Of je nu een onderneming opricht, in de bouw werkt of onroerend goed koopt, het belastingcertificaat verifieert dat je aan alle juridische en financiële verplichtingen hebt voldaan, wat het vertrouwen en de juridische zekerheid ten goede komt.

In dit artikel leggen we uit wat een belastingverklaring is, wanneer je er een nodig hebt en hoe je er een kunt aanvragen. Ook geven we een overzicht van de verwachte kosten en welke informatie is opgenomen in een belastingverklaring die is uitgegeven door het belastingkantoor.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een belastingverklaring?
  
• Wanneer is een belastingverklaring vereist?
  
• Hoe vraag ik een belastingverklaring aan?
  
• Welke informatie staat er op een belastingverklaring van het belastingkantoor?
  
• Wat kost een belastingverklaring?
  

Wat is een belastingverklaring?

Een belastingverklaring ('Unbedenklichkeitsbescheinigung') is een officieel document dat particulieren en bedrijven kunnen aanvragen bij het belastingkantoor. Het wordt ook wel een verklaring in belastingzaken ('Bescheinigung in Steuersachen') genoemd en laat zien dat belastingproblemen en betalingsgedrag in goede staat zijn.

Zo'n verklaring laat in wezen zien dat eigenaren altijd op de hoogte zijn van belasting en andere verplichtingen, of, indien dit het geval is, van achterstallige belastingen. Een goedkeuringscertificaat van het belastingkantoor garandeert banken, gemeentelijke autoriteiten en publieke klanten dat ze kunnen vertrouwen op de financiële betrouwbaarheid van particulieren en bedrijven.

Naast de belastingverklaring, die uitsluitend door het betreffende belastingkantoor wordt afgegeven, zijn er nog andere verklaringsbewijzen, die kunnen worden verkregen van ziektekostenverzekeraars, werkgeversaansprakelijkheidsverzekeringen of lokale gemeenten en steden.

Wanneer is een belastingverklaring vereist?

Een belastingverklaring is vereist in verschillende scenario's die betrekking hebben op ondernemingen of financiële verantwoordelijkheden. Het is onder andere vereist:

• bij het kopen van onroerend goed;
  
• bij het uitbetalen van een lening;
  
• bij het registreren van een onderneming;
  
• voor bouwprojecten;
  
• voor nieuwe bedrijfsnamen.
  

Belastingverklaring voor de aankoop van onroerend goed

Een belastingverklaring van het belastingkantoor is vereist voor personen of bedrijven die grond of onroerend goed willen kopen. Deze vereiste bestaat omdat eigenaarschap in het kadaster vereist dat personen of bedrijven worden vermeld als de eigenaar van het onroerend goed. Deze inschrijving wordt echter pas verwerkt nadat de overeenkomstige landoverdrachtsbelasting is betaald. Daarom dient de belastingverklaring als bewijs dat de landoverdrachtsbelasting is betaald, waardoor inschrijving in het kadaster mogelijk is.

Volgens artikel 22 van de Wet op de landoverdrachtsbelasting 'geeft het belastingkantoor het certificaat af zodra de overdrachtsbelasting is betaald, veiliggesteld, uitgesteld of als belastingvrijstelling van toepassing is. Het certificaat kan ook worden afgegeven in andere gevallen waarin, naar eigen goeddunken, de belastingclaim geen risico loopt.' Het belastingkantoor moet het certificaat schriftelijk afgeven. Dit betekent dat het certificaat niet elektronisch mag worden verzonden. In de praktijk worden belastinggoedkeuringscertificaten meestal door de relevante notarissen bij het belastingkantoor aangevraagd.

Er zijn echter situaties waarbij kopers van onroerend goed geen belastingverklaring nodig hebben. Deze vrijstelling is bijvoorbeeld van toepassing als de aankoopprijs lager is dan € 2500. In dit geval is er geen overdrachtsbelasting verschuldigd. Als gevolg hiervan kan het onroerend goed worden geregistreerd zonder dat er een belastingverklaring nodig is. Daarnaast kan van het certificaat worden afgezien als de eigenaren van een onroerend goed het verkopen aan directe familieleden, zoals kinderen, kleinkinderen, ouders of grootouders.

