Die Herausforderung

Als Innovator im Veranstaltungsmanagement hat EventsAir in den letzten 35 Jahren seine SaaS-Plattform ausgebaut, um Veranstaltern beim Planen und Verwalten von Veranstaltungen zu helfen. Die Plattform hat weltweit mehr als 400.000 Veranstaltungen für Unternehmen wie Microsoft, die MCI Group und die Australian Medical Association unterstützt.

Zuvor unterstützte EventsAir Drittanbieter-Zahlungsgateways, sodass Veranstalter ihre bevorzugten Anbieter auf die Plattform bringen konnten. Anfangs kam diese Flexibilität einem vielfältigen Kundenbedarf entgegen. Schließlich brachte sie aber Herausforderungen mit sich und beeinträchtigte die Fähigkeit von EventsAir, seinen Nutzern einheitlichen und hochwertigen Service zu bieten.

Da mehr als 170 verschiedene Gateways im Einsatz waren, wurde das Modell immer komplexer und war irgendwann nicht mehr tragfähig. Jedes Gateway erforderte einen umfangreichen manuellen Onboarding-Prozess, wobei EventsAir die Beziehungen zu jedem Zahlungsdienstleister und Rückstände durch anstehende Änderungen verwalten sowie gründliche Plattformtests sicherstellen musste. Diese Komplexität erschwerte die Bereitstellung eines schnellen, zuverlässigen Dienstes und beeinträchtigte die Fähigkeit des Unternehmens, Updates einzuführen und schnell auf Marktanforderungen zu reagieren.

Außerdem kam es zu Einschränkungen für Veranstaltungsplaner. Viele sahen sich mit uneinheitlichen Zahlungserfahrungen, Problemen beim Bezahlvorgang und eingeschränkter Unterstützung von Währungen und Zahlungsmethoden konfrontiert, insbesondere wenn sie Veranstaltungen in neuen oder internationalen Märkten durchführten.

Um die sich ändernden Anforderungen seiner Kundschaft weiterhin erfüllen zu können, musste EventsAir seine Abläufe vereinfachen und die Risiken mindern, die mit der Aufrechterhaltung der Compliance, häufigen Updates und Best Practices der Branche verbunden sind. Das Unternehmen wünschte sich außerdem einen reibungsloseren Onboarding-Prozess für neue Veranstalter.

EventsAir suchte nach einer robusten Lösung für integrierte Zahlungen, die mehr Zahlungsmethoden, erweiterte Funktionen und Monetarisierungsoptionen bieten sollte. Angesichts der Schnelllebigkeit der Branche war eine kurze Markteinführungszeit entscheidend. Daher legte EventsAir bei seiner Suche Wert auf einen Partner, der eng mit dem Unternehmen zusammenarbeiten konnte, um schnell loszulegen.

Die Lösung

Nach dem Bewerten der Optionen anhand wichtiger Anwendungsszenarien entschied sich EventsAir für Stripe als Unterstützer seiner Zahlungsexpansion. Ein wichtiger Faktor war dabei die vorgefertigte Funktionalität von Stripe. „Wir hatten eine andere interne Lösung in Betracht gezogen, aber Stripe war so hochgradig einsatzbereit. Das war für unsere Entscheidung von großer Bedeutung“, erklärt Helen McArthur, Leiterin von EventsAir Pay und Compliance Officer.

EventsAir arbeitete mit Fachdienstleistungen von Stripe zusammen, um seine neue Zahlungslösung EventsAir Pay zu entwickeln und umzusetzen. Das Unternehmen hatte einen klaren Einführungsplan und war sich der Bedeutung fachkundiger Beratung bewusst, um schnell auf den Markt zu kommen. „Uns war klar, dass wir diese Investition tätigen mussten“, so McArthur.

EventsAir Pay implementierte Stripe Connect, um die Zahlungsfunktionen auf der gesamten Plattform zu erweitern. Mit Connect können Veranstalter während einer Veranstaltung Zahlungen akzeptieren. Teilnehmer/innen können sich direkt auf der Plattform für Abendessen, Waren und Erlebnisse registrieren und sie dort auch bezahlen. Das schafft eine einheitlichere Zahlungserfahrung.

EventsAir nutzt auch das Plattform-Preistool von Connect, um Zahlungspreise für Veranstalter in verschiedenen Ländern einzurichten und Preisstrategien ohne Codeänderungen zu entwickeln und umzusetzen.

Das Unternehmen implementierte Stripe Payments, um seine Zahlungen zu skalieren und für die Expansion in neue Märkte Funktionen in mehreren Währungen anzubieten. Dadurch wurden die Drittanbieter-Zahlungsgateways von 170 auf 21 reduziert, was das Plattformmanagement vereinfachte und zu Verbesserungen im Hinblick auf Risiken und Compliance führte.

