Hoy en día, las empresas en línea venden a clientes en varios estados de los EE. UU. y más allá. De hecho, más del 80 % de las startups que utilizan Stripe operan en más de 20 estados y países. A pesar de que nunca fue tan fácil llegar a los clientes gracias a la modalidad en línea, operar en más de un lugar puede resultar complejo.

El impuesto sobre las ventas es un ejemplo de esta complejidad: si tu empresa tiene clientes en los EE. UU., debes cumplir con las leyes del impuesto sobre las ventas de los estados de ese país donde alcances los límites para la inscripción. Los límites, las normativas fiscales y las tasas aplicables varían según el estado y el producto. Cuantos más productos vendas y en más ubicaciones, más compleja será la gestión de los impuestos.

Esta guía está dirigida a las empresas que venden a clientes de los EE. UU. y comprende los conceptos básicos del nexo económico. Te ayudará a identificar dónde alcanzaste los límites para la inscripción, cómo determinar la tasa impositiva correcta en función de qué vendes y dónde, y cómo declarar y enviar impuestos. También obtendrás información sobre la ayuda que Stripe Tax puede brindarte para cumplir con la normativa.

Para obtener información en materia impositiva cuando vendes a clientes europeos, consulta nuestra Guía sobre el IVA y la ventanilla única del IVA de la UE.

¿Qué es el nexo económico?

El término nexo económico se refiere a la presencia de una empresa en un estado de los EE. UU. que exige a un vendedor no establecido allí la responsabilidad de cobrar el impuesto sobre las ventas una vez alcanzada una determinada cantidad de transacciones o ventas. En los EE. UU., cada estado es el principal regulador de este impuesto, y tiene sus propias leyes y normativas. Antes del surgimiento de Internet, era sencillo determinar si correspondía el nexo económico en un determinado lugar. Si tenías una tienda, una oficina, un almacén o un empleado, o bien participabas de una exposición comercial, debías cobrar el impuesto sobre las ventas allí.

Así fue hasta la llegada del comercio electrónico. Cuando la actividad económica en Internet ganó terreno, los comerciantes minoristas en línea tenían una ventaja con respecto a las empresas locales, ya que, en efecto, no debían cobrar ni enviar el impuesto sobre las ventas. Además, los estados perdían un total de USD 33,000 millones de ingresos sujetos a impuestos por año.

En 2018, la Corte Suprema intervino y sentó un precedente con el fallo del caso Dakota del Sur contra Wayfair. En la actualidad, un estado puede exigir el cobro del impuesto sobre las ventas a una empresa que no tenga una tienda física o un representante de ventas allí. Desde entonces, una presencia «económica» (o alcanzar una determinada cantidad de transacciones o ventas) es suficiente para que se establezca un nexo fiscal con ese estado. Por supuesto, es obligatorio, además, inscribirse en aquellos estados donde se tenga presencia física.

¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con las leyes de nexo económico?

Los titulares de empresas deben entender su nexo fiscal sobre las ventas, y su correspondiente responsabilidad, para evitar pagar los impuestos no cobrados, además de multas e intereses. Debes presentar declaraciones de impuestos en todos los estados en los que estés inscrito para el cobro de impuestos, incluso si no tienes responsabilidades con respecto al impuesto sobre las ventas durante ese período.

Si no cobraste a tus clientes el impuesto sobre las ventas que correspondía, deberás pagar dicho importe vencido y pendiente de pago de tu propio bolsillo, además de intereses y multas que, en promedio, alcanzan el 30 % del importe adeudado.

Cómo cumplir con las normativas y reglas del impuesto sobre las ventas

Cumplir con el nexo económico es un proceso de varias partes que depende de la ubicación precisa de la empresa y sus clientes, el volumen de ventas y los productos que se venden. Estos son los tres pasos clave para que tu empresa cumpla con las leyes fiscales en los EE. UU.:

1. Determinar dónde corresponde el nexo

Desde mayo de 2021, todos los estados de los EE. UU. tienen algún tipo de ley de nexo económico. Se suele establecer un nexo económico cuando se supera un determinado límite con respecto a la cantidad de transacciones o ingresos. La mayoría de estos límites se basan en la actividad de los últimos 12 meses, con requisitos y fechas límite de inscripción variables para el pago de impuestos en el estado.

En la mayoría de los estados, el límite para el nexo económico es de USD 100,000 en ventas o 200 transacciones durante 12 meses. Sin embargo, hay excepciones. Por ejemplo, en Texas y California el límite es de USD 500,000.

¿Qué deben hacer las empresas que alcanzan el límite del nexo fiscal sobre las ventas?

Cuando las empresas alcanzan el límite del nexo económico en una jurisdicción local, deben inscribirse para el cobro de impuestos en el sitio web del organismo estatal responsable del impuesto sobre las ventas. Las empresas no deben cobrar impuestos si aún no se inscribieron en la jurisdicción correspondiente. Los requisitos para la inscripción varían de un estado a otro. Por ejemplo, en Texas, las empresas no establecidas en ese estado deben inscribirse antes del primer día del cuarto mes posterior a haber alcanzado el límite de nexo económico. En Rhode Island, las empresas tienen hasta el 1 de enero del año posterior a alcanzar el límite de nexo económico para inscribirse, cobrar el impuesto sobre las ventas y empezar a enviarlo.