Goedkeuringscertificaten voor uitbetaling van leningen

Banken keuren leningen voor de aankoop van onroerend goed meestal pas goed nadat de nieuwe eigenaren zijn ingeschreven in het kadaster. Daarom is een belastingverklaring van het belastingkantoor verplicht voor dergelijke leningen.

Daarnaast vereisen banken vaak een belastingverklaring van een ziektekostenverzekeraar wanneer particulieren of bedrijven die onderworpen zijn aan belastingheffing, een lening aanvragen. Deze verklaring laat het aantal werknemers zien dat onder het bedrijf valt, en of er openstaande bijdragen zijn. Als werknemers geregistreerd zijn bij verschillende ziektekostenverzekeraars of als de werkgever lid is van meer dan één ziektekostenverzekeraar, moeten er certificaten worden verkregen van elke verzekeraar. Deze certificaten dienen als bewijs voor de bank van de betrouwbaarheid van het bedrijf bij het doen van betalingen.

Goedkeuringscertificaten voor bedrijfsregistratie

Bij het registreren van bepaalde ondernemingen is het noodzakelijk om een belastingverklaring te verkrijgen van de relevante stad of gemeente. Dit om er zeker van te zijn dat er geen openstaande vorderingen zijn voor belastingen, vergoedingen of onroerendgoedheffingen die rechtstreeks verband houden met de onderneming.

De relevante Kamer van Koophandel en Industrie heeft informatie over welke ondernemingen een belastingverklaring nodig hebben. Het gaat hierbij onder meer om de volgende ondernemingen: beveiligingsdiensten, personen- of goederenvervoerders, makelaars, financiële dienstverleners en exploitanten van restaurants, cafés, bars en andere horecagelegenheden. De onderneming wordt pas goedgekeurd nadat de belastingverklaring is afgegeven.

Goedkeuringscertificaten voor bouwprojecten

Om deel te nemen aan openbare aanbestedingen voor bouwprojecten, moeten bedrijven meerdere goedkeuringscertificaten kunnen overleggen, zodat overheidsopdrachten alleen worden gegund aan bedrijven die betrouwbaar en financieel gezond zijn.

De belastingverklaring van het belastingkantoor dient als bevestiging dat het bedrijf al zijn belastingverplichtingen heeft voldaan. Een aanvullend attest is nodig van de werkgeversaansprakelijkheidsverzekering. Dit attest bevestigt dat alle werknemers van het bedrijf zijn geregistreerd en verzekerd bij de werkgeversaansprakelijkheidsverzekering. Het verklaart ook dat er geen openstaande bijdragen zijn aan de wettelijke ongevallenverzekering.

Het derde vereiste goedkeuringscertificaat moet worden afgegeven door de ziektekostenverzekeraars waarbij het bedrijf of zijn werknemers zijn verzekerd. Bouwbedrijven kunnen hiermee aantonen dat ze geen openstaande betalingen voor socialezekerheidsbijdragen hebben. Dit is met name belangrijk voor potentiële klanten omdat zij, net als een garant, verantwoordelijk zijn voor de verzekeringsbijdragen van de onderaannemer (zie sectie 28e van het Sociale Wetboek, Boek IV). Ze kunnen dus aansprakelijk zijn voor eventuele niet-betaalde socialezekerheidsbijdragen.

Voor overheidsopdrachten voor de bouw moeten goedkeuringscertificaten deel uitmaken van de aanbestedingssdocumenten. Voor particuliere bouwprojecten moeten ze beschikbaar zijn op het moment van ondertekening van het contract.

Goedkeuringscertificaat voor nieuwe bedrijfsnamen

Het kiezen van een bedrijfsnaam is de verantwoordelijkheid van het betreffende bedrijf, maar bedrijven moeten de gekozen naam zorgvuldig controleren: deze kan al in gebruik zijn, te veel lijken op een bestaande naam of mogelijk in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving. Daarom controleren de bevoegde lokale rechtbanken of nieuwe bedrijfsnamen zijn toegestaan. Als de bedrijfsnaam wettelijk conform is en niet al door een andere entiteit is geregistreerd in het Handelsregister, geeft de bevoegde autoriteit een goedkeuringscertificaat af voor de bedrijfsnaam.

Overzicht: Toepassingsgebied en bevoegde autoriteiten

Hoe vraag ik een belastingverklaring aan?

