Que vous créiez une entreprise, que vous travailliez dans la construction ou que vous achetiez un bien immobilier, le certificat de décharge fiscale atteste que vous avez respecté toutes vos obligations légales et financières, ce qui renforce la confiance et la sécurité juridique.

Cet article explique ce qu’est un certificat de décharge fiscale, dans quels cas vous en avez besoin un et comment en faire la demande. Il décrit également les coûts à prévoir et les informations qui figurent sur un certificat de décharge fiscale délivré par l’administration fiscale.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un certificat de décharge fiscale ?
  
• Dans quels cas un certificat de décharge fiscale est-il nécessaire ?
  
• Comment demander un certificat de décharge fiscale ?
  
• Quelles informations figurent sur un certificat de décharge fiscale délivré par l'administration fiscale ?
  
• Combien coûte un certificat de décharge fiscale ?
  

Qu’est-ce qu’un certificat de décharge fiscale ?

Un certificat de décharge fiscale (« Unbedenklichkeitsbescheinigung ») est un document officiel que les particuliers et les entreprises peuvent demander à leur administration fiscale. Également appelé « Bescheinigung in Steuersachen », ce certificat atteste que les questions fiscales et le comportement en matière de paiement sont en règle.

Concrètement, il permet de prouver que son détenteur est toujours à jour de ses impôts et de ses autres obligations, ou qu'il n'a pas d'arriérés d'impôts. Le certificat de décharge de l'administration fiscale garantit aux banques, aux autorités municipales et aux clients publics qu'ils peuvent compter sur la fiabilité financière des particuliers et des entreprises.

En plus du certificat de décharge fiscale, qui est délivré uniquement par l’administration fiscale compétente, il existe d’autres certificats de décharge. Ceux-ci peuvent être obtenus auprès des compagnies d'assurance maladie, de l'assurance responsabilité civile des employeurs ou des municipalités et des villes.

Dans quels cas un certificat de décharge fiscale est-il nécessaire ?

Un certificat de décharge fiscale est requis dans différents scénarios impliquant des activités commerciales ou des responsabilités financières. Il est notamment requis dans les cas suivants :

• Achat d’un bien immobilier
  
• Décaissement d’un prêt
  
• Immatriculation d’une entreprise
  
• Projet de construction
  
• Nouvelles dénominations sociales
  

Certificats de décharge fiscale pour les achats immobiliers

Un certificat de décharge fiscale délivré par l’administration fiscale est nécessaire pour les particuliers ou les entreprises souhaitant acheter un terrain ou un bien immobilier. Cette exigence tient au fait que l'inscription au registre foncier exige que les personnes physiques ou morales soient répertoriées en tant que propriétaires. Toutefois, cette inscription n'est traitée qu'une fois que l’impôt sur le transfert de propriété correspondante a été payé. Par conséquent, le certificat de décharge fiscale sert de preuve que l'impôt sur le transfert de propriété a été payé, ce qui permet l'inscription ultérieure au registre foncier.

Selon l’article 22 de la loi relative aux droits de mutation immobilière, « l'administration fiscale délivre le certificat lorsque les droits de mutation immobilière ont été acquittés, garantis ou différés, ou en cas d'exonération fiscale. Le certificat peut également être délivré dans d’autres cas où, à sa discrétion, la créance fiscale n’est pas menacée. » L’administration fiscale doit délivrer le certificat par écrit. Cela signifie que le certificat ne peut pas être transmis par voie électronique. Dans la pratique, les certificats de décharge fiscale sont généralement demandés à l’administration fiscale par les notaires.

Il existe toutefois des cas dans lesquels les acquéreurs de biens immobiliers n'ont pas besoin d'un certificat de décharge. Par exemple, cette exemption s’applique si le prix d’achat est inférieur à 2 500 €. Dans ce cas, aucun droit de mutation immobilière n’est dû. Par conséquent, le bien peut être enregistré sans qu’il soit nécessaire d’obtenir un certificat de décharge fiscale. En outre, il est possible de se dispenser du certificat si les propriétaires d'un bien immobilier le vendent à des parents directs, tels que les enfants, les petits-enfants, les parents ou les grands-parents.

