu gehören beispielsweise die Erstattung von Auslagen, die im Namen und im Auftrag der Kundinnen und Kunden getätigt wurden, oder Umsätze, die aus umsatzsteuerlicher Sicht nicht relevant sind. Da in diesen Fällen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen ist, findet die Aufteilung der Umsatzsteuerzahlung keine Anwendung.

• Umsätze, die besonderen Regelungen zur Umsatzsteuer unterliegen
  Einige Steuerregelungen erfordern besondere Verfahren zur Anwendung der Umsatzsteuer und sind daher vom Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen ausgeschlossen. Ein wichtiges Beispiel ist die Pauschalregelung, bei der die Rechnung keine Umsatzsteuer enthält. Gleiches gilt für andere Sonderregelungen, wie beispielsweise die Margenregelung oder die Sonderregelung für landwirtschaftliche Erzeugnisse.

Was ist der Unterschied zwischen der Umkehrung der Steuerschuld und der Aufteilung von Zahlungen?

Der Unterschied zwischen der Umkehrung der Steuerschuld und der Aufteilung von Zahlungen liegt in der Art und Weise, wie die Umsatzsteuer abgewickelt und entrichtet wird:

• Umkehrung der Steuerschuld: Der Lieferant stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und die Kundin bzw. der Kunde fügt die Umsatzsteuer zur Rechnung hinzu und verbucht sie sowohl als Ausgangssteuer als auch als Vorsteuergutschrift. Auf diese Weise wickeln die Kundinnen und Kunden die Umsatzsteuer in ihrer eigenen Umsatzsteuerabrechnung ab.
  
• Aufgeteilte Zahlung: Der Lieferant stellt eine Rechnung aus, die die Umsatzsteuer enthält, zieht diese jedoch nicht selbst ein. Stattdessen wird die Umsatzsteuer von der Kundin bzw. dem Kunden (in der Regel eine öffentliche Einrichtung) einbehalten und direkt an den Staat abgeführt.
  

Kurz gesagt:

• Im Rahmen des Verfahrens zur Umkehrung der Steuerschuld wickelt der Kunde bzw. Kundin die USt. ab, indem er/sie sie der Rechnung hinzufügt.
  
• Im Rahmen des Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen wird die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen, jedoch vom öffentlichen Auftraggeber an den Staat abgeführt.
  

So entrichten Sie die Umsatzsteuer im Rahmen einer aufgeteilten Zahlung

Für Unternehmen, die der öffentlichen Verwaltung Rechnungen stellen, ist es wichtig zu verstehen, wie USt. im Rahmen des Systems der geteilten Zahlung gezahlt wird und welche Auswirkungen dies auf die Verwaltung der Steuern hat.
Im Rahmen der regulären Umsatzsteuerregelung zieht der Lieferant die Umsatzsteuer von den Kundinnen und Kunden ein und führt sie im Rahmen periodischer Umsatzsteuerabrechnungen an den Staat ab. Bei Aufteilung der Zahlung wird die Umsatzsteuer jedoch nicht vom Lieferanten, sondern vom öffentlichen Auftraggeber entrichtet. Und so funktioniert es:

• Die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer wird vom öffentlichen Auftraggeber einbehalten.
  
• Die öffentliche Einrichtung zahlt die Steuer direkt an die Steuerbehörde für Umsatz.
  

Stellt ein Unternehmen eine Rechnung aus, die der geteilten Zahlung der USt. unterliegt, zahlt die öffentliche Einrichtung in der Praxis nur den steuerpflichtigen Betrag (ohne USt.) an den Lieferanten. Die auf der Rechnung ausgewiesene USt. wird vom Käufer/in oder Kunden/von der Kundin gemäß den in den Steuervorschriften festgelegten Verfahren direkt an die Umsatz-Agentur gezahlt.