Je kunt informeel een belastingverklaring aanvragen bij het belastingkantoor: schriftelijk, telefonisch of elektronisch via ELSTER. De vereiste informatie en documenten kunnen van staat tot staat verschillen. Je moet je naam opgeven, vaak samen met een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Over het algemeen moet je ook je belasting-identificatienummer en/of belastingbetaler-identificatienummer verstrekken. Je moet ook aangeven waarom je de verklaring nodig hebt en hoeveel kopieën je nodig hebt. Iedereen die zijn belastingschulden aan het belastingkantoor heeft betaald en financieel betrouwbaar wordt geacht, heeft recht op een belastingverklaring.

Je kunt ook informeel een certificaat van goede reputatie aanvragen bij zorgverzekeraars. Dit kan per telefoon of e-mail. Sommige zorgverzekeraars bieden deze dienst ook aan via een webportaal. De enige vereiste is dat het bedrijf een account moet hebben bij het betreffende ziekenfonds.

Verenigingen van werkgeversaansprakelijkheidsverzekeringen en stads- of gemeentebesturen hebben over het algemeen geen problemen met informele aanvragen. Het kan echter zijn dat je verschillende documenten ter goedkeuring moet indienen. Gemeenten kunnen aanvullende documenten nodig hebben, zoals een kopie van de registratie bij het handelskantoor of een uittreksel uit het handelsregister.

In principe kunnen ook derden met een volmacht een belasting verklaring aanvragen, waaronder belasting adviseurs en notarissen.

Als je ondersteuning nodig hebt voor het berekenen, innen en opgeven van je belastingen voor wereldwijde betalingen, bekijk dan Stripe Tax. Eén platform geeft je toegang tot een breed scala aan diensten en alle documenten die je nodig hebt om je belasting aangifte te doen.

Welke informatie staat er op een belastingverklaring van het belastingkantoor?

Een belastingverklaring van het belastingkantoor bevat gegevens over de particulier of het bedrijf en hun belastingstatus in voorgaande jaren. Ze bevatten alleen feiten, geen meningen. Een belastingverklaring van het belastingkantoor bevat onder andere:

• naam en adres
  
• geboortedatum of oprichtingsdatum van het bedrijf
  
• belastingnummer en belasting-identificatienummer
  
• soorten opgelegde belastingen, waaronder inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, belasting toegevoegde waarde (btw) en loonbelasting
  
• bedrag van belastingschuld
  
• tijdigheid van betalingen
  
• tijdigheid bij de belastingaangifte
  
• informatie over belastingmisdrijven of belastingovertredingen
  

Het belastingcertificaat van het belastingkantoor heeft geen vervaldatum, omdat het slechts een weergave is van de belastinggeschiedenis. Het is aan de ontvangers die het certificaat aanvragen om te bepalen of het voldoende up-to-date is. Het certificaat moet ongewijzigd blijven en in zijn originele vorm. Het moet ook voorzien zijn van een geautoriseerde handtekening en officiële stempel van het uitgevende belastingkantoor.

Wat kost een belastingverklaring?

De kosten voor een belastingverklaring kunnen sterk variëren op basis van de uitgevende autoriteit, de federale staat en de specifieke context waarin deze nodig is. Vanaf 2024 brengt het aanvragen van een belastingverklaring bij het belastingkantoor in Berlijn bijvoorbeeld eenmalige kosten van € 17,90 met zich mee. Als de verklaring echter wordt afgegeven voor overwegend doeleinden van algemeen belang, zoals bij het aanvragen van overheidsopdrachten, kunnen de kosten worden kwijtgescholden.

Om in aanmerking] te komen voor kwijtschelding van de kosten, is een verklaring vereist waarin het doel van het certificaat wordt vermeld. In Noordrijn-Westfalen worden belastingverklaringen, uitgegeven door het belastingkantoor, over het algemeen gratis verstrekt. Doorgaans variëren de kosten bij belastingkantoren in heel Duitsland van € 0 tot € 20.

De kosten zijn vergelijkbaar voor socialezekerheidsinstellingen en andere instellingen. De kosten variëren afhankelijk van de instelling en de specifieke situatie. Bij vastgoedtransacties zijn de kosten voor een belastingverklaring meestal inbegrepen in de notariskosten, omdat notarissen de aanvraagprocedure afhandelen.