Certificats de décharge pour les décaissements de prêts

Les banques n’approuvent généralement les prêts destinés à l’achat d’un bien immobilier qu’après l’inscription des nouveaux propriétaires au registre foncier. Par conséquent, un certificat de décharge délivré par l'administration fiscale est obligatoire pour ce type de prêt.

En outre, les banques exigent souvent des certificats de décharge fiscale des compagnies d'assurance maladie lorsque des personnes ou des entreprises assujetties à l'impôt sollicitent un prêt. Ces certificats indiquent le nombre de salariés couverts par l’entreprise et s’il y a des cotisations impayées. Si les salariés sont inscrits auprès de différentes caisses d'assurance maladie, ou si l'employeur est affilié à plusieurs caisses d'assurance maladie, des certificats doivent être obtenus auprès de chaque caisse. Ces documents attestent aux banques de la fiabilité de l'entreprise en matière de paiement.

Certificats de décharge pour les immatriculations d'entreprises

Lors de l’immatriculation de certaines entreprises, il est nécessaire d’obtenir un certificat de décharge fiscale auprès de la ville ou de la municipalité concernée. Cette procédure permet de s'assurer qu’une entreprise ne fait l'objet d'aucune réclamation en suspens concernant des taxes, des redevances ou des impôts fonciers directement liés à son activité.

La Chambre de commerce et d’industrie compétente dispose d’informations sur les entreprises qui sont tenues de présenter un certificat de décharge fiscale. Il s'agit notamment des entreprises offrant des services de sécurité, de transport de passagers ou de marchandises, des agents immobiliers, des prestataires de services financiers, ainsi que des exploitants de restaurants, de cafés, de bars et autres établissements de restauration. Une entreprise ne peut être agréée qu'une fois le certificat de décharge fiscale délivré.

Certificats de décharge pour les projets de construction

Pour répondre aux appels d'offres publics portant sur des projets de construction, les entreprises doivent obtenir plusieurs certificats de décharge. Cette mesure permet de garantir que les marchés publics ne sont attribués qu'à des entreprises fiables et en bonne santé financière.

Le certificat de décharge fiscale délivré par l'administration fiscale confirme qu'une entreprise s'est acquittée de l'ensemble de ses obligations en matière d’impôts. Un certificat supplémentaire est nécessaire de la part de l'assurance responsabilité civile des employeurs. Ce document atteste que tous les salariés de l'entreprise sont inscrits et assurés auprès de la caisse d'assurance responsabilité civile des employeurs. Il atteste également que l'entreprise n'a pas d'arriérés de cotisations à l'assurance accident obligatoire.

Le troisième certificat de décharge requis doit être délivré par les compagnies d'assurance maladie auprès desquelles l'entreprise ou ses salariés sont assurés. Elle permet aux entreprises de construction de prouver qu'elles n'ont pas d'arriérés de cotisations de sécurité sociale. Ceci est particulièrement important pour les clients potentiels, car ils sont responsables des cotisations d'assurance de l'entrepreneur, au même titre qu'un garant (voir l’article 28e du Code social, livre IV). Ils peuvent donc être responsables des cotisations de sécurité sociale impayées.

Pour les marchés publics de construction, les certificats de décharge doivent être joints au dossier d'appel d'offres. Pour les projets de construction privés, ils doivent être fournis au moment de la signature du contrat.

Certificats de décharge pour les nouvelles dénominations sociales

Le choix du nom d’une entreprise) appartient à l’entreprise concernée. Toutefois, les entreprises doivent vérifier soigneusement que le nom choisi n'est pas déjà utilisé, trop similaire à un nom existant, ou qu'il ne contrevient pas à la législation en vigueur. C'est la raison pour laquelle les tribunaux locaux compétents contrôlent la validité des nouvelles dénominations sociales. Si le nom de l'entreprise est conforme à la loi et n'est pas déjà enregistré par une autre entité au registre du commerce, l'autorité compétente délivre un certificat légitimant son utilisation.

