Ob bei der Gewerbeanmeldung, im Baugewerbe oder beim Immobilienkauf – die Unbedenklichkeitsbescheinigung bestätigt die Erfüllung gesetzlicher und finanzieller Verpflichtungen und schafft so Vertrauen und Rechtssicherheit. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Unbedenklichkeitsbescheinigung ist, wann sie erforderlich ist und wie Sie sie beantragen können. Zudem erläutern wir, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und welche Informationen eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt enthält.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?
  
• Wann ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung erforderlich?
  
• Wie kann man eine Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen?
  
• Welche Informationen beinhaltet eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt?
  
• Was kostet eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?
  

Was ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung ist ein offizielles Dokument, das Privatpersonen und Unternehmen beim Finanzamt beantragen können. Es ist auch bekannt unter der Bezeichnung „Bescheinigung in Steuersachen“. Seinem Namen entsprechend dient es als Nachweis über die Unbedenklichkeit der steuerlichen Angelegenheiten sowie des Zahlungsverhaltens.

Im Grundsatz handelt es sich um einen Nachweis, dass die Inhaber/innen ihren steuerlichen und anderweitigen Verpflichtungen bislang stets nachgekommen sind oder ob
Steuerrückstände bestehen. Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt dient daher vor allem Banken, städtischen Behörden und öffentlichen Auftraggeberinnen und Auftraggebern als Sicherheit, dass sie sich auf die Zahlungsfähigkeit und -moral von Privatpersonen und Unternehmen verlassen können.

Neben der Bescheinigung in Steuersachen, die ausschließlich vom jeweils zuständigen Finanzamt ausgestellt wird, gibt es weitere Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Diese können unter anderem bei Krankenkassen, Berufsgenossenschaften oder Städten und Gemeinden beantragt werden.

Wann ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung erforderlich?

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung ist in verschiedenen Situationen erforderlich, bei denen es um geschäftliche Aktivitäten oder finanzielle Verpflichtungen geht. Notwendig ist sie unter anderem

• beim Immobilienkauf
  
• bei der Kreditvergabe
  
• bei der Gewerbeanmeldung
  
• bei Bauvorhaben
  
• bei neuen Firmennamen
  

Unbedenklichkeitsbescheinigung beim Immobilienkauf

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt ist erforderlich, wenn Privatpersonen oder Unternehmen ein Grundstück oder eine Immobilie kaufen möchten. Denn Voraussetzung für den Besitz ist, dass sie als Eigentümer/in im Grundbuch eingetragen sind. Dieser Eintrag erfolgt jedoch erst, wenn die entsprechende Grunderwerbssteuer gezahlt wurde. Die Unbedenklichkeitsbescheinigung dient demnach als Beleg für die Zahlung der Grunderwerbssteuer, dem schließlich der Eintrag ins Grundbuch folgen kann.

In § 22 Grunderwerbsteuergesetz heißt es wörtlich: „Das Finanzamt hat die Bescheinigung zu erteilen, wenn die Grunderwerbsteuer entrichtet, sichergestellt oder gestundet worden ist oder wenn Steuerfreiheit gegeben ist. Es darf die Bescheinigung auch in anderen Fällen erteilen, wenn nach seinem Ermessen die Steuerforderung nicht gefährdet ist.“ Das Finanzamt muss die Bescheinigung schriftlich erteilen. Das bedeutet: Eine elektronische Übermittlung der Bescheinigung ist nicht gestattet. In der Praxis wird die Unbedenklichkeitsbescheinigung meist von den zuständigen Notarinnen und Notaren beim Finanzamt beantragt.

Es gibt jedoch auch Fälle, in denen Immobilienkäufer/innen keine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt benötigen. Dies ist unter anderem der Fall, wenn der Kaufpreis unter 2.500 € liegt. Denn dann muss keine Grunderwerbssteuer gezahlt werden. Damit ist ein Eintrag ins Grundbuch ohne steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung möglich. Darüber hinaus kann auf die Bescheinigung verzichtet werden, wenn die Eigentümer/innen einer Immobilie diese an Verwandte in gerader Linie veräußern – zum Beispiel Kinder, Enkelkinder, Eltern oder Großeltern.

Unbedenklichkeitsbescheinigung bei der Kreditvergabe

Auch Banken vergeben Kredite für Immobilienkäufe in der Regel erst, wenn die neuen Eigentümer/innen im Grundbuch eingetragen sind. Demnach ist die Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt bei der Kreditvergabe ebenfalls zwingende Voraussetzung.