Las leyes específicas también varían en función de si los productos que se venden son tangibles, digitales o de SaaS (Software como Servicio). Los productos digitales (como libros electrónicos, cursos en línea, archivos de música y membresías de sitios web) pueden resultar especialmente complejos. No todos los estados gravan los productos digitales. Las jurisdicciones que lo hacen tienen sus propias definiciones de qué constituye un producto digital.

Los productos de SaaS (Software como Servicio) pueden considerarse digitales. Sin embargo, por lo general tienen su propia normativa, debido a que no necesariamente son productos que se descargan. Por ejemplo, todas las ventas de productos de SaaS (Software como Servicio) están sujetas a impuestos en Connecticut. Sin embargo, ninguna está sujeta a impuestos en California. En Texas, solo el 80 % de precio de venta de los productos de SaaS (Software como Servicio) está sujeto a impuestos, mientras que los productos de software que se descargan se gravan en su totalidad.

2. Calcular las tasas impositivas en función de la jurisdicción

Existen más de 11,000 jurisdicciones fiscales en los EE. UU., y todas tienen distintas normativas. Solo en Alabama, existen más de 900 jurisdicciones fiscales, y en Texas, más de 1900. Lamentablemente, que un estado tenga menos jurisdicciones fiscales no siempre significa que sea menos complicado, ya que puede haber mucha diferencia en los procesos administrativos y en la aplicación de la normativa. Es necesario investigar cada estado y cada jurisdicción en particular para garantizar una correcta presentación de la declaración de impuestos.

Las tasas impositivas varían en función de qué se vende y dónde, y se actualizan constantemente. Se previeron más de 600 cambios de las tasas impositivas en 2021 solo en los EE. UU. En Virginia, por ejemplo, las cajas fuertes para armas están exentas del impuesto sobre las ventas, mientras que, en la ciudad de Chicago, se comenzará a gravar las ventas electrónicas de vino y agua embotellada.

Diferencia entre las tasas del impuesto sobre las ventas basadas en el origen y en el destino

Una vez que las empresas alcanzan el límite para el nexo económico, es importante conocer la diferencia entre las tasas del impuesto sobre las ventas basadas en el origen y en el destino.

Si tu empresa está establecida en un estado con tasas basadas en el origen, cobrarás las tasas del impuesto sobre las ventas local y estatal en función de la ubicación de la empresa.

En un estado con tasas basadas en el destino, la tasa del impuesto sobre las ventas se calcula en función de la ubicación del comprador (o del lugar donde se envían los productos).

Veinticuatro estados participan del Acuerdo de simplificación del impuesto sobre las ventas y el uso (SSUTA), una junta establecida para ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales en distintas jurisdicciones. Sin embargo, como muchos estados no participan, el sistema no es uniforme para todos los estados. Por lo tanto, se debe prestar especial atención a las pautas específicas de cada estado.

3. Declarar y enviar impuestos

Consulta el sitio web del organismo responsable de la administración del impuesto sobre las ventas en cada estado para obtener información sobre cómo y, más importante, cuándo presentar la declaración. Las fechas límites varían de un estado a otro, y la frecuencia de presentación también varía de manera significativa en función de la ubicación y la responsabilidad fiscal de la empresa.

En Tennessee, la presentación de la declaración del impuesto sobre las ventas se realiza anualmente si la responsabilidad fiscal mensual es de USD 200 o menos. Sin embargo, si la responsabilidad fiscal excede los USD 200, la presentación es mensual y se realiza antes del día 20 del mes siguiente. Por ejemplo, se debe presentar la declaración del impuesto sobre las ventas del mes de enero antes del 20 de febrero. En cambio, el Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York asigna una frecuencia de presentación (mensual, trimestral o anual) a cada empresa que opera en ese estado en función del volumen de ventas.

Cómo puede ayudar Stripe

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas enfocarte en el crecimiento de tu empresa. Calcula y cobra de manera automática el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST (impuesto sobre bienes y servicios) que se aplican a productos y servicios físicos y digitales en todos los estados de los EE. UU. y en más de 30 países. Stripe Tax está integrado de forma nativa en Stripe, por lo que puedes dar los primeros pasos más rápido, ya que no necesitas plugins ni integraciones de terceros.

Debido a que es una herramienta de automatización del impuesto sobre las ventas, Stripe Tax puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Comprender dónde inscribir tu empresa y cobrar impuestos: identifica dónde debes cobrar impuestos según tus transacciones con Stripe y activa el cobro de impuestos en un estado o un país nuevos en cuestión de segundos. Para comenzar a cobrar impuestos, puedes agregar una línea de código a tu actual integración de Stripe, o bien agregar el cobro de impuestos a los productos sin código de Stripe (como Invoicing) con un solo clic.
  
• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax siempre calcula y cobra el monto correcto de impuestos, independientemente de qué vendas o dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, y controla y actualiza las tasas y las normativas fiscales de manera constante.
  
• Simplificar la declaración y el envío de impuestos: Stripe genera informes detallados y resúmenes de impuestos para cada ubicación de presentación, lo que facilita la declaración y el envío de impuestos por tu cuenta, con un contador o con uno de los socios que Stripe prefiere para la presentación.