Aperçu : champ d’application et autorités compétentes

Comment demander un certificat de décharge fiscale ?

Vous pouvez demander un certificat de décharge fiscale auprès de l’administration fiscale de manière informelle : par écrit, par téléphone ou par voie électronique via ELSTER. Les informations et documents requis peuvent varier d’un Land à l’autre. Vous devez fournir votre nom, le plus souvent avec une copie d'une pièce d'identité en cours de validité. En règle générale, vous devez également fournir votre numéro fiscal et/ou votre numéro d’identification de contribuable. Vous devez également indiquer la raison pour laquelle vous avez besoin du certificat et le nombre de copies dont vous avez besoin. Toute personne s'étant acquittée de ses dettes fiscales auprès de l'administration fiscale et considérée comme financièrement fiable a la possibilité d'obtenir un certificat de décharge fiscale.

Vous pouvez également demander un certificat de conformité (« Unbedenklichkeitsbescheinigung ») de manière informelle auprès des compagnies d’assurance maladie. Cela peut se faire par téléphone ou par e-mail. Certaines caisses d'assurance maladie proposent également ce service par le biais d'un portail web. La seule condition est que l'entreprise ait un compte auprès de la caisse concernée.

Les caisses d'assurance responsabilité civile des employeurs et les administrations municipales acceptent généralement de traiter les demandes informelles Toutefois, il se peut que vous deviez soumettre divers documents pour approbation. Les municipalités peuvent par exemple vous demander une copie de votre enregistrement auprès du registre du commerce ou un extrait du registre du commerce.

En principe, les tiers disposant d'une procuration, par exemple les conseillers fiscaux et les notaires, peuvent également demander des certificats de décharge.

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Quelles informations figurent sur un certificat de décharge fiscale délivré par l'administration fiscale ?

Le certificat de décharge de l'administration fiscale contient des informations sur une personne physique ou une entreprise et sur sa situation fiscale au cours des années précédentes. Il n'y est fait mention que de faits et non d'opinions. Un certificat de décharge de l'administration fiscale comprend, entre autres, les éléments suivants :

• Nom et adresse
  
• Date de naissance ou date de création de l’entreprise
  
• Numéro fiscal
  
• Les différents types d’impôts exigibles, notamment l’impôt sur le revenu, l'impôt sur le revenu des sociétés, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et l’impôt sur les salaires
  
• Montant de la dette fiscale
  
• Ponctualité des paiements
  
• Ponctualité du dépôt des déclarations fiscales
  
• Informations sur les infractions ou délits fiscaux
  

Le certificat de décharge du bureau des impôts n'a pas de date d'expiration, puisqu'il s'agit d'un relevé de l'historique fiscal. Il appartient aux entités sollicitant le certificat de déterminer s'il est suffisamment à jour. Le certificat de décharge doit rester intact et dans sa forme originale. Il doit également porter la signature et le cachet officiels de l'administration fiscale qui l'a délivré.

Combien coûte un certificat de décharge fiscale ?

Le coût d'un certificat de décharge fiscale peut varier considérablement en fonction de l'autorité émettrice, du Land et du contexte spécifique dans lequel il est nécessaire. Par exemple, à partir de 2024, la demande de certificat auprès du bureau des impôts de Berlin entraîne des frais ponctuels de 17,90 €. Toutefois, si le certificat est délivré à des fins principalement d'intérêt public, par exemple lors d'une candidature à un marché public, il est possible d'être exempté de ces frais.

Pour bénéficier de cette exemption, une déclaration précisant l'objet du certificat est requise. En Rhénanie-du-Nord-Westphalie, les certificats de décharge délivrés par l'administration fiscale sont généralement gratuits. En règle générale, les frais facturés par les administrations fiscales allemandes varient entre 0 et 20 euros.

Les coûts sont similaires pour les organismes de sécurité sociale et les autres institutions. Les frais varient en fonction de l'institution et de la situation. Dans les transactions immobilières, les frais liés aux certificats de décharge sont généralement inclus dans les frais de notaire, étant donné que les notaires se chargent de la procédure de demande.