Dies hat für den Lieferanten gewisse praktische Auswirkungen. Obwohl die Steuer auf der Rechnung ausgewiesen ist, sollte sie nicht in die periodische Umsatzsteuerabrechnung aufgenommen werden, da sie nicht tatsächlich eingezogen wird. Dennoch besteht weiterhin die Verpflichtung, die Rechnung im Umsatzsteuerbuch zu erfassen und dabei die nicht eingezogene Umsatzsteuer deutlich zu kennzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Vorgang für steuerliche Zwecke ordnungsgemäß erfasst wird, auch wenn die Steuerzahlung direkt durch den öffentlichen Auftraggeber erfolgt.

Elektronische Rechnungsstellung mit aufgeteilter Zahlung

Seit 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung für fast alle Transaktionen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung verpflichtend. Im Falle einer aufgeteilten Zahlung ist eine elektronische Rechnung wie folgt auszufüllen:

• Geben Sie „S“ – was für eine aufgeteilte Zahlung steht – in das Feld mit der Bezeichnung () ein; dies ist der Datenblockcode 2.2.2.7.
  
• Fügen Sie einen Vermerk hinzu, z. B.: „Transaktion unterliegt der Aufteilung der Zahlung – die Verkäuferin bzw. der Verkäufer erhebt keine Umsatzsteuer gemäß dem ehemaligen Artikel 17-ter des italienischen Präsidialdekrets Nr. 633/1972; die Käuferin bzw. der Käufer ist verpflichtet, die Umsatzsteuer an die Steuerbehörde zu entrichten.“
  
• Die Rechnung digital signiert.
  
• Übermitteln Sie sie an das Austauschsystem.
  

Wie erfasst man eine Rechnung mit aufgeteilter Zahlungen im Umsatzsteuerregister?

Bei der Ausstellung einer Rechnung mit aufgeteilten Zahlungen muss der Vorgang wie jede andere Rechnung im Umsatzsteuerregister erfasst werden. Die Behandlung der Umsatzsteuer unterscheidet sich jedoch von derjenigen im Standardverfahren.

Im Rahmen des Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen wird die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht vom Lieferanten eingezogen, sondern vom öffentlichen Auftraggeber direkt an die Steuerbehörde abgeführt.

Aus buchhalterischer Sicht umfasst der Prozess der Erfassung einer Rechnung im Allgemeinen Folgendes:

• Erfassung der Forderung gegenüber der Kundin bzw. dem Kunden in Höhe des steuerpflichtigen Betrags
  
• Erfassung der Umsatzerlöse aus dem Verkauf von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen
  
• Ausweis der auf der Rechnung ausgewiesenen, aber nicht eingezogenen Umsatzsteuer, die nicht in der Umsatzsteuerabrechnung des Lieferanten enthalten ist
  

Da die Steuer nicht erhoben wird, muss der Lieferant sie nicht in seiner periodischen Umsatzsteuererklärung angeben. Die Umsatzsteuer muss jedoch weiterhin im Buchungssatz und auf der Rechnung ausgewiesen werden, da der Umsatz weiterhin umsatzsteuerpflichtig ist.

Pflichten der Käuferin bzw. des Käufers oder der Kundin bzw. des Kunden

Im Rahmen des Systems zur Umsatzsteuer mit Aufteilung der Zahlung gelten für öffentliche Auftraggeber ebenfalls besondere steuerliche Verpflichtungen. Die Käuferin bzw. der Käufer oder die Kundin bzw. der Kunde, d. h. diejenige/derjenige, die/der die Waren oder Dienstleistungen erwirbt, muss:

• Die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer einbehalten.
  
• Die Umsatzsteuer direkt an den Staat abführen.
  
• Den Vorgang ordnungsgemäß für buchhalterische Zwecke erfassen.
  

Öffentliche Einrichtungen können die Umsatzsteuer wie folgt entrichten:

• Mithilfe des Formulars F24.
  
• Gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen internen Buchhaltungsverfahren.
  

Auf diese Weise stellt das System sicher, dass die Umsatzsteuer direkt an den Staat abgeführt wird, ohne den Lieferanten zu durchlaufen. Der Mechanismus zur Aufteilung von Zahlungen für öffentliche Einrichtungen wurde speziell eingeführt, um das Risiko der Umsatzsteuerhinterziehung bei Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen zu verringern.

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