EventsAir implementierte die Suite zur Optimierung des Bezahlvorgangs von Stripe einschließlich Adaptive Pricing, um Teilnehmer/innen automatisch mit lokalisierten Preisen in mehr als 150 Ländern zu bedienen, den grenzüberschreitenden Umsatz zu steigern und die Expansion in neue Märkte zu erleichtern. Die integrierten KI-Modelle von Adaptive Pricing zeigen bei jeder Transaktion dynamisch die relevantesten Zahlungsmethoden an. EventsAir aktivierte darüber hinaus Link, ein von Stripe entwickeltes Wallet, das die Adressen und Zahlungsdaten der Registrierenden sicher speichert und automatisch ausfüllt, um schnellere Transaktionen zu ermöglichen.

Um den Rechnungsstellungsprozess für die Veranstalter zu optimieren, implementierte EventsAir Stripe Payment Links, das direkt mit Zoho verbunden ist, dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens.

Die Ergebnisse

Sechs Monate bei der Implementierung gespart dank der Fachdienstleistungen von Stripe

Durch die Partnerschaft von EventsAir mit Stripe-Fachdienstleistungen sparte das Unternehmen bei seinem Markteinführungszeitplan bis zu sechs Monate ein. Die Zusammenarbeit gab EventsAir zusätzliches Vertrauen in Stripe und seine eigenen Fähigkeiten als globaler Akteur. „Bei den Fachdienstleistungen kann ich mir sicher sein, dass ich eine Antwort bekomme“, sagt McArthur. „Sie sind ein Game Changer für Stripe.“

Beim Onboarding Prozess im Schnitt bis zu 155 Tage eingespart

Das gehostete Onboarding von Stripe hat den Prozess für Veranstalter vereinfacht und die Dauer sowie die Anzahl der erforderlichen Schritte bis zum Akzeptieren von Zahlungen in EventsAir reduziert. Vor Stripe dauerte das Onboarding für Veranstalter durchschnittlich 156 Tage. Inzwischen schließen viele den Prozess innerhalb eines einzigen Tages ab.

EventsAir hat für 142 Veranstalter das Stripe-Onboarding durchgeführt und dabei eine Zufriedenheitsquote von 99 % erzielt. „Wir haben eine sehr zufriedene Kundschaft. Es war ein Privileg, daran teilzuhaben“, so McArthur. „Einige dieser Veranstalter sind sogar mit ihrem eigenen Unternehmen zu Stripe gewechselt.“

87 % weniger Drittanbieter-Zahlungsgateways mit Stripe Payments

Mit Payments konnte EventsAir seine Drittanbieter-Zahlungsgateways um 87 % reduzieren. Ein Onboarding neuer Gateways ist nicht mehr nötig. Veranstalter können jetzt den gehosteten Onboarding-Ablauf von Stripe abschließen und sich auf ihre Veranstaltungen vorbereiten, ohne sich mit dem Einrichten eines Zahlungsgateways oder laufender Wartung aufhalten zu müssen.

Diese Konsolidierung hat auch zu Arbeitszeiteinsparungen bei EventsAir geführt, da sich das Unternehmen nicht mehr mit Support-Anfragen, betrügerischen Angriffen und Tests bei Änderungen beschäftigen muss – einschließlich Entwicklungs-, Penetrations- und Compliance-Tests. Da weniger Beziehungen gepflegt werden müssen und Stripe alle Aktualisierungen, Risiken und Compliance-Fragen handhabt, kann EventsAir seine Ressourcen auf Plattformverbesserungen konzentrieren, die Innovationen und das Wachstum des Unternehmens fördern.

Expansion in neue Märkte mit Funktionen für mehrere Währungen und mehr Zahlungsmethoden

Der Wechsel zu Stripe Payments und der Suite zur Optimierung des Bezahlvorgangs hat EventsAir mit Funktionen für mehrere Währungen und Zugriff auf neue Zahlungsmethoden die Expansion in neue Märkte erleichtert. EventsAir führte EventsAir Pay zunächst in Australien, Neuseeland, dem Vereinigten Königreich, der EU und den USA auf Stripe ein und hat seitdem nach Kanada, nach Singapur, in die VAE, nach Hongkong, in die Schweiz und nach Japan expandiert.

Die strategische Beratung des Stripe-Teams für Fachdienstleistungen half EventsAir dabei, auch in Südafrika voll betriebsfähig zu werden. Dort konnte das Unternehmen zuvor aufgrund komplexer regulatorischer Anforderungen nicht tätig sein. Den Durchbruch brachte die Integration von Paystack, einem lokalen Zahlungsdienstleister, der für die Geschäftstätigkeit vor Ort erforderlich ist.