Darüber hinaus fordern Banken häufig Unbedenklichkeitsbescheinigungen bei Krankenkassen an, wenn steuerpflichtige Privatpersonen oder Unternehmen einen Kredit aufnehmen möchten. Diese enthalten Informationen darüber, wie viele Mitarbeiter/innen das Unternehmen versichert und ob es Beitragsrückstände gibt. Sind die Mitarbeiter/innen bei verschiedenen Krankenkassen gemeldet oder die Arbeitgeber/innen Mitglied bei verschiedenen Krankenversicherungen, müssen von allen Versicherungsträgerinnen und -trägern entsprechende Bescheinigungen eingeholt werden. Diese dienen den Banken als Beleg für die Zahlungszuverlässigkeit der Unternehmen.

Unbedenklichkeitsbescheinigung bei der Gewerbeanmeldung

Bei der Anmeldung bestimmter Gewerbe ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Stadt- oder Gemeindeverwaltung notwendig. Hier geht es in erster Linie darum, sicherzustellen, dass es keine offenen Forderungen an Steuern, Gebühren oder Grundbesitzabgaben gibt, die im direkten Zusammenhang mit der gewerblichen Tätigkeit stehen.

Welche Gewerbe eine Unbedenklichkeitsbescheinigung benötigen, kann bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer erfragt werden. Betroffen sind unter anderem Unternehmen, die Sicherheitsdienstleistungen anbieten, Personen- oder Güter transportieren, Immobilienmakler/innen und Finanzdienstleister/innen sowie Betreiber/innen von Restaurants, Cafés, Bars und anderen gastronomischen Einrichtungen. Erst wenn die Unbedenklichkeitsbescheinigung vorliegt, wird die Ausübung des Gewerbes genehmigt.

Unbedenklichkeitsbescheinigung bei Bauvorhaben

Für eine Bewerbung bei öffentlichen Ausschreibungen für Baumaßnahmen müssen Unternehmen gleich mehrere Unbedenklichkeitsbescheinigungen einholen. Damit wird gewährleistet, dass öffentliche Aufträge nur an zuverlässige und solvente Firmen vergeben werden.

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes dient als Nachweis, dass das Unternehmen keine Steuerrückstände hat. Eine zweite Bescheinigung wird von der Berufsgenossenschaft verlangt. Diese belegt, dass alle Mitarbeiter/innen des Unternehmens dort gemeldet und versichert sind. Gleichzeitig bescheinigt sie, dass alle Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung geleistet wurden.

Die dritte notwendige Unbedenklichkeitsbescheinigung muss von den Krankenkassen ausgestellt werden, bei denen das Unternehmen Mitglied ist beziehungsweise bei denen die Angestellten versichert sind. Damit belegen Bauunternehmen, dass es keine Rückstände bei der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge gibt. Dies ist für potenzielle Auftraggeber/innen besonders wichtig, weil sie für die Auftragnehmer/innen bei Versicherungsbeiträgen wie ein Bürge in Haftung treten (siehe § 28e SGB IV). Für ausstehende Beiträge zur Sozialversicherung müssen sie demnach unter Umständen aufkommen.

Bei öffentlichen Bauaufträgen müssen die Unbedenklichkeitsbescheinigungen Teil der Ausschreibungsunterlagen sein. Bei privatrechtlichen Bauvorhaben müssen sie spätestens zum Vertragsabschluss vorliegen.

Unbedenklichkeitsbescheinigung bei neuen Firmennamen

Die Wahl eines Firmennamens obliegt dem jeweiligen Unternehmen, dennoch muss dieser sorgfältig geprüft werden. Denn er kann entweder gegen geltendes Recht verstoßen oder schon vergeben sein beziehungsweise einem bereits vergebenen Namen zu stark ähneln. Daher prüfen die zuständigen Amtsgerichte, ob neue Firmennamen zulässig sind. Ist der Firmenname rechtens und wird noch nicht von einem anderen im Handelsregister eingetragenen Unternehmen genutzt, stellen sie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung über die Prüfung des Firmennamens aus.

Übersicht: Anwendungsbereiche und zuständige Behörden

Wie kann man eine Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen?

Die Beantragung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung beim Finanzamt kann in der Regel formlos erfolgen: schriftlich, telefonisch oder elektronisch über ELSTER. Welche Angaben gemacht beziehungsweise welche Unterlagen eingereicht werden müssen, variiert je nach Bundesland. Wichtig ist stets die Angabe des Namens, häufig in Kombination mit der Kopie eines gültigen Ausweisdokuments. Auch die Steuernummer und/oder Steuer-Identifikationsnummer muss im Regelfall angegeben werden. Zudem sollte vermerkt werden, für welchen Zweck die Bescheinigung benötigt wird und wie viele Ausfertigungen des Dokuments gewünscht sind. Eine Erteilung der Unbedenklichkeitsbescheinigung steht allen steuerpflichtigen Personen zu, die ihre Steuerrückstände beim Finanzamt beglichen haben und damit als steuerlich zuverlässig eingestuft werden.

Bei Krankenkassen kann die Unbedenklichkeitsbescheinigung ebenfalls formlos beantragt werden. Es genügt ein Anruf oder eine E-Mail. Einige Krankenkassen bieten zudem einen elektronischen Service über ihre Website an. Einzige Voraussetzung ist, dass das Unternehmen ein Beitragskonto bei der entsprechenden Krankenkasse führt.

Auch bei Berufsgenossenschaften und Städten beziehungsweise Gemeinden sind formlose Anträge im Regelfall ausreichend. Gegebenenfalls unterscheiden sich die Unterlagen, die zur Erteilung eingereicht werden müssen. Städte und Gemeinden können beispielsweise eine Kopie der Anmeldung bei der Gewerbestelle oder einen Auszug aus dem Handelsregister verlangen.

Grundsätzlich können Unbedenklichkeitsbescheinigungen mit einer Vollmacht auch von Dritten beantragt werden. Hierzu zählen unter anderem Steuerberater/innen sowie Notarinnen und Notare.

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Welche Informationen beinhaltet eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt?

In einer Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt finden sich Angaben zur Person beziehungsweise zum Unternehmen sowie den steuerlichen Verhältnissen der vorangegangenen Jahre. Es handelt sich ausschließlich um wertungsfreie Fakten. Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes enthält unter anderem:

• Name und Anschrift
  
• Geburtsdatum oder Gründungsdatum von Unternehmen
  
• Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer
  
• geführte Steuerarten wie Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer, Umsatzsteuer oder Lohnsteuer
  
• Höhe der Steuerschulden
  
• Pünktlichkeit bei Zahlungen
  
• Pünktlichkeit bei der Abgabe von Steuererklärungen
  
• Informationen zu Steuerstraftaten oder Steuerordnungswidrigkeiten
  

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt enthält keinen Hinweis auf eine zeitliche Gültigkeit, das heißt, sie hat kein Verfallsdatum. Hintergrund ist, dass es sich lediglich um eine Darstellung der steuerlichen Vergangenheit handelt. Die Entscheidung darüber, ob die Bescheinigung aktuell genug ist, obliegt den jeweiligen Empfängerinnen und Empfängern, die diese verlangen. Wichtig ist, dass die Unbedenklichkeitsbescheinigung nur im Original gültig ist und keine Streichungen enthalten darf. Zudem muss sie mit der Unterschrift und dem Dienstsiegel des zuständigen Finanzamts versehen sein.

Was kostet eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Die Kosten für eine Unbedenklichkeitsbescheinigung können variieren – in Abhängigkeit davon, welches Amt, in welchem Bundesland die Bescheinigung ausstellt und in welchem Kontext sie benötigt wird. Für eine Beantragung beim Finanzamt in Berlin wird beispielsweise eine einmalige Gebühr von 17,90 € erhoben (Stand 2024). Wird mit der Ausstellung jedoch ein überwiegend öffentliches Interesse verfolgt – zum Beispiel bei der Bewerbung um öffentliche Aufträge, kann die Gebühr entfallen. Voraussetzung hierfür ist eine Angabe des Zwecks der Bescheinigung. Eine Ausstellung der Unbedenklichkeitsbescheinigung beim Finanzamt in Nordrhein-Westfalen ist dagegen grundsätzlich kostenlos. Im Regelfall variieren die Kosten bei den Finanzämtern bundesweit zwischen 0 und 20 €.

Bei Sozialversicherungsträgerinnen und -trägern sowie anderen Institutionen bewegen sich die Kosten in vergleichbarer Höhe. Die Gebühr variiert je nach Träger/in und spezifischem Fall. Bei Immobilienkäufen sind die Gebühren meist in die Notarkosten inkludiert, da die Notarinnen und Notare die